办公室日常事务

办公室是秘书和其他工作人员的工作室，一切信息在这里汇总、整理，一切指令在这里发出；工作业务联系在此进行，日常各种事务在此处理。办公室管理质量直接影响到整个公司工作质量，关系企业生产经营效率；办公室又是企业与相关工作单位业务联系、与社会公众联系、与新闻媒介联系的中心场所，是一个“窗口”。办公室的设施、装饰、环境；办公人员的工作态度和工作作风，都有代表着企业的形象。树立良好形象，是企业生存、发展的必备条件

1、美化办公室的程序步骤

美化和布置办公室首先要做好的，是先对各部门和业务及工作内容与性质，加考查与分析，明确各部门及各员工的关系，以供决定其位置时的依据。

列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。

按工作人员的数额及其所需空间，设定空间大小。通常办公室的个人空间大小，因各人工作性质而异，但一般而言，每人的办公室，大者可3~10平方米，普通者1.5~8平方米即可。

根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载。

依据这些步骤所得的结果，加以研究与计划，绘制办公室座位布置图，然后依图布置之。

a.美化办公室的原则

美化和布置办公室可以参考下列原则：

使用同一大小的办公桌，既可增加美观，又促进职员相互平等。

使用同一式样档案柜、架、袋。

采用直线对称布置、避免弯曲成角度排列。

采用直线工作流程，避免倒退，交叉与不必要的文书移动。

相关部门相邻排置，便于联系。

将常有来客访问的部门，置于门口处。

将饮水机、公告板置于不易引起员工注意及不拥挤地方。

方便工作者，并使工作者的移动，减至最小限度。

主管座位位于部属之后，便于主管观察工作时发生的事情。

使全体员工座位面对一个方向，不可面对面。

光线应来自桌子左上方或斜下方。

勿使员工面对窗户靠近热源或坐在通风线上。

采用屏风挡墙，易于架设，随意重排。

装设充分，地板电源插座，使办公室与机器够用。

常用设备，置于使用者附近。

资料柜、架背对背放置。

各种器材及用品，放在合适位置，以方便使用。光线、颜色、音乐、空气、声音配合得当。

特别提醒:

随着“文明”大量涌入，如空调设备的大量使用，化学地毯、塑料家具、地板蜡、粘合剂、油漆等散发有毒气体。据美国国家室内研究所测定，现代办公室内空气中化学毒物比室外高数倍。办公室人员出现“办公室综合症”，表现为关晕、噪子难受、皮肤干燥、胸闷、昏昏欲睡、浑身无力、萎靡不振。

必须加强通风、谨用空调、并在室内放置月季、吊兰、天兰葵等能吸收有毒气体的植物，

既净化空气又美化环境.

整齐清洁，有条不紊是美化办公室的总原则。

办公室美化不仅包括环境与物业美化，还包括人员行为美化。

二、办公用品的选购和摆放

按照企业界CI设计品味，选择配套的，便宜的，耐用的，造型美观的办公用品，这也是秘书的工作之一。一个规范的办公室，基本应配备和拥有以下两类办公用品：

1、办公用纸

信纸。商业通信一般使用70克到90克的高级书写纸，规格以A4型为宜。大多数企业都喜欢采用带信头的公文纸与客户通信。印制信头的风格、字体、标志、颜色经过精心选择与设计，力求与企业形象相吻合。信头通常由下列部分组成：企业名称、地址、企业董事长或总经理姓名、企业性质、电话号码等。

复写纸有单面和双面涂层，可根据复写誉印需要选用，它的重量为50克左右。

航空信纸。航空信函越轻越好，可节省邮寄费用，因此，航空信纸宜选择25克到30克纸。

油印纸。如果你的企业经常有大量文字资料需复制，则宜购买油印机，则油印机用纸必须具有很强的吸引性能，才能最快速度地吸收油墨。这种纸重量为60克左右。

无碳复写纸。这是一种用特殊材料处理过纸的某一面的纸，具有复写作用，常用于商业格式的便笺。

备忘录纸：由于是企业内部使用，纸质可一般，不必用高质量的纸，但最好印上信头，规格以A4型为宜。

问候便条。是小张的64开纸规格，可做备忘录与简单附言。

2、信封

选用信封应与所用信纸质地重量相配，可分为下列几种：

*银行用信封。封口和封盖是在信封较长的一侧。一般用于寄信。

*口袋信封。封口和封盖是在信封较短一侧。一般用于邮寄文件和报告。

*带衬信封。体积较大，一般用于邮寄易折易碎物品和照片等。

*开窗信封。便于让人看清信封内内容。

*邮资已付信封。免贴邮票，用于大批量信件寄发。

3、笔记本和便笺

根据用途需要种类繁多，现介绍主要几种：

*硬皮备忘录。适用于长期保存的记录。

*螺旅型装订本。适用于临时记事，口述速记。

*活页便笺簿。适用于调整页数的记录。

*口信便笺。适用于记录电话记事，访客留言等。

*格式表本。适用于记录编号的凭证及内容。

4、其他文具

*铅笔、彩色铅笔、圆珠笔、墨水笔、签字笔、彩色记号笔、彩色显影笔、油印钢板专用铁笔；

*橡皮、涂改修改液、修正液稀释液、蜡纸修正液；

*墨水、胶水、红蓝印台、红印泥盒；

*打孔机、装订机、订书机、日期号码机、切纸机；

*订书针、图钉、曲别针、大头针、纸夹、削铅笔刀、剪刀、裁纸刀；

*日历、台历、橡皮印章、名片盒、文件夹、文件袋、归档夹、索引卡片盒、档案柜（文件柜）；计算器、拆信器、碎纸机；

*蜡纸、标签纸、手纸、透明胶带、胶粘带、绳、橡皮筋、各种尺、报告封面纸。

办公文具库存量大小，应视企业规模及工作使用量而定，太多则积压资金显得浪费，太少则影响工作显得寒酸，总之通过一段时间熟悉，便会掌握适度购买的标准。

办公用品的摆放都有其大概的位置，但亦应根据办公室大小，人员多少，办公桌面积是否顺手，及工作流程综合考虑而定，一般原则是：一切以方便工作，提高效率，同时又令办公环境美观清洁整齐为宜。再加上你个人的顺手习惯与品味，便可以创造出一种办公室氛围来。

******特别提醒

***一般来讲，选购办公用品一是满足工作要求，二是提高工作效率，三是节约人工费用，四是树立公众企业形象，因为只有高质量，配套的办公用品才容易使客户对你的企业产生完美的印象。

二、邮件的收发、传阅

秘书每天可能收到大堆邮件、报纸、杂志、印刷品、包裹等什么都有，也可能每天要寄出大堆信函或包裹。这些事看来容易，但要做得干净利落，不出差错，除细心与熟练外，还需掌握一定程序和方法。

1、邮件收进的程序和要求

当你从信箱里，取出了当天的邮件，你要做的：

a\分类。邮件收进后第一步工作是根据其性质大体分为以下几类。然后按其轻重缓急分别处理。

*电报、特殊性传递、航空信等急件。

*业务往来公函

*写明上司亲启的信函

*汇票、汇款单

*包裹、印刷品

*报纸、杂志

*同事的私人信件。

b\拆封

*写明上司亲启和同事的私人信件，秘书不可拆开，应原封送交。万一无意拆开，应立即封口并注明：“误拆”，还需签字，一般会取得谅解。

*其他邮件均需拆去封皮，就注意原件的完好、整洁，不受破损。拆信时不可随手就撕，以免撕坏信笺、邮戳，而应沿边剪开或用裁纸小刀从封口裁开。

*抽出信笺后再看看信封内有无小附件，如单据、名片等，勿使遗漏。

*信封不可丢弃。因上有邮戳、地址、电话号码等。

c\登记

*除私人信件外，其他公文、公函、汇票、包裹、杂志等均需分别登记，以便管理。

*登记时应写明：编号、收到日期、发出日期、发出单位、收阅人或部门、邮件种类、处理办法、办理号码等。