甲供材料管理系统研究细则

甲供材料（设备）管理细则

为进一步规范与加强甲供材料（设备）的管理，规范完善工作流程，从甲供材料（设备）选用、合同、验收、保管、结算等进行全过程管理，使甲供材料得到有效监控，真实反映材料成本、最终确保工程施工进度，实现公司经济效益的提高，特制定本细则。

第一章甲供材料（设备）管理流程

采购计划---供应商选择---招标及合同签订---材料/设备进场计划及验收---进度款支付及结算---供应商后评估

一、采购计划

工程部依据项目整体进度要求，编制《材料（设备）进场计划》，合同管理部依据《材料（设备）进场计划》，综合考虑材料/设备供应商的备货期、运输时间、合同洽谈时间等，编制《材料/设备招标采购计划》，报领导批准；

二、供应商选择

公司各部门推荐一至二家供应商，合同管理部负责组织供应商的考察及整体评估。

三、招标及合同签订

1、采取邀请招标的材料和设备，合同管理部按公司招标采购管理制

度执行；

2、采取简易招标的，由合同管理部按公司招标采购管理制度在各部

门推荐单位中筛选优质供应商，邀请三至五家单位密封报价，并封存各家单位的样品，做好标识；（简易招标适应于:标的总金额﹤50万或50万≥标的总金额≤100万,且供货期紧张的招采项目）

3、定标后，合同管理部负责甲购材料采购合同准备及前期合同沟通，

工程部及规划设计部从技术、供货时间、质量控制及商务报价等角度参与合同谈判，合同管理部、成本部及财务部从价格、付款条件等角度参与合同谈判，经领导批准后办理合同签订手续。由规划设计部负责材料样板封样、并移送工程部保存等相关管理工作。

四、材料进场及验收

工程部根据项目整体进度及施工单位的要求，确定甲供材料（设备）的进场时间，由工程部通知供应商供货，同时通知施工单位做好接货验货准备。

工程部安排施工单位做好接货准备工作（工程部提前协调、落实进场条件，如道路、堆场或仓库等）：

验收流程

甲供材料（设备）进场前，由供应商填写《材料验收申请单》报工程部，工程部通知各部门做好验收准备。

甲供材料（设备）进场后，由工程部组织合同部、规划设计部、施工单位、监理单位共同参加验收，并做好统计的原始记录，各单位、部门统一签字确认送货单由工程部留底并抄送其他部门，所有单位和部门的相关人员签署验收合格后，才视为该批材料设备经甲方验收合

格。施工单位对接管货物后，对本批次货物的外观质量、规格、数量负责。

甲供的活动家具类产品，由规划设计部组织合同管理部、市场部、使用部门、监理单位共同参加验收。

验收时供应商需提供详细的质量保证资料、送货单、材料的质量证明或合格证、质量检验报告、进口材料/设备需提供原地产证明及海关报关单等。

按照确定的样板进行质量验收，不论抽检或全检，必须在货齐后一天内完成初验，合格产品由施工单位负责接收及保管并对其负责。

施工单位必须指定专人接货，并出具单位委托书。对于不合格的产品施工单位有权拒绝接收，但必须由供货商、施工单位、工程部（甲供的活动家具类产品的责任部门为规划设计部）、合同管理部共同确认并协商换货、补货时间形成记录文件由合同管理部留底并抄送其他部门。

五、进度款申请及结算

进度款申请及支付

由合同管理部根据材料申购计划、各单位、各部门统一签字确认的送货单、现场初验单、供货合同、进度款支付申请、等额有效发票等资料申请支付进度款。

甲供材料（设备）的结算

供完所有货物批次且项目整体竣工验收合格后，施工单位应及时与甲方、供货单位共同核对甲供材料（设备）明细，并在共同认定的明细单上

签字盖章确认，做为成本部工程结算的依据之一。

施工单位材料申购计划、各单位/各部门统一签字确认的送货单、补货/换货清单、供货合同等均作为结算依据。

六、供应商后评估

由合同管理部组织工程部、规划设计部、成本部，对供货商进行考评，并填写《甲购材料/设备供货单位考核表》。评估结果做为以后合格供应商(投标人)评价依据。

第二章主要管理部门职责

一、合同管理部职责

1、合同管理部负责本细则的制订、修改、解释、指导、监督检查；

2、根椐工程部的进场计划，编制《材料/设备招标采购计划》；

3、依据材料/设备采购计划，与图纸预算量进行比较及总量控制，并

进行市场价格调查；

4、组织招标、投标人的考察及评标工作，从性价比等方面提出评标意

见；

5、按照实际工程进度、供货批次等对甲供材的进场时间、进场数量进

行调配及管理，负责甲供材的跟踪管理。

6、参与公司各部门、监理、标段施工单位对进场材料进行验收、检查，

在施工过程中进行甲供材料的抽检，并将检验结果抄送各部门。

二、工程部职责

1、现场工程师组织公司各部门、监理、标段施工单位对进场材料进行验收、检查，并将材料进场验收签字汇总后送至成本部及合同管理部，并在施工过程中进行甲供材料的抽检。

2、负责要求施工单位上交材料设备使用计划，同时考虑生产周期，由现场工程师编制月度《甲供材料（设备）进场计划》。负责甲供材料/设备的批次下单及变更管理。

3、工程竣工扫尾阶段，现场工程师提前督促施工单位对现场材料进行盘点，及时补充缺货。

4、现场跟踪甲供材料（设备）供货管理，并根据工程需要定期组织召开甲供材供货协调会。

5、负责材料样板的保存。

三、成本部职责

1、负责甲供材/设备的结算。

2、依据工程部及材料供货商提交的结算资料，及时对甲供材料的预算量、供货量、实际结算量进行复核，并将结果汇报公司领导审批。

3、参与公司各部门、监理、标段施工单位对进场材料进行验收、检查，在施工过程中进行甲供材料的抽检，并将检验结果抄送各部门。

四、规划设计部职责

1、提供招标材料样板及所需的技术要求，封存中标单位的材料样板并及时转交工程部。