公司档案分类大纲说明保管期限表

房地产开发有限分公司

档案分类大纲

为加强本公司档案业务管理,提高科学管理水平,更好地服务公司生产、经营管理工作。根据国家《企业档案工作规范》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和《四川省民营企业档案管理办法》的要求，结合本公司实际，特制定本分类大纲。

一、档案分类

（一）公司档案一级类目10个：1、企业管理类(文书)档案；2、财务档案；3、人事档案；4、项目开发档案；5、客户档案；6、资产档案；7、照片档案；8、声像档案；9、电子档案；10、实物档案。（二）公司企业管理类(文书)档案、人事档案、项目开发档案、客户档案、照片档案不设二级类目，其余设二级类目共12个：1、财务档案分会计帐表、会计凭证共2类；2、资产档案分房产类、建筑及其他设备类共2类；3、声像档案分录音档案、录像档案共2类；4、电子档案分磁带类、光盘类共2类；5、实物档案分奖状类、奖牌类、奖杯类、锦旗类共4类。

二、档案分类示意图

房地产开发有限分公司

档案分类示意图

档案类大

企管

备类案证表案

三、档案的收集与整理

（一）企业管理类（文书）档案．

本公司成立以来的企业管理类（文书）档案可按行政综合、经营管理两方面收集，以“件”为单位整理，按永久、30年、10年分类再按年度依次排序，即按“保管期限(问题) -年度”方式编流水号排列。（二）财务档案

本公司成立以来的财务档案严格按照《会计档案管理办法》的要求执行。按“年度---类别---期限”方式，以卷为保管单位，分为会计凭证类、会计账簿报表类2类，每年每类分别编制通号。

（三）人事档案

本公司人事档案按照《企业职工档案管理办法》的要求整理归档。（四）项目开发档案

公司成立以来的项目开发档案，按每个工程项目竣工时间先后，确定工程归档的先后排列顺序。整理时以“卷”为单位，按“一卷一号，一卷一盒”原则组卷，按永久、30年、10年期限排列，每个项目按“X-开发公司竣工项目序号-卷号”方式编通号。·（五）客户档案对照竣工项目的排序编制相应的客户档案排序，一个项目的客户档案编制一个通号。客户档案按“件”整理,每一位客户的资料为一件，机构（问题）以“k-开发公司竣工项目序号”标注在文书档案·专用盒上，归档存放。

（六）资产档案

资产档案为公司所有的固定资产档案，分为房产类、建筑及其他设备类共2类。资产档案按“件”整理，分类存放于盒。

（七）照片档案

简要事件内- “事件年月按照照片档案要按事件分组编制说明，

容- 从左至右人物姓名描述”方式整理编制通号归档。

(八)声像档案

声像档案分录音档案、录像档案共2类，按时间先后分别编制通号归档。

（九）电子档案

电子档案分磁带、光盘类共2类,按时间先后分别编制通号归档。(十)实物档案

实物档案分奖状、奖牌、奖杯、锦旗共4类,按时间先后顺序进行整理归档并分别编制通号归档。

房地产开发有限分公司

档案分类方案说明

（一）企业管理类（文书）档案归档范围

1、行政综合方面基本范围：本公司设立、变更的文件材料；董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料；资本登记、资本变动、融资文件材料；召开的工作会议、专题会议的文件材料；组织机构设置、人力资源、文秘、机要、档案、保密、保卫、综合治理、信访、法律、外事、风险管理、内控与审计、社会责任、基本建设管理等管理工作文件材料；工会等群众工作文件材料；其他事务管理文件材料。

2、经营管理方面基本范围：本公司房屋租赁、产品购销、安装；日常维护、修建、广告位招商、宣传媒体广告协议、合同等；房屋拆迁、赔偿类合同、协议；购房款抵工程款类合同、协议；股权转让、债权债务抵抹协议；资产清理报告、处理意见；上级下发涉及项目的会议纪要、批文（含复印件）；上报的有关项目的文件、请示、说明等。（二）财务档案归档范围

1、帐表类：指本公司在财务活动中形成的会计帐簿和会计报表等材料。

2、凭证类：指本公司在财务活动中形成的会计凭证。

（三）人事档案

包括公司的人事任命、人事调整、员工招聘和培训考核、工资核定记录及公司全体员工人事档案等相关资料。

（四）项目开发档案

指本公司项目开发过程中形成的科技文件材料。包括项目前期准备、施工、监理、竣工验收、运行管理等文件材料。

（五）客户档案．

指本公司在产品销售过程中与客户形成的文件材料。

（六）资产档案

指本公司为了生产经营建设的房产和购置的设备的文件材料。

1、房产档案：指本公司为了生产经营建设的房产和配套设施形成的文件材料。

2、建筑及其他设备：指本公司为了生产经营购置通用设备的文件材料。

（七）照片档案

指本公司在生产经营过程中形成的具有查考价值的照片。

(八)声像档案

指本公司在生产经营过程中形成的具有查考价值的录音、录像材料。（九）电子档案

指本公司在生产经营过程中使用和形成的软件和光盘。

(十)实物档案

1、奖状类：指本公司在生产经营过程中获得的奖状。

2、奖牌类：指本公司在生产经营过程中获得的奖牌。

3、奖杯类：指本公司在生产经营过程中获得的奖杯。

4、奖旗类：指本公司在生产经营过程中获得的奖旗。

房地产开发有限分公司．

档案保管期限表

一、企业管理类（文书）档案保管期限表

（一）行政综合方面

1、本公司党委(支部)年度计划、总结和党委会、民主生活会会议记录、纪要、党内大事记永久

2、本公司党委在企业党务管理工作中形成的专题调研材料、专题总结等

永久

3、本公司党委在企业党务日常管理工作中形成的文件材料材料30年

4、本公司召开党员代表大会的文件材料：

（1）召开党员代表大会的请示、批复、通知、参会的代表名单永久

（2）党代会的议程、报告、领导讲话、选举结果的报告、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录永久

（3）大会发言、党员代表的建议和意见及答复永久

（4）各地市县以上的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结、简报10年

（5）讨论未通过的文件10年

5、上级(同级)机关颁发的党务工作的普发性需要执行的文件材料10年

6、本公司党支部机关在党务工作、活动中形成的无批复、批示的请示、报告

30年

7、本公司党组织、宣传、廉政建设工作年度计划、总结

30年

本公司党委（支部）机构成立、撤并、印章启用的报告、通知、党内情况、8统计年报、党员名册、登记表永久

9、本公司党委(支部)有关党的组织建设、发展计划、党委、支部换届改选、党内干部任免、入党转正的通知、批复、决定、报告、计划、总结、组织介绍信及存根永久

10、本公司党内统计年报表、党员花名册永久

本公司党委(支部)有关党组织建设、思想建设、党员教育、中心组学习、、11争先创优、党员干部管理等工作的通知、批复、办法、规定、决定、报告、意见、计划、总结、汇报、党支部会议记录30年

12、本公司党委(支部)有关党风廉政建设、反腐败工作、创“四好”班子及等工作的通知、批复、办法、规定、决定、报告、意见、计划、总结、汇报、党支