文件档案管理规定G
档案管理规章制度
档案管理规章制度
第一条为了规范和加强档案管理工作，保障档案的完整性、真
实性和可靠性，提高档案利用效率，特制定本规章制度。
第二条档案管理的范围包括所有单位的文件、资料、资产等各
类档案。
第三条档案管理工作应当遵循依法、科学、规范、保密的原则。
第四条档案管理工作应当建立健全的档案管理制度和流程，确
保档案的安全、完整和可追溯。
第五条档案管理工作应当加强档案的分类、整理、编目和检索，提高档案利用效率。
第六条档案管理工作应当加强档案的保管和防火、防水、防盗
等安全措施，确保档案的安全。
第七条档案管理工作应当加强档案的数字化管理，提高档案利
用效率和便捷性。
第八条档案管理工作应当加强档案的定期审查和鉴定，确保档案的真实性和可靠性。
第九条档案管理工作应当加强档案的保密工作，确保档案的机密性和安全性。
第十条档案管理工作应当加强档案的利用和开放，促进档案的公开和共享。
第十一条对违反本规章制度的行为，将依据相关法律法规给予相应的处罚。
第十二条本规章制度自颁布之日起开始执行，如有需要修改，应当经过相关部门的审批。
以上为档案管理规章制度，凡本单位工作人员必须遵守。
档案室资料管理规定范本
档案室资料管理规定范本一、档案室资料管理的目的和重要性档案室是组织内部的重要部门，负责管理和保护各类档案资料。
良好的档案室资料管理对于组织的正常运行和发展具有重要意义。
首先，规范的档案管理可以确保组织内部的信息传递和决策的准确性。
其次，高效的档案管理可以提高工作效率，节省时间和成本。
另外，档案室资料的安全性和保密性也是管理者必须重视的方面。
总之，建立科学的档案室资料管理规定是组织管理的基础。
二、档案室资料管理的原则和要求1.规范性原则：所有档案室资料的管理必须依据相关法律法规和组织规定进行，严禁违法操作和篡改档案资料。
2.完整性原则：档案室资料必须完整、准确地记录涉及组织各方面的信息，并按照一定顺序进行分类和存放。
3.安全性原则：档案室资料的存放和管理必须具有保密性和安全性，防止信息泄露和损毁。
4.便捷性原则：档案室资料的存取和检索必须方便、快捷，能够满足组织内部各类信息查询的需要。
5.清理性原则：档案室资料需要定期进行清理整理，保持档案室整洁有序。
三、档案室资料管理的组织架构与职责1.档案室管理者：负责制定档案室管理规定，组织实施档案室工作，对档案室资料进行监督和管理。
2.档案管理员：负责档案室资料的收集、存放、整理和借阅等工作，确保档案室资料的完整性和安全性。
3.档案室使用人员：依据相关规定借阅和使用档案室资料，保证资料的准确性和保密性。
四、档案室资料管理的操作流程1.档案资料的收集与登记：档案管理员应按照一定的分类标准，在文件到达时及时收集并进行登记，确保资料完整、准确。
2.档案资料的分类与整理：根据组织的具体情况，档案管理员应对档案资料进行分类整理，确保资料的有序性和便捷性。
3.档案资料的存放与保管：档案管理员需根据文件的保存期限和需要，采取适当的措施保管档案资料，包括物理设施和电子存储等。
4.档案资料的借阅与归还：档案管理员需根据规定对资料进行借阅和归还管理，确保借阅人的合法需求，同时保护档案资料的安全性。
档案室资料管理规定范文
档案室资料管理规定范文一、引言随着信息时代的发展，各类组织机构的档案资料数量不断增加，档案管理也变得愈发重要。
为有效管理档案资料，确保档案的安全与完整，制定一套科学的档案室资料管理规定势在必行。
本文旨在制定一套合理、系统的档案室资料管理规定，以规范档案室资料的保存、利用和销毁，提高档案管理的效率和质量。
二、档案室资料管理规定一、档案室资料的归档1. 所有档案室资料必须按照一定的分类标准和文件编号进行归档。
归档前，应对文件进行鉴别，核对文件编号和名称是否与目录一致。
2. 档案室资料的归档应按照时间顺序，并注明归档日期，以便于查找和追溯。
3. 档案室资料的归档位置应牢记于心，严禁私自更改归档位置，如需调整归档位置，必须提前向主管部门报备并获得批准。
二、档案室资料的借阅与利用1. 档案室资料的借阅需填写借阅申请单，并备注借阅目的和日期。
借阅期限原则上不超过30天，如需延长，必须提前向档案室管理员申请并获得批准。
2. 档案室资料在借阅期间，必须妥善保管，严禁涂写、划线、撕裂文件，如有损坏或遗失，借阅方应承担相应的法律责任。
3. 档案室资料的利用必须符合相关的法律法规和组织内部规定，禁止将档案资料用于非法目的或对组织造成损失。
三、档案室资料的备份与传输1. 档案室资料应定期进行数据备份，确保档案的安全和可恢复性。
备份的数据应存储于安全可靠的介质上，并存放于专用备份库中。
2. 档案室资料的传输需使用加密通道或传输介质，确保数据传输过程中的安全性和完整性。
3. 档案室资料的传输应记录传输时间、地点和接收方等关键信息，以便于追溯和核实。
四、档案室资料的销毁与销毁备案1. 档案室资料的销毁需制定详细的销毁计划，并报备主管部门进行审核。
销毁计划应包括文件名称、数量、销毁方式和时间等信息。
2. 档案室资料的销毁应由专人负责，严禁私自销毁档案资料。
销毁过程应严格按照相关规定进行，确保档案的安全和完整。
3. 档案室资料的销毁需备案，记录销毁的文件名称、数量和销毁日期等信息。
GB-GL-010-00 档案管理规程
.贵州贵龙中药材科技有限公司Guizhou Guilong Traditional Chinese medicine science and technology co., LTD1 目的：建立一个规范的档案管理规程。
便于文件查寻，保管；确保公司机密不泄漏，维护公司利益不受损失。
2 适用范围：本规程适用于档案室、档案收集、接受、分类、编码、整理、保管、统计、鉴别、借阅等的管理。
3 职责：3.1 文件档案管理员负责档案的分类、立卷、归档。
3.2 GMP办主任及质量部经理监督本文件的执行。
3.3 各部门指定一人专职管理本部门档案，部门负责人监督执行。
4 内容：4.1 档案室的基本任务4.1.1 负责管理档案，积累档案史料。
4.1.2 负责建立健全二级档案管理体制，对各部门的文件资料、科研资料、图纸等的归档工作进行指导和监督管理。
4.1.3 严格贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案资料，特别是机密档案的安全和完整。
4.2 档案的收集4.2.1 各部门要对文件资料进行严格管理。
4.2.2 在各项管理工作、生产活动中形成的具有保存价值的文件资料、科技资料、图纸等应由各职能部门指定专人每半年进行收集、整理、分类、组卷，并定期向档案室归档。
4.3 档案室接收的档案应符合下列要求4.3.1 归档的文件材料必须分类清楚、内容完整、收集齐全，符合GMP要求。
4.3.2 归档的文件资料必须准确地反映本公司生产、经营、科研、基建和技术管理等各项活动的真实内容和历史过程。
4.3.3 归档的文件资料应以原稿为主，部门根据需要留打印件。
4.3.4 归档的文件与图纸必须保持字迹、线条清晰，纸质优良，不得使用圆珠笔和铅笔书写。
4.3.5 归档的案卷要区别不同的保管价值，确定永久、长期、短期三种保管期限；根据文件内容的阅读范围区别一般文件和秘密文件，秘密文件应区分密级：秘密、机密、绝密，并做到案卷张页、编号、卷内目录逐一列明，案卷标题简明确切，以便于保存和利用。
部门档案文书管理制度
部门档案文书管理制度第一章总则第一条为规范部门档案文书的管理，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于本部门所有工作人员及相关工作单位。
第三条本制度所称档案文书，包括电子文书和纸质文书。
第四条本部门办公文书应当符合国家法律法规和相关规范要求。
第五条本部门领导负责本制度的实施和监督。
第六条本部门档案文书管理应坚持依法管理、科学管理、规范管理和安全管理的原则。
第二章文书的生成、编制和归档第七条本部门所有文书应当真实、完整、准确。
第八条所有文书应当按照规定格式编制，标题明确，内容简洁。
第九条各部门应当建立规范的文件编号制度。
第十条文书的密级应当按照国家的规定进行，机密文书应当得到授权才能传送和处理。
第十一条文书的归档应当按照规范要求进行，建立详细的档案目录和检索系统。
第三章电子文书管理第十二条本部门应当建立完善的电子文书管理系统，保证信息安全和便捷检索。
第十三条所有电子文书应当备份，并建立定期更新的备份制度。
第十四条禁止个人私自使用或存储单位电子设备上的文书。
第十五条保密等级高的电子文书应当进行加密处理和权限控制。
第四章档案管理第十六条档案室应当定期清点档案，保障档案的完整性和安全性。
第十七条档案应当按照规定期限进行归档和销毁。
第十八条档案管理人员应当接受相关培训，并严格遵守档案管理规定。
第十九条档案应当根据内容和机密等级进行分类和存储。
第二十条档案管理人员应当接受定期检查和考核，确保档案管理工作的规范和有效。
第五章离职和调离处理第二十一条离职或调离的工作人员应当交接其管辖的档案文书，并签署相关责任承诺书。
第二十二条离职或调离的工作人员应当如实交代其处理的档案文书，并合理交接工作。
第二十三条离职或调离的工作人员离职一年内不得处理或销毁其管辖的档案文书。
第六章监督检查第二十四条监督检查机构应当定期对本部门的档案文书管理情况进行检查和评估。
第二十五条发现问题应当及时整改，并追究相关责任。
文件编号及文件档案管理规定
质量管理体系支持性文件文件编号及文件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)文件序号： 1 1.目的对质量体系文件编号及文件档案管理做出规定，使文件便于受控使用和保存。
2.范围文件编号及文件档案可包括本公司质量体系文件，质量体系支持性文件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来文件以及工程建设管理规定，工程建设标准规范，工程设计图纸及设计文件等。
3.文件编号规定3.1 每个文件应有唯一的文件编号；3.2 代号文件代号使用汉语拼音第一个字母大写表示；3.2.1 公司代号：“XCJ”；3.2.2 质量手册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－手册。
3.2.3 程序文件代号：按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通用）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。
3.2.4 支持性文件代号a.行政管理类文件：按办公室规定的行文编号。
b.技术质量文件类：归于程序文件下，同时加“J”标识；J－技术。
c.技术管理文件类：归于程序文件下，同时加“G”标识；G－管理。
d．记录表单：e．监理/代建作业类文件:采用主题词汉语拼音第一个字母大写标识。
监理/代建大纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建月报：“YB”；会议纪要：“JY”。
3.2.5 发布年份、文件顺序和版次文件顺序号用二位阿拉伯数字；发布年份用四位或二位阿拉伯数字；版次在文件封面用大写数字表示，同时在页眉亦有表示，页眉：文件名称：文件编号：版本：修改码：；3.3 文件编号方法：3.3.1 质量手册编号：“XCJ－ZSC－年份”XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量手册代号（下同）例如：协诚监理公司2008年第二版《质量手册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封面标“…第二版‟”字样;3.3.2 程序文件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”CX:程序文件代号（下同）；?.?.?－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序文件对应的序号(下同)例如：协诚监理公司2008年第二版《文件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封面标“…第二版‟”字样；3.3.3 程序文件中的技术质量文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”J-技术质量文件代号例如：协诚监理公司2007年“模板工程专项施工方案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”；CX7.5－该文件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》3.3.4 程序文件中的管理文件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（文件顺序号）]－编制年份或修改年份”G－管理文件代号（下同）例如：协诚监理公司2008年《文件编号及文件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”；CX4.2.3－该文件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》”《文件控制程序》G－技术管理文件01－管理文件第1个3.3.5 质量手册和程序文件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”J－记录代号例1：协诚监理公司2008年《文件控制程序》第2个记录表单编号为：“XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008”；CX4.2.3－《文件控制程序》J－记录代号02－《文件控制程序》中第二个记录表单例2：协诚监理公司2008年《人力资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；CX6.2－《人力资源控制程序》J－记录代号01－《人力资源控制程序》中第1个记录表单3.3.6各部门除程序文件以外的自发文件编号：按办公室规定的编号3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号3.3.8监理/代建大纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建月报的文件编号:（1）监理/代建大纲编号：以电子版保存，按工程名称即可，无须编号（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号”HT－合同代号（下同）例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；（3）监理/代建规划编号：按工程名称即可，无须编号（4）监理细则编号：公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”XZ－细则代号例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”各个项目细则编号按范本一一对应排序，遇缺项时该顺序空缺，增项时在序尾依次增加（5）监理/代建月报编号：“XCJ—YB－某年序号”.一个监理/代建工程监理/代建月报用一个固定编号，每月月报均用此编号，只在月报封面以某年“第×期”，“总第×期”加以区别。
公司文件材料归档管理制度
公司文件材料归档管理制度
制定归档管理制度的目标在于确立文档管理的标准流程，明确各部门及员工的责任与义务。
为此，制度中应包含文档的分类、存档期限、存储方式和保管责任等关键要素。
例如，合
同类文档、会议记录、项目报告等，都应根据其性质和重要性进行不同年限的保存。
制度中应详细规定文档的归档流程。
从文档生成、审核、分发到最终的归档，每一步骤都
应有明确的操作指南和时间节点。
比如，文档在完成后应由相关负责人审核签字，然后按
照既定的路径进行分发，最终在规定时间内由专人负责归档。
对于电子文档的管理同样不可忽视。
随着信息技术的发展，越来越多的企业采用电子文档
管理系统来提高办公效率。
因此，制度中应包含电子文档的命名规则、存储位置、备份周
期以及访问权限设置等内容。
确保电子文档的安全性和可追溯性。
为了保障文档安全，制度中还应明确防火、防潮、防盗等物理安全措施，以及对电子文档
的数据加密和防病毒措施。
同时，定期对文档存储环境进行检查和维护，确保文档的完整
性和可用性。
在实施过程中，监督和检查是不可或缺的环节。
制度应设立专门的监督机构或人员，定期
对文档归档情况进行抽查，发现问题及时整改。
并且，通过不定期的培训和宣导，提高员
工的文档管理意识和能力。
随着企业发展和外部环境的变化，文档管理制度也需要不断更新和完善。
因此，制度中应
包含修订机制，确保制度能够与时俱进，适应企业发展的需要。
GTBG412002017档案管理标准
GTBG412002017档案管理标准GTBG412002017是中国国家标准化管理委员会发布的《档案管理标准》。
该标准规定了档案管理的基本要求、原则和方法，以提高档案工作的效率和质量。
以下是该标准中一些主要内容：1. 档案管理的基本原则：包括法律依据原则、权责明确原则、分类归档原则等。
GTBG412002017是中国国家档案局发布的《机关档案管理规定》。
以下是其中涉及的一些基本原则：1)法律依据：档案管理应遵守相关法律、法规和政策，确保合法性、公正性和权威性。
2)实物原则：档案管理要以实物为基础，即对文件、卷册等实体进行分类、整理、保存和利用。
3)完整性原则：要求对机关活动产生的全部档案资料进行全面收集，不得故意删除或遗漏重要信息。
4)真实性原则：档案应真实反映机关活动过程和结果，不得篡改或伪造。
5)有序化原则：档案必须按照一定的组织结构进行分类存放，并建立相应的目录索引系统。
6)保密性原则：根据国家有关保密规定，对涉密文件采取适当措施加以保护，并设置相应安全级别标识。
7)利用与服务原则：积极推进电子化处理技术，在确保安全可靠前提下提供方便快捷的查询与利用服务。
8)质量与责任原则：强调档案质量控制，明确机关各级负有的档案管理责任和义务。
这些原则旨在确保档案管理的合规性、准确性、完整性以及便于利用与服务。
2. 档案馆建设与环境：对于档案馆建设的布局、空间设计、环境条件等方面进行了规范。
GTBG412002017是中国国家标准中关于档案管理的规范。
该标准主要涵盖了档案管理的基本原则、组织机构与职责、档案馆建设与环境等方面内容。
在档案馆建设与环境方面，该标准提出了一些要求和指导：1)档案馆应当有适宜的场所和条件来保护和保存档案材料。
这包括合理布局、安全可靠的建筑结构以及恰当的防火、防水措施等。
2)档案馆应当确保存储空间充足，并配备相应的设备和工具，如温湿度调节装置、灭火器材等，以保持良好的环境条件。
档案的规章管理制度
档案的规章管理制度第一章总则第一条为加强团队档案管理工作，提高工作效率，保证档案的安全性和完整性，特制定本规章。
第二条本规章适用于所有团队成员，包括领导、员工及实习生。
第三条档案管理工作应当以保护档案、便于查阅和利用档案为宗旨，遵守国家有关法律法规和政策规定，规范档案管理工作的程序和标准。
第四条档案管理工作应当保护档案的安全性，防止档案遭到破坏、丢失或泄漏，保证档案的完整性和可追溯性。
第五条领导干部应当重视档案管理工作，树立良好的档案管理意识，切实履行档案管理的责任和义务。
第二章档案管理的机构设置第六条团队应当设立专门的档案管理机构，负责档案管理的具体工作。
第七条档案管理机构应当配备专业的档案管理人员，进行专门的档案管理培训，提高档案管理人员的工作能力和水平。
第八条档案管理机构应当制定档案管理工作规范和标准，保障档案管理工作的顺利进行。
第三章档案管理的基本原则第九条档案管理应当坚持保护档案的原则，保护档案的完整性、真实性和可信性。
第十条档案管理应当坚持便于查阅和利用的原则，提高档案的检索和利用效率。
第十一条档案管理应当坚持积极主动的原则，主动积极地收集、整理和归档档案。
第四章档案的收集、整理和归档第十二条档案的收集应当按照规定的程序和标准进行，确保档案的真实性和准确性。
第十三条档案的整理应当按照规定的分类和编目进行，使档案容易检索和利用。
第十四条档案的归档应当按照规定的归档标准和要求进行，确保档案的安全性和保密性。
第五章档案的利用和查询第十五条档案的利用应当按照规定的程序和权限进行，保证档案的安全和完整。
第十六条档案的查询应当按照规定的程序和要求进行，确保查询者的合法权益。
第十七条档案的转借、复制和删减应当严格按照规定进行，避免档案的丢失和泄漏。
第六章档案的保存和销毁第十八条档案的保存期限应当按照规定进行，确保档案的完整和安全。
第十九条档案的销毁应当按照规定的程序和要求进行，保证档案的彻底销毁和安全处理。
文件档案管理制度(最终版)
文件档案管理制度(最终版)文件档案管理制度1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。
规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。
适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责3.1各过程管理部门职责：3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行进程管理文件的划定，并按划定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2出产部职责：3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容4.1确定文件品种4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件a.方针、目标和指标；b.实现方针、方针和指标的策划；c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
4.1.4资料和记录相关的资料包括但不限于：a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA统计分析数据）；b.特种设备（如压力等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；c.扶植（工程）项目可行性研究报告、HSE预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；d.各类检查、教育培训、演及其他活动记录；e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；f.化学风险品安全标签、安全技术仿单、储存、利用防护指南；g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物XXX、安全操作卡、反常工况处理卡）h.设施的设计、运行技术材料；i.供应商和承包商档案；j.作业许可证等；k.其他资料。
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。
二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。
三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。
2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。
3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。
四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。
2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。
3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。
4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。
五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。
2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。
3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。
4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。
5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。
六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。
2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。
3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。
4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。
七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。
八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。
2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。
以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。
档案管理制度
档案管理制度第一节档案保管制度第一条档案必须实行集中管理，专人管理。
档案室是公司的信息中心，应统一管理本单位的图纸、底图、工程技术、声像、微缩资料等相关资料以及业务等各种有保存价值的载体档案。
第二条档案室安全性关系到档案的保密、保存质量的可靠性。
就应做到防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠，保证档案的保存质量，档案室内严禁存放易燃易爆、易腐蚀等有害物品。
第三条档案室保管的档案应做到安全、妥善、有效、有序的存放，按照《建设工程文件归档整理规范》规定的存放时限整理装盒，做到以提交的时间、年份，编制统一编码，并标贴存放卷宗序号，便于查找利用。
第四条必须研究和改进档案保护技术措施，延长档案的寿命，对已破损和字迹褪变的档案材料，要及时修复或复制。
第五条不准擅自销毁档案。
对鉴定后确定无需保存的档案要进行销毁，应填写销毁文件清单，注明销毁文件所属年份、工程名称、种类、数量，等报请单位领导批准后才能销毁，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二节档案库房管理制度第一条档案收进、借出、移出必须及时进行检查、验收，准确登记，账物相符，防止丢失。
第二条保持库内卫生整洁，坚持经常打扫，每月清扫1—2次，库内箱柜每半年擦洗一次，定期检查档案存放情况，发破损和字迹褪变，应及时向公司领导汇报。
第三条库内温、湿度应时常检查，并依据温、湿差适时通风密闭，季终、年终进行综合分析。
第四条严禁在库内吸烟、使用对档案有损害的化学物品，不得存放易燃易爆、化学腐蚀物品，不准堆放杂物，消防设备应保持良好状态。
第五条每天上下班时，要认真检查门窗、锁状况，对电源要严格管理，及时关闭，确保档案室安全。
第三节档案员岗位责任制第一条提高自身的档案管理思想意识，增强对公司的责任感。
努力提高管理档案业务水平，以保证档案管理工作任务的质量。
第二条严守公司技术、商业等机密，对法规、业主、公司有密级要求的或关系版权的档案，未经公司领导同意不得销毁、外借、复印、拷贝等造成泄密。
文件、档案管理制度
文件、档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有部门和员工，对公司文件和档案的生成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等全过程进行管理。
第三条公司文件和档案管理应遵循完整性、准确性、安全性和及时性的原则，确保公司经营管理活动的顺利进行。
第二章文件和档案的生成与管理第四条公司各部门在生成文件和档案时，应确保内容的完整性、准确性和规范性。
文件和档案应采用公司规定的格式和载体，并根据文件和档案的性质选择适当的密级。
第五条公司各部门负责人应对本部门生成的文件和档案进行审核，确保文件和档案的质量和安全。
第六条公司应设立文件和档案归档制度，明确归档范围、归档时间、归档方式和归档责任人。
各部门应在规定的时间内将文件和档案归档。
第七条公司应建立文件和档案的更新和修订制度，对已发布的文件和档案进行定期审查，及时更新和修订，确保文件和档案的时效性和准确性。
第三章文件和档案的收集与整理第八条公司应设立文件和档案收集责任人，负责对公司内部和外部的文件和档案进行收集、整理和归档。
第九条文件和档案收集责任人应按照文件和档案的性质、类型和来源进行分类，确保文件和档案的有序管理。
第十条文件和档案收集责任人应定期对收集的文件和档案进行整理，去除无效、重复和过时的文件和档案，确保文件和档案的质量和数量。
第四章文件和档案的归档与保管第十一条公司应设立文件和档案归档库，对归档的文件和档案进行统一保管。
文件和档案归档库应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘和防磁等条件。
第十二条文件和档案归档库的钥匙和密码应由专人保管，非授权人员不得进入文件和档案归档库。
第十三条文件和档案归档库应定期进行安全检查，确保文件和档案的安全。
第十四条文件和档案的保管期限应根据文件和档案的性质、类型和法律法规的要求进行确定。
文件编号及文件档案管理规定
⽂件编号及⽂件档案管理规定质量管理体系⽀持性⽂件⽂件编号及⽂件档案管理规定(XCJ-CX4.2.3/G(01)-2008)⽂件序号： 1 1.⽬的对质量体系⽂件编号及⽂件档案管理做出规定，使⽂件便于受控使⽤和保存。
2.范围⽂件编号及⽂件档案可包括本公司质量体系⽂件，质量体系⽀持性⽂件和相关质量记录、表单，与质量体系有关的外来⽂件以及⼯程建设管理规定，⼯程建设标准规范，⼯程设计图纸及设计⽂件等。
3.⽂件编号规定3.1 每个⽂件应有唯⼀的⽂件编号；3.2 代号⽂件代号使⽤汉语拼⾳第⼀个字母⼤写表⽰；3.2.1 公司代号：“XCJ”；3.2.2 质量⼿册代号：“ZSC”；Z－质量，SC－⼿册。
3.2.3 程序⽂件代号：按GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序⽂件对应的序号，再加“CX ”两个字母；CX－程序（所有产品通⽤）；JLCX－监理程序；DJCX－代建程序。
3.2.4 ⽀持性⽂件代号a.⾏政管理类⽂件：按办公室规定的⾏⽂编号。
b.技术质量⽂件类：归于程序⽂件下，同时加“J”标识；J－技术。
c.技术管理⽂件类：归于程序⽂件下，同时加“G”标识；G－管理。
d．记录表单：e．监理/代建作业类⽂件:采⽤主题词汉语拼⾳第⼀个字母⼤写标识。
监理/代建⼤纲:“DG”；监理/代建合同：“HT”；监理/代建规划：“GH”；监理细则：“XZ”；监理/代建⽉报：“YB”；会议纪要：“JY”。
3.2.5 发布年份、⽂件顺序和版次⽂件顺序号⽤⼆位阿拉伯数字；发布年份⽤四位或⼆位阿拉伯数字；版次在⽂件封⾯⽤⼤写数字表⽰，同时在页眉亦有表⽰，页眉：⽂件名称：⽂件编号：版本：修改码：；3.3 ⽂件编号⽅法：3.3.1 质量⼿册编号：“XCJ－ZSC－年份”XCJ-公司代号（下同）；ZSC－质量⼿册代号（下同）例如：协诚监理公司2008年第⼆版《质量⼿册》的编号为：“XCJ-ZSC-2008”，并在封⾯标“…第⼆版?”字样;3.3.2 程序⽂件编号:“XCJ－CX?.?.?－年份”CX:程序⽂件代号（下同）；..－GB/T 19001-2000（idt ISO 9001:2000）《质量管理体系要求》中程序⽂件对应的序号(下同)例如：协诚监理公司2008年第⼆版《⽂件控制程序》的编号为：“《XCJ－CX4.2.3－2008》”，并在合订册封⾯标“…第⼆版?”字样；3.3.3 程序⽂件中的技术质量⽂件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ J+（⽂件顺序号）]－编制年份或修改年份”J-技术质量⽂件代号例如：协诚监理公司2007年“模板⼯程专项施⼯⽅案”审查指引，编号为：“XCJ- CX7.5/ J（01）－2007”；CX7.5－该⽂件归属于“《XCJ－CX7.5－2008》”《监理服务过程控制程序》3.3.4 程序⽂件中的管理⽂件编号：“XCJ—CX?.?.?/[ G+（⽂件顺序号）]－编制年份或修改年份”G－管理⽂件代号（下同）例如：协诚监理公司2008年《⽂件编号及⽂件档案管理规定》编号为：“XCJ- CX4.2.3/ G（01）－2008”；CX4.2.3－该⽂件归属于“《XCJ－CX4.2.3－2008》”《⽂件控制程序》G－技术管理⽂件01－管理⽂件第1个3.3.5 质量⼿册和程序⽂件中的记录编号：“XCJ—ZSC或CX?.?.?/[ J+（顺序号）]－编制年份或修改年份：”J－记录代号例1：协诚监理公司2008年《⽂件控制程序》第2个记录表单编号为：“XCJ- CX4.2.3/ J（02）－2008”；CX4.2.3－《⽂件控制程序》J－记录代号02－《⽂件控制程序》中第⼆个记录表单例2：协诚监理公司2008年《⼈⼒资源控制程序》第1个记录表单编号为：“XCJ-CX6.2/ J（01）-2008”；CX6.2－《⼈⼒资源控制程序》J－记录代号01－《⼈⼒资源控制程序》中第1个记录表单3.3.6各部门除程序⽂件以外的⾃发⽂件编号：按办公室规定的编号3.3.7各部门的管理规定编号：按办公室规定的编号3.3.8监理/代建⼤纲，监理/代建合同，监理/代建规划，监理细则，监理/代建⽉报的⽂件编号:（1）监理/代建⼤纲编号：以电⼦版保存，按⼯程名称即可，⽆须编号（2）监理/代建合同编号：“XCJ—（年份+）HT—合同顺序号”HT－合同代号（下同）例如：公司2008年第6个监理合同编号为：“XCJ-2008HT-06”；（3）监理/代建规划编号：按⼯程名称即可，⽆须编号（4）监理细则编号：公司范本编号为：“XCJ－XZ＋（顺序号）－编制年份或修改年份”XZ－细则代号例如：公司2008年第6个监理细则的编号为：“XCJ-XZ（06）-2008”各个项⽬细则编号按范本⼀⼀对应排序，遇缺项时该顺序空缺，增项时在序尾依次增加（5）监理/代建⽉报编号：“XCJ—YB－某年序号”.⼀个监理/代建⼯程监理/代建⽉报⽤⼀个固定编号，每⽉⽉报均⽤此编号，只在⽉报封⾯以某年“第×期”，“总第×期”加以区别。
档案室资料管理规定(3篇)
档案室资料管理规定一、科学管理，资料完整、准确，及时为设备管理、维修工作提供资料。
二、档案资料分门别类编号入档案橱保管，有专人负责、专人管理。
三、各种资料摆放整齐，有相关的记录。
四、原则上图纸资料不外借，在资料室查阅后放归原处，如必须外借，一律签字，注明借阅人、借阅时间、归还时间、并到时一定归还。
五、查阅资料时，要爱护资料，不允许有撕页破损及涂脏现象。
六、有收发、借用、归还记录。
七、未经领导批准，图纸、资料一律不借外来单位。
八、打印图纸有记录，交付施工图纸有记录。
九、如有借阅丢失现象，原则上补还资料，否则罚款____元。
十、新到设备随机资料交档案室统一保管，未交者按资料丢失予以处罚。
十一、档案室所有资料、记录除资料保管员以外任何人没有外借的权利。
档案室资料管理规定（2）是指针对档案室的工作流程、操作规范、安全保密措施等进行规定的文件。
以下是一些常见的档案室资料管理规定：1. 档案分类与编目规定：明确档案的分类标准和编目方法，确保档案资料能够被准确归类和检索。
2. 档案存储与保管规定：规定档案的存放位置、存储环境和温湿度要求，确保档案的安全性和完整性。
3. 档案借阅与归还规定：规定档案借阅的流程和要求，包括填写借阅申请、审核程序、借阅期限、归还要求等。
4. 档案销毁规定：明确档案销毁的程序和要求，包括销毁时限、销毁方式、销毁记录等。
5. 档案备份与恢复规定：规定档案备份的周期和方法，确保档案资料可以在系统故障或意外情况下进行恢复。
6. 档案安全与保密规定：确保档案资料的安全性和保密性，包括权限控制、防火防灾措施、保密协议等。
7. 档案检索与查询规定：规定档案查询的方式和权限，确保用户能够方便和准确地查询所需档案资料。
以上仅为一些常见的档案室资料管理规定，具体规定可以根据不同机构的需求和实际情况来制定。
档案室资料管理规定（3）是指对于档案室中的资料进行管理的一系列规定和措施。
下面是一些常见的档案室资料管理规定：1. 资料鉴定与归档：对于新收到的文件和资料，需要进行鉴定和归档。
档案管理制度及流程
档案管理制度及流程流程：⑴申请借阅：借阅人填写《档案借阅申请表》，经部门主管签字后，送交行政人事部审批。
⑵审批借阅：行政人事部审核申请表，如符合规定，签署《档案借阅批准单》。
⑶借阅档案：借阅人携带《档案借阅批准单》到行政人事部领取所需档案。
⑷归还档案：借阅人按期归还档案，并填写《档案借阅归还登记表》。
2、档案资料的销毁1）档案管理人员应当定期审核档案资料，对于已经失去保存价值的档案资料，应当按照规定进行销毁。
2）销毁程序：⑴确定销毁范围和销毁时间；⑵编制《档案销毁审批表》，经部门主管签字后，送交行政人事部审批；⑶审批销毁：行政人事部审核《档案销毁审批表》，如符合规定，签署《档案销毁批准单》；⑷销毁档案：档案管理人员按照《档案销毁批准单》的要求进行销毁；⑸编制销毁记录：销毁后，编制《档案销毁记录表》，并送交行政人事部备案。
六、档案编号规则1、编号的组成档案编号由部门代号、档案类别、档案年度、流水号4个部分组成，用“-”隔开。
例如：行政人事部的合同档案编号为“HR-CON-2021-001”。
2、编号的原则⑴档案分类明确，编号规范统一；⑵档案编号要有连续性和唯一性；⑶档案编号要清晰易懂，方便管理和利用。
七、附则1、公司档案和资料的保密工作，按照公司保密制度执行；2、本制度未涉及的事项，按照公司其他有关制度执行。
3、本制度由行政人事部负责解释。
借阅档案需要填写《借阅审批单》并履行借阅手续。
原件只限在公司内借阅，不得带出。
如需带出公司查阅，必须经相关领导批准。
档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准。
借阅的档案交还时，必须当面点交清楚。
如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。
借阅档案用完后，应及时归还。
如超过借阅时间，须重新办理手续。
借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。
对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。
文书档案管理制度模版
文书档案管理制度模版一、总则本制度的制定目的是规范文书档案管理工作，提高工作效率和保护重要信息的安全性。
所有部门和人员都必须遵守本制度。
二、文书档案管理的范围文书档案管理包括纸质文书档案和电子文书档案。
所有与本单位业务有关的文书档案都应进行管理。
三、文书档案的分类与编号1. 根据文书档案的内容和性质，将其分类归档。
常见的分类包括行政文书档案、财务文书档案、人事文书档案等。
2. 对每个文书档案进行编号，编号应符合统一的规则，并在档案目录中注明编号和相应的文书档案。
四、文书档案的保管1. 纸质文书档案应妥善保管，存放在专用的文件柜或档案室中。
保管期限根据国家法律法规和相关规定执行。
2. 电子文书档案的存储应符合信息安全管理要求，确保数据的完整性和可访问性。
3. 文书档案的保管人负责保管和管理文书档案，必须保证文书档案的安全。
五、文书档案的编制与归档1. 编制文书档案时，应按照规定的格式和内容要求填写，确保信息的准确性和完整性。
2. 归档时，将已编制的文书档案按照分类归档的原则进行整理，放入相应的档案袋或盒中，并在外部标明档案名称和编号。
六、文书档案的查阅与借阅1. 有正当理由的部门和人员可向文书档案保管人提出查阅申请。
查阅时，应填写查阅登记表，并按规定时间归还。
2. 借阅文书档案时，须填写借阅申请表，并经审批通过后方可借阅。
借阅期限不得超过规定的时间，并在借阅登记表上签字确认。
七、文书档案的销毁1. 按照国家法律法规和相关规定，文书档案的保管期限届满后，应及时进行销毁。
2. 销毁文书档案时，应按照规定的程序进行，确保文书档案的完全销毁，并填写销毁记录表，由主管部门进行审批。
八、文书档案的备份与恢复1. 电子文书档案应定期进行备份，备份数据应存放在安全可靠的地方，确保备份的完整性。
2. 如遇到电子文书档案丢失或损坏的情况，应及时进行数据恢复，确保文书档案的完整性和可用性。
九、文书档案管理的监督与考核1. 对文书档案管理工作的执行情况进行定期检查，并对不符合要求的情况进行整改和处理。
档案管理规定、流程
档案资料管理规定一、借、查阅资料人员必须填写《档案资料借、查阅单》，借出的档案资料规定于1周内归还，不能及时归还的，经管理人员同意后可办理续借手续；阅毕及时归还：归还时，管理人员必须当面清点确认档案完整之后再入库存放。
二、非公司人员借、查阅档案资料的，须持有有关单位介绍信，并经相关部门主管领导同意后方可借阅查看。
三、借、查阅资料人员必须爱护所借、查阅的档案资料，不得在档案资料上涂改、勾化、圈点或做其他各种标记，不得遗失、抽换、转借，并对借、查阅的资料负有保密的完全责任。
四、借、查阅资料人员若需复印档案资料的，须经管理人员同意方可复印；图纸资料若需借出复印的，须经管理人员同意并严格控制复印份数。
五、任何人不得擅自要求档案管理人员查阅资料，未经管理人员允许，不得随意翻阅相关资料。
六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人员离开工作岗位，为其递送资料，必须按规定程序申请、登记、查阅。
七、副矿长以上领导可借、查阅普通级文件；若需借、查阅绝密级文件资料，必须由矿长签字批准后方可借阅查看；常用性资料查阅，须由部门主管领导签字后方可借阅查看。
八、非管理人员不得随意出入资料室，确需进入资料室的则须由管理人员陪同并相伴始终。
九、借阅者不得在借阅时大声喧哗、吸烟，保持资料室的清洁、整齐。
阿拉善左旗珠拉黄金开发有限责任公司二0一二年二月一日要继续深入的实施档案分类学细化管理，严格又严格的控制档案室所有的原始文件的出库借阅制度，继续大力度的收集所有与企业有关的各类各种往来文件、文字以及项目资料，要继续实施档案室掌握公司印章使用动态的职能和作用，同时留取管理印迹，与其他管理机构与管理人员并轨多重管理参与管理，必须做到动则有痕迹、查其有证据、说话有依据、办事讲规矩、档案是证据、管理重实据的档案工作原则。
要对所有档案室的人员实施保密教育和保密管理培训，使其明确的知道其岗位和职责的重要性和特殊性，要必须做到档案管理的专业性和专一性，必须做到只讲原则、不听原因、不管客观、只讲主观严肃性，文件一但出档必须跟踪管理，按时追缴收档。
档案管理规定
档案管理规定4.3档案管理规定4.3.1目的规范公司文件资料管理 4.3.2适用范围公司综合管理部及各部门。
4.3.3职责4.3.3.1 综合管理部负责公司相关文件的起草、指导部门档案分类及保管工作。
4.3.3.2各部门资料员(兼)负责本部门上报文件材料的形成与归档，主持文件材料的收集、分类整理和立卷归档工作。
4.3.3.3资料员(兼)对到期档案提出存、毁意见，并报部门负责人审批执行。
4.3.4工作规程.4.3.4.1凡本部门在各项业务工作中形成的上报文件或合同文件必须形成打印文档，并附加《文件审阅单》《合同审批呈报表》报经理审批，综合管理部备案登记后转经理审批和下达给各部门进行归档。
4.3.4.2凡本部门在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件、图纸及有关材料都必须归档。
归档的具体范围、时间和要求按《档案分类保管表》执行。
4.3.4.3归档的重点是本部门制订的及上级机关或其它单位发来的与公司业务有密切联系的文件资料。
凡属归档的文件，包括完整的正本、正件与附件、转发件与原件，以及领导的重要指示，都必须齐全与完整。
4.3.5各部门资料员负责本单位档案的管理。
4.3.5.1部门档案分基建、设备及管理运行、管理运作、业主装修、文书、人事、创建、管理体系、特殊载体九大门类。
其中基建档案按工程项目分类；管理运作按内容分类；设备运行按专业分类；装修、业主档案按塔楼、裙楼分类；文书档案按年度——内容进行分类；人事档案按部门——人员组成分类；磁带、光盘、照片、影带等资料按内容分类；创建档案按内容分类具体见《档案分类保管表》。
4.3.4.3资料员(兼)负责编制本单位《卷内文件清单》等档案检索工具。
4.3.5.3资料员(兼)负责建立档案借阅制度，档案的接收、移出、外借必须履行登记手续；借出档案须在规定的时间内归还。
a.本单位所有工作人员都有借阅档案的权利和保护档案的义务。
b.本单位人员查阅档案时，须填写《文件资料借阅登记表》，经所在部门负责人批准后方可借阅，所借档案须按期归还。
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编号：JC/ZD001 本章第 1 页共4页第0次修改
文件档案管理规定
1.目的
为有效地利用和保护文档资料，加强文档管理工作，使文档管理工作规范化，特制定本规定。
2.适用范围
公司职能部门及各项目部相关部室对文件档案的管理。
3.职责
3.1各部室及全体员工均有保存好文档的义务，各部室须指定专人负责本部门的文档保管工作。
3.1.1文档管理员须认真履行工作职责，忠于职守，不断提高管理水平，对归档的档案要认真整理，做到归档档案完整、系统、准确。
3.1.2文档管理员要自觉遵守保密守则，未经领导批准，不得自行扩大借阅范围，不得擅自向外透露文档内容。
3.1.3文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有，或拒绝归档。
3.1.4文档管理员不得损毁/丢失应保存的文档资料。
3.1.5文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有，拒绝转交。
3.1.6文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及应当保密的文档资料。
3.1.7文档管理员不得涂改、伪造档案资料。
3.1.8 文档管理员不得玩忽职守，造成文档资料损失。
4.术语
4.1文档：是指公司各部室及个人在从事公务活动中直接形成的对公司具有保存价值的各类文字、图像、声像制品及实物等不同形式的记录。
5.程序
5.1收集
按照公司《文件收发管理规定》中要求，将文件档案资料进行收集，并将其进行分类。
编号：JC/ZD001 本章第 2 页共4页第0次修改5.2分类
文件资料要进行合理的分类，无论是按照项目名称，还是内容，或者按照字母顺序，其目的都是为了查找迅速方便，因此都须在档案盒内列出清楚的标注。
5.3归档
5.3.1范围
5.3.1.1公司对外的往来文件、资料由办公室归档。
5.3.1.2公司内各种规章制度、会议纪要，各部门的往来公文等公文资料，由办公室归档，各部门备存。
5.3.1.3各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由总工室归档，相关部门备档。
5.3.1.4与外界签定并有效的法律文本，如合同、协议、备忘录等文件由办公室归档相关部门因需要可存复印件。
5.3.1.5上级单位、各地方职能部门发给公司的文件、综合性的总结、工作计划由办公室归档，相关部门备存。
5.3.1.6各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须归档。
5.3.1.7有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室归档。
5.3.1.8关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。
5.3.2要求
5.3.2.1归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张要求为A4纸大小，文件格式需按照公司的标准文本。
5.3.2.2归档的文件材料要完整、系统、准确。
5.3.2.3归档的文件除特殊情况外，必须用原件。
5.3.2.4归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。
5.3.2.5对于可进行输入电脑的资料及时输入电脑。
5.3.3时间
5.3.3.1各种文件资料收集、分类后，需在一个月内归档完毕。
编号：JC/ZD001 本章第 3 页共4页第0次修改5.3.4无归档价值的文件资料范围
5.3.4.1重份和无查考利用价值的事务性、临时性资料，包括宣传广告、消息等。
5.3.4.2上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
5.3.4.3未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效的文件、草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。
5.3.4.4从正式文件上摘录的供工作参阅的非正式材料。
5.3.4.5下级单位送来参阅的简报、情况说明、不应抄报和不必备案的文件资料。
5.4使用
5.4.1借阅：
5.4.1.1各部门因工作需要查阅有关文档资料时，经有关领导批准后，各部室应提供方便，并按《档案/图书/资料借阅单》办理借阅手续，阅后及时归还。
5.4.1.2文件档案借出后，原则上需当日归还，不得过夜；如需长时借阅，需归还后办理续借手续。
5.4.1.3对借出和归还的文件档案，应办理清点、签名登记手续，由文档管理员和借阅者当面核对清楚。
5.4.1.4所借文件档案不得随意折叠和拆散，严禁对文件档案更改、涂写，不得丢失和损坏。
5.4.1.5服从文档管理员管理，在借阅范围内借阅。
5.4.1.6文件档案如有丢失、损坏或机密材料泄密，须立即写出书面报告，按情节追究当事人的法律和行政责任。
5.4.1.7 调离本公司内的人员必须清理移交、归还借阅文件档案及该归档的资料，方可办理调离手续。
5.4.1.8外单位人员查阅本公司文件档案须持单位介绍信和本人证件，经上级主管领导批准，办理有关查阅手续后，方可查阅。
5.5保存期限及销毁
5.5.1文件档案的保存期限
编号：JC/ZD001 本章第 4 页共4页第0次修改5.5.1.1以下文件档案保存期限为一年:
5.5.1.1.1过期失效的各类公文和在工作中产生的质量记录和培训记录。
5.5.1.1.2各类失效后的合同。
5.5.1.2以下文件档案保存期限为二年:
5.5.1.2.1公司有关人事任免及重大决议和与质量有关的文件。
5.5.1.2.2内、外审核及管理评审过程中产生的质量记录和文件。
5.5.1.3以下文件档案为永久性保存文件：
5.5.1.3.1由发展商提供的物业建筑竣工图及设施资料。
5.5.1.3.2机电设备的分供方评估资料。
5.5.1.3.3房屋装修、维修及改造等记录。
5.5.1.3.4设备大中修记录。
5.5.1.3.5重大治安事件和质量事故。
5.5.1.3.6重大客户投诉。
5.5.2文件档案的销毁
5.5.2.1超过保存期限的质量记录,应在期满一个月后进行销毁。
5.5.2.2部门文档资料的销毁,由文档管理员先填写《文件资料销毁登记表》,
报部门经理批准后进行销毁,《文件资料销毁登记表》存档备查。
5.5.2.3建立销毁质量记录档案。
6.监督执行
公司总经理办公室主任。
7.相关/支持性文件
《文件收发管理规定》
8.质量记录及表格
《档案/图书/资料借阅单》
《文件资料销毁登记表》。