合同管理办法

合同管理办法

1范围

本办法规定了***********（下称：公司）合同管理的管理职责、管理内容与方法、报告和记录。

2引用标准

本办法引用了《中华人民共和国合同法》及相关法律法规和司法解释。

3定义

合同指公司与其他自然人、法人和其他组织之间签订的经济合同、技术合同和其他合同或协议，以及投资、合作意向书、框架协议等具有合同性质的文件。

承办部门负责人，按职责分工，承办合同的部门、子公司负责人统称为承办部门负责人。4管理职责分工

4.1公司各部门、子公司职责

经营计划部是公司合同归口管理部门；公司各部门、子公司按照专业分工，为各类合同的承办部门，在公司合同模版（若有）基础上，负责合同起草、审查、洽谈、签订、履行。

合同履行部门，根据合同的分类和性质，合同承办部门（子公司）为合同履行主要部门，合同实施过程中涉及的其他部门（子公司），称为合同履行配合部门。

4.1.1公司经营计划部职责

4.1.1.1公司经营计划部负责拟定合同管理制度，根据实际需要不定期对合同管理制度进行修订和完善，报公司领导批准后实施，并负责对合同管理制度进行解释；

4.1.1.2公司经营计划部负责规范、指导、监督和检查本公司合同管理工作；

4.1.1.3公司经营计划部负责统筹管理公司合同模板，根据公司业务需求制定、修订和完善并发布相应的合同模板，督导、检查合同模板的适用情况；

4.1.1.4公司经营计划部负责各部门上报合同的审核；

4.1.2公司各部门按专业分工，负责起草、审核各自上报的各类合同，按照职能范围接受合同的备案，并对合同履行情况，接受经营计划部的监督与指导。

公司签订的各类合同承办部门：

4.1.2.1财务部

——资产或权益抵押、转让、出售、收购、租赁合同

——担保、融资类合同

4.1.2.2经营计划部

——企业合并、兼并、合资合同

—— EPC等总包类合同（总承包事业部为合同履行配合部门）

——工程建设、监理合同（总承包事业部为合同履行配合部门）

——投资协议

——土地使用权租赁合同

4.1.2.3采购部

——设备、采购合同

4.1.2.4设计研究院

——技术咨询合同

4.1.2.5运维事业部

——购售电合同

4.1.2.6总裁工作部

——办公场所租赁、物业、办公用品采购、车辆相关合同

4.1.3合同承办部门负责统筹管理公司合同争议处理，公司法务人员配合；对于已进入合同纠纷、诉讼、仲裁环节的，由公司法务人员统筹负责，合同承办部门配合开展相关工作。

5管理内容与要求

5.1合同管理主要内容

5.1.1建立健全本部门合同管理制度。

5.1.2负责保管和归档本部门签订的合同及其附件，包括对方出具的经对方盖章的营业执照复印件或传真件（经与正本核对确认）、保函、承诺书、《法定代表人身份证明书》、《授权委托书》等，并定期归档。

5.1.3监督本部门依法、依流程对外签订合同。

5.1.4建立合同档案，对合同进行登录、统计、保管、归档及例行报表。

5.1.5监督检查合同的履行，保管合同履行过程中的各种证据，对可能出现纠纷的合同及时汇

报，并根据职责和授权作相应的处理，避免损失的发生。

5.1.6对出现的合同纠纷，承办部门（子公司）应立即向公司、公司经营计划部、公司法务人员汇报，并根据职责和授权作相应的处理，避免损失的发生。

5.1.7在对方不履行合同、或有明确的言行表示不准备履行合同的，或对方的资信情况、履约能力发生恶化可能导致合同不能履行时，承办部门立即向本单位、公司经营计划部、公司法务人员汇报，并根据职责和授权作相应处理，避免损失的发生。

5.2合同承办部门负责人

5.2.1公司实施合同承办部门负责人制度。承办单位（公司经营计划部、运维事业部、工程管理部、设计研究院、采购部、财务部、总裁工作部等部门及公司所属子公司）的负责人是承办部门负责人。

5.2.3在合同管理中，承办部门负责人承担以下管理职责：

5.2.3.1提出整体交易架构和方案

承办部门负责人应从公司整体利益角度出发提出合同架构和方案，并经其分管领导和公司负责人批准。承办部门负责人提出合同架构和方案应全面征询财务、法务、技术等相关职能部门的意见。

5.2.3.2牵头组织谈判

承办部门负责人牵头组织各职能部门共同参与合同谈判，并主导谈判。

5.2.3.3审核确认合同条款

承办部门负责人负责审核确认合同中的承办部门条款。技术条款或独立技术协议由技术负责人负责审核确认，其他专业条款由各职能部门负责审核。最后由承办部门负责人牵头组织整合并落实各部门意见。对于领导或相关部门在合同审核过程中提出的无法落实到合同中的意见或建议，承办部门负责人应及时向有关审核人做出书面反馈说明。

5.2.3.4跟踪和落实合同履行

承办部门负责人应及时跟踪合同履行，避免产生违约责任，监督合同对方的履行情况，发现问题及时汇报，以便及时主张合同权利。承办部门负责人对跟踪和落实合同履行负责。5.2.3.5收集归档合同相关文件资料和信息

承办部门负责人对合同档案归档的及时性、完整性负责。合同档案包括但不限于合同、技术协议、补充协议、会议纪要、来往函件和邮件等所有文件和信息资料的原件。具体工作承办部门负责人可指定合同承办人完成。

5.2.3.6及时报告合同履行异常及建议应对方案

对于合同履行的异常，承办部门负责人应从维护公司利益角度出发，依据合同约定及时进行处理，并且根据履行异常的严重程度，及时全面地向上级领导报告合同相关信息，提出应对方案。承办部门负责人、合同承办人等相关人员在合同履行的对外交往中应保持高度的责任心和敏感度，未经公司合同变更流程批准不得以任何形式〔邮件、书面、默认行为等）改变原合同的实质性内容和条款，损害公司利益。

5.2.3.7合同纠纷处理

对于发生争议的合同，承办部门负责人应依据经公司领导或分管领导审批同意的方案，牵头组织争议的处理，并将处理情况及时报告相关领导。公司认为确有必要的，可以指定专人牵头负责合同纠纷的处理，合同承办部门负责人协助其开展工作；对于已经进入诉讼、仲裁等司法程序的合同，承办部门负责人应按公司法务人员的要求及时收集提供相关诉讼材料、供应商或客户讯息和财产状况等，且应提供证据原件，并参与庭审，承办部门负责人在此过程中应对上述信息和诉讼方案严格保密。

5.2.3.8合同管理工作交接

承办部门负责人在工作岗位调动〔包括但不限于离职、晋升、轮岗等〉时，应切实做好合同管理工作的交接，避免出现合同因人员变动而无人负责的情况。若承办部门负责人在公司内调动，则承办部门负责人对其调动前所负责管理的合同在必要时仍应负责处理，不因岗位变动而导致合同管理职责落空。

5.3合同承办人

5.3.1合同须由各部门、子公司根据合同性质及岗位职责确定合同承办人。

5.3.2合同承办人应协助承办部门负责人，承担合同管理的具体工作。合同承办人对自合同商谈起至合同履行完毕期间出现的任何与合同有关的问题须及时向承办部门负责人汇报并由承办部门负责人牵头与有关部门进行协商，并根据协商结果或领导指示落实并解决。禁止对发现的问题或纠纷隐瞒不报，或不及时汇报，如因不及时汇报造成损失的应承担损失赔偿责任。6合同审查

6.1合同当事人资格审查

6.1.1在合同签订前，单位负责人、合同承办人应对合同的另一方当事人的主体资格和资信进行了解、调查和审查。审查包括但不限于以下内容：

6.1.1.1 主体资格合法：具有有效的营业执照，其核载的内容与实际相符。

6.1.1.2 合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证