资料归档规范

工程

监

理

项

目

资

料

档

案

管

理

监理公司

一.总则

监理项目资料档案管理作业指导书规定了建设监理资料的档案管理职责和档案编制、验收和报送的程序和方法；

监理项目资料档案管理作业指导书适用于广东建科监理有限公司下属各监理项目部对监理资料档案的收集、编制、验收、报送和保存管理工作；

监理项目资料档案的范围系指在工程项目建设监理工作过程中形成的具有保存价值的工程管理；工程检查和工程总结资料、工程声像资料以及电子文件。上述内容以下简称为档案。

本作业指导书由公司工程部负责编制、发布并解释。经公司总工程师批准后正式实施。

二.引用标准

《中华人民共和国档案法》（1996年修正）；

《城市建设档案管理规定》（建设部令61号、90号）；

《城市建设档案管理暂行办法》（1995年）；

《建设工程文件归档整理规范》GB／T50328-2001

《建设工程监理规范》GB50319-2000

公司现行有效的质量管理体系文件。

三. 档案管理职责

的原则进行网络化管理；分级管理”“统一领导、档案管理工作按照1.

2.工程管理部负责并对监理项目部按照本作业指导书的各项规定实施监理项目资料档案归档工作进行业务上的指导工作；对大型项目档案的完整性、合格性与准确性进行验收检查；并负责对档案室的建设和管理工作；

3.各监理项目部应配置和建立档案资料所需的设备和材料、配备经过培训掌握档案编制要求的档案管理人员；指导和协助监理项目部进行建档工作；并对中小型项目档案的完整性、合格性与准确性进行验收检查，确保项目资料档案及时归档；

4.监理项目资料档案实行总监理工程师负责制；在工程开始时，总监应指定专人负责对监理项目资料的保管和汇总工作；

6.在监理工作实施过程中，各专业监理工程师应各自负责收集、整理

与本专业有关的资料，项目部应按《监理信息管理作业指导书》的要求，及时对相关资料进行处理、编码和存档；

7.在工程项目完成后，在通过竣工验收后一个月内，由总监负责检查资料的完整性，并按本作业指导书的要求整理装订成册，报送工程管理部验收核准。

四. 项目档案的编制

4.1档案编制内容

4.1.1 监理项目的资料档案的编制内容及分卷要求应按“附件一”执行。．

4.1.2 小型监理项目的资料档案也可按如下内容及分卷要求进行编制：

第一卷：

1.招投标文件，中标通知书、建设工程施工监理登记证（备案表）

2.工程建设监理委托合同

3.总监理工程师任命书、总监代表授权书

4.监理大纲

5.监理规划

6.监理细则

第二卷：

1.建设工程监理规范》规定的A类表资料★

第三卷：

1.《建设工程监理规范》规定的B类表资料★

第四卷：

1.《建设工程监理规范》规定的C类表资料★

第五卷：

1.监理月报

第六卷：

1.监理日记、总监视记录、旁站记录

第七卷：

1.监理实测实量、旁站、见证、平行检测和测量复核资料第八卷：

1.会议纪要及工程建设各方往来函件收发文登记表

第九卷：

1.分部、分项工程质量评估报告

2.单位工程质量评估报告 GD3004

3.监理单位工程质量合格证明书 GD3014

4.工程竣工验收报告 GD3015

5.建设工程施工安全评价书 GD3016

6.监理工作总结报告

7.监理业务手册

8.竣工验收备案表 GD3017

其中：a．《建设工程监理规范》规定的A类表资料归档必须包括：工程开工、停工和复工报审；施工方案和施工组织设计报审；检验批质量验收记录表；材料报审表；施工进度报审、工程款支付审核和监理工程师通知及回复单等资料；

b．《建设工程监理规范》规定的B类表资料归档必须包括：监理工程师通知单、工程暂停令、质量事故报告及处理意见、工程款支付证书、工程最终延期审批表、费用最终审批表、合同争议、违约报告及处理意见。

c．《建设工程监理规范》规定的C类表资料归档必须包括：监理工作联系单、和合同变更材料。

d．会议纪要必须包括：图纸会审、设计交底、监理交底、第一次工地会议、工程例会和专题会议、收发文登记表等。．

4.1.3 档案必须真实、准确地反映工程建设过程中监理工作的实际情况，并按监理工作程序进行分类、整理和编目，要求做到完整、准确和责任各方签证完备；

4.1.4 档案应字迹清楚、图样清晰、图表整洁和签字盖章手续完备；

4.1.5 档案应使用原件，并且应按监理部受控文件的要求经检验为合格的文件资料。如确需使用复印件的应加盖项目部章，并注明原件存放处。

4.2档案编制规定

4.2.1 文件资料的排列与组卷

a.按先批复后请示，先报审后文件，先正文后附件，先文字材料后附图的要求组卷；

b.监理工作管理性文件资料按时间顺序组卷；

c.监理工作过程性文件资料按编号顺序组卷，复杂大型工程可按单位工程分别组卷；

d.监理工作总结性文件资料按时间顺序组卷。

4.2.2 文件资料的规格尺寸

a.文件资料的幅面规格尺寸为16开或4号图纸（297210mm），同一卷内要求同样规格；纸张应采用能够长期保存的韧力在、耐久性强的纸张。文件左边与上边靠齐，文件的左边应留有2.5厘米的装订距离。文件资料的立卷及装订4.2.3

a.文件资料立卷厚度不得超过40mm，立卷时要标明页号（正面标在右下角，背面标在左上角，案卷封面、卷内目录、卷内备考表和空白页不标页号）。每卷单独编号，页号从“1”开始；

b.文件资料必须用线装订（卷面的上边与左侧为齐整部位），装订时应去除金属物，并装入档案盒；

c.装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固、便于保管和利用。

4 .2.4 案卷、案卷号、编制说明以及索引目录的编写要求（所有内容的填写均使用黑色碳素墨水笔）每个案卷必须按标准化、规范化的要求填写卷内目录、案卷封面、备考表及档案盒封面；案卷号（档案号）由档案分类代码、归档年度、项目编码代号、归档类别代号和案