北京xx股份有限公司档案管理文书归档工作程序
档案管理的流程是什么
档案管理的流程是什么档案管理的流程是什么导语：档案管理亦称档案工作。
是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
档案管理的流程是什么第一条管理部门1、公司客户服务中心为档案管理部门，设置档案专管岗位，由一人全权负责。
2、文书结案后，原稿由档案专管人员归档，经办部门视实际需要留存影本。
如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存，客户服务中心以影本归档，原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。
第二条文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1、检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。
2、文件如经抽存者，应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。
3、文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。
4、与本案无关的文件或不应随案归档的.文件，应即退回经办部门。
第三条文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。
2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。
第四条档案分类1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。
先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2、档案分类应力求切合实用。
倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。
如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
4、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。
公司文书归档工作程序
公司文书归档工作程序一、背景介绍公司文书归档工作程序旨在规范公司内部文书管理，确保文档能够按照一定的规则进行归档和保存，以便日后查阅和审阅。
本文档将详细介绍公司文书归档工作的流程和标准，以确保公司文档管理的高效性和安全性。
二、归档分类公司文书归档按照不同的分类进行，主要包括以下几类： 1. 人事档案：包括员工合同、离职手续等。
2. 财务档案：包括公司财务报表、发票等。
3. 销售档案：包括销售合同、客户信息等。
4. 行政档案：包括公司规章制度、公告通知等。
5.技术档案：包括产品技术资料、研发文件等。
三、文档编号每份文档都应当有唯一的编号，以便进行查找和追踪。
文档编号的格式为：类别-年份-序号，例如：人事-2023-001。
四、归档流程1. 归档准备在归档之前，需要对文档进行整理和分类，确保文档内容清晰明了，无误。
2. 文件打印将需要归档的电子文档打印出来，并标明文档编号和日期。
3. 文件装订对打印好的文档进行装订，确保不会丢失或混乱。
4. 归档存储将装订好的文档按照分类存放在指定的文件柜或档案室中，并做好详细的记录。
五、归档标准为了确保归档工作的质量和效率，公司制定了以下归档标准： 1. 文档存放位置必须明确标明，不得私自改动。
2. 每份文档都必须有清晰的编号和日期，以便查找和识别。
3. 归档时必须根据文件分类要求进行整理，不得混放或随意归档。
4.归档存储环境必须清洁干净，避免受潮或受损。
六、归档责任人公司设立了专门的文书管理员，负责文档的整理、归档和管理。
文书管理员必须严格按照公司规定的流程和标准进行工作，确保文档管理的顺利进行。
七、归档审核公司每年定期对文档归档进行审核，检查是否符合规定的标准和流程。
对于不符合要求的文档，需及时进行整改。
八、归档安全公司文书归档工作需保证文档的安全性，不得泄露或遗失。
所有具有机密性质的文档必须进行加密存储，并设有权限控制。
九、总结公司文书归档工作程序对于公司的管理和发展具有重要意义，只有严格遵守规定的流程和标准，才能确保公司文档管理的高效性和安全性。
公司文件归档流程
公司文件归档流程公司文件归档流程一、引言在现代企业中，文件归档是一项重要而必不可少的工作。
正确的文件归档流程可以帮助企业高效地管理和保护重要文件，提高工作效率和信息安全性。
本文将介绍一种常见的公司文件归档流程，以帮助人力资源行政专家更好地理解和应用。
二、文件分类首先，为了方便归档和检索，需要对文件进行分类。
根据文件的性质和用途，可以将文件分为人力资源相关文件、财务文件、行政文件等不同类别。
每个类别下可以再细分为子类别，以便更好地组织和管理文件。
三、文件整理在归档之前，需要对文件进行整理和清理。
首先，检查文件的完整性和准确性，确保没有缺页或错误。
其次，根据文件的重要性和保存期限，决定是否需要备份和复印文件。
最后，根据文件分类，将文件按照一定的顺序整理好，以便后续的归档工作。
四、文件编目文件编目是文件归档流程中的重要一步。
通过为每个文件添加唯一的编目号，可以方便地对文件进行标识和检索。
编目号可以包括文件类别、文件编号和文件描述等信息，以确保每个文件都能够被准确地定位和找到。
五、文件存储文件存储是文件归档流程中的核心环节。
根据文件的保存期限和重要性，可以选择不同的存储方式。
一般来说，重要的文件可以选择纸质存储，并放置在专用的文件柜或保险柜中。
而一些不太重要或保存期限较短的文件可以选择电子存储，存储在服务器或云端平台上。
六、文件检索文件归档并不仅仅是存储文件，更重要的是能够方便地检索和使用文件。
为了实现快速的文件检索，可以建立一个文件索引系统，记录每个文件的编目号和存储位置。
当需要查找某个文件时，只需通过文件索引系统进行查询，即可快速找到所需文件。
七、文件保护文件保护是文件归档流程中的关键环节。
为了确保文件的安全性和完整性，可以采取一系列的措施，例如设置访问权限、备份文件、定期巡检等。
此外，还可以制定相关的文件保密政策，对涉密文件进行特殊管理和保护。
八、文件销毁根据文件的保存期限和法律法规的要求，一些文件可能需要在一定时间后进行销毁。
公司档案归档和文书材料归档制度
公司档案归档和文书材料归档制度公司档案归档和文书材料归档制度档案归档制度为了将本公司档案完整齐全地收集、保管起来，建立起内容丰富，结构合理的室藏结构，更好地为单位业务工作和其他工作服务，制定本制度。
第一章归档范围凡是反映本公司工作或业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料，均属归档之范围。
1、上级机关制发的属于本公司主管业务需执行的文件、普发的非主管业务但需执行的法规性文件、上级召开的需贯彻执行的会议主要文件以及上级领导针对本公司的重要讲话、指示等。
2、本公司党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建等工作以及各内部机构形成的有查考、利用价值的各种载体的文件材料。
3、同级单位和非隶属单位需要执行、业务或工作联系密切以及检查本公司工作制发或形成的主要文件。
4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、统计报表和法规备案文件材料。
5、本公司重要活动、重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。
6、公司和个人其他有重要保存价值的文件、资料、图书、实物等。
第二章归档时间需要归档的文件材料，一般按年度进行整理归档，即须在当年上半内，将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文件材料，按照规定先由文书部门或业务部门收集齐全，整理装订，再移交档案部门进行规范排列和实施集中统一保管。
对于专业方面的专门文件、特殊载体的文件，如基建档案等，可以适当延长收集归档时间，但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。
第三章归档的基本要求1 归档的文件材料须齐全、完整、准确，即每年需归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数等，不得残缺不齐。
2、归档的文件材料应系统、条理、规范，即符合文件的自然形成规律，保管期限区分准确，分类科学，组卷合理，卷盒内文件排列有序、条理清楚。
3、归档进室的档案一定符合要求，案卷题名简明确切，归档目录内容完整准确，统一装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。
文书档案管理制度及流程
一、总则为加强公司文书档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、档案管理机构及职责1. 公司设立档案管理部门，负责公司文书档案的统一管理、监督和指导。
2. 档案管理部门职责：（1）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策；（2）制定公司档案管理制度和实施细则；（3）负责公司文书档案的收集、整理、鉴定、归档、保管、统计、提供利用等工作；（4）组织档案工作人员的培训、考核；（5）负责档案的保密工作。
三、档案管理范围及内容1. 档案管理范围：（1）公司内部形成的各种文件、资料、图表、照片、录音、录像等；（2）公司对外交流、合作、招投标等活动中形成的文件、资料；（3）公司各类合同、协议、许可证、资质证书等。
2. 档案管理内容：（1）公司组织机构、人事变动、规章制度、会议记录等；（2）公司生产经营、项目管理、技术改造、研发等活动形成的文件、资料；（3）公司对外交流、合作、招投标等活动中形成的文件、资料；（4）公司各类合同、协议、许可证、资质证书等。
四、档案管理制度及流程1. 档案收集制度：（1）各部门应按照档案管理要求，及时将形成的文件、资料送交档案管理部门；（2）档案管理部门对收集的档案进行审查、整理、归档。
2. 档案整理制度：（1）档案管理部门对收集的档案进行分类、编号、编目；（2）对档案进行鉴定、整理、装订；（3）对档案进行数字化处理，实现档案电子化管理。
3. 档案保管制度：（1）档案管理部门应建立健全档案保管制度，确保档案安全；（2）档案库房应保持通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗等；（3）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
4. 档案利用制度：（1）档案管理部门应建立健全档案利用制度，确保档案的合理利用；（2）档案利用者应遵守档案利用规定，不得擅自复制、泄露档案内容；（3）档案管理人员应做好档案利用登记工作。
文书档案归档流程
第五步：加盖归档章及编号（编制归档号）
• 1、编制归档号就是将归档文件在全宗的位置标识 为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明， 目的是为了固定分类体系、排列体系，也为保管 和实体查找利用提供条件。 • 2、加盖归档章及填写用笔要求：依据分类方案和 排列顺序逐“件”盖章，盖在每“件”的，首页-上端--居中--空白处，可附纸，要用红色印泥， 填写要用碳素墨水，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、 铅笔等不规范用笔。
• 把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模 大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等诸多因素来 考虑。
• 注：每个单位都要根据国家档案局8号令的规定编制自已单位的《文书 档案归档范围和保管期限表》并报经市档案局审批。
第三步：归档文件的分类
• 1、选择分类方法，编制分类方案：《归档文件整 理规则》提供了年度、保管期限、机构(问题)3种 分类方法，在机关档案室的实际工作中，常用的 分类方案有：年度——保管期限分类法；保管期 限——年度分类法（这2种为叙述方便暂且称为两 级分类法）；保管期限——年度——机构（内部 科室）分类法；年度——机构——保管期限分类 法；问题——年度——保管期限分类法等（这3种 为叙述方便暂且称为三级分类法）。
• （3）、保管期限——年度——机构（内部科室） 分类法（三级分类法） • 即先将归档文件按保管期限分类,每个保管期限下 按年度分类,再在年度下面按机构分类。这种分类 方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立 档单位。如中直机关、省直机关、及市（县）区 大中型机关或形成文件数量多的机关，此时分类、 排列方法为:
• 2、装订的部位与对齐方式及注意事项：归档文件 的装订要力求整齐、结实、美观。一般来说采用 左侧装订的，装订时应以左、下边对齐；采用左 上角装订的，应以左、上边对齐。装订时去掉金 属物，多使用缝纫机、线绳、方式扎边、三孔一 线法进行装订。
公司文件归档流程
公司文件归档流程公司文件归档流程在现代企业中，文件归档是一项重要的行政工作，它有助于保护公司的重要信息和记录，并确保文件的安全和可追溯性。
下面是一份公司文件归档流程的简要说明，以帮助人力资源行政专家更好地管理和组织公司文件。
1. 文件分类：首先，根据文件的性质和用途，将文件进行分类。
常见的文件分类包括人事档案、财务文件、合同文件、行政文件等。
每个分类都应有明确的标识，以便于查找和归档。
2. 文件编号：为每个文件分配唯一的编号，以便于跟踪和管理。
编号可以按照一定的规则制定，例如使用日期、部门代码和文件类型等。
编号应清晰可辨，避免重复。
3. 文件整理：在文件归档之前，对文件进行整理和清理是必要的。
删除过期或无关的文件，并确保每个文件都有正确的标签和注释。
此外，还可以对文件进行分类和分组，以便于存储和检索。
4. 文件存储：选择适当的存储介质和设备来保存文件。
常见的文件存储方式包括纸质存档和电子存档。
纸质存档可以使用文件柜、文件夹和标签进行管理，而电子存档可以使用服务器、云存储和数据库等进行管理。
5. 文件归档：将整理好的文件按照分类和编号的规则进行归档。
确保每个文件都放置在正确的位置，并在归档记录中做好相应的标记和更新。
归档记录可以包括文件名称、编号、存储位置、归档日期等信息。
6. 文件检索：当需要查找某个文件时，可以通过文件编号、关键词或日期等进行检索。
对于纸质存档，可以通过文件柜和标签进行检索；对于电子存档，可以通过搜索功能和文件夹结构进行检索。
确保检索过程简单高效，节省时间和精力。
7. 文件保护：为了保护文件的安全性和机密性，需要采取一些措施。
例如，设置访问权限和密码保护，定期备份文件，以及制定文件保密和销毁政策等。
确保只有授权人员可以访问和修改文件，并对文件进行定期的安全检查。
8. 文件销毁：对于过期或无用的文件，需要进行安全销毁。
可以使用文件碎纸机对纸质文件进行销毁，而对于电子文件，则需要采取安全的数据删除方法。
公司档案管理文书归档工作程序
公司档案管理文书归档工作程序1. 背景介绍公司档案管理是组织内部非常重要的一项工作。
文书归档工作程序是保证公司档案管理高效、规范进行的关键环节。
本文将介绍公司档案管理文书归档工作程序的相关内容。
2. 目的公司档案管理文书归档工作程序的目的是确保公司内部文件、资料的有序、安全存储，方便查阅和管理，保证工作效率和信息安全。
3. 工作流程3.1 文件整理•首先，根据文件类型、重要性等进行分类，制定文件整理计划。
•对各类文件进行整理，清理掉无用文件，保留必要文件。
•对文件进行编号、分类标记等工作，便于归档和查找。
3.2 文件归档•将整理好的文件按照一定的规范和流程进行归档。
•制定归档标准，确定归档位置和方式。
•按照文件编号、文件类型等进行有序归档，确保文件的安全性和易查性。
3.3 文件检索•建立文件检索系统，方便员工能够快速查找需要的文件。
•制定文件借阅和归还规程，确保文件的利用在控制之内。
3.4 文件销毁•制定文件保管期限和销毁规定，定期清理过期文件。
•对于需要销毁的文件，按照公司规定的程序进行安全销毁，防止信息泄露。
4. 负责人和责任公司档案管理员负责整个文书归档工作程序的实施和监督，各部门负责人配合完成文件整理和归档工作，全员共同维护公司档案管理的正常运行。
5. 相关制度公司应建立完善的档案管理制度，明确文件处理、归档、借阅、销毁等各项工作的具体流程和要求，确保公司档案管理工作的规范性和稳定性。
6. 结语公司档案管理文书归档工作程序是公司日常运行的基础，只有做好文书归档工作，才能保证公司信息安全、工作高效。
希望各职员认真遵守公司制度，共同维护公司档案管理工作的良好秩序。
档案整理与归档工作的实施流程
档案整理与归档工作的实施流程档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织和管理各种类型的文件和记录，以便能够有效地保存、检索和利用这些信息。
档案整理与归档工作是档案管理的基础，它对于保护和管理档案的有序性和完整性至关重要。
本文将介绍档案整理与归档工作的实施流程，以帮助读者更好地了解和掌握这一工作的要点。
第一步：分析和评估档案整理和归档工作的第一步是进行分析和评估。
这意味着对现有的档案进行全面的调查和研究，以确定哪些档案需要整理和归档，哪些档案需要更新或淘汰。
在这个阶段，还需要评估档案的价值和重要性，并制定相应的管理策略和计划。
第二步：策划和设计在完成分析和评估后，接下来是策划和设计整理与归档工作的具体方案。
这包括确定整理和归档的时间表、人员分工和资源需求。
同时，还需要制定相应的标准和规范，以确保整理和归档工作的一致性和标准化。
第三步：整理和分类整理和分类是档案整理与归档工作的核心环节。
在这一步骤中，需要根据事先制定的标准和规范，对档案进行分类和整理，确保每个档案都能够被准确地归类和标识。
这意味着需要对档案进行清洁、整理、打包和标签等处理，以便后续的归档和管理工作进行。
第四步：归档和保存在完成整理和分类后，接下来是档案的归档和保存。
这包括将整理好的档案按照预定的标准和规范，存放到指定的位置和设备中。
在这个过程中，需要确保档案的安全性和完整性，避免档案的丢失和损坏。
同时，还需要建立相应的档案索引和目录，以便于后续的检索和利用。
第五步：监控和维护档案整理与归档工作并不是一次性的任务，而是一个持续的过程。
因此，监控和维护是保证档案管理有效性的重要环节。
在这个阶段，需要定期检查和维护档案的存储环境和设备，确保档案的安全和可用性。
同时，还需要定期更新档案索引和目录，并进行必要的文档审核和淘汰工作，以保持档案的整洁和有序。
总结：档案整理与归档工作是一个细致而繁琐的过程，它需要系统性的计划和组织，以确保档案的完整性和管理效率。
北京xx股份有限公司档案管理文书归档工作程序
北京xx股份有限公司档案管理文书归档工作程序档案治理文书归档工作程序附件二关于归档案卷的质量要求总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区不不同价值, 便于保管和利用。
具体应做到以下几点:一、归档文件必须齐全完整。
凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。
归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。
二、遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。
在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分不组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到终止形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营治理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。
中国最大的资料库下载三、卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区不不同情形进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后；正件在前, 附件在后；印件在前, 定稿在后；会议记录依会议时刻顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；一样工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时刻依序排列；上级政策性规定的普发文件按咨询题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。
科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。
四、区分不同价值: 各类文件依照其不同的内容都有不同的储存价值。
组卷过程中尽量依照不同的保管期限分不组卷。
文件数量专门少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。
六. 具有长期储存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印, 连同原件一同归档。
七. 卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清晰。
文书整理与归档的流程
文书整理与归档的流程随着办公自动化工具的不断升级，日积月累下来，企业和机构中的文书信息会越来越庞大。
因此，文书整理与归档成为了必要的环节，既为日后的查询和阅览工作提供了保障，也为节省时间和增强效率提供了基础。
一、建立文书归档体系在建立文书归档体系时，需要确定归档方式、文种目录和归档单元等，从而确立文书归档的基本规范。
1.1 确定归档方式文书归档可以采用最常见的两种方式：照片式归档、分类归档。
其中，照片式归档以照片的方式记录每一份文书的状态，分类归档则采用分类编号的方式对文书进行归类，便于管理。
1.2 制定文种目录文种目录是指对各类文书的名称、鉴定、编号、排序、文号等内容进行规范管理。
在制定文种目录时，需遵守国家法律法规和规范性文件，根据行政管理的需要，确定各种文书的名称、类别、编号及归档单元；同时还需制定外部和内部文种目录，明确文种的范围和归类准则。
1.3 设立归档单元归档单元是指对归档文书的处理和管理单位。
在设立归档单元时，要遵循便于管理、便于检索、便于备份和保密的原则。
同时，还需建立文书档案管理规程，确定文书的存储、借阅、查阅、调阅、销毁等管理规定。
二、文书整理与归档的流程2.1 分类整理文书在分类整理文书前，需要对文书进行初步鉴定，确定文种类别和归档单元。
然后依据归档单元分类处理，初步进行理顺和整理。
2.2 核对文书目录在处理整理工作时，还需要核对文书目录是否齐备、准确和规范，以便依据文种类别和归档单元的关系，进行基本信息的填写和审查。
如发现问题，需要及时调整并及时完善文书目录。
2.3 归档文书根据文种目录归档的基本规范，及时将文书存放到对应的归档单元中，注意分类归档、准确编号及所属文种的标注，同时要规范标识文书、归档单元以及各个环节，建立完整的归档记录。
2.4 确认归档文书归档完整后，需要进行确认归档的工作，打印出归档单元的档案手册，记录文书的父级文书编号、子级文书编号、文号、标题、文件日期等信息，以及记录文书总量、数量、重量和格式等信息，严格按照规范和标准进行归档管理。
档案归档整理流程
档案归档整理流程一、收集收集工作作为档案管理的第一个步骤，由于涉及到最后档案的归档的齐全完整和有效利用，目前将其划分为两个步骤：文件判断和确定期限。
1、文件判断。
文件判断主要是对于现有文件的归档范围进行确定，首先需要与各单位进行沟通和深入调研，根据实际情况划定合理的归档范围。
2、期限期限。
根据文件的使用频率，重要程度等划分对应的保管期限，根据不同的保管期限进行相应的管理，主要体现在年度鉴定和保管期限到期后的销毁工作上。
二、分类归档文件范围和保管期限表上对于各类档案进行了细致的划分，应对照表格对于收集文件进行类别的划分。
三、编制页码注意编制页码的时候不漏页、不重页，案卷封面、卷内目录、备考表不编页码，卷内文件在右上角开始标号，从“001”开始，遇有正反双面在反页左上角标出。
四、装订用不锈钢钉逐件装订或者组卷装订，避免生锈腐蚀文件。
五、排序对于同一类别的文件按照时间的先后顺序排列。
六、档号标识对于排列好的文件依次标出档号，做到不重复，不断号，保持档案编号的自然连续性。
七、著录著录是指对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录是为了满足检索查找提供利用的需要。
八、装盒即同“组卷”，将具有相同联系的文件放置在同一盒子里，对于案卷（盒子）进行编号。
案卷除包含排列好的文件外还应包括案卷封面和备考表，案卷封面反映文件内容，备考表则对于案卷组卷情况进行说明，包括案卷包内容，日常使用、变更情况，组卷时间，组卷人和审核人等。
案卷封面置于文件前面，备考表置于文件之后，二者不进行页码的标识。
九、打印目录包括卷内文件目录和案卷目录，注意按照文件的保管期限进行区分汇总。
十、编制检索工具对于准备好的各类目录进行整理，编制目录汇总表，提供日常利用。
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北京xx股份有限公司档案管理文书归档工作程序
档案治理
文书归档工作程序
附件二
关于归档案卷的质量要求
总的质量要求: 遵循文件材料的形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。
具体应做到以下几点:
一、归档文件必须齐全完整。
凡是在职能活动中形成的对今后有查考利用价值的文件材料, 均应收集归档。
归档文件材料种类、份数及每份文件的页数, 均应齐全完整。
二、遵循文件的形成规律和特点, 层次分明。
在归档的文材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件分别组在一起, 不得分开；一个项目的材料, 要把项目从立项到终止形成的材料组在一起, 准确地反映企业生产、科研、基建和经营治理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。
三、卷内文件的排列: 卷内文件材料应保持文件之间的有机联系,区别不同情形进行排列, 密不可分的文件材料应依序排列在一起, 即:批复在前, 请示在后；正件在前, 附件在后；印件在前, 定稿在后；会议记录依会议时刻顺序排列, 会议文件要按文件的重要程度顺序排列, 重要的在前；一样工作形成的材料, 结论性的文件在前,依据性的文件在后；产品销售合同应按销售产品种类组卷, 再按供货时刻依序排列；上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷, 卷内文件依其重要程度排列。
科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。
四、区分不同价值: 各类文件依照其不同的内容都有不同的储存价值。
组卷过程中尽量依照不同的保管期限分别组卷。
文件数量专门少或一件事密不可分的文件，可不必因价值不同而拆开组卷。
五、跨年度材料的处理: 除产品、项目、设备、外表、基建项目档案外,不同年度
的文件不能放在一起立卷, 但跨年度的请示与批复, 放在批复年立卷；没有批复放在请示年立卷, 跨年度的规划放在针对的第一年立卷, 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议放在开幕年立卷。
六. 具有长期储存的案卷, 卷内文件有圆笔和铅笔字迹, 要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印, 连同原件一同归档。
七. 卷内文件的编号：每一本案卷的卷内文件按“件”编号，每件文件用铅笔编写页号，在文件首页的右上角盖“件号章”, 并将件号和每件文件的页数填写清晰。
（“件号章”的其它项，由总裁办档案人员填写）。
图纸在右下角编写页号。
八、装订与装盒：卷内文件以“件”为单位，采取三孔一线的方式进行装订。
然后，按“件”号顺序排列装盒，一盒为一卷。
九、卷内名目的填写: 凡是组成的案卷, 都应填写卷内名目。
卷内名目表的各项要填写齐全。
序号：填写文件的件号。
文号：填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。
责任者：应填写文件形成的部门或以印章为准。
题名：填写文件标题，一样应照实抄录，不要随意更换和简化；没有标题或不能说明文件内容的标题，应依照文件内容自拟标题，外加〔〕；会议记录应在卷内名目的文件题名下写明会议的要紧内容。
合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。
日期：填写文件形成的时刻，填写时可省略“年”、“月”、“日”，用“.”表示。
没有责任者、年、月、日的文件要考证清晰责任者和年、月、日。
页号：填写每份文件的页数。
十、备考表的填写: 每个案卷必须附有备考表。
卷内文件的情形说明, 都应填在备考表内, 若无情形可说明,也应将立卷人姓名填上, 检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。
十一、案卷题名的拟写：每份案卷都应依照卷内文件内容拟写题名。
题名要紧由三个部分组成：文件的要紧制发机关、案卷内文件主题（文件中心内容）和文种。
也可突出年代特点，即：在制发机关后加文件形成的年代。
用印有“北京首信股份公司”卷盒的股份公司内部文件，能够省略文件制发机关。
十二、归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时刻、地点、所反映情况的内容, 摄制人。
照片要连同底片一起归档。
十三. 归档的电子文档要附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。
股份公司档案实体体系图
说明：股份公司的党群工作类档案要紧是各种协会的治理、其它方面由集团总部治理。
附件三
档案实体分类编号方法
1 总则
1.1 为了贯彻执行国家档案局颁发的《工业企业档案分类试行规则》和《邮电工业档案实体分类编号方法》,提高档案治理的科学化、规范化和标准化水平, 更好地为企业经营生产、治理工作服务、特制定本方法。
1.2档案分类原则, 是以公司全部档案为对象, 依照治理职能,结合档案内容和形成特点, 保持档案之间的有机联系,•便于科学治理和开发利用。
2 档案类别的设置
2.1 档案的类别共设置十个大类, 即: 党群工作类、行政治理类、经营治理类、生产技术治理类、产品类、科学技术研究类、差不多建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。
2.2 依照职能活动和档案形成的特点, 每个大类下设置若干个二级类目( 属类 ), 不设置三级类目( 详见附表 )。
2.3 录音、录像、照片、运算机软盘( 磁盘 )和其它非纸质载体形式的档案, 其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系, 不单独设置类目, 视其内容特点同纸质载体档案对应分类编号。
2.4 各部门依照分类方法组织整理案卷, 以利于分类标识和治理。
3 分类标识方法
3.1企业档案实体分类的标识符号采纳英文字母顺序标识一级类目( 大类 )；采纳阿拉伯数字“双位制”标识二级类目( 属类 )。
3.2 档案实体排架和编号要反映十个差不多大类, 从实际动身, 做到科学合理, 经济有用, 保证利用档案的系统性、有效性。
3.2.1党群工作类（A）、行政治理类（B）、经营治理类（C）、生产技术治理类（D）的案卷排架, 按大类一年度一属类进行排列, 不区分保管期限特点(•但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列 )，案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时, 重新从“1”另行编号, 并用案卷名目号加以区别。
档案编号( 档号 )由全宗号、名目号、分类号、案卷顺序号构成 (全宗号是档案馆给企业的编号，故企业暂不标识 )。
档案编号( 档号 )标识举例示意:
A1. A12. 010
┃┃┃┃
┃┃┃┃
┃┃┃┗━━━━案卷顺序号
┃┃┃
┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目( 属类代号 )
┃┗━━━━━━━━━分类一级类目( 大类代号)
┗━━━━━━━━━━━━名目号（A类的第一本名目）
3.2.2 产品类（E）、科研类（F）、差不多建设类（G）、设备仪器类（H）的案卷排架
a) 依照公司产品特点, 产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号（适用于手机产品）, 同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。
关于项目少的产品,能够将多种属类混合流水编号, 用分类号加以区别，流水编号方法同前。
b)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架, 各按技术性文件和治理性文件分别流水编号, 不同属类用分类号区别, 流水号编制方法同前类。
c)产品、基建、设备仪器类档案的编号由名目号、分类号、项目( 型号 )代号、案卷顺序号构成。
举例示意:
E1. E21. C2000. 001
┃┃┃┃┃
┃┃┃┃┗━━━━━案卷顺序号
┃┃┃┗━━━━━━━产品型号( 项目代号 )
┃┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目( 属类 )
┃┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目( 大类 )
┗━━━━━━━━━━━━━━名目号（产品档案第一本名目）
3.2.3 科学技术研究类按大类分科研课题排列, 案卷顺序号按大类流水编号, 流水编号方法同前四大类编制方法。
档号( 档案编号 )由名目号, 分类号, 课题代号, 案卷顺序号构成。
3.2.4 会计档案的排架编号, 按大类一属类一年度进行排列, 案卷顺序号按属类流水编号, 流水编制到“999”时, 重新从“1”另行编号,用名目号加以区别。
档号( 档案编号 )由名目号、分类号、案卷顺序号构成。
3.2.5 干部职工档案类, 按《干部档案工作条例》的有关规定，分干部、工人顺序编号。
3.2.6 专门载体档案，按载体类别分别编号。
即：按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用专门载体（TZ）•类别[照片（Z）、录音带（Y）、录像带（X）、软盘（R）光盘（G）、实物（SW）]•顺序号标识。
示例：TZ•R•001； TZ•Z•001……。
4 附则
本方法由总裁办负责实施并说明。
附表：档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表
档案实体分类编号表。