关于进一步规范公司公文处理工作的通知

关于规范公司公文处理工作的通知各部门、子公司：根据《国家行政机关公文格式》、《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》的有关规定，为使公司各部门、子公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据工作需要，对公文处理工作作如下规范通知。

一、公文的种类在日常工作中公司涉及的主要有请示、报告、决定、批复、通知、通报、意见、函、会议纪要等9种。

为了便于大家在工作中准确地使用公文种类，现将9种公文的适用范围介绍如下：（一）请示：适用于向上级机构请示指示、批准。

（二）报告：适用于向上级机关或管理部门汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（三）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消机关不适当的决定事项。

（四）批复：适用于上级答复下级的请示事项。

（五）通知：适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达建议下级办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

“意见”可用于上行文、下行文和平行文。

此类公文主要针对上级机关或管理部门、公司下属各部门或子公司、公司投资的其他股份制企业等来文咨询意见的回复。

（八）函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

其他专用公文有：项目申报、情况汇报、协议书、合同书、各种工作报告、请谏、贺词、启事等。

在工作中涉及使用其余公文种类时，可上网查询《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》了解其主要适用范围。

二、公文的格式公文的格式具体按照《国家行政机关公文格式》要求办理，以下主要介绍公文组成部分的主要内容：（一）发文机关标识：应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文主办机关排列在前。

除各子公司自行行文外，我公司发文机构标识为：“贵州盘县盘兴能源开发投资有限公司文件”；各子公司行文的发文机关标识为：“XX公司文件”。

（二）发文字号：包括公司代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机构发文字号。

公司各部门发文字号一般性规定如下：1. 行政部：主要草拟对外行文和公司口径对下行文。

（1）请示：盘兴能投司请〔20xx〕xx号；（2）报告：盘兴能投司报〔20xx〕xx号；（3）决定：盘兴能投司决〔20xx〕xx号；（4）批复：盘兴能投司复〔20xx〕xx号；（5）通知：盘兴能投司通〔20xx〕xx号；（6）通报：盘兴能投司通报〔20xx〕xx号；（7）意见：盘兴能投司意见〔20xx〕xx号；（8）函：盘兴能投司函〔20xx〕xx号；盘兴能投司复函〔20xx〕xx号；（9）会议纪要：行政部组织的公司主要会议有总经理办公会、部门经理办公会议和各类行政专题会议的会议纪要。

发文字号如下：总经理办公会：盘兴能投司总办会纪〔20xx〕xx号；部门经理办公会议：盘兴能投司部办会纪〔20xx〕xx号；专题会议纪要：按照主办部门的不同，行文发文字号有所差别，一般按部门名称缩写后参照以下格式拟写发文字号：行政部主办：盘兴能投司行政专纪〔20xx〕xx号；工会主办：盘兴能投司工会专纪〔20xx〕xx号；党支部主办：盘兴能投司党支专纪〔20xx〕xx号；人力资源部主办：盘兴能投司人资专纪〔20xx〕xx号；……2. 人力资源部：主要草拟人事管理相关的上、下行文。

（1）请示：盘兴能投司人资请〔20xx〕xx号；（2）报告：盘兴能投司人资报〔20xx〕xx号；（3）决定：盘兴能投司人资决〔20xx〕xx号；（4）批复：盘兴能投司人资复〔20xx〕xx号；（5）通知：一般地，涉及人力资源管理的各种人事任免、调动等的通知，按照行文主题拟写发文字号，如盘兴能投司任免〔20xx〕xx号，盘兴能投司人调〔20xx〕xx号；其他日常事务性通知涉及发文字号的，可通用盘兴能投司人资通〔20xx〕xx号；（6）通报：盘兴能投司人资通报〔20xx〕xx号；（7）意见：盘兴能投司人资意见〔20xx〕xx号；（8）函：盘兴能投司人资函〔20xx〕xx号；盘兴能投司人资复函〔20xx〕xx号；（9）会议纪要：人力资源部涉及的会议纪要主要为人事管理专题的会议纪要和部门内部会议的会议记录等。

人事管理专题的发文字号一般为：盘兴能投司人资专会纪〔20xx〕xx号；3. 其他各部门行文，不涉及以公司名义行文的一般性事务公文的行文，如信息、资料收集的通知、工作报告和其他日常事务行文等的发文机构标识可以省略。

（三）上行文应当注明签发人或会签人姓名。

“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（附注的位置在成文日期和印章之下，版记之上）（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，可标明发文机构。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

示例：关于印发《XX文件》的通知；关于XXX的通知；关于XXX 等同志工作调动（任免）的通知等。

（五）公文中如有附件，应当注明附件顺序和名称，附件后不适用标点符号。

（六）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（七）公文应当标注主题词。

上行文按照上级机构的建议标注主题词。

三、行文规则结合公司实际，作如下5个方面规定：（一）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，除重大紧急情况外，一般不得越级请示和报告。

（二）向下级机构或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机构。

（三）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机构，需要同时送其他机构（部门、子公司）的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机构。

“报告”不得夹带请示事项。

（四）除公司党委、总经理室直接交办的事项或特殊情况外，不得以部门名义向对外单位报送“请示”、“意见”和“报告”。

凡对外或上级行政和业务主管部门呈报的上行文，均应以公司名义正式行文后才可上报。

行文的内容由主办部门拟写完成后，交行政部以正式公文的形式成文，交由行文主办部门递交相关机构和单位。

各部门、子公司向公司总经理室、党支部递交的“请示”、“意见”和“报告”等，经各部门、子公司负责人签署办理意见后上报，行文格式按第二项的规定执行。

（五）行文注意事项：可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量；减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和扯皮；行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担；不准越级行文。

四、收发文办理在《贵州省国家行政机关公文处理实施细则》中明确了14条收发文的内容，结合我公司实际，对发文处理程序和收文处理办法作如下规定：（一）行文处理程序1. 公司对外行文处理程序：（1）拟稿。

由具体承办人员起草，并由行文部门或子公司负责人审核。

草拟公文应当做到：符合国家的法律、法规及其他有关规定；情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确；文种应当根据行文目的、发文机构的职权和与主送机构的关系确定；引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日；结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”（注意1后用“.”而不是“、”），第四层为“（1）”；使用国家法定的计量单位；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（2）核稿。

由具体承办人员根据各部门、子公司负责人审核意见进行修改，送行政部把文字关，拟稿完毕后填写发文稿，一并送公司分管领导审核，发文稿必须规范填写。

（3）签发。

①向上级行政和业务主管部门呈报的上行文，主要包括请示、报告、意见等，按“请示”、“报告”、“意见”的行文标准由公司党委、总经理室按分管职权签发。

需要联合行文的必须由公司党委、总经理室主要领导按分管职权签发，特殊情况可经电话请示公司党委、总经理室主要领导同意后先行印发，事后及时完善签发程序。

②对外单位或企业的平行文，主要包括通报、函（复函）、意见等，核稿完成后，由党委、总经理室成员按分管职权签发。

③公司对各部门、子公司或各部门、子公司对下级营业单位的下行文，主要包括决定、批复、通知、通报、会纪纪要等，由公司党委、总经理室主要领导按分管职权签发。

④有关领导审核签发，要明确签署意见、姓名、日期。

（4）编号。

以公司名义签发的各类公文，由公司行政部按照发文稿审核规范后，由专人统一编排发文字号。

以部门、子公司名义发文的，按照公文的格式的规定，编排发文字号（如房地产开发公司下发的通知：盘兴能源房开通〔20xx〕xx号）。

（5）缮印、校对。

所有以公司名义起草的文件、汇报材料由相关部门、子公司安排本部门、子公司人员负责文字输入、规范编辑排版、校对、印刷、装订，送公司行政部缮印；重要文件必须经多人两次以上校对；急件应立即处理；保密件应由专人打印；打印后的校样、废纸等应妥善处理。

以部门、子公司名义起草的文件、汇报材料由相关部门、子公司安排本部门、子公司人员负责文字输入、规范编辑排版、校对、印刷、装订、缮印；（6）盖章、发文登记。

以公司名义发文的，行文部门缮制完成后，由行政部专人负责在校对完毕无误、规范的文件上统一盖印，并做好发文登记。

以部门、子公司名义发文的，由相关部门、子公司人员校对完毕无误、规范的文件上统一盖印，并做好发文登记。

（7）封发、留存归档。

文件签发后，存档工作由各相关部门、子公司的档案管理人员负责存档管理。

2. 对内行文处理程序：参照对外行文处理程序执行。

3. 汇报材料、项目申报：综合性、业务性总结及汇报材料、项目申报由相关部门、子公司负责起草校核，报公司党委、总经理室审核（审批）或提交公司总经理办公会讨论后上报。

（二）收文处理办法1. 签收、登记。

一切外来信件、电报、传真，统一由行政部专人签收，在收件登记簿上填写登记；写明各部门或个人收启的分送单位。

2．拟办、批办。

公司行政部根据公文性质、建议，确定具体阅办和阅批对象，填写公文处理笺并根据领导分工提出拟办意见后，送公司相关领导签批，急件必须在规定时间内送达或联系领导。

3. 分发。

公司行政部按公司领导的批办意见，作好登记后，分发传阅文件，将文件交分管领导、承办部门、子公司及承办人，作好文件去向登记。

4. 传阅、承办。

对传阅性文件，有关领导、部门、子公司要及时传阅，不得压文延误时间；承办人或承办部门、子公司必须按照主要领导、分管领导批示建议，及时办理，并签署姓名、时间或拟办意见。

需要报送的材料必须提前2－3天报分管领导，分管领导必须提前2天送主要领导，如需上会研究的按上会时间建议办理。

5. 催办、结办。

公司行政部必须按领导批示对承办部门、子公司及人员进行催办督办。

文件传递完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办，行政部文件管理人员汇总处理意见，妥善保管。