秘书实用口才艺术

领导的关系，必须增强语言意识，要尊重领导、服从 己的思想。事实证明，如果选择正确的进言技巧，适
领导。在与领导交往时，一定要分清场合，适时说 时、适人、适言的与领导沟通，就会收到意想不到的
话。领导出现失误或漏洞时，作为秘书应该提醒， 效果。这种“事例”古已有之，如婉言说赵太后的触
这是秘书的份内之职。但是要注意提醒的方式和 龙，善讽齐王纳谏的邹忌，巧谏齐景公的晏子等，他
关键词：秘书工作 ；实用口才；艺术 中图分类号：H019 文献标识码：A 文章编号：JL08-0027（2010）02-0048-03
“一人之辩，重于九鼎之宝；三寸之舌，强于百 干又善说。有这样一个事例:
万之师”，口才是一门学问，一门艺术；同时，口才
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某局长不幸去世,按规定,其遗属住房标准必
也是一种智慧，一种能力，一种生活态度的体现。 须降低。有关部门做了周到安排,准备了一套新
报
你的账，领导也难以原谅你。
事、会写文章、会说话的秘书，才是称职的好秘书。
二 ○
例如：来自上海的张经理到内地某公司商谈
一
○
年 第
参考文献：
八 卷
[1]周彬琳.实用口才艺术[M].大连:东北财经大学出版社,2006.
第
[2] 林可行.一口秀[M].呼伦贝尔:内蒙古文化出版社,2002.
二 期︵
[3] 张驰.说话、演讲、说服的技巧[M].延吉:延边大学出版社,2003.
有三大类, 即领导、同事和客户。因此秘书在与以 向《说苑》有“：辞不可不修,说不可不善。”《左传》云：
上三类人群说话时的说话方式要有一定的区别。 “从容委曲，辞气不迫。”言谈有地还要委婉，避免话
（一）秘书与领导说话的艺术
不中听的现象产生。因此秘书语言要讲究委婉含
秘 书 是 领 导 的 参 谋 与 助 手 ，是 为 领 导 服 务 蓄,为使自己的主张很快被领导采纳需要掌握一点
行领导意图。在上传下达的过程中要运用语言机 一语失言，悔之晚矣！
动灵活地处理好各个方面的关系。不要随意曲解
（二）秘书与同事说话的艺术
领导原有的意图。不然会给领导之间造成不必要
秘书与同事的关系好坏，也将直接影响秘书
的分歧，而自己与领导的关系也会变得僵化，让领 本人工作的小环境，并可能影响到本单位的全局
商谈、应对宾客、电话联络等等。所有这些工作职 前茅，凭借他在县政府办公室多年的勤奋工作，又是
责说明,秘书工作除了一部分要使用文字外,大量 出名的写文字材料能手的条件，在众人看来他考取
使用的是口头语言,秘书不仅要“妙笔生花”,还要 这个职位是十拿九稳。但谁料到，他在面试时，面对
“ 能 说 会 道 ”, 因 此 秘 书 的 口 语 表 达 能 力 不 可 忽 主考官竟然双腿直打哆嗦，紧张得满头直冒冷汗，连
办公室主任不想做这个恶人，于是他派秘书小李去通
这就是一字不当带来的后果，这位马秘书一个
知小马被裁这件事。小李知道小马的处境，也能体会 “叫”字给公司带来严重的损失，差点失去这次合作
到小马如果知道自己被裁员这个消息时的心情，于是 的机会，虽然事后经过补救达成了合作意向，但也
她思忖再三对小马说“：下岗这件事情在公司是一个 使公司的名誉蒙受到了影响。如果那位马秘书不
不同的时境中也在发生着变化。口语表达者如果 秘书正确领会并恰当表达领导意图有多么重要。
不考虑对象的情况和当时所处的环境，就很难取得
3.适时进谏，巧妙沟通。秘书不仅是领导的参
良好的表达效果。社会地位的不同，对口语表达也 谋和助手，还应该是领导的诤友，是领导身边有真知
会产生不同的需求。秘书工作中需要沟通的人群 灼见，并敢于规劝的朋友。当然,敢谏也要善谏，刘
职
从本单位整体利益的角度出发，注意树立和维护 成伟业，并获得世人的认识，那就是讲话令人喜悦
业 技
良好的形象，而不能因为自己的不恰当言行有损 的能力”。善于说话有利于协调关系，有利于信息
术 学
于领导、单位的声誉。一旦秘书人员在客户面前 的快捷传递，有利于树立单位的良好形象。它是
院 学
损害了领导或单位的形象，不仅客户讨厌你、不买 现代秘书的基本素质，是事业成功的保证。会办
能不顾及领导的威信，不能散布有损领导威信的言 考，勤学习，加上巧妙使用沟通的技巧，那么我们就
论。即使领导者在工作中出现了差错或失误，也不 能从容面对。
能随便乱发议论，而应通过正当的方式和正常的渠
总之，秘书人员在与领导交往时的语言要求，
道向有关方面反映自己的意见，以求得到合理妥善 既要体现出协助领导工作的主动性，又要体现出
职业研究与技能
刘 桂 婷 等 秘 书 实 用 口 才 艺 术
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唐 山 职 业 技 术 学 院 学 报 二 ○ 一 ○ 年 第 八 卷 第 二 期︵ 总 十 九 期 ︶
秘书实用口才艺术
刘桂婷 刘志忠
（唐山职业技术学院 , 河北 唐山 063004）
摘 要：随着市场经济的发展，口才已成为有效交际的重要手段。秘书由于其在单位的工作职能和所处地 位，对口才艺术有更高的要求，特别是在与领导、同事和客户的沟通交流过程中，一些实用的口才艺术是必须 具备的。
总
十 九
On the Art of Secretary’s Practical Eloquence
期 ︶
LIU Gui-ting LIU Zhi-zhong
(Tangshan Vocational & Technical College, Tangshan 063004, China)
Abstract: With the development of market economy, eloquence has become an important means of effective communication. The secretary needs the art of eloquence when he/she communicates with leaders, colleagues and some clients due to the functions and status in the work.
艺
（三）秘书与客户的说话艺术
由此可见，秘书的口才在职场中是多么的重 要。现代秘书要胜任工作，就必须重视说话，善于
术
“秘书是企业的商标”。秘书人员在与客户打 说话，讲究说话的艺术。不但要讲究与领导说话
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交道时，在一定程度上代表着领导和本单位的形 的艺术，也要讲究与同事、客户说话的艺术。 西方
唐 山
象，因此说话办事、考虑问题都要从领导的角度， 有位哲人说过：“世间有一种成就可以使人很快完
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平等友好，不要因为某些同事暂时的得势而阿谀 合资办厂事宜。公司经理在会客室专候，并准备
奉承，也不要因为同事受到排挤而随之冷落。大 了烟茶水果。张经理进公司大门后，迎候在门厅
家同在一个屋檐下，在单位这个大家庭里同事之 的公司经理马秘书和他握过手，说：“我们经理在
间就是一家人。秘书作为主管领导与一般职工之 上面（指二楼会客室），他叫你去。”张经理一听，
间的中介和桥梁，应努力维护上下之间与同事之 当即一愣：他叫我去？我又不是他的下属，凭什么
间的团结。要相互关心，宽以待人。
叫我？于是转身说：“贵公司如有合作诚意，叫你
某公司由于效益不好，秘书小马面临被裁员。 们经理到我住的宾馆去谈吧。”说完拂袖而去。
当前我们正处于一个继往开来的新时代。时代召 居来调换,派人去说服他们搬家,没想到这位局长
唤人才，而人才又需要口才，卓越的口才已被列入 的遗孀就是不搬。后勤部门从科员到处长先后多
现代开拓型人才所必备的素质之一。秘书由于其 次登门劝说,那位局长的遗孀又哭又闹,劝说人员
工作职能和在单位中所处的枢纽地位，要与组织 又气又恼,双方矛盾很深,事情就此搁浅。没办法
导对其产生不信任感，有碍自身发展。请看实例： 性工作。秘书要处理好与同事的关系，必须真诚
某单位两位部门经理关系原本很好，一度因 地关心别人，以平等的态度对待同事，切不可以
工作意见分歧产生小不愉快。正巧这时上级来了 “二首长”身份自居。秘书与同事之间应尽量做到
刘 桂 婷 等 秘 书 实 用 口 才 艺 术
场合，不能让领导当众出丑丢面子，可以事后私下 们的谈话艺术便是选择正确的进言技巧而获得与领
悄悄地告诉领导，也可以当场以巧妙的方式暗示领 导成功交往的典范。秘书人员可以从这些典故中学
导，让领导及时更正。切忌当场当众指责领导，让 习到进言时的方法和技巧。虽然我们接触的领导性
领导下不了台。一个秘书人员在任何情况下都不 格各异，但是只要秘书人员在工作中兢兢业业，多思
的解决。
领导意图传达之后的服从性，还要体现出向领导
2.领会意图，恰当表达。秘书要围绕领导意 进言过程中的创造性，既使犯颜上谏，也要“曲线
图进行工作。秘书在传达领导意图时，一定要注 救国”。从而协调好秘书与领导的关系，增进秘书
意自己的语言使用是否得当，要正确领会、贯彻执 与领导的沟通。切不可信口开河，贸然出言，否则
政策。你有什么困难，我们几个想想办法，看能不能 说“叫”，而说“请”，结果可能会大不相同。秘书是
帮上什么忙？”小马听后心里好受了很多，并对小李表 互通上下的桥梁，每说一句话都代表着公司的形
刘 桂
示感谢，事后她们还成了好朋友。如果小李对小马 象。在与客户交谈中，要讲什么话，怎么讲，多讲还
婷
说“：小马你别难过，下岗没什么了不起，天不会踏下 是少讲，都要有一个火候和分寸的问题。如果不加
视。人们常说秘书有“三勤”:脑勤、口勤、腿勤。 话也讲不出来，最后只好草草结束了面试，结果可想
其中的“口勤”指的就是口才,称职的秘书要既肯 而知。张秘书为什么面对并不陌生的考官还如此怯
作者简介：刘桂婷（1964—），女，河北丰润人，唐山职业技术学院文法系副教授，研究方向：汉语言文学。
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二、秘书职场中的口才艺术
啦，您要是去他就不去了。”王经理听了，心里思 忖：我去他就不去，这是什么意思？是不是有意躲
“射箭要看靶子，弹琴要看听众。”口语表达总 着我？后来虽然勉强去了，总认为刘经理对自己
是在具体环境中面对特定的对象进行的。不同的 有了成见。幸好这两位部门经理以后谈心消除了
表达对象有着各自不同的状况，同一个表达对象在 误会。否则，还不知会酿成什么局面。由此可见，
了，最后说,后勤部门也考虑到换了新环境还可以
一、成功的秘书需要好口才
减轻他们睹物思人的悲痛。一番入情入理的话 语,深深地打动了那位局长的遗孀，很快就痛痛快
秘书需要良好的口才，是由其所处的特殊位 快地搬了新居。从此大家对李秘书刮目相看，而
置决定的。任何机关、企事业单位的组织系统都 李秘书也由于工作出色很快就得到了提拔。由此
内外、上下、左右的人员互相传递信息、交流思想、 只好请出办公室的李秘书前往协调。李秘书上门
协调关系，没有一定的说话能力、不掌握一定的说 时首先表示关心慰问,然后说明原住房标准高,是
话艺术显然是不行的。口才已成为秘书谋生存、 为了便于领导工作,现在就不再需要那么多房子
求发展、获得成功不可或缺的业务能力。
的。在与领导交往中，如何恰当地运用语言艺术，“游说”技巧,善于根据领导不同的性格、兴趣、爱好
在很大程度上直接影响到秘书工作才能的发挥， 和心理状态，以及当时的环境等灵活机动地引发话
影响着秘书部门乃至整个单位的工作效率。
题，使自己的言辞始终紧紧抓住领导的心，巧妙而深
1.分清场合，适时说话。秘书人员要处理好与 刻地阐述自己的见解。使领导在不知不觉中接受自
等
来，更何况这次下岗又不是你一个人。”这会让小马觉 斟酌脱口而出往往会造成不必要的误会。秘书在
秘 书
得你站着说话不腰疼，事情没发生在你身上。虽然小 与客户交谈当中要讲究谈话分寸，不妄自菲薄，更
实 用
李是一番好意，但却会适得其反。所以作为一个合格 不能盛气凌人。语言要力求谦恭得体，自然大方。
口 才
的秘书，良好的口才是非常重要的。
场呢?究其原因就是因为平时只注意埋头写材料，不 一个工作检查组，在陪同问题上，生产部刘经理认
注意口才锻炼，再加上心理上的压力造成的。
为市场部、生产部有一个部门领导陪同就行了，不
上面两个事例说明了一个道理：秘书离不开 必两人都去。不料办公室秘书在向市场部王经理
口头表达能力，口才是秘书走向成功的桥梁。
转达生产部经理意思时，却把话说成：“刘经理说
是由领导部门、职能部门和秘书部门三种机构组 可见，良好的口才对秘书工作是何等的重要。
成的。而秘书部门的职能就在于承上启下、协调
相反，有一位性格内向不善言辞的张秘书，就是
左右、沟通内外、传递信息。在日常工作中,秘书 因为他的口才的缺陷失去一个发展的好机会。在某
要调查研究、汇报情况、传达指示、提出建议、协调 县公开招考科级干部的考试中，他的笔试成绩名列