九段秘书工作法 荣玲
九段秘书工作法
九段秘书工作法-标准化文件发布号：（9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII九段秘书工作法一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗音响、空调是否正常白板、笔、纸、本是否充分在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗五段秘书的做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么议题是什么议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考。
提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。
七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
要求他们按照执行。
八段秘书的做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督，检查执行人的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书工作法
保持专注和自律
九段秘书在工作中保持高度的专 注和自律，避免被外界干扰或诱 惑分散注意力，从而提高工作效 率。
THANKS
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九段秘书工作法
汇报人：XX 2024-01-23
目 录
• 九段秘书概述 • 一段秘书：发通知 • 二段秘书：抓落实 • 三段秘书：重检查 • 四段秘书：勤准备
目 录
• 五段秘书：细准备 • 六段秘书：做记录 • 七段秘书：发纪要 • 八段秘书：定责任 • 九段秘书：做流程
01
九段秘书概述
定义与特点
处理突发事件
制定应急预案
针对可能出现的突发事件，如设备故障、场地问题等，制 定相应的应急预案，确保在出现问题时能够迅速解决。
及时沟通和处理
在出现突发事件时，及时与相关人员进行沟通，了解具体 情况并尽快采取措施进行处理，确保会议的顺利进行。
记录和总结
在会议结束后，对出现的突发事件进行记录和总结，分析 原因并提出改进措施，为今后的会议策划和执行提供经验 和借鉴。
对于重要且紧急的纪要，应立即通过电话或其他 快捷方式通知相关人员，确保信息及时传达。
对于一般性的纪要，可以通过邮件或短信等方式 进行发送，同时提醒相关人员查收。
跟踪纪要落实情况
在发送纪要后，及时跟踪纪要 的落实情况，确保各项任务得
到有效执行。
对于未能及时落实的任务， 应主动与相关人员沟通，了 解原因并协助解决问题。
定义
九段秘书工作法是一种高效、系 统、专业的工作方法，旨在提高 秘书工作的效率和质量，满足领 导和组织的各种需求。
特点
强调秘书工作的全面性、主动性 和创新性，注重细节和执行力， 追求高效、精准和卓越。
九段秘书的重要性
执行与结果：九段秘书工作法
工作法
学习交流
任务与结果的差别，是很多企业的‚心病‛： 有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作， 但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动， 人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑 惑：我这么努力，‚圆满‛地完成了任务，为什 么老板还是不满意？ 关键就在于，我们没有把重点放到结果上， 被‚完成任务‛迷惑了。其实在大多数情况下， 对于我们想要的结果，不是办不到，而是因为我 们没有执著地办到。 结果定义改变员工行为 基于客户价值的结果定义是执行的起点。
• 由此，我们可以得出一个结论，成功与性格、心胸、知识素质， 甚至民族、种族都没有必然的联系。成功人士只有一点是共同的——
那就是对自己深深的责任感，认真第一。也就是说，世界上所有的优
秀人才，都有一个共同的特点：对自己负责任——这就是执行型人才 的特点。这个结果意味着，如果你想得到一个有执行才能的人，那么
•
•
有这样一则寓言：一只新组装好的小钟放在两只旧钟当中。两只旧钟“滴答”、 “滴答”一分一秒地走着。
其中一只旧钟对小钟说：“来吧，你也该工作了。可是我有点担心，你走完 3300万次后，恐怕便吃不消了。”
•
“天哪！3300万次。”小钟吃惊不已。“要我做这么大的事？办不到。”它非 常失望的站着。另一只旧钟见了说：“别听他胡说八道，不用害怕，你只要每秒钟 ‘滴答’摆一下就行了。”
1
二段秘书
2
抓落实
确认下明 天的会议 好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
三段秘书
3
重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
九段秘书工作法
九段秘书工作法一段秘书的做法:发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法:抓落实——发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法:重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书的做法:勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议，会场安排到哪，桌椅数量够用吗？音响、空调是否正常？白板、笔、纸、本是否充分？在物品上，环境上，可以满足开会的需求了吗？五段秘书的做法:细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?议题是什么?议程怎么安排，然后给与会者发与这个议题相关的资料，供他们参考。
提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时提高效率。
六段秘书的做法:做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做一个录音备份)。
会议开完，就完了吗？会议上大家讨论的问题，做出的承诺，领导的安排，部门之间的配合，都有许多会议的成果，需要有人记录下来。
七段秘书的做法:发记录——会后整理好会议记录给总经理，然后请示总经理会议内容没有问题后，是否发给参加会议的人员，或者其他人员。
要求他们按照执行。
八段秘书的做法:定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，以纪要为执行文件，监督，检查执行人的过程结果和最终结果，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法:做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，复制优秀团队，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！二O一六年五月二十七日。
企业培训管理九段秘书工作法
培养员工的团队协作能 力：培训让员工更好地 理解团队目标，增强团 队协作精神，提高整体 绩效。
提高员工的忠诚度和归 属感：通过培训，员工 更加认同企业文化，增 强对企业的归属感和忠 诚度。
促进企业可持续发展
提升员工能力：通过培训，员工的专业技能和职业素养得到提高，有助于提升企业整体竞争 力。
增强企业文化：培训管理有助于传播企业文化，增强员工对企业的认同感和归属感。
个性化与协作学习的推进：根据员工需求和特点，提供定制化的学习内容和团队协作的培训 项目。
传统与现代教学方法的融合：结合传统讲授、案例分析、角色扮演等多种教学方法，提高学 员参与度和学习效果。
个性化培训的普及和推广
九段秘书工作法将更加注重个性化培训，以满足员工的不同需求。 随着技术的发展，线上个性化培训将得到更广泛的推广和应用。 企业将更加注重培训效果的评估和反馈，以不断完善个性化培训体系。 未来，个性化培训将成为企业培训管理的重要组成部分，助力企业提升员工素质和绩效。
感谢您的观看
制定培训计划：根据目标制定详细的培训计划，包括培训内容、时间、地点等
确定培训人员：确定参与培训的人员，包括培训师、受训人员等
选择培训方式：根据培训内容和人员情况选择合适的培训方式，如线上培训、线下培训、 内部培训或外部培训等
实施培训计划
制定培训目标： 明确培训的目 的和期望结果
确定培训内容： 根据目标确定 培训的主题和
要点
确定培训方式： 选择适合的培 训形式，如线 上或线下、讲 座或实践操作
等
确定培训时间 和地点：合理 安排培训时间 和地点，确保 参训人员能够
按时参加
培训效果评估
培训后进行知 识测试，评估 学员掌握情况。
九段秘书工作法则
总经理让秘书安排次日9:00上午一次会议，假如你是秘书你会是几段？一段秘书做法•发通知----用电子邮件或者在黑板上写会议通知，然后准备相关会议用品，准备会议。
二段秘书做法•抓落实-----发通知后，再打一通电话与参会人员确认，确保每一个人被及时通知到。
三段秘书做法•重检查-----发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参加，确认有没有变动。
对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前了解缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。
四段秘书做法•勤准备----发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影仪、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。
五段秘书做法•细准备-----发通知。
落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么，总裁的议题是什么，然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是健忘的，否则就不会经常为过去一些已经决定了的事情。
或者记不清的事争吵）六段秘书做法•做记录----发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）七段秘书做法•发记录----会后整理好会议记录发给总经理，然后请示总经理是否发给与会人员或其他人员。
八段秘书做法•定责任----将会议上决定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。
九段秘书的做法•作流程----把上述的过程做成标准化的“会议流程”，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。
每个岗位都要体现每个岗位的价值，九段秘书做出九种结果，体现九种价值。
我们对自己的岗位的认识，对自己岗位的价值体现又能达到几段呢？。
九段秘书工作法
五段秘书 5 细准备
了解会议的性质及议题
将相关资料发给与会者
这样的秘书比较讨上级
喜欢
六段秘书 6 做记录
有时还需做 录音备份
做好详细 会议记录
6
7
七段秘书 发记录
将会议记录
发给与会人员
7
八段秘书 8 定责任
将会议确定的任务， 一 一落实到责任人
定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向 总经理汇报
引子
总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议
什么是任务？
什么是结果？
12 3
4
5
6
7
8
9
一到九段秘书给出了不同的答案
一段秘书 1 发通知
Phone
Board
发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
满足部分期望 ——只接受任务，叫做什么就做什么
1
二段秘书 2 抓落实
确认下明 天的会议
好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
三段秘书 3 重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
3
Hale Waihona Puke 4四段秘书 勤准备
1 会议室大门贴上会议时间 2 预约投影，保证资源到位
会前测试投影仪、电脑等 3 设备显示是否正常
向主管方向迈进…
九段秘书 9 做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程，
形成不依赖于任何人的会议服务体系
你 下一个行政主管就是
结论 九段秘书，九种结果
企业培训管理：九段秘书工作法
向主管方向迈进…
9
九段秘书 做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程，
形成不依赖于任何人的会议服务体系
你 下一个行政主管就是
结论 九段秘书，九种结果
超额完成 出色完成 基本完成
注重结果[绩效] 9
9 8
7 6
5
注重内容[过程] 4
3 12
新手
成手
高手
1
2
二段秘书 抓落实
确认下明 天的会议
好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
3
三段秘书 重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
3
4
四段秘书 勤准备
1 会议室大门贴上会议时间 2 预约投影，保证资源到位
会前测试投影仪、电脑等 3 设备显示是否正常
四段秘书才基本算是称职！
5
五段秘书 细准备
了解会议的性质及议题
将相关资料发给与会者
这样的秘书比较讨上级
喜欢
6
六段秘书 做记录
有时还需做 录音备份
做好详细 会议记录
6
7
七段秘书 发记录
将会议记录
发给与会人员
7
8
八段秘书 定责任
将会议确定的任务， 一 一落实到责任人
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段秘书
工作法
行政内训第①课
引子
总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议
什么是任务？
什么是结果？
12 3
企业培训管理：九段秘书工作法
做好详细 会议记录
6
7
七段秘书 定责任
将会议记录
发给与会人员
7
8
八段秘书 追结果
将会议确定的任务， 一 一落实到责任人
定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向 总经理汇报
向主管方向迈进…
9
九段秘书 做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程，
形成不依赖于任何人的会议服务体系
你 下一个行政主管就是
结论 九段秘书，九种结果
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
3
4
四段秘书 勤准备
1 会议室大门贴上会议时间 2 预约投影，保证资源到位
会前测试投影仪、电脑等 3 设备显示是否正常
四段秘书才基本算是称职！
5
五段秘书 细准备
了解会议的性质及议题
将相关资料发给与会者
这样的秘书比较讨上级
喜欢
6
六段秘书 做记录
有时还需做 录音备份
一段秘书 1 发通知
微信
Phone
钉钉
发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
满足部分期望 ——只接受任务，叫做什么就做什么
1
2
二段秘书 抓落实
确认下明 天的会议
好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
3
三段秘书 重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
睡觉但睡不着叫失眠，失眠不仅没有价值，而且还是一种病
九段秘书间最大的差别就是结果思维
不同的人，不同的意识，不同的素养会有不同的理解，导致不同的结果 比如打扫卫生：小孩打扫卫生，大人打扫卫生，军训时打扫卫生
企业培训管理：九段秘书工作法
一段秘书 1 发通知
微信
Phone
钉钉
发会议通知，然后准备相关会议做什么
1
2
二段秘书 抓落实
确认下明 天的会议
好的
落实到人
发通知后，再打 电话与参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
3
三段秘书 重检查
会前30分钟提醒与会者参会，对临时不能参 加会议的人，立即汇报给总经理
买书是任务，买到书是结果
完成任务≠有结果
为什么是结果不是任务？
员工与企业之间本质上是商业交换关系
比如“外包模式”
上班≠挣钱
上班中工作产生的结果才可以交换工资！
什么是结果？
买书不是结果，买到才是结果 学习不是结果，考过才是结果 谈恋爱不是结果，结婚才是结果 开会讨论不是结果，解决问题才是结果
睡觉没有价值，睡着才有价值
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
3
4
四段秘书 勤准备
1 会议室大门贴上会议时间 2 预约投影，保证资源到位
会前测试投影仪、电脑等 3 设备显示是否正常
四段秘书才基本算是称职！
5
五段秘书 细准备
了解会议的性质及议题
将相关资料发给与会者
这样的秘书比较讨上级
喜欢
6
六段秘书 做记录
有时还需做 录音备份
结论 九段秘书，九种结果
超额完成
注重结果[绩效] 9
9 8
出色完成
7 6
5
基本完成 注重内容[过程] 4
3 12
新手
成手
高手
思考 工作四象限
紧 急
2
不重要
1
重要
1.自己的工作怎么分类？ 2.重点关注那个象限？ 3.工作的结果是什么？ 4.什么是企业文化基因？
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
四段秘书才基本算是称职！
五段秘书
5
细准备
了解会议的性质及议题
将相关资料发给不会者
这样的秘书比较讨上级
喜欢
六段秘书
6
做记录
做好详细 会议记录
有时还需做 录音备份
6
7
七段秘书
发记录
将会议记录
发给不会人员
7
八段秘书
8
定责任
将会议确定的任务， 一 一落实到责任人
定期跟踪各项任务的完成情况，并及时向 总经理汇报
段秘书
工作法
引子
总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议
什么是任务？
什么是结果？
1
2
3
4
5
6
7
8
9
一到九段秘书给出了丌同的答案
一段秘书
1
发通知
Phone
Board
发会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
满足部分期望 ——只接受任务，叫做什么就做什么
1
二段秘书
2
抓ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ实
确认下明 天的会议 好的
不负责任 不讲原则 不敬客户 不做结果 没本领 不负责任 不讲原则 不敬客户 不做结果 不负责任 不讲原则 不敬客户 不负责任 不讲原则 不负责任 负二段 难当重任 负五段 不赚钱 负四段 不得尊重 负三段 难带团队
不守纪
无信仰
无信仰
不自觉
负一段 难成核心
任何任务都会得到结果，但结果与结果又 大有不同。所以，执行力是决定企业成败的 关键。员工的工作方式会决定企业的整体执 行力，当员工做到“九段”时，企业的执行 力就可以得到最大化体现。秘书或员工从一 段做到九段，自己的职业生涯也会实现质的 飞跃。
落实到人
发通知后，再打 电话不参会的人 确认，确保每个 人被及时通知到
2
三段秘书
3
重检查
会前30分钟提醒不会者参会，对临时丌能参 加会议的人，立即汇报给总经理
保证总经理在会前知悉缺席情况，以便临时调整
3
四段秘书
4
勤准备
1 2 3
会议室大门贴上会议时间 预约投影，保证资源到位 会前测试投影仪、电脑等 设备显示是否正常
向主管方向迈迚…
九段秘书
9
做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程，
形成丌依赖于任何人的会议服务体系
下一个行政主管就是
你
结论
九段秘书，九种结果
超额完成
注重结果[绩效]
9
9
8
出色完成
7 6 5
注重内容[过程]
基本完成
4
1
2
3
新手
成手
高手
段秘书工作法
段员工
正九段职业员工的行为准则
9、有信仰 8、很自觉 7、负责任 6、讲原则 5、敬客户 4、做结果 3、有本领 2、守制度
1、守法律
负九段员工
无信仰 不自觉 不负责任 不讲原则 不敬客户 不做结果 没本领 不守纪 不守法 负九段 毒害企业 负八段 破坏机制 负七段 不公平交换 负六段 剥削企业
无信仰
无信仰 无信仰 无信仰 无信仰 无信仰
不自觉
不自觉 不自觉 不自觉 不自觉 不自觉
不负责任 不讲原则 不敬客户 不做结果 没本领