综合会议系统融合方案

综合会议系统融合方案

版本 V1.0

目录

1 背景 (3)

2 需求分析 (3)

2.1 目前会议环境 (3)

2.2 需求分析 (3)

2.2.1 传统会议系统的问题 (3)

2.2.2 会议组织者面临的困难 (4)

2.2.3 参会人员面临的困难 (4)

3 解决方案 (5)

3.1 方案概述 (5)

3.2 方案设计 (5)

3.2.1 部署 (5)

3.2.2 无纸化系统部署 (6)

3.2.3 +无纸化会议系统融合设计 (9)

3.3 产品选择 (14)

3.4 产品功能介绍 (15)

3.4.1 整体功能 ............................................... 错误!未定义书签。

3.4.2 触摸书写 (15)

3.4.3 无线传屏 (18)

3.4.4 高质量显示 (20)

3.4.5 兼容开放 (21)

3.4.6 产品参数 (22)

3.4.7 外部接口 (25)

3.4.8 配件 (26)

3.4.9 产品优势 (29)

3.5 厂家介绍..................................................... 错误!未定义书签。

1 背景

随着互联网（含移动互联网）及通讯技术的迅猛发展，（下简称）办公信息化已日益成为其整个IT 服务体系中的一个重要组成部分。而会议作为办公中必有的一项事务，经常组织举办各式各样大型或小型会议，同时对于会议的质量要求越来越高。不仅仅要保证到会议的效率，也要保障到会议的效果。而传统的会议系统因存在各种限制，已不能达到现在对会议的需求

2 需求分析

2.1 目前会议环境

目前采用的会议模式属于比较传统的会议模式，通过电脑投屏，纸质记录，一只麦克风两只喇叭就能开一场会议的方式进行。对于整个会议来说，参会者往往智能通过听取演讲者的发言来从中了解会议内容，互动较少，缺少参会者的积极参与性。

南海会议厅可投影面积约为3米*2米，约150寸，目前还没有建立一套大屏投放设备，参会者也只能透过普通的投影进行会议。

2.2 需求分析

2.2.1 传统会议系统的问题

1）传统的会议系统设备常常由投影仪、幕布、音响、电子白板、远程会议系统等多个设备组成。

2）投影仪受观看角度、显示亮度、对比度、清晰度、观看距离、环境光线等因素影响，显示效果不理想。如果长时间使用，还会增加后期维护成本。

3）PC与投影仪之间需要VGA线连接，音频输出需要音频线连接，距离会受到场地限制。

4）普通白板功能单一，只能进行简单的书写功能，无法实现会议交互操作、内容保存。

5）进行远程会议时，要购买第三方远程会议设备和音响，且购买成本高，使用维护复杂。

会议室各种设备多，线材连接复杂，易出现故障，增加维护成本，也严重影响会议室整体美观。

2.2.2 会议组织者面临的困难

1）会议组织过程繁杂，容易出现纰漏。

2）会前纸质资料与铭牌准备过程繁琐、工作量大且缺乏应变能力，会务过程往往需要消耗大量的纸质材料。

3）当议程或材料变更，会务组工作量及投入很大。

4）会议材料信息安全缺乏有力保障，机密信息易被泄露。

5）会场排位手工管理、机动性差、效率低。

6）传统通信方式不能满足会务组高效客服的要求，会务组无法实时了解参会代表的需求，无法迅速提供服务或调整安排。

2.2.3 参会人员面临的困难

1）纸质会议材料携带和查看不方便。

2）当行程变更或需要会务组帮助时，无法快速联系上会务组。

3）难以及时了解会议进程，跟进会议进度。

4）讲信息集中于传统大屏幕，距离远者观看困难，且不便实时交互。

5）会务组所提供的资讯有限，无法快速了解周边配套及交通等信息，规划好自己的行程安排。

因此，如何利用信息化系统保证高效的会务信息管理和会议文件的安全性是广大政企客户非常迫切解决的问题。中科汇能科技有限公司作为先进的无纸化会议软件领域的领导者，本着为客户增效益、降成本，以及为客户提高会议安全的角度为客户提出会议电子白板与无纸化会议结合然后通过高清大幕展示会议内容的解决方案。

3 解决方案

3.1 方案概述

会议平台打破单一功能的产品逻辑，集高质量显示、触摸书写、无线传屏、双笔书写、双摄像头高清捕捉、任意通道随心批注、4K高清显示等功能于一体，兼容多种远程会议软硬件及丰富的办公应用，致力提升会议效率。能稳定与第三方无纸化系统融合，提供会议的质量以及会议人员的积极性。

3.2 方案设计

3.2.1 部署

3.2.1.1 多台设备私有云部署

私有云集控部署针对内部专网提供对数据、安全性和服务质量的最有效控制，并由集控中心对

网内设备进行监控管理，有效保障信息、数据和设备安全。

3.2.1.2 设备连接

私有云集控是部署在企业内部的专有资源，内网各设备通过网络连接形成内部专网，通过网络

传输的方式可实现在不同会议室、办公室之间同时进行会议投屏，实现各个区域同屏的效果，设备连接如下图所示：

3.2.2 无纸化会议系统部署

3.2.2.1 系统简述

融合第三方无纸化会议程序，直接部署在网络后，通过网络连接直接加入本地会议实现与参会者画面共享功能。

无纸化会议系统部署示意图：

电源

MAXHUB 显示服务控制管理程序

分院参会设备

局域网WiFi

手机移动参会系统

专用会议终端

专用会议终端软件系统

路由器/防火墙

无纸化会议软件包括白板系统里会议后台管理软件与参会端APP 。 1）后台管理软件：

主要操作对象为会议管理员或会议秘书者，实现集团的分级管理与授权、平台管理；

实现会议会前、会中、会后全流程管理，如：会前发布会议信息、上传会议资料、议程、参会名单、排座信息、发布投票等；会中查看签到情况、投票情况等；会后实现会议归档。 2）参会端APP ：

主要操作对象为参会人员，以平板电脑做为载体，通过APP 实现签到、浏览资料、参与投票、会议同屏、批注、查看会议信息、会议议程、会议排座等信息。

3.2.2.2 系统构成

（1）会议终端

根据实际参会人员人数，部署对应数量的智能会议终端，终端可以为平板电脑、手机、PC 机（建议采用平板电脑，体验最佳），供参会人员使用。

（2）服务端系统

白板系统上预装会议服务端，承载会议管理、数据的转发。服务器置于使用单位侧，根据需要可将服务器连接单位内网或互联网。

（3）无线路由器

供智能参会终端与系统服务器连接，进行数据中转。