内外部信息沟通控制程序
内外部沟通控制程序(含表格)
内外部沟通控制程序（IATF16949/ISO9001-2015/ISO14001）1.0目的本程序为了收集、处理本公司内部质量、环境信息和来自外部相关方面的信息，保证信息渠道畅通，使质量、环境体系能有效运行而制定的。
2.0适用范围适用于本公司内部质量、环境信息和来自外部相关方面的信息以及对这些信息的处理。
3.0职责与权限3.1品质部、行政部：作为公司内外信息接受、处理的中枢，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。
3.2品质部：公司质量信息处理中心，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。
3.3 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。
3.4 管理者代表：统筹内外部信息的传递和处理，并做好相关信息的汇总和保存工作。
、4.0定义：无5.0流程图：无6.0程序内容：6.1信息的分类：6.1.1外部信息：A、环保局、消防安全局、质量技术监督局、认证机构、质量/环境等监测或检查的结果及其反馈的信息。
B、法律、法规、行业、标准类信息，如条例、产品标准等。
C、相关方反馈的信息及其投诉（相关方指顾客、工程合同方、供应商、运输公司、社区居民。
）D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、技术、市场等方面的信息.6.1.2内部信息：A、信息，如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录。
B、不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正措施处理单等。
C、内部异常突发信息指活动中发生偏差的信息，如不符合信息。
D. 紧急信息，如火灾、化学品泄漏和伤亡等紧急情况。
E. 其它内部信息（如员工的建议等）。
6.2 信息的收集与处理：信息可采用书面资料、内部联络单、记录、会议、讨论交流、通讯、公告、邮件、QQ等方式加以传递。
6.2.1外部信息的收集与处理。
6.2.1.1行政部、质量管理部、技术部、负责6.1.1中各项内容进行信息的收集，并传递到公司的相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按相关流程进行处理。
内、外部沟通控制程序
内、外部沟通控制程序1.目的为确保本企业的内、外部信息沟通得到有效的控制与实施，特制定本程序。
2.范围本程序适用于内、外部信息的控制与管理。
3.职责1)公司负责重大质量问题的沟通与处置。
2)办公室是内部信息沟通的主管部门，负责内部信息的协调和处理。
技质部负责产品法律、法规方面信息的收集、整理，并存档。
3)供销部负责顾客满意方面信息的收集，并提出整改意见，报管理者代表审核后，报公司批准。
4)供销部负责合格供方的信息收集与整理，报厂长审批。
5)生产部负责提供设备和工作环境方面信息。
4管理内容4.1内部信息包括：1) 会议；2)资源需求方面的信息；3)文字信息；4)质量信息；5)内部审核及管理评审方面的信息；4.2外部信息包括：1)法律、法规方面的信息；2)顾客满意方面的信息；3)政府或行业方面的信息。
4.3内部信息沟通的方式：1)每月召开一次会议。
参加人员：经理、管理者代表、技质部长、供销部长、生产部长等。
会议主要内容：本月的生产、质量、完成情况等方面的信息。
针对提出问题，责令责任部门限期整改。
相关部门负责监督检查，必要时将结果报主管领导。
办公室负责《会议记录》。
2)如有资源需求，各部门提出关于《XXX需求的报告》，由各部门部长编制，经理审批后。
报供销部门采购。
3)办公室负责企业内部行政管理文件的起草，报经理审批后办公室负责以企业文件的形式打印，文件原件办公室负责存档。
复印件发放各部门，填写《文件发放回收记录》，内容包括：序号、文件名称、文件编号、分发号、版本、发放部门发放日期、份数、签字等。
4)各车间负责收集半成品质量信息的反馈，并及时整改。
技质部负责收集成品的反馈信息，并反馈至各车间，限期整改。
4.4外部信息的沟通：1)技质部负责相关质量的外来信息收集、沟通。
包括：产品标准、质量法等技术文件。
将收集的信息进行归纳，整理后存档。
2)办公室负责相关的外来信息收集、沟通。
包括：劳动法、安全法、企业法、公司法、消费者权益保护法等法律法规文件。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序简介内外部沟通控制程序是一种用于控制组织内部和外部沟通的程序。
这个程序可以帮助组织管理者控制员工的外部沟通，保护组织的机密信息，同时也可以提高组织内部沟通的效率。
在本文档中，我们将会介绍这个程序的主要功能和使用方法。
主要功能内外部沟通控制程序有以下主要功能：管理外部通信：内外部沟通控制程序可以帮助管理员控制员工的外部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工使用社交媒体，禁止员工发送机密信息等等。
当员工想要进行外部通信时，系统会弹出警示窗口，提醒员工是否需要继续进行外部通信。
记录外部通信：内外部沟通控制程序可以记录所有的外部通信。
管理员可以查看员工的通信记录，以确保员工不会泄露机密信息或者进行其他不当行为。
此外，系统也可以监控员工的外部通信，以及时发现异常情况。
支持内部通信：内外部沟通控制程序可以支持组织内部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工发送垃圾邮件，禁止员工讨论机密信息等等。
此外，系统还可以支持内部邮件、聊天、公告等多种通信方式，以提高组织内部沟通的效率。
安全控制：内外部沟通控制程序可以对组织的通信进行安全控制。
系统可以对外部通信进行传输加密，保护机密信息不被窃取。
同时，系统还可以防止外部黑客攻击，防止绝大部分的网络安全问题。
使用方法管理员可以通过以下步骤使用内外部沟通控制程序：1.下载安装内外部沟通控制程序，根据提示进行安装。
2.进入程序主界面。
在主界面中，管理员可以设置相应的规则，以控制组织内部和外部通信。
3.选择想要控制的通信方式。
系统可以支持邮件、聊天、公告等多种通信方式。
4.设置相应的规则。
管理员可以设置通信规则，如：禁止发送机密信息、禁止发送垃圾邮件等等。
5.应用规则并保存。
管理员可以点击“应用规则”按钮，以应用相应的规则。
6.监控通信记录。
管理员可以随时查看员工的通信记录，以确保员工遵守通信规则。
7.维护系统安全。
管理员应该定期更新系统版本，保证系统的安全性。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序随着公司的发展，各部门之间的沟通变得越来越重要，管理者需要建立一种内外部沟通机制，以控制和监管员工的沟通行为。
在此基础上，我们提出了一种内外部沟通控制程序。
本文将介绍这个程序的设计思路和实现方法。
设计思路内外部沟通控制程序主要分为两部分，即监控和控制。
监控部分用于监控员工的沟通行为，控制部分用于控制员工的沟通行为。
具体设计思路如下：监控部分1.监控工具我们采用了一款专业的网络监控工具，它能够对员工的网络通信进行实时监测。
该工具不仅可以记录员工的通信内容，还能够记录通信的时间、对方IP地址等重要信息。
同时，该工具还能够生成详细的监控报告，为管理者提供数据支持。
2.监控策略为了保护员工的隐私和合理使用公司资源，我们制定了一些监控策略。
具体规定如下：•仅监控公司内部网络通信，不监控员工个人通信。
•仅监控员工工作时间内的网络通信行为。
•不记录员工的账号和密码等个人隐私信息。
3.监控管理为确保监控工作的有效性和合法性，我们建立了一套监控管理机制。
具体包括：•由专业的管理员负责监控工作，确保监控策略的执行。
•对监控数据进行保密处理，仅授权人员才能查看。
•定期对监控工具进行更新和维护，确保监控工具的稳定性。
控制部分1.沟通规定我们制定了明确的沟通规定，对员工的沟通行为进行规范和约束。
具体规定如下：•员工必须使用公司内部通讯工具进行工作通讯。
•禁止在公司内部通讯工具上发送涉及机密信息的内容。
•禁止在公司内部通讯工具上进行与工作无关的聊天和私人通讯。
2.沟通监督为确保规定的执行，我们建立了一套沟通监督机制。
具体包括：•对员工的通讯行为进行定期的抽查和检查。
•对发现违规行为的员工进行严肃的警告和处理，包括开除处分等。
•定期进行沟通规定的宣传和教育，提高员工的规范意识和合法意识。
实现方法内外部沟通控制程序的实现基于公司内部网络通讯工具，如企业微信、钉钉等。
具体实现方法如下：1.安装监控工具管理员在公司内部通讯工具的服务器上安装监控工具，并对监控工具进行设置和配置。
内外信息沟通控制程序
7.2.2.2（潜在）不符合信息的处理详见《纠正和预防措施控制程序》。
7.2.2.3紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅速传递给品质部组织处理，可采用电话、传真等方式紧急沟通。
4.3 管理课负责紧急信息的处理。
5.资历及训练要求
5.1 执行本规程的人员无须事先具备任何特别的资历或接受任何特别的训练。
6.流程图
无
7.内容及要求
7.1信息的分类
7.1.1 外部信息包括：
质量技术监督局、商检局、公证行、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；
政策法规标准类信息，如质量法律、法规、条例、产品标准等；
相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及其投诉等；
其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量改进技术，质量管理等方面的信息。
文件编号
程序文件
版本/次
A0
内外信息沟通控制程序
页码
第2页共3页
7.1.2内部信息包括：
正常信息，如质量方针（目标）的完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；（潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录；其它内部信息（如员工的建议等）
文件编号
程序文件
版
第3页共3页
7.3.1文件控制中心建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈回的信息，按照信息载体的不同（如纸张、磁碟、光碟、胶片等，提供相应适宜的环境分别存放，统一保存，并参照图书分类的方式，进行整理分类， 制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。
XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序
XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序XX公司社会责任管理体系程序文件内外部沟通控制程序编号：SA-012-01-20220203第一条目的为了标准公司对内对外信息沟通, 确保体系的有效运行, 特制定本程序.第二条适用范围本程序适用于公司对内对外有关社会责任的信息沟通的活动.第三条职责1．综合办公室:与内部员工、当地政府、工会和其他外部利益相关方进行社会责任沟通.2．采购部:与供给商和分包商进行社会责任沟通.3．市场部:与顾客进行社会责任沟通.4．社会责任代表:就社会责任沟通提供必要的指导和支持,假设需要,向总经理报告社会责任有关事宜.5．其他各部门/员工代表:支持和配合社会责任对内对外信息沟通.第四条工作程序1. 总那么A. 信息沟通方式可视需要而定, 可以为书面、口头、电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会, 等等.B. 必要时, 对内对外社会责任信息沟通应该保存记录. 如: 《联络单》, 《会议记录》等.C. 一旦收到有关质疑、质询和投诉信息, 应尽快核实质疑或投诉者的身份(包括: 姓名、职位、效劳机构和联络方法等), 查清质疑回投诉的原因.D. 应该及时作出反响, 对质疑或投诉的问题进行解释公司政策和程序, 重大问题应上报总经理, 以期妥善处理质疑或投诉.E. 一旦发现有违反公司政策、法律法规或SA8000标准的事项, 应及时采取补救和纠正行动. 情况严重时, 应该及时报告总经理.F. 信息沟通过程中, 应该注意保护个人隐私和公司商业秘密.G. 假设有员工向外提供公司资料, 应该及时解释公司内部投诉和申诉程序, 不得采取惩罚或歧视性措施.2. 对内信息沟通2.1. 公司社会责任政策、管理体系运行情况, 由社会责任代表和综合办公室及时传到达公司各部门和员工.2.2. 社会责任管理体系运行中产生的信息资料, 应该根据政策和程序要求及时传到达相关部门和人员, 并记录其内容和处理结果.2.3. 员工的咨询、质疑与投诉, 由员工代表或综合办公室收集, 并负责答复.3. 对外信息沟通A. 与供给商和分包商的信息沟通由采购部负责;与顾客的信息沟通由业务部负责;与当地政府、工会和其他外部利益相关者的信息沟通由综合办公室负责.社会责任代表应该对上述沟通提供支持和沟通, 必要时, 向总经理报告.B. 公司任何人收到来自外部有关社会责任的文件、电话、传真或其它信息资料, 应及时转交给上述部门进行处理.C. 当地政府、工会或其它外部利益相关者提出的检查、参观或访问要求, 由社会责任代表与综合办公室进行接待, 并报告总经理.D. 外部利益相关方提出的意见、建议、投诉或质疑, 应由社会责任代表责成相关部门进行调查核实, 并进行处理和回复.处理和回复的结果应该报告总经理.E. 社会责任代表应定期访问本地利益相关方团体, 征求他们的意见和建议, 并公布《SA8000社会责任管理报告》以通报公司实施SA 8000 标准的进展和效果, 提供相关数据和资料, 包括社会责任管理评审和监督活动的结果.F. 如果有合约要求, 社会责任代表应对利益相关方提供合理的资料和获取资料的渠道, 以核实公司是否符合SA8000的要求.假设合约有进一步的要求, 公司应通过采购合同的条款, 要求供给商和分包商提供上述安排和渠道.第五条相关文件《事故、不符合项、补救及纠正行动程序》第六条附件6.1 《联络单》6.2 《会议记录》6.3 《社会责任管理报告》。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序XXX内外部沟通控制程序文件编号：XXX-L-Q-版本：A版页数：共4页编制：审核：批准：发布及执行日期：2016年9月20日一、目的本控制程序的目的是为了运用有效的沟通方式，使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作，为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识，通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
二、范围本控制程序的范围包括公司全体员工、各职能部门以及相关方。
三、职责3.1企业管理部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通联络。
3.2营销中心负责与客户的沟通。
3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
3.4采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。
四、工作程序4.1内部沟通4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。
4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。
4.1.3公司大会。
4.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。
4.1.3.2会议由XXX经理主持，公司全体人员必须参加。
4.1.4主管例会4.1.4.1一般为每月一次。
4.1.4.2会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部门的合理建议。
4.1.4.3主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。
必要时，部门负责人可带与会议相关的本部门员工参加会议。
4.1.4.4会议记录执行情况由企业管理部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。
4.1.5部门会议4.1.5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。
4.1.5.2部门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。
4.1.6班组会议4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。
内外部沟通控制程序
第0页共7页内外部沟通控制程序1、目的:确保质量体系运行过程中，公司与内外部不同层次和职能部门之间，就质量管理体系的过程及其有效性进行沟通。
1.适用范围:适用于公司质量体系内外部信息沟通的控制。
3．职责：3.1办公室负责公司内外行政信息的沟通。
3.2品管部负责内外质量信息(包括顾客投诉的处理)、仪器校验机构信息的沟通.3.3技术部负责对内外技术信息(包括法律法规要求)的沟通.3.4销售负责对顾客信息的沟通.3.5车间负责对供、销部门、技术部信息的承接与反馈。
3.6车间负责，同时与设备制造厂商保持信息沟通。
3.7供应部负责对供应商信息的沟通.4.工作程序;4.1沟通方式;公司内外部沟通方式主要采取以下几种方式：会议、简报、调查表、宣传栏、电话、上网、登报、及拜访等。
4.2沟通的内容:4.2.1内外行政信息;4.2.2内外质量信息(包括顾客投诉的处理)、仪器校验机构信息;4.2.3内外技术信息(包括法律法规要求);4.2.4顾客、供应商信息;4.2.5设备制造厂商保持信息及部门间信息;4.3沟通的频次:4.3.1内外行政信息沟通:4.3.1.1公司管理干部办公例会每周2次.4.3.1.2每年年底办公室调查各部门员工培训需求一次.4.3.1.3保持与当地政府机关的经常联系,及时发布政府的通知及相关决议精神、公司的公告等。
4.3.2内外质量信息(包括顾客投诉的处理)、仪器校验机构信息的沟通:4.3.2.1对内外质量信息的沟通应有及时性.按<检验和实验程序>\<不合格品控制程序>\<纠正与预防措施控制程序>\<内部质量审核控制程序>执行.4.3.2.2仪器校验机构信息的沟通,按《测量和监控装置控制程序》执行。
4.3.3内外技术信息(包括法律法规要求)的沟通:4.3.3.1内外技术信息(包括法律法规要求)的沟通应及时,按<工程变更控制程序>执行.4.3.4顾客、供应商信息的沟通;4.3.4.1顾客、供应商信息的沟通应及时,按<顾客满意度调查控制程序>\<顾客要求管理程序>\<顾客财产管制程序>\<采购管理程序>\<供应商管理程序>执行.4.3.5设备制造厂商保持信息及部门间信息沟通;4.3.5.1与设备制造厂商信息沟通按<设备管理办法>执行.4.3.5.2部门间信息沟通按<生产控制程序>\<制程控制程序>执行.4.4沟通的实施:4.4.1内外行政信息沟通公司每周进行管理干部例行会议,由管理者代表组织,针对公司现有状况进行讨论,提出改善办法.每年年底办公室调查各部门员工培训需求一次,结合公司培训需求,汇总成<年度培训计划>呈管理代表审批.保持与当地政府机关的经常联系,及时发布政府的通知及相关决议精神、公司的公告.积极参加政府机关号召的活动,并将精神传达到公司员工;严格执行公司决定,做好解释与善后工作.4.4.2内外质量信息(包括顾客投诉的处理)、仪器校验机构信息的沟通实施按本文件4.3.2.1~4.3.2.2执行.内外质量信息(包括顾客投诉的处理)沟通实施流程如下:A异常报告时机：A.1当发现制造过程有质量状况异常时,权责人员均应立即通知品管部人员。
内外部管理信息沟通控制程序
内外部管理信息沟通控制程序1.0目的：为实施本公司内部、外部的质量/环境信息的交流，明确交流的内容和渠道，以及时准确地收集、传递、反馈并记录、管理好信息工作，特制定本程序；2.0范围：内部、外部质量信息交流：适用于本公司《质量手册》和《环境质量手册》中组织结构里的各部门；3.0职责和权限：3.1 管理责任者：ISO事务局负责公司对内/外相关信息的传递与处理，负责建立信息库保存和管理相关的信息；3.2实施责任者：各部门课长负责工作范围内信息的传递与交流；4.0 定义4.1内部信息交流：本公司内不同层次、不同部门之间的环境、质量信息的交流；4.2外部信息交流：本公司与外部相关方之间的环境、质量信息交流；5.0作业内容5.1信息的分类5.1.1 外部信息：5.1.1.1 地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；5.1.1.2 政策法规标准类信息如：环境法律法规、条例、产品标准等；5.1.1.3 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、供应商、废物回收方、运输公司、快递公司等；5.1.1.4 其它外部信息如：各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术（客户的最新质量规格要求）环境质量管理等方面的信息；5.1.2 内部信息：5.1.2.1正常信息如：方针、目标、指标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；5.1.2.2（潜在）不符合信息：如体系内部审核的不符合事项；5.1.2.3 紧急信息如：出现火灾、洪涝灾害等情况下的环境信息记录；5.1.2.4 其它内部信息(如员工的建议等)；5.2信息的收集与处理：信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、通讯等方式予以传递；5.2.1外部信息的收集与处理：5.2.1.1 ISO事务局负责地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测检查结果及反馈信息的收集，由ISO事务局传递到公司相关部门；当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理；5.2.1.2 政策法规、标准类的资料信息由管理部等各相关部门负责收集，更新整理交ISO事务局保存，详见《文件控制程序》；5.2.1.3管理部、营业部、采购课负责与工程合同方、物料供应商、废物回收方、运输公司等进行信息沟通，对其环境施加影响；营业部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求。
内外部信息沟通控制程序
文件制修订记录1目的:确保与生产与食品安全等信息在公司内部能够及时得到充分沟通和HACCP小组及时获取这方面的信息,避免产品安全与质量问题的发生或产生食品安全隐患，同时确保各部门之间信息的及时、有效传递。
2适用范围适用于公司内外部的信息沟通管理。
3职责3.1贸易部负责收集顾客以及销售其他来源反馈的有关产品安全的信息。
3.2采购部负责收集整理供应商反馈的产品安全的信息。
3.3质检部3.3.1负责从国家政府部门或协会收集获取有产品安全方面的信息。
3.3.2负责定期从网络上查找有关产品安全方面的信息。
3.3.3负责统筹内外部信息的传递、处理，并做好相关信息的汇总、保存工作。
3.4HACCP小组组长3.4.1负责组织对各方反馈回来的产品安全方面的信息进行讨论分析。
3.4.2负责将讨论分析结果的反馈到各相关方。
3.4.3负责组织讨论公司内部外部环境变化可能或能够引起产品安全问题的信息。
3.5行政部负责监督处理公司内部员工反映的问题。
3.6各部门负责工作范围内信息的传递和收集。
4程序4.1信息的分类4.1.1外部信息（1）检验检疫局、产品检查机构、质量技术监督局、认证机构等检查或检测的结果及反馈的信息。
（2）市场动态。
（3）相关方反馈的信息及其投诉，相关方指顾客、供应商、运输公司、媒体等。
（4）国内外政策法规、标准类信息，如法律、法规、条例、标准等。
（5）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关食品安全等方面的信息。
4.1.2内部信息（1）内部日常信息，指正常情况下的各类信息，包括各类变更。
（2）内部异常突发信息，指活动中发生偏差的信息，如不符合信息。
（3）紧急信息，如火灾、伤亡、食品召回等紧急情况。
（4）其他内部信息（员工建议等）。
4.2信息收集4.2.1外部信息的收集与来源（1）贸易部负责将顾客反馈回来以及从销售上收集到有关涉及到本公司产品安全方面的信息进行整理,填写《工作联络单》并反馈到HACCP组长。
公司内外部信息沟通控制程序
公司内外部信息沟通控制程序1 目的：通过企业各部门、车间的沟通和对外与顾客、供方的沟通，有效地进行信息管理，以测量顾客的满意度、寻求改进的机会，确保质量体系的管理，促进各职能部门、不同层次之间以及本公司与外部相关方之间的信息交流，就管理体系的运作及其有效性进行沟通。
2 适用范围：适用于公司内部的信息传递与处理，以及公司与外部相关方的信息交流。
3 职责：3.1 全质办负责管理评审质量管理体系审核方面信息的沟通,并对沟通效果进行验证。
3.2 各部门负责本部门内部及外部相关部门以及与相关方之间有关质量等方面的信息交流。
4 工作程序：4.1 信息分类4.1.1 外部信息a．适用于公司活动、产品或服务中的质量、安全的法律、法规、国家标准；b．有关部门对产品质量绩效的监测和检查信息；d．其它有关信息，如质量技术信息，员工参与、协商的计划信息。
4.1.2 内部信息a．质量管理体系文件。
b．体系正常运行产生的信息，如方针、目标、指标、检验监测记录等。
c．不符合信息，如内审、管理评审及第三方认证的不符合报告；d．紧急状态信息，如爆炸、火灾、剧毒物质泄漏、油品泄漏及异常天气等情况；e．其它内部信息，如员工的意见或建议等。
4.2 信息的收集和沟通各职能部门收集的信息，要进行整理，要运用数据进行归纳、分析，并采用书面、分析会、布告等方式传递或沟通。
4.2.1 外部信息的收集和沟通：4.2.1.1 综合办公室负责建立法律、法规获取渠道，及时获取公司适用的法律、法规，同时负责整理各种外来文件、政策、法规、条例、标准等信息，根据需要，经管理者代表批准按《文件控制程序》传递到有关职能部门。
按规定向市、区相关部门上报统计资料，并负责收集相关部门反馈信息。
4.2.1.2 全质办负责认证机构以及管理体系审核、监督、检查结果以及反馈信息的收集，负责质量技术监督部门、行业主管部门等对产品质量检验、检查结果反馈信息的收集、整理及审核，经主管副总经理审核，传递到相关单位。
05.01内外部沟通与信息交流控制程序
内、外部沟通和信息交流控制程序1 目的和范围1.1 目的为增进理解，建立内外部沟通和信息交流网络，及时传递、处理有关环境、职业健康安全和质量管理方面的信息。
加强公司员工和相关方的信息沟通和协商，以提高员工参与实现管理目标的能动性和工作效率，促进相关方的参与和满意，进而提高管理体系的有效性，特制定本程序。
1.2范围1.2.1公司内部的沟通与协商，信息交流：包括管理者、员工、职能部门之间的信息交流。
1.2.2 公司与相关方的沟通：包括与供方、顾客、上级单位、行业管理部门等的沟通和信息交流。
2相关文件下列标准包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
《纠正和预防措施控制程序》MP08.06—20073 工作流程：注：△为主要监视测量点4 资源需求通讯工具、办公用品、基础设施等。
5 职责5.1 公司总经理负责信息交流和内、外部沟通的协调工作。
5.2总经理办公室确保在公司内部和外部建立适当的信息交流和沟通过程，并确保对管理体系的有效性进行沟通。
5.3工程管理一部负责质量、环境、职业健康安全管理方面的内外部信息交流与沟通管理。
5.4 工程管理二部负责建立与供方的沟通渠道。
5.5 市场经营部负责建立与顾客的沟通渠道。
5.6 工会、总经理办公室负责建立与员工的沟通渠道。
5.7 公司各职能部门、分公司、项目部负责信息的收集、传递、执行、反馈。
5.8分公司、项目部负责与业主、监理和社区建立有效的联系方式，收集来自社区居民的相关要求信息。
5.9 紧急状态下的信息沟通由收到或产生单位直接传递公司主管领导或政府部门。
5.10 重大信息在处置前应先向各分管领导征求拟办意见。
6 工作程序6.1 信息交流和沟通的内容信息交流分为外部信息交流和内部信息沟通。
6.1.1 外部信息交流的主要内容有：a) 市场经营相关方信息以及产品信息；b) 顾客要求、投诉、相关方关注的信息、事故报告等；c) 方针、目标通告相关方；d) 法律、法规、标准，有关规定及其更改信息的获取；e) 管理体系监视与测量、认证与监督检查的信息；f) 来自上级主管部门、行业的信息；g) 其它外部信息。
内外部沟通控制程序
会议
同检讨。
8.1 可 分 别 依 “ 呈 报 ” 或 “ 会 签 ” 等
8
联络
形式或将交办事项知会相关部门
相关人员周知时使用。
文件类别 文件名称
程序文件 内外部沟通控制程序
文件编号 KCDGP004F 本页生效日 2005/08/01
页次 3
②外部沟通程序
NO
流程
接上页
外部关注 信息交流 1
2
外部信息的处理
核准
文件类别
程序文件
文件编号 KCDGP004F
页次
文件名称
内外部沟通控制程序
本页生效日 2005/08/01
2
一、适用范围：
本公司内部 ISO9001 和 ISO14001 品质/环境管理系统有关品质/环境/管理体系之信息交流及
外部与品质/环境因素相关之政府机构、社会团体、环保组织、行业协会、周边环境、客户、
2.5 事故或紧急情况时的通报按“紧急 状况准备与应变程序”实施。
3.1 外部信息接收后，由窗口部门拟定 “环境管理外部关注事项处理单” 将信息主题内容予以记录并附相关 资料，交部门主管承认。
“环境管 理外部关 注事项处 理单”
4.1 依问题性质予以检讨和承认并拟 定措施。
5.1 依需要使相关部门予以了解时参 考
环境体系运作文件
内外部沟通控制程序
制定单位: 行政部 文件编号: KCDGP004F 版 本: V.A 制定日期: 2005.08.01
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程序文件 内外部沟通控制程序
文件编号 KCDGP004F 本页生效日 2005/08/01
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对外对内信息沟通交流控制程序规定
对外对内信息沟通交流控制程序规定在现代企业中，信息沟通交流是一个重要的方面。
它涉及到企业内部和外部的信息流通，例如企业内部员工之间的沟通、跨部门沟通、与客户之间的沟通等。
信息沟通交流的重要性不言而喻，因为它影响着企业的生产效率和利润。
因此，在企业建立一套信息沟通交流控制程序是至关重要的。
下面是一份对外对内信息沟通交流控制程序的规定：一、内部沟通交流控制程序1. 建立有效的沟通渠道：企业应为员工建立内部沟通渠道，包括公司内部邮件系统、企业社交网络、在线聊天等。
2. 沟通会议：企业应定期召开会议与员工沟通交流，知晓他们的想法、需求和疑虑。
3. 沟通培训：企业应定期为员工提供有效沟通培训，以提高他们的沟通技能、提高员工间间的沟通效率。
4. 沟通记录：企业应在企业内部通讯系统中建立沟通记录，以避免交流信息被遗漏。
5. 沟通反馈：企业应建立一个能够收集员工反馈和建议的系统，以便及时了解员工的意见和想法，并能够作出必要的调整。
二、外部沟通交流控制程序1. 建立专门的团队：企业应建立一个有经验的沟通团队，负责处理与客户、供应商、合作伙伴之间的沟通，以达到沟通交流的快速和高效。
2. 严格控制对外沟通范围：企业应确保仅有经过授权的公司代表与客户进行沟通，以避免内部信息泄漏。
3. 统一对外口径：企业应通过组织专业培训和资源共享，确保企业代表以相同的文化背景和专业知识参与客户沟通交流，以确保团队协作性和客户服务的高效。
4. 面对面的沟通：在数字化时代，贴近客户的面对面沟通交流变得更加重要。
企业应研究并分析客户的需求，介绍企业的产品和服务。
5. 沟通反馈：企业应建立回馈通道，定期向客户发送评估调查问卷，以获取客户关于产品或服务方面的反馈。
以上是一份关于对外对内信息沟通交流控制程序规定的建议。
企业可以根据自身实际情况对程序进行个性化的调整和改进。
不论使用何种程序，这些规定都应该成为企业日常工作中必不可少的工具，以确保企业内部和外部的沟通交流顺畅、高效和透明。
信息沟通与交流控制程序
信息沟通与交流控制程序1.目的建立有效的信息沟通与交流机制, 确保员工充分参与质量、环境、职业健康安全事务的沟通与管理, 确保及时、准确地收集、传递及处理有关的信息, 保障本组织管理体系运行过程中信息资源的有效利用。
2.适用范围本程序适用于本组织内部信息的沟通、外部各方的信息交流, 以及本组织内职业安全健康的内部协商。
3.职责3.1 品质部负责内部各部门间质量信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关质量要求信息的接收与处理。
并检查相关部门内外部质量信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。
3.2 生产部负责内部职业健康安全信息的收集、传递、处理, 并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。
3.3 人力资源部负责内部各部门间环境信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关环境要求信息的接收与处理。
并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。
3.4 人力资源部负责组织职工代表、女工代表参与本组织有关职业健康安全方针、目标、制度、风险辨识结果的评审、监督等工作及外部相关方职业健康安全要求的接收、处理。
3.5 市场部负责就合同签订前期、履行中有关招投标、合同相关事宜以及合同履行后的售后服务工作与顾客进行沟通与交流；3.6 各部门负责与本部门有关的各类信息的接收、传递、处理、反馈, 信息传递要及时、准确。
4.信息交流工作程序4.1 信息内容: 包括内部信息、外部信息。
4.1.1 内部信息:a）质量、环境、职业健康安全管理体系方针传达至全体员工；b）目标、指标和环境、职业健康安全管理方案的细化和指令的传达；c）适用的法律、法规与其他要求信息；d）运行控制信息, 包括产品质量、环保、职业健康安全方面；e）职责和权限的信息；f）内部的培训信息；g）不符合与纠正措施的信息；h）内审及管理评审信息。
06内外部沟通与信息交流控制程序
06内外部沟通与信息交流控制程序编制：审核：批准：1.目的：为及时、准确地收集、传递与反馈有关信息，做好信息的管理，确保三合一管理体系的有效运行，特制定本程序。
2.范围：适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方面的信息交流。
3.职责：3.1总裁办/总经办负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理；3.2各部门负责对应相关方信息的收集、对工作范围内的信息进行传递与交流；3.3企划部负责紧急信息的处理。
4.程序：4.1信息包括外部信息和内部信息。
4.1.1外部信息包括：a.地方监测站、环保局、政府机构、技术监督局、消防部门、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；b.政策、法规等标准类信息，如环境法规、产品标准等；c.相关方反馈的信息及其投诉等；相关方指：顾客、采购合同方、服务分包方、废物收购方、运输公司、周边社区等。
d.其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关部门环境技术、安全技术等方面的信息。
4.1.2内部信息包括：a.正常信息，如方针、目标和指标、检验监测记录，内部审核与管理评审报告，以及体系正常运转时的其他记录等。
b.（潜在的）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，检测不合格报告，纠正和预防措施处理单等。
c.紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的信息与记录。
d.其他内部信息，如员工的建议等。
4.2信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备，通讯等方式予以传递。
4.2.1外部信息的收集与处理a.总裁办/总经办负责地方监测站、环保局、质量技术监督局、政府机构、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，传递到公司相关部门；当检测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正与预防措施控制程序》的要求进行处理。
b.政策法规、标准类的资料信息由总裁办负责收集、更新、整理、保存和传递，总经办协助进行管理。
详见《文件和资料控制程序》c. 公司各部门分别负责与服务合同方、废物收购方、顾客等相关方进行信息沟通，对其质量、环境、职业健康安全行为施加影响；市场部门负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对来自上述相关方投诉的处理，详见《纠正与预防措施控制程序》，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复，上述相关方反馈的其他信息可由对应部门以“信息联络处理单”的形式传递给总裁办/总经办组织处理。
内外部信息沟通控制程序
3.1.1管理代表负责统筹公司对内、外重大、紧急相关信息的传递与处理。
3.1.2品证负责统筹公司对内、外相关信息的传递与处理。
3.1.3品证负责建立信息库，保存和管理相关的信息。
3.1.4各部门负责工作范围内对应相关的环境和环境信息的收集、传递与交流。
3.1.5各部门负责一般信息的传递与处理。
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DWC-EP-006
版次
A1
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盘、光碟等），提供适宜的环境分别存放，统一保管；并参照图书分类的方式，进行分类整理，制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。
5.3.2品证和管理代表根据合同评审设计开发资材生产监测和测量等不同过程的需要，根据各部门所需信息相应的拷贝，各部门也可根据索引，在品证调阅所需的信息，品证负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析、寻找体系持续改进的机会。
6.3《记录控制程序》………………………………………………DWC-PF-005
6.4《应急准备和响应控制程序》…………………………………DWC-EP-011
6.5《SONY信息传递管理规定》………………………………DWC- -122-01
6.6《SONY信息公司内部管理规定》…………………………DWC-122-02
532532532品证和管理代表根据合同评审设计开发资材生产监测和测量等不同过程的需要根据各部门所需信品证和管理代表根据合同评审设计开发资材生产监测和测量等不同过程的需要根据各部门所需信品证和管理代表根据合同评审设计开发资材生产监测和测量等不同过程的需要根据各部门所需信息相应的拷贝各部门也可根据索引在品证调阅所需的信息品证负责组织各部门对上述各类信息进息相应的拷贝各部门也可根据索引在品证调阅所需的信息品证负责组织各部门对上述各类信息进息相应的拷贝各部门也可根据索引在品证调阅所需的信息品证负责组织各部门对上述各类信息进行归纳分析寻找体系持续改进的机会
2、内外部沟通控制程序
xxxx有限公司内外部沟通控制程序编号：受控状态：分发号：编制：审核：批准：发布日期：2016年2月28日实施日期：2016年3月1日1 目的根据规范要求，确保在公司内建立适当的沟通过程，并确保对质量管理体系的有效性进行内部沟通，并确定和实施与外部组织包括顾客进行沟通的过程，以确保在履行合同和产品实现中，要求得到理解、沟通、实施和保持。
2 适用范围适用于本公司内部质量管理体系的沟通，以及外部过程销售中和顾客的沟通。
3 名词术语本程序引用术语为ISO9000：2005、API Q1 2013标准中术语4 职责4.1总经理批准公司的质量方针，并在公司内贯彻执行。
4.2 管理者代表在组织内相关职能和层次上，对满足顾客要求、法律法规以及其他适当要求的重要性进行沟通；4.3管理者代表在组织内相关层次和职能上对数据分析的结果进行沟通。
4.4 研发部负责与相关方认证和咨询机构进行沟通。
4.5供应处负责与供方质量进行沟通。
4.6 销售处负责对外部组织包括顾客进行沟通，确保合同的履行，以及对顾客的满意情况进行了解。
5 程序：5.1内部沟通5.1.1公司通过经理办公会、调度会、生产经营分析会、月品种质量例会等形式传达顾客的、法定的和其它适用的要求的重要性和数据分析的结果开展内部沟通；5.1.2员工交流：公司通过绩效面谈、信息平台发布公告、内部设立意见箱、电子邮箱及提案系统等方式，给员工提供信息交流的条件。
员工的合理化建议，必要时可向全公司公示。
对有些不公开的建议，应做到保密或不予公开。
公司每年定期对优秀建议进行表彰。
5.1.3 内部审核：研发部每年至少一次进行内部审核，以发现体系运行过程中出现的问题，并与责任单位进行沟通。
5.2外部沟通5.2.1研发部负责同咨询机构、认证机构的沟通；5.2.2销售处负责与顾客的沟通。
销售处负责在每次销售合同签约前的沟通，以及签约后的合同进行变更，应及时向客户进行沟通，得到解决。
对顾客的投诉和抱怨，销售处应及时告知客户解决问题的进度和效果。
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6.4《应急准备和响应控制程序》…………………………………DWC-EP-011
6.5《SONY信息传递管理规定》………………………………DWC- -122-01
6.6《SONY信息公司内部管理规定》…………………………DWC-122-02
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内外部信息沟通控制程序
品证
1目的：为了及时准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。
2范围：适用于公司内部环境和环境信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。
5.2.2外部信息的收集与处理
5.2.2.1品证课/总务课负责地方检测站、环保局、环境技术监督局、认证机构等监测、检查的结果或反馈的信息收集，并由品证传递到相关部门，当监测或检查结果时，依照《不符合、纠正与预防措施控制程序》的要求进行处理。
5.2.2.2政策法规标准类的信息由各部门负责收集、更新、整理，交品证依照《文件和资料控制程序》保存。
7使用表单
7.1《不合格及纠正报告》…………………………………………PF-006-05-A
7.2《记录一览表》…………………………………………………FM-005-01-A
8附件
无。
5.2.2.3各部门直接从外部获取的其他信息，如生产技术、环境工程技术、环境管理信息等，在一周内反馈到品证，品证课负责分类整理经管理代表核准后依据需要传递到相关部门。
5.2.3内部信息的收集与处理
5.2.3.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；品证与管理代表按照相应的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。
5. 1.2.2潜在不合格现象，如体系内部审核的《不合格及纠正报告》等。
5. 1.2.3紧急信息，如出现环境事故、火灾、化学危险品泄漏等情况下的信息与记录。
5. 1.2.4其他内部信息，如员工的建议等。
5.2信息的收集与处理
5.2.1信息可采用书面文件记录讨论交流信息电子媒体信息声像设备信息通讯信息等方式予以传递。
5.4对体系运行过程中各类记录的控制依《记录控制程序》，环境记录的保存期限及保存部门依《记录一览表》。
5.5各部门健全收发文制度，对接收、传递的信息予以记录。
6引用文件
6.1《不符合、纠正与预防措施控制程序》………………………DWC-EP-013
6.2《文件和资料控制程序》………………………………………DWC-PF-003
3权责
3.1.1管理代表负责统筹公司对内、外重大、紧急相关信息的传递与处理。
3.1.2品证负责统筹公司对内、外相关信息的传递与处理。
3.1.3品证负责建立信息库，保存和管理相关的信息。
3.1.4各部门负责工作范围内对应相关的环境和环境信息的收集、传递与交流。
3.1.5各部门负责一般信息的传递与处理。
4定义：无
5作业内容
5.1信息的分类
5.1.1外部信息
5.1.1.1客户的环境投诉与公司内的环境信息、地方检测站、环保局、环境技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息。
5.1.1.2政策法规标准类信息，ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ环境法律法规、条例、产品标准等。
5.1.1.3相关方反馈的信息及投诉等，相关方如客户，供方、社区、居民、外包方等。
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A1
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盘、光碟等），提供适宜的环境分别存放，统一保管；并参照图书分类的方式，进行分类整理，制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。
5.3.2品证和管理代表根据合同评审设计开发资材生产监测和测量等不同过程的需要，根据各部门所需信息相应的拷贝，各部门也可根据索引，在品证调阅所需的信息，品证负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析、寻找体系持续改进的机会。
5.2.3.2潜在不合格的处理依《不合格、纠正与预防措施控制程序》。
5.2.3.3紧急环境信息由发现部门迅速传递给总务，程序依《应急准备和响应控制程序》。、
5.2.2.4其他内部信息的处理：提供者应及时反馈给总务或管理代表进行处理。
5.3信息库的建立和应用
5.3.1品证和管理代表建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈的信息，按照信息载体的不同（如：纸张、磁
5.1.1.4本公司与客户SONY的信息沟通依《SONY信息传递管理规定》和《SONY信息公司内部管理规定》进行。
5.1.1.5其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境要求环境管理等方面的信息。
5.1.2内部信息
5.1.2.1正常信息，如方针、目标、指标、检验、监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行的其他记录等。