归档文件目录封面表格及备考表
归档文件整理规则(DA／T22—2015)-文件解读
归档文件整理规则(DA／T 22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6 号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)( 代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016 年 6 月1 日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局2015年10 月25 日）前言本标准代替DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000 相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录 A 是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录 E 是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000 年12 月6 日首次发布。
《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
文书档案整理的步骤(新)
港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。
一、文书档案整理的步骤1、收集—--2、分年度——-3、确定归档范围———-4、分类（归档方法）————5 、立卷(整理成件）—--6、分保管期限-—-7、文件排列—--8、装订--—9、编号—-—10、数页码-—-11、装盒—-—12、编目-—-13、放置备考表—-—14、上架。
二、文书档案整理的具体方法1、收集。
文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的,应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件(包括会议记录),领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本)，各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。
第二类：对外文件，指的是本机关（或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。
第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。
如:“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组（党委）会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料.（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料.（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4)、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报.（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议）(6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等.2、分年度。
按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围。
(1）、文件材料归档范围（2)、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件；二是重复性文件。
归档文件整理规则(DA／T22—2015)-文件解读
归档文件整理规则(DA／T 22—2015) - 文件解读（国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知作者：国家档案局政策法规司档发〔2015〕6 号各省、自治区、直辖市档案局，各计划单列市档案局，新疆生产建设兵团档案局，中央和国家机关各部委档案部门，总参办公厅保密档案局、解放军档案馆、武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，各中央企业档案部门，中国照片档案馆，中国人民大学档案学院：档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)( 代替DA/T 22—2000)经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016 年 6 月1 日起实施。
国家档案局网站政策法规栏目的行业标准目录中可查到该标准全文内容。
国家档案局2015年10 月25 日）前言本标准代替DA/T 22-2000 《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T 22-2000 相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录 A 是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录 E 是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000 年12 月6 日首次发布。
《归档文件整理规则》1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
《归档文件整理规则》操作指南(新)
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
档案工作印章、目录、标签样式(通用)
档案工作印章、目录、标签样式（通用目录 45 种）1、档号章规格样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22、文书档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈33、卷内备考表（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44、案卷目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55、卷内文件目录（文书立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈66、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈77、归档文件目录（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈88、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈99、科技档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1010、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1111、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1212、科技档案卷内文件目录格式（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1313、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1414、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1515、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1616、会计档案移交清册┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1717、会计档案移交清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1818、会计档案销毁清册（样式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈1919、干部档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2020、干部职务变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2121、工资变动登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2222、干部档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈2323、已故人员档案登记表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3624、已故人员档案检索表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3725、声像档案案卷目录（通用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3826、照片档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈3927、照片档案卷内目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4028、照片档案总说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4129、录音录像档案案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4230、录音说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4331、录像说明┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4432、机读档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4533、底图档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4634、审计档案封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4735、实物档案目录（时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4836、实物档案目录（小类－时间分类法适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈4937、实物档案小标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5038、发文汇编案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5139、发文汇编卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5240、全宗卷封面┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5341、全宗卷案卷目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5442、全宗卷卷内文件目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5543、图书资料目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5644、专题目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5745、目录标签┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈58 （1）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷等适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 58 （2）档案目录封面标签、背脊标签式样（文书立卷改革适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 59 （3）文件汇编、专题目录封面标签、背脊标签式样（文件汇编、专题目录夹适用）┈┈┈┈┈ 601、档号章规格样式2、文书档案封面3、卷内备考表（文书立卷适用）卷内备考表4、案卷目录（文书立卷适用）案卷目录目录号：5、卷内文件目录（文书立卷适用）卷 内 文 件 目 录6、档案目录封面、背脊式样（文书立卷改革适用）封面背脊7、归档文件目录（文书立卷改革适用）归档文件目录8、盒内备考表式样（文书立卷改革适用）备考表9、科技档案封面式样（基建、设备、科技档案适用）10、科技档案备考表（基建、设备、科技档案适用）备考表11、科技档案案卷目录格式（基建、设备、科技档案适用）案卷目录卷内目录13、科技档案总目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案总目录14、科技档案分类目录（基建、设备、科技档案适用）科技档案分类目录15、会计档案目录（报表、帐簿、凭证及会计其它适用）会计档案目录目录号：16、会计档案移交清册会计档案移交清册移出部门：接收部门：部门领导：部门领导：经办人：经办人：移出日期：接收日期：会计档案移交清册2、交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
律师业务档案卷宗封面目录收案结案审批表结案小结卷内备考表
【基本案情】
【办案经过】
【办案体会及总结】
卷 内 备 考 表
本卷情况说明：
本案卷已编号的文Байду номын сангаас材料共张,
其中：文字材料张,照片张。
本卷审核说明：
立卷人：
检查人：
立卷时间：
17
办案小结
18
备考表
卷 宗 目 录
（刑事案卷）
序号
文 件 名 称
页码
备注
1
律师事务所收案审批及利益冲突审查表
2
风险告知通知书
3
委托合同、委托书或指定书刊号、律师函
4
收费凭证
5
阅卷笔录（代理原告不要求有）
6
会见犯罪嫌疑人、委托人、证人笔录
7
调查材料（证人证言等有关证据材料）
8
重大复杂疑难案件集体讨论记录
号 数
备注
律师业务档案卷宗
（非诉讼类）
类别
案号
年度 字第 号
承 办
律师事务所
承 办
律 师
委托人
委
托
事
项
受托
日期
年月日
办结
日期
年月日
结
果
归 档
日 期
立卷人
保 存
年 限
卷内
页数
档 案
号 数
备注
卷 宗 目 录
民事（行政）案卷
序号
文 件 名 称
页码
备注
1
律师事务所收案审批及利益冲突审查表
2
风险告知通知书
3
委托书（委托代理合同、授权委托书、律师函）
律师业务档案卷宗封面目录收案结案审批表结案小结卷内备考表
文书档案归档文件整理规则
文书档案归档文件整理规则下面是小编整理的文书档案归档文件整理规则，希望能帮到您。
文书档案归档文件整理规则1. 《企业档案工作规范》对企业档案的信息化提出更高的要求信息化是当今社会发展的方向和趋势，信息化程度已成为衡量一个企业现代化水平和综合实力的综合指标。
同样，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，档案信息化程度也应该成为衡量一个企业档案管理现代化水平的重要指标。
因此，要提升企业档案管理水平，实现企业档案信息化是其必然的选择。
从另一方面来说，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为总目标之一。
企业档案信息化建设必须与企业信息化协调同步;企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。
国家档案局在2001年发布《档案管理软件功能要求暂行规定》，结合这个规定，在选择档案信息化系统，一定要考证软件公司的资质、资金、技术力量、培训等方面的重要因素。
因为档案工作是一项非常专业性的管理工作。
档案系统没有经过多年的累积很难得到认可。
有实力的档案软件公司也得到国家档案局的认可。
2. 电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件。
文件系统的电子文件应该确保文件具备真实性、可靠性、完整性、可用性，系统应该具备可靠性、完整性、全面性、系统性。
电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
在办公自动化系统办理完毕的一份文件向档案整理库发送的过程，也叫移交过程。
物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机和保存的载体上，向档案部门移交的过程。
电子档案存档的载体、份数:推荐采用(优先顺序)载体:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘，不允许使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
必须是耐久性的载体，一式3套，一套封存，一套查阅，一套异地保存。
文书档案的归档整理方法
文书档案的归档整理方法文件材料的归档整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行档案的收集、明确归档范围、分类、装订、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
文件材料归档整理的具整理方法如下：一、收集收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。
材料齐全完整、内容真实准确，任何领导和个人不得利用职务之便，无故将所保管的档案据有，不将手上应归档的文件材料移交档案室，将根据中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》第六条利用职务之，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。
收集的范围：1、收集本单位产生的各种文件材料（包括领导手上、各科（股）室及在电脑上的各种文件材料、表册及各种会议记录等材料）2、收集有关部门针对本单位人和事方面的各种文件材料。
（如本单位的请示、上的批复；组织、人事、纪委等单位针对本单位干部职工的调动、安排、离、死亡、抚恤、任免、奖励、处分等文件材料。
）3、上有关部门和业务主管部门制发有关本单位业务工作的各种文件材料。
二、确定归档范围和不归档范围：（一）机关文件材料归档范围是：（1）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（4）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档范围：（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料三、确定“件”归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
附附录格式
A C
B
30
30
30
310
30
A
全宗号
年度 保管期限 *机构（问题）
起 止 件 号
盒号
30
30
30
30
C
B
单 位 ： mm 比 例 ：
1∶2 档案盒盒脊式样
C
全宗号
年度
保管期限 *机构（问题）
起 止 件 盒号 号
B
单位：mm 比例： 1∶ 2 档案盒底边式样
25
25
25
25
25
25
25 10
220
附：附录格式
归档章式样及示例
2×8
归档章式样
(全宗号) (年度) (件号) *（机构或问 (保管期限) (页数)
题）
3×15
注：标有“*”号的为选择项，下同。
单位：mm 比例： 1∶1
“年度—保管期限”分类方案 归档章示例
0166
2016 永久
0001 45
序号 名
备注：采用档案管理软件录入或电子表格录入生成归档文件目录。
日期 密级 页数 备注
归档文件目录封面式样
归档文件目录
全宗号 全宗名称 年度 保管期限 *机构（问题）
比例： 1∶2
直角装订
装订方法
（文件正 面）
装订效果 （文件正 面）
档案盒式样
A C
B
A=B=C=20,30,40,50mm 等
档案盒封面式样及规格
备考表式样
30 36 20
备考表
盒内文件情况说明
10
55
15
15
297 15
10
整理人： 检查人：
文书档案立卷规范(上传版)
文书档案立卷规范一、文件的排列包括件与件的排列和件内文件的排列1、件的概念：是文书档案的基本整理单位。
一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文及有领导重要批示或有处理结果的公务审批单等相关文件；来文与复文可为一件；报表、名册、图册一册（本）为一件。
2、件内文件的排列：每件文书档案内不同稿本排列次序为：文件审批单、正本、附件（或被转发文）、定稿、复制件。
3、件与件的排列：按事由结合时间、重要程度等排列。
在同一保管期限内，同一事由的文件集中排列、同一类业务产生的文件相对集中排列；会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件集中排列。
二、页号的编写1、文件中有有效图文的页面为一页。
2、页号用铅笔编写。
3、页号编写位置为文件正页右下角、文件反页左下角。
4、当归档文件有连续页码时，无需重编页号。
当归档文件无页码或无连续页码时，每份归档文件需从“1”开始使用阿拉伯数字顺延编写。
三、填写封面和备考表●根据市档案馆对文书档案移交的要求，每件文书均须有封面和备考表。
●封面包括：1、立档单位名称：应使用全称。
2、部门：填写归档部门（处室或事业单位）的名称。
3、日期：填写文件的成文日期，以8位阿拉伯数字标注，如“20101010”。
文件中没有日期的应尽量考证清楚，至少将日期标注到年度。
4、保管期限：填写文书档案保管期限的全称或标识年限，如永久、30年、10年。
5、页数：每件文书档案的总页数。
6、室编件号：由处室代码和三位流水号组成，中间用“–”分隔。
本处室同一保管期限的档案按流水号排列。
7、全宗号、目录号、馆编件号：在向档案馆移交前由档案人员填写。
●备考表包括：1、本件情况说明：填写本件在整理和管理过程中需要说明的情况，如文件的缺损、修改、补充、移出等，以及作出情况说明的人员姓名。
2、整理人、检查人：由归档人员和本部门负责档案工作的领导签名，填写应完整以示负责。
3、日期：以归档文件整理完毕的日期为准，填写到年、月、日。
工程档案归档整理规则及方法
4 案卷的装订 4.1 案卷内不允许有金属物。 4.2 竣工图图样按A4（297mm×210mm ）尺寸折叠，标题栏外露。 4.3 案卷可采用整卷装订和单份文件装订两种形式，同一项目 应尽量统一应用一种形式。 4.3.1 装订的案卷应采用棉绳三孔一线左侧装订或使用装订宝 装订，也可采用不锈钢钢钉进行装订（永久保存的除外）。装 订的案卷厚度通常为20mm，一般不超过40mm。 4.3.2 不装订的案卷，应在每份文件材料的左上角加盖档号章， 图纸在图样标题栏的右上方加盖档号章。 5 装具规格及制成材料 5.1 档案盒、卷皮及卷内备考表采用无酸牛皮纸制作。 5.2 档案盒外表尺寸为305mm×220mm，厚度一般为20mm，部分 文件材料可视其厚度采用相应规格卷盒。
监理单位：建立机构，配备专人负责项目监理文件的日常收集和 整理等管理工作。需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的监 理文件给业主项目部；对所管理项目监理文件的真实、准确、系统 和齐全负责，并对档案整理质量和案卷质量负直接责任。 设计单位：专人负责项目竣工图纸及相关文件的日常收集和整理 等管理工作。需按合同约定按时提交经过规范分类和整理的竣工图 等文件给业主项目部；对所管理图纸的真实、准确、系统和齐全
6.移交程序 6.1 工程档案移交清册 6.1.1 各阶段形成的项目文件材料办理移交时需办理“工程档 案移交清册”，移交书由工程档案移交表、工程档案案卷目录、 卷内目录组成。 6.1.2 工程档案移交清册须装订成册，装订顺序：工程档案移 交表 — 工程档案案卷目录 — 卷内目录。 6.1.3 工程档案移交书一式两份，其中一份交移交部门/单位， 一份交接收部门/单位，档案移交书应妥善保存。
3
采取措施，加强前端控制与过程控制
4
严把验收关，做好项目档案的预验收工作
《归档文件整理规则》2015
国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知2015-11-16档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000）经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。
归档文件整理规则1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1 归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2 整理arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.3 件item归档文件的整理单位。
3.4 档号archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
案卷格式
工业企业档案案卷格式2007-11-30 15:20:58DB37/T181-931 主题内容与适用范围本标准规定了工业企业档案案卷卷皮格式、案卷封面、脊背格式、卷内文件目录格式、卷内备考表格式、案卷各部分的排列格式。
本标准适用于各类工业企业档案馆（室）。
交通、建筑施工、电力、邮电、农业、林业和商业服务等企业亦可参照执行。
2 名词术语2.1 案卷是一组关系密切的单份文件的组合，有时称档案保管单位。
2.2 卷内文件目录案卷内登记文件及其排列次序的条目组合。
2.3 卷内备考表说明案卷内文件状况的表格。
3 卷皮格式卷皮可采用硬卷皮、软卷皮、卷盒、卷夹四种形式。
3.1 硬卷皮格式3.1.1 前封面、封底尺寸采用长×宽为280mm×210mm。
封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折迭纸舌。
3.1.2 脊背厚度尺寸为10、15、20mm三种。
3.1.3 前封面、封底左侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见图1）。
3.1.4 硬卷皮使用250克牛皮纸制作。
3.2 软卷皮格式注：使用软卷皮订的案卷，必须装入卷盒内保存。
3.2.1 前封面、封底尺寸采用长×宽为270mm×195mm。
封底翻口处另有70mm宽的折迭纸舌（见图2）。
3.2.2 软卷皮脊背根据案卷厚度临时折迭。
3.2.3 软卷皮使用150克牛皮纸制作。
3.3 卷盒格式3.3.1 卷盒上、下表面尺寸采用长×宽为305mm×220mm（见图3）。
3.3.2 厚度尺寸为12、20、30、40、50、60mm六种。
3.3.3 卷盒使用250克牛皮纸双裱压制。
3.4 卷夹格式3.4.1 卷夹上、下表面尺寸采用长×宽为305mm×220mm（见图4）。
3.4.2 厚度尺寸为20mm。
3.4.3 卷夹使用250克牛皮纸双裱压制，也可用黄板纸制作，外裱牛皮纸。
3.5 硬卷皮、软卷皮适用于党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类档案案卷；卷盒适用于产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类档案不装订案卷；卷夹适用于装订案卷。
档案目录格式规范
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第一批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第二批小型基建计划的通知
关于下达大唐国际发电股份有限公司 2008 年第三批小型基建计划的通知
2008.01.12 3 2008.04.12 4 2008.10.22 6
①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边 25mm，距右侧纸边 15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为 10、20、 20、70、20、10、20（mm），整表宽度为 170mm。 ②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边 35mm。纵向表格首行字段部分高度为 20，其余表格部分采用 15（行）*15（mm）分布。 ③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符 数量具体情况而定）。 ④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
类目名称
案卷目录 所在页号
燃料设备管线施工安装文件
1
锅炉设备管线施工安装文件
1
汽机设备管线施工安装文件
3
化水设备管线施工安装文件
6
暖通及其它系统设备管线施工安装文件
8
焊接记录、试验报告
10
材料出厂证书
12
设计变更、工程变更、材料代用单
16
2 号机 卷内目录 所在页号
1 10 59 69 99 110 135 160
143—190 盒 191—250 盒 251—280 盒 281—310 盒
90 号柜 91 号柜 92 号柜 93 号柜
311—340 盒 341—360 盒 361—391 盒 393—400 盒
广州市执行《归档文件整理规则》实施细则-
广州市执行《归档文件整理规则》实施细则正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 广州市执行《归档文件整理规则》实施细则（广州市档案局2002年2月27日发布）1、序言1.1为适应档案管理现代化的需要，加强我市各单位文书档案的规范管理，促进我市文书档案整理改革的顺利进行，根据《归档文件整理规则》（DA／T22--2000）和《广东省文件材料归档方法改革方案》，制定本实施细则。
1.2归档文件整理实施的前提是要应用计算机和优秀档案管理软件管理档案。
市直属单位必须使用广东省档案局《关于增加推广优秀档案管理软件的通知》（粤档发【2001】18号）文件推广的软件。
我市首选l996年省档案局发文推广的《DARMS文件档案资料综合管理系统》。
2、范围归档文件整理实施细则的实施范围，包括全市各级机关、企业、事业单位和其他社会组织的文书档案的整理工作。
3、定义3.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
3.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
3.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则，当年请示作一件。
次年有批复的，批复作一件，但要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。
监理项目竣工资料归档规定(新规范)06
监理项目竣工资料归档规定监理资料是反映工程全过程监理的成果，为确保项目归档资料的完整性、科学性，可追溯性，特制定此试行规定。
第一节监理项目竣工资料归档的依据：一、《建设工程文件归档整理规范》规定的有关资料。
二、《建设工程监理规范》规定的有关资料。
三、本公司《质量手册》规定的有关资料。
四、按有关建设主管部门规定标准进行的各阶段监理现场考评有关资料。
第二节建档方式与编辑格式：一、以单位工程进行归档组卷。
二、归档编辑要求。
先编制目录，按文件类别组卷，统一装订成册。
详附表二：资料归档目录；附表三：卷内备考表。
三、幅面格式要求。
幅面尺寸整齐，统一用A4幅面，以便于装订。
封面由公司统一印制。
详附表一：工程建设监理档案。
第三节归档文件内容：长期保存资料：一、工程准备阶段文件：1.工程地质勘察报告；2. 监理委托合同；二、监理文件：1.监理规划、监理实施细则、监理旁站方案等；2.监理会议纪要；3.监理通知及回复；4. 监理工作总结：(1)专题总结；(2)工程阶段性及竣工总结；5. 合同与其他事项管理：(1) 费用索赔报告及审批；(2) 合同争议、违约报告及处理意见；(3)工程款支付申请及审批资料；三、施工文件：1. 施工组织设计；2. 图纸自、会审记录；3. 桩基施工记录及监理旁站有关记录；4. 设计变更记录；5. 施工材料、预制构配件质量证明文件合格证及检测报告；6. 工程材料现场取样检测报告；7. 砂浆、砼配合比报告；8. 隐蔽工程验收记录；9. 沉降观测记录；10.工程质量事故处理记录；11.工程质量检验记录(1)基础、主体工程质量验收记录；(2)分包工程专项验收记录；(3)分部（子分部）工程质量验收记录；四、竣工验收文件：1. 质量评估报告；2. 工程竣工验收报告；3. 竣工图；（如果没有竣工图，施工图也必须归档）五、其他归档资料：监理日记、旁站记录、有关的工作联系单及备忘录。
短期保存资料：一、工程准备阶段文件：1.施工招投标文件；2.施工承包合同；3.监理招投标文件（含监理大纲）；4.工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单；5.施工许可证与开工报告审批材料（规划许可证及建筑红线图、开工审查表、承包单位资质审查）。