基建档案移交办法

北京XXXXX有限公司基建工程竣工档案移交标准第一章总则第一条为贯彻落实XX产业（集团）有限公司（以下简称“公司”或“产业公司”）基建工程项目档案管理工作，统一北京XXX置业有限公司（以下简称“公司”或“上善恒盛”）基建工程文件的移交标准，依据工程建设项目档案管理有关规定制定本办法。

第二条本办法适用于公司基建工程文件编制、收集、整理、验收和移交。

公司各部门、项目工程各参建单位均应遵照本办法执行。

第三条引用依据性文件《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328 —2001)《建筑工程资料管理规程》DB11/T695-2009《XX股份有限公司档案保证金制度》《XX（集团）有限公司档案管理办法》《北京XX置业有限公司档案管理制度》第二章基建工程档案的编制要求第四条工程依据性文件：凡本单位的发文均要求原件归档。

凡对方主送与抄送本单位的收文，均应以红头文件归档。

直接隶属关系的转发文件应以红头文件归档，间接关系的转发文件可以清晰复印件归档。

第五条工程依据性文件要求收集齐全、完整。

案卷必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系第六条在归档的文件中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批— 1 —复、转发文件与原件、多种文字形成的关联文件合并组卷，不得分立。

第七条密不可分的文件材料应依次排列：批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后；原件在前，转发件在后；多种文字形成的同一文件，原文在前，译文在后；图纸按专业依图号顺序排列；文图混合卷（不含附图），文字材料在前，图纸材料在后；（一般不混合装订）；声像和电子档案分别按载体独立组成保管单位。

第八条征地文件：建设用地规划许可证、土地使用证等硬封皮资料，不应去除硬封皮，直接组卷。

第九条工程评估材料、招、投标书、定标书、议定书、谈判协议、现场备忘录等，按文件形成的规律分类、组卷。

第十条协议、合同及工程竣工验收意见书等履行签字手续完善均以正本归档。

第十一条工程设计文件：按设计单位提供的卷册目录清点、收集、整理、归档。

工程变更通知单由设计单位提供，以原件归档。

第十二条工程施工文件：由施工单位负责收集、整理、分类、组卷、移交。

实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总承包单位汇总、整理。

第十三条工程监理与质量监督文件：监理产生的文件必须以原件归档，监理文件按文种进行组卷。

第十四条竣工图的编制竣工图一般应由施工单位编制。

竣工图必须按照国家建筑制图标准及《北京市建筑工程资料管理规程》(DB11-T695-2009)进行编制，应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

第四章归档范围及质量要求第十五条归档范围及内容（一）工程档案必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。

科技档— 2 —案归档范围应符《XX（集团）有限公司基建工程文件归档内容一览表》(不仅限于)的要求。

基建档案归档范围应符合DB11-T695-2009《北京市建筑工程资料管理规程》。

（二）归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。

第十六条归档文件的质量要求（一）归档的工程文件应为原件，要求书写材料优良、字迹工整、图形清晰，有利于长久保存。

（二）档案文件的内容必须符合北京市城建档案馆规定以及有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

（三）原件不允许涂改，若有特殊原因（例如笔误）要对原件内容进行修改的，要在监理工程师同意的前提下，用杠改的方式进行修改,杠改后在修改痕迹傍边空白处由修改人签名。

禁止使用涂改液，禁止用笔在原字迹上涂改。

（四）归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁。

签字盖章手续完备，凡需负责人或监理工程师签字的地方，不得空白。

签名要本人签署全名，不得只写姓，要清晰容易辩认，不得书写潦草或者写艺术签名。

（五）归档文件必须交圈。

一方面是指文件中的签字要完备；另一方面是指文件的存在要具有闭合性。

文件归档原则是“谁产生谁归档，谁提出谁闭环”，即由文件产生单位负责归档本单位产生的文件，并且由提出某项事由的单位负责归档回复性质的文件，避免重复归档。

（六）打印和复印文件必须采用激光打印机，红头文件或是加盖电子公章的文件要用彩色激光打印机。

打印件和复印件必须字迹清晰，页面干净整洁，否则需重新打印或复印。

书写时要采用以碳素墨水作为原料的书写工具。

首选碳素墨水钢笔，其次选择黑色中性笔。

除编写页码用铅笔外，不得使用上述两种笔以外的任何一种书写工具。

— 3 —（七）凡加盖公章（包括竣工图章、档号章等），必须使用高品质印泥，禁止使用印台油、油墨和颜料。

（八）原材料厂家的质量证明文件，容易出现使用复写纸、圆珠笔的情况，须及时复印后将复印件与原件一起归档。

第十七条文件形式（一）归档打印和复印均要求采用100％纯木浆、70g及以上的中性施胶复印纸。

归档文件一律使用A4幅面。

不得使用热敏纸、复写纸、过软过薄的纸张归档。

（二）所有文件统一页边距：上边距2.0cm 、下边距2.0cm、左边距2.5cm、右边距单面2.0cm双面2.5cm。

横向打印的文件的页边距：上边距2.5cm、下边距单面2.0cm 双面2.5cm、左边距2.0cm、右边距2.0cm。

（三）归档文件字体必须在适当的大小范围之内.（四）对某些归档文件进行适当修裱。

对于幅面大于或小于A4的纸张，必要时需进行处理后再装订。

若原件比A4小不了太多，可以与本卷其他文件排好序后，靠左靠下对齐，直接进行装订；若原件幅面小于B5，对于单面有字的文件，采取粘贴在A4复印纸上的方法注意页边距要满足本条（二）的要求，页码写在A4纸上。

建议仅单面粘贴，且要粘贴牢固。

多件不能粘贴于同一页，一件可以粘贴于多页。

对于双面有字的文件，可采取置放于A4插袋里的方法（插袋用70g及以上白色复印纸制作。

页码写在插袋上（1袋视为1页）。

插袋中注明本袋所插文件的内容和总页数。

同一插袋不能插多件，一件可以分多个插袋，一个插袋可插纸张不超过10张）；对于幅面较小的合格证，双面有字的，用粘贴在A4纸的方式时，要注意将A4纸相应位置规则地挖孔，以保证合格证粘贴上后其背面内容能在下页显示完整（此时注意正反面均要编页。

多件不能粘贴于同一页，一件可以粘贴于多页。

）；若文件幅面等于A3，采用手风琴式折叠成A4后装订（注意折叠时留出装订位置）；若文件幅面大于A3，在不影响文件内容的前提下，对边缘多余空白部分进行剪裁，使之能最终折叠成A4大小，若大于A4的部分有内容，— 4 —则将边缘进行折叠，不能剪裁掉，粘贴时采用防虫性的不干胶。

（五）基建工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

（七）民用建筑工程资料采用《北京市建筑工程资料管理规程》DB11-T695-2009规定表格，或用资料软件套打，打印采用激光打印机，纸张要求为70g以上A4纸。

第五章工程文件的立卷第十八条卷内文件的排列（一）建设工程文件材料大体按建设程序依次排列，即依据性文件材料、基础性文件材料、设计、施工、竣工验收的顺序排列。

竣工图样按建筑、结构、水、暖、电等顺序排列，同类图纸按图号顺序排列（二）设备文件材料按依据性材料、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试、设备运转、维修等排列。

随机图样也可单独组卷。

（三）管理性文件材料按问题、时间、或重要程序排列。

（四）卷内文件材料一般是按问题重要程度、相互间的因果关系，结合责任者、时间顺序排列。

卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；复印件在前，原件在后。

第六章案卷的编目第十九条编制卷内文件页号应符合下列规定：（一）卷内文件均按有书写内容的页码编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

（二）页码编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

2．多件文件材料（图纸）组成一卷的：（1）需每件文件各自编写页码；— 5 —（2）需要在每件文件的首页右上方加盖档号章（附件5）,并填写档号、卷内文件序号。

若因首页的特殊纸质或者盖章会遮盖信息等原因而无法加盖的,档号章盖在文件内页的软封面上。

（三）文件材料原有页码的，可以利用，不必再编写新页码；如果该文件前后各有未编页码的非空白页，前边可向前依次标“0”“-1”“-2”，后边的接上续编即可，三部分页数加总即为总页数。

（四）成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的不用拆卷重组，不要破坏原有形制，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料的最后，将其作为一件文件填写卷内目录，不必重新编写页号。

（五）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

第二十条卷内目录的编制应符合下列规定：（一）科技档案卷内目录式样宜符合《渝能产业集团基建工程档案管理办法及实施细则（试行）》的要求。

（二）序号：以一份文件为单位，从阿拉伯数字1依次标注。

（三）责任者：填写文件材料的直接形成单位或主要责任者。

（四）文件材料题名：填写文件材料标题的全称。

（五）编制日期：填写文件形成的日期（起止日期），竣工图填写竣工日期。

（六）起止页号：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

（七）卷内目录排列在卷内文件首页之前，卷内目录不编页号。

第二十一条卷内备考表的编制应符合下列规定：（一）卷内备考表的式样宜符合《渝能产业集团基建工程档案管理办法及实施细则（试行）》的要求。

（二）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位和按卷接收单位对案卷完整、准确情况的审核说明。

— 6 —（三）立卷人：由立卷的责任者签名。

（四）立卷日期：应填写完成立卷的日期（规定移交时间前）。

（五）检查人：由立卷单位技术负责人签名。

（六）检查日期：应填写在审核的日期（规定移交时间前）。

（七）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后，卷内备考表不编号。

第二十二条案卷封面的编制应符合下列规定：（一）卷内所有文件装订成一册的，案卷封面可用封面夹（即档案夹）或案卷软封面与之装订在一起，排列在卷内目录之前。

；印刷成册而未与案卷封面合一装订的，或者是多件文件组卷的，需用案卷内封面散放在卷盒内。

1．封面夹上内容必须手写，要求字迹工整易认。

2．案卷软封面采用150g的黄色A4牛皮纸打印，案卷软封面式样见附件6。

（二）封面夹的内容应包括：分类号、档号、档案馆代号、微缩号、项目代号、案卷题名、责任者、编制日期、移交单位、密级、保管期限、共几卷、第几卷、本卷共几页、总登记号。