公司员工档案如何管理

公司员工档案如何管理

制造型企业，员工算不上多，但也有几百人，尤其是一线员工，占了大多数，数量多，且流动性大。xx年盘点：人员离职率全年高达55%。第一次看到这个数字的时候大吃了一惊然后经理默默地说，去年比这个数还高。看了一下，只一线生产员工xx年全年入职将近600人，离职也600多人...这样高离职率的情况下，人员档案其实是比较常用到的一个东西，入职一批新员工、新员工分岗后、人员离职、人员调职...都需要对人员档案进行调整。这需要人有足够的细心，也能够充分锻炼一个人的细心。具体做起来，每个人都有每个人不同的做法。公司员工档案如何管理？跟着一起去看看吧！

员工档案，随着信息时代的到来，可以分为电子档案和纸质档案两种。纸质档案，最少应该包括这么几项东西：员工入职信息登记表、员工入职须知、以及员工身份证复印件、体检表，如果有条件的还应该包括员工学位证、学历证复印件，以及其他证书复印件等等。后期，员工在工作期间有什么证书的获得等等，也可以将其复印件加到其档案里。对于一线员工来说，一般只需要几项最基本的东西即可。电子档案，其实是对员工信息的一个电子化管理，每个公司都有自己的设定，我们公司的设定包括这么几类：1、部门（车间）、岗位/

职务、工号、上级主管等公司类信息，2、姓名、性别、民族、身份证号、年龄、地址、联系方式等个人基本信息；3、教育经历、工作经历等个人经历信息，4、入职时间、离职时间等人事管理类信息。

具体的操作，主要包括这么几方面：

首先，关于电子档案的管理：

1、每年度会做一个年度总结，把截至本年度年底的在职人员，以及离职人员信息保留，并且做备份，存档；

2、每周（主要是一线员工）新入职员工入职后，及时录入人员信息；新员工培训结束分岗后，及时更新人员信息；人员离职后，及时更新档案信息；

3、每月，根据本月入职人员信息，以及离职人员信息，核对档案信息，确保档案的准确。

其次，关于纸质档案的管理：

1、分部门、分车间、分班组保存人员纸质档案；

2、按入职时间顺序对人员档案进行；

3、每年度，结合电子档案信息，对人员信息进行梳理，纸质档案，确保离职人员剔除，在职人员档案完好；

4、以季度为单位，将新员工档案加入档案袋或档案盒中，同时将离职人员档案剔除。

5、以年度或者半年度为单位，对人员进行梳理，制定人员档案明细，粘贴于档案袋或者档案盒表面，方便人员查找。

其实，人员档案，就是你自己要找谁的时候能够最快的找到，别人要找谁的时候也能够尽快的找到，这样就可以了。电子档案，除了正规的明确的人员信息档案文件之外，还有许多记录人员信息的电子文稿，可以作为辅助工具，比如，员工生日统计表（针对有员工生日福利的企业）、员工工号信息（新员工入职之后编撰）等等。

管理员工档案，尤其是人员流动率比较大的情况下，除了以上说的一些具体操作，最重要的就是细心，第二重要的还有记忆力。细心，之前就单独拿出来说过了。记忆力，并不要求你记住公司里的每一个人，但是在人数不算太多的情况下，要尽量能够记住每一个经过你手办理入职的人，至少记住每个领导，然后知道每个人在哪个部门。比如，这个月谁离职了，要能够在不查看任何东西的情况吧，把他的档案剔除出来。这样，在管理人员档案时，才能够做到得心应手。