公司公文管理规范

公司公文管理规范

**公司公文管理规范

一、目的

为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。

二、适用范围

本办法适用于**有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。

三、定义

公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括：

1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、

指导书、会议通知、会议纪要等等。

2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。

3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。

4.各子公司正式签发的红头文件。

四、职责

1.签发权

1.1公司整体红头文件由总经理签发。

1.2以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签

发。

1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经

理签发。

2.发文权：总经办/子公司综合办公室。

五、管理制度

1.公文的常见种类

1.1请示

请上级部门请求指示和批准，用“请示”。

1.2报告

向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。

1.3意见

用于对重要问题提出看法和处理办法, 用“意见”。

1.4通知

批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。

1.5通报

表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。

1.6规定/办法/制度

对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“规

定”、“办法”或“制度”。

1.7决定、决议

对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论经过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

1.8会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。

2.公文的格式

2.1公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印

章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。

2.2标题及主题词为3号黑体加粗，正文为小四宋体，段间距为

1.5倍行距。

2.3公文纸一般采用国际标准A4型（297MM×210MM），左侧

装订。

3.公文的编号

3.1以公司名义下发的文件编号

3.2以公司所辖各单位（体系）名义下发的文件编号

3.3以子公司名义下发的文件编号

3.4文件字号右侧必须注明签发人姓名。

4.公文的下发流程

4.1公司及各单位（体系）正式发文必须以公司红头文件下发，

由承办部门负责起草, 并填写《发文审批单》，承办部门负

责人予以内容审核签字后送总经理/分管副总经理的秘书审

核。

4.2总经理/分管副总经理的秘书负责对文件内容、文字、格式

进行审核。

4.3总经办主任对文件进行最终审核签字后报公司总经理/分管副

总经理签发。