订单评审流程和制度
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1.0目的
为规范客户订单评审,确保客户订单有效完成,满足客户需要,特制订本作业流程。
2.0适用范围
适用于所有客户订单及订单更改的评审。
3.0职责
3.1商务部:负责客户订单资料初审,参与订单评审会议,并根据订单评审结果
处理。
3.2 PMC部:负责组织客户订单评审及订单评审相关工作的沟通、协调和判定。
3.3产品技术部:负责评审样板交期是否满足订单出货要求,根据《样板单》要求制作样板及完成《物料清单》工作。
3.4品保部:负责客户质量要求与本公司生产质量、检验能力的评审。
3.5生产部:负责评审生产能力及条件是否满足订单要求。
3.6采购部:负责评审物料交期是否满足订单出货要求。
3.7总经理:各项订单签订、取消、变更、解约的核准,及订单评审无法达成一致意见时的最终判定工作。
4.0作业程序
4.1跟单员接到客户意向订单及相关资料,对订单及相关资料的内容进行初步审
查。审查的重点在于订单必要资料是否完整、内容是否明确,有无疑问或不明白的地方,若有问题,应与客户沟通并要求客户提供准确、完整的订单资料。
4.2跟单员根据客户提供信息,制作《客户订单》报营销部负责人并在2个工作
小时内审核无误后转PMC部门部长;如跟单员判定客户提供必要资料不完整,但暂不影响订单生产进度(例如:包装资料不清晰等),先制作《客户订单》并负责向客户要求补齐资料。
4.3跟单员收到客户订单后,4个工作小时内将订单信息录入ERP系统。
4.4客人要求做确认样板时,按以下程序执行。
4.4.1跟单员收到客户订单,1个工作日内出《样板单》并转交产品技术部。4.4.2如属新开发物料,跟单员在4工作小时内写《询问订购表》交采购部。4.4.3产品技术部收到样板单后1个工作日内确认样板欠料并填写《物料订购表》交采购部。
4.5跟单员收到客户订单后,1个工作日内整理出《预留订购表》并交资料员录入电脑。资料员接到《预留订购表》,4个工作小时内录入电脑并通知采购部。
4.6采购部1个工作日内确认录入的产品物料信息是否完整。
4.7
4.9常规订单货期评审:由营销部负责人同PMC部部长一起评审确认货期。
4.10非常规订单货期评审: 非常规订单(例如:货期要求在30天内,新款,新物料,特殊工艺等),由营销部负责人在2个工作小时内组织会议召集PMC部、品保、产品技术部、生产部评审。
4.11评审结果不能满足客户交期要求,营销部负责人30分钟内通知跟单员,跟
单员4小时内与客户沟通,确定订单交期,如仍不能与客户达成一致,由营销部负责人在4小时内报总经理审批处理。
4.12评审结果能满足客户订单要求,营销部负责人签字后交跟单员在4个工作
小时内制作《订单合同》传客户确认,并要求客户在2个工作日内签回;跟单员在2个工作日内做成《生产需求单》转交PMC部门安排生产计划。
4.13如果客户订单提供资料不完整或要求做确认样办等,跟单员必须在交期确
认后5个工作日内与客户确认资料信息,并通知PMC 订购物料。
4.14所有订单评审人员必须在《订单评审表》上签署意见。
5.0订单变更处理
5.1客户要求订单变更
5.1.1跟单员收到客户订单变更信息(例如:数量调整,物料变更,或做法调整
等),在1个工作小时内将订单变更信息书面向营销部负责人汇报。
5.1.2营销部负责人在2个工作小时内对订单变更进行审核并转PMC部门部长,
由PMC部门部长参照4.0进行作业。
5.1.3订单变更损失处理:购物料损失,生产半成品损失等一切损失,由PMC部
门部长在4个工作小时内组织统计损失相关信息及金额,转营销部负责人与客户确认造成经济损失信息,与客户沟通使其放弃订单变更;如果客户坚持变更,由营销部负责人将损失信息报总经理审批后,根据总经理批示处理。
5.2公司内部变更订单处理
5.2.1变更要求部门以《内部联络单》方式提出变更申请转PMC部门,PMC部门
调查核实后确认需作变更的,由PMC部门在2个工作小时内组织相关部门协调、处理,必要时组织订单变更评审作业。
5.2.2若确认需要变更的,由PMC部经理在3个工作小时内将订单变更具体内容
报总经理,相关部门根据总经理批示作业。
5.2.3若订单变更造成损失,由PMC部经理在2个工作日内组织对订单变更原因
进行分析,确定责任部门、责任人及经济损失数据报总经理审批,并按照公司规定制度对责任人进行处理。
5.3订单准交率统计
跟单员每周对订单准交率进行统计,并填写《订单准交率统计表》,经营销部负责人核准后,于每周四12:00之前提交稽核中心,每月汇总于5日之前提交稽核中心。
6.0管理规定
6.1未按流程规定时间完成作业者,处责任人10元/次的罚款。
6.2未按流程规定进行审批作业或未转交资料给相关部门的,处责任人10元/次的罚款。
6.3因内部原因变更订单造成经济损失,而责任人隐瞒真实真相,查明后处以50
元/单罚款,并按公司相关赔偿制度赔偿。
7.0相关表单
7.1《客户订单》
7.2《样板单》
7.3《订单评审表》7.4《内部联络单》7.5《生产需求单》7.7《询问订购表》