知识产权档案管理制度

知识产权档案管理制度

第一章、总则

一、为了加强公司的档案管理，有效地保护和利用档案资源，促进档案管理工作的标准化、规范化、信息化，制定本制度。

二、公司档案是公司在各项经营管理活动中形成的有保存和保密价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录的总和，包括经营销售、售后服务、客户管理、科研开发、项目工程建设、合资合作及联营、计划统计、人事劳资、教育培训、财务审计和党、政、工、青、妇等各项业务活动中正在形成和已经形成的档案。

三、档案工作是公司各项管理工作的基础之一，档案信息化工作是公司办公信息化系统建设的重要组成部分。

四、公司所有员工有保护档案的义务。

五、各部门部长对本部门档案的安全负责，是本部门档案管理的第一责任人。

第二章、二档案机构及其职责

六、公司设立档案室，负责统筹、协调、组织、管理本公司的档案工作。配兼职档案管理员，专门负责档案的日常管理和各项具体的档案业务，同时采取各种预防措施，保证全公司个人工作电脑中电子档案在互联网、局域网和移动盘片的使用过程中不会向外泄漏。档案室以及档案管理员归综合管理部领导。

七、各部门应指定兼职档案员，负责本部门的文件材料的积累、整理及存档，并按规定向档案室移交归档。同时配合公司档案管理员对本部门的个人工作电脑中的文件采取措施，防止电子档案文件的泄漏。

第三章、三档案的归档

八、文件材料的形成和积累是档案工作的基础，必须纳入各部工作计划和有关人员的岗位职责，并将文件材料整理归档作为各项活动结束前的最后一道工作程序，以保证归档文件材料的完整、准确、系统。

九、文件资料的归档范围：

凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须向档案室归档，包括：

（一）企业资产：包括各种物业的产权证、使用证，资产的注入、划拨、划转、无形资产买入的请示、批复、权属证明及产权变动证明材料，清产核资工作中形成的各种文件材料；

（二）注册登记：包括公司设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料（包括公司章程及与各方签订的合同）；

（三）行政管理：包括各种会议记录、纪要、决议等材料；文秘工作、劳资保险、人事管理、法律事务、外事公关、安全保卫等工作形成的文件材料；

（四）人事管理：个人档案、薪酬制度、工资、劳动合同、考评、岗位职责等文件材料；

（五）经营管理：包括经营决策、计划统计、财务管理、稽核审计、品牌形象管理等工作形成的文件材料，各种合同、协议及公证书，公司内部管理体系和各种流程规范、标准,经营过程中总结出独特的商务模式与各种策划方案形成的文件材料，市场运作过程中的方法和技巧整理形成的文件。