档案数字化加工管理制度
档案数字化工作制度
档案数字化工作制度
1.目标和原则：明确档案数字化工作的目标和原则，例如保护档案原
件的完整性和可信度，提高档案资源的利用效率等。
2.组织机构：确定档案数字化工作的组织机构，并明确各级管理人员
和工作人员的责任与权限。
3.项目管理：对档案数字化的项目进行规划、设计、实施和评估，包
括制定项目计划、分工和时间节点，建立项目团队和资源管理，进行风险
评估和控制等。
4.技术标准：制定档案数字化的技术标准，包括数字化设备的选择和
使用，数字化过程中的操作规范，数字化文件格式和存储方式的规定等。
5.过程管理：制定档案数字化工作的过程管理方法，包括文件管理、
数据管理、评估和改进等。
6.资源管理：合理配置档案数字化工作所需的人力、物力和财力资源，进行预算管理和绩效评估。
7.安全保护：确保档案数字化过程中的安全性和保密性，包括网络安全、数据加密和权限控制等。
8.培训和交流：制定档案数字化工作人员的培训计划和交流机制，提
高工作人员的专业水平和沟通能力。
9.运维管理：建立档案数字化工作的运维管理制度，包括设备维护、
软件更新和故障处理等。
10.风险管理：制定档案数字化工作的风险识别、评估和控制措施，
预防和应对各种可能发生的风险和灾害。
档案数字化业务加工保密管理办法
档案数字化业务加工保密管理办法为保障公司档案数字化业务加工工作顺利进行，确保档案数字化过程中涉及国家秘密的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《档案数字化外包安全管理规范》等法律法规以及相关规范、标准，制定本办法。
一、档案数字化场地管理（一）数字化加工结束后，应对现场进行清理，防止秘密载体遗失；（二）制作保密安全警示标志，严禁外来人员进入数字化加工场所；（三）秘密载体必须存入铁皮柜；绝密、机密级秘密载体须存入档案室。
（四）档案数字化加工场所应符合以下条件：1、必须在指定区域内进行，区域划分要相对独立，具有一定的保密措施和条件；2、配备可覆盖场所全部区域的视频监控系统及防火、防盗等必要设备；所有监控设备应运行良好；3、个人物品不得带入档案数字化加工场所。
二、数字化加工人员管理（一）参加档案数字化管理和工作的人员应与公司签定《保密承诺书》，并严格落实岗位责任制。
（二）档案数字化加工必须严格控制涉密范围，不得使用临聘人员或未经审查和保密培训人员实施；凡拟从事档案数字化工作的人员，必须按照“先审查、后使用”的原则，事先进行资格审查。
任何人员未经资格审查，不得从事档案数化工作。
（三）档案数字化负责人职责：1、严格执行公司各项保密管理规定，严防失泄密事件发生；2、根据承担档案数字化工作项目的性质，组织专项保密培训；3、组织指导档案数字化工作加工生产，确保档案数字化加工结果符合质量要求；4、定期对保密环境和涉密载体进行检查，及时消除泄密隐患。
（四）档案数字化加工人员职责1、严格执行公司各项规章制度及保密管理规定；2、在规定范围内使用秘密载体，并妥善保管，防止失泄密事件发生；3、按规定流程在规定时间完成档案数字化加工生产工作；4、秘密载体使用完毕后，应及时进行清理和整理，并对现场进行检查，防止秘密载体遗失；5、当发生失泄密事件时，立即向公司负责人汇报，并尽自己所能尽量缩小影响范围；（五）档案数字化人员岗位变动管理1、因工作需要，档案数字化人员因岗位变动，所涉及的涉密载体必须全部上交，严禁擅自留存，并做好交接登记；到新岗位严禁泄露原岗位涉及的涉密工作内容；2、档案数字化人员脱离涉密岗位，其所知悉的国家秘密在保密期限内的，须按相关规定严守保密内容，脱密期限结束后，自行解除。
档案数据化管理制度
档案数据化管理制度1. 引言随着科技的发展，传统的纸质档案管理方式已经无法满足现代组织的需求。
为了提高档案管理的效率和准确性，本制度旨在规范档案数据化管理流程，确保档案信息的安全性和可靠性。
2. 定义- 档案数据化管理：将纸质档案数字化，并通过电子系统进行存储、检索、传输和分享的方式进行管理。
- 档案数据化管理系统：用于支持档案数据化管理流程的电子系统，包括硬件设备和软件应用。
3. 档案数据化管理流程3.1 档案数字化- 将纸质档案进行扫描，并使用光学字符识别（OCR）技术转换为可编辑的电子文档。
- 对扫描后的电子文档进行质量检查，确保图像清晰、文字准确。
- 将电子文档按照一定的结构和分类规则进行命名和归档。
3.2 档案存储和备份- 将电子文档存储在安全可靠的服务器或云存储中。
- 建立定期备份机制，确保档案信息的安全性和可恢复性。
3.3 档案检索与共享- 设计和实施用户友好的档案检索界面，方便用户根据关键词、日期等进行查询和检索。
- 控制档案访问权限，确保只有授权人员可以进行访问和修改。
- 支持档案信息的分享和传输，方便不同部门或合作伙伴之间的合作和协作。
4. 安全与风险管理- 设立专门的档案数据安全管理团队，负责制定安全措施和监督执行。
- 加密存储和传输档案信息，防止数据被未经授权的人员窃取或篡改。
- 建立灾难恢复计划，以应对自然灾害、系统故障等意外情况。
5. 档案数据化管理的优势- 提高档案管理的效率和准确性，节约人力和空间资源。
- 加强档案信息的安全性和可靠性，防止纸质档案遗失或损坏。
- 方便档案的检索、共享和传输，促进组织内部和外部的合作和协作。
6. 总结本制度旨在规范档案数据化管理流程，提高档案管理效率和准确性。
通过合理的档案数字化、存储和共享方式，可以提高档案信息的安全性和可靠性，促进组织内部和外部的合作和协作。
档案数字化的安全管理制度
第一章总则第一条为加强档案数字化工作的安全管理，确保档案数字化过程中的信息安全，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规，特制定本制度。
第二条本制度适用于我国境内所有从事档案数字化工作的单位、个人以及数字化加工服务提供商。
第三条档案数字化安全管理工作应当遵循以下原则：（一）安全第一，预防为主；（二）责任明确，分工协作；（三）技术保障，制度保障；（四）依法管理，持续改进。
第二章组织与职责第四条各单位应设立档案数字化安全管理领导小组，负责本单位的档案数字化安全管理工作。
第五条档案数字化安全管理领导小组的主要职责：（一）组织制定和修订档案数字化安全管理制度；（二）监督、检查档案数字化安全管理工作；（三）处理档案数字化安全事件；（四）开展档案数字化安全培训和宣传教育。
第六条档案管理部门负责档案数字化工作的具体实施，其主要职责：（一）制定档案数字化工作计划；（二）组织实施档案数字化工作；（三）确保档案数字化过程中的信息安全；（四）对数字化成果进行验收和归档。
第三章档案数字化安全措施第七条档案数字化工作应遵循以下安全措施：（一）档案数字化加工单位应具备相应的资质和条件，确保档案数字化工作的顺利进行。
（二）档案数字化加工过程中，应采取物理隔离、技术防护、数据加密等措施，防止档案信息泄露。
（三）档案数字化加工场所应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防尘、防潮等。
（四）档案数字化加工人员应具备相应的安全意识和技能，定期接受安全培训。
（五）档案数字化加工过程中，应建立严格的工作流程，确保档案信息的完整性和准确性。
第八条档案数字化成果的存储、传输和使用，应采取以下安全措施：（一）档案数字化成果应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。
（二）档案数字化成果的传输应采用加密技术，确保传输过程中的信息安全。
（三）档案数字化成果的使用应限定在授权范围内，防止信息泄露。
第四章安全责任第九条档案数字化安全责任主体包括档案管理部门、档案数字化加工单位、档案数字化加工人员等。
档案数字化加工管理制度
档案数字化加工管理制度第一章绪论一、总则为了规范档案数字化加工管理工作，提高档案工作效率，保障档案安全，制定本制度。
二、制度目的本制度的目的是为了规范档案数字化加工管理工作流程，提高档案数字化加工管理水平，确保档案数字化加工工作的质量和效率。
第二章工作职责一、档案数字化加工管理工作职责1. 负责制定档案数字化加工工作计划，并组织实施；2. 负责确定数字化加工技术标准和规范；3. 负责档案数字化加工设备的维护和保养；4. 负责档案数字化加工项目的质量控制。
二、档案数字化加工管理员职责1. 负责协助档案数字化加工工作的计划制定和实施；2. 负责协助管理数字化加工技术标准和规范；3. 负责协助管理数字化加工设备的维护和保养；4. 负责协助档案数字化加工项目的质量控制。
第三章档案数字化加工项目管理一、档案数字化加工项目的申请1. 提出档案数字化加工申请的部门或单位应提供相关档案材料和信息；2. 档案数字化加工项目申请需提供申请表和相关审批文件。
二、档案数字化加工项目的审批1. 对档案数字化加工项目的申请进行审批，确定项目的具体流程和计划；2. 审批通过的档案数字化加工项目应及时安排实施，确保工作计划的顺利进行。
三、档案数字化加工项目的实施1. 按照审批通过的工作计划，对档案数字化加工项目进行实施；2. 对项目实施过程中出现的问题，及时进行处理和调整。
四、档案数字化加工项目的验收1. 对已完成的档案数字化加工项目进行验收，确保质量达标；2. 完成验收合格的档案数字化加工项目进行归档和备案。
五、档案数字化加工项目的综合评价1. 对已完成的档案数字化加工项目进行综合评价，总结经验，改进工作方法；2. 定期向上级主管部门进行档案数字化加工项目工作汇报。
第四章档案数字化加工设备管理一、档案数字化加工设备的购置1. 档案数字化加工设备的购置应结合实际需要，根据申报程序进行采购；2. 档案数字化加工设备的购置应由专业人员参与选型和评估，确保设备的性能和品质。
档案数字化服务管理制度
一、总则为加强档案数字化服务工作，提高档案管理效率，确保档案安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位内部档案数字化服务工作的管理，包括档案数字化加工、档案数字化存储、档案数字化传输、档案数字化利用等环节。
三、组织机构及职责（一）档案数字化工作领导小组1. 组成：由单位主要领导、相关部门负责人组成。
2. 职责：负责档案数字化工作的统筹规划、组织协调、监督检查等工作。
（二）档案数字化服务中心1. 组成：由档案管理部门、信息技术部门、保密部门等组成。
2. 职责：（1）负责档案数字化工作的具体实施，包括档案数字化加工、存储、传输、利用等。
（2）制定档案数字化工作计划，并组织实施。
（3）对档案数字化工作进行监督检查，确保档案安全。
（4）对档案数字化工作人员进行培训和考核。
四、档案数字化工作流程（一）档案数字化加工1. 档案整理：对拟数字化加工的档案进行整理，确保档案完整、准确、有序。
2. 档案鉴定：对档案进行鉴定，确定数字化加工范围。
3. 档案数字化：按照档案数字化标准，对档案进行扫描、转换、整理等操作。
4. 质量控制：对档案数字化成果进行质量检查，确保数字化档案的准确性、完整性。
（二）档案数字化存储1. 选择合适的存储介质，确保档案数据安全、可靠。
2. 按照档案数字化标准，对档案数据进行备份，确保数据不丢失。
3. 定期对存储介质进行检查，确保档案数据安全。
（三）档案数字化传输1. 采用安全可靠的传输方式，确保档案数据在传输过程中的安全。
2. 对传输过程进行监控，确保档案数据传输的准确性、完整性。
（四）档案数字化利用1. 制定档案数字化利用规范，确保档案数据在利用过程中的安全、可靠。
2. 提供档案数字化查询、检索、下载等服务。
3. 对档案数字化利用进行监督，确保档案数据在利用过程中的安全。
五、档案数字化安全管理制度（一）数据安全1. 对档案数字化数据进行加密存储，确保数据安全。
档案数字化加工管理制度范文
档案数字化加工管理制度范文档案数字化加工管理制度范例第一章总则第一条为了规范档案数字化加工管理，提高档案数字化加工的效率和质量，保证档案数字化加工工作的安全性和可靠性，特制定本制度。
第二条档案数字化加工管理须遵守国家有关法律法规和相关政策，严格按照规定执行，确保档案数字化加工工作符合法律法规的要求。
第三条档案数字化加工管理应坚持"公开、公正、公平"的原则，确保档案数字化加工工作的公开透明。
任何机构和个人都有权查阅和利用档案数字化加工工作中的信息，但必须符合法律法规的规定。
第四条档案数字化加工管理应注重保护档案的完整性、可信性和私密性，确保档案的真实、全面和准确。
对于档案数字化加工工作中涉及到的重要数据和敏感信息，应采取有效措施进行保护。
第五条档案数字化加工管理应强化信息安全管理，确保档案数字化加工工作的数据不被非法获取、篡改、破坏和泄露。
对于档案数字化加工工作中出现的安全漏洞和风险，应及时进行排查和修复。
第二章档案数字化加工组织管理第六条档案数字化加工需成立专门的组织机构，负责档案数字化加工管理工作。
组织机构应由具备相应专业知识和技能的人员组成，确保档案数字化加工工作的有效性和规范性。
第七条档案数字化加工组织机构应规定工作职责和权限，明确每个成员的责任和任务。
组织机构应定期进行工作汇报和评估，及时发现和解决档案数字化加工工作中的问题和难题。
第八条档案数字化加工组织机构应制定工作规范和操作流程，确保档案数字化加工工作按照统一的标准和规范进行。
组织机构应培训档案数字化加工人员，提高他们的专业水平和工作能力。
第三章档案数字化加工工作流程第九条档案数字化加工工作流程包括档案装箱、档案扫描、档案质检、档案图像识别、档案数据处理、档案存储、档案归档等环节。
第十条档案装箱需按照一定的规则和要求进行，确保档案的安全运输和储存。
档案扫描应选用合适的扫描设备和软件，确保扫描的质量和效率。
第十一条档案质检应对扫描的图像进行检查和评估，确保扫描的图像清晰、准确和完整。
档案整理员数字化档案管理制度
一、总则为了加强数字化档案管理工作，提高档案整理员的专业素养和工作效率，确保档案的完整、准确、安全，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于我单位所有档案整理员在数字化档案管理过程中的工作。
三、岗位职责1. 档案整理员应熟悉国家档案管理的法律法规，掌握数字化档案管理的相关知识和技术。
2. 负责对纸质档案进行整理、分类、编号、数字化加工、存储和备份。
3. 负责数字化档案的检索、查询、借阅、归还等工作。
4. 负责数字化档案的安全管理，确保档案不被非法访问、篡改和丢失。
5. 定期对数字化档案进行维护和更新，确保档案数据的准确性和完整性。
四、工作流程1. 档案整理员在接收纸质档案时，应仔细核对档案的完整性、准确性，并做好登记。
2. 对纸质档案进行整理、分类、编号，确保档案的有序性。
3. 对整理好的纸质档案进行数字化加工，包括扫描、图像处理、文字识别等。
4. 将数字化档案存储在指定的服务器或云存储平台，并定期进行备份。
5. 建立数字化档案检索系统，方便用户查询。
6. 对数字化档案进行定期维护和更新，确保档案数据的准确性和完整性。
五、安全管理1. 档案整理员应严格遵守国家档案管理的法律法规，确保档案的安全。
2. 严格执行保密制度，对数字化档案进行加密处理，防止非法访问。
3. 定期对服务器和存储设备进行安全检查，防止病毒、黑客攻击等安全风险。
4. 对数字化档案进行备份，确保数据安全。
六、培训与考核1. 单位应定期对档案整理员进行数字化档案管理培训，提高其专业素养。
2. 对档案整理员的工作进行考核，考核内容包括档案整理、数字化加工、安全管理等方面。
3. 对考核不合格的档案整理员，单位应进行培训和整改，直至合格。
七、附则1. 本制度由档案管理部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
通过以上制度，旨在规范档案整理员在数字化档案管理过程中的行为，确保档案工作的顺利进行，为单位的档案管理工作提供有力保障。
档案数字化管理规章制度
档案数字化管理规章制度第一章总则第一条为加强档案管理工作，提高档案管理效率，确保档案的安全性和可靠性，保障信息的完整性和可控性，依据国家有关法律法规和部门规章制度，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位所有涉及档案数字化管理工作的部门和人员，包括档案数字化操作、档案数字资源管理、档案数字化安全管理等方面。
第三条档案数字化管理工作应坚持信息化与传统档案管理相结合的原则，充分利用现代信息技术手段，提升档案处理效率和服务水平。
第二章档案数字化管理的基本要求第四条档案数字化管理工作应符合国家有关政策法规和标准要求，确保档案的真实、完整、准确、可靠。
第五条档案数字化管理工作应遵循信息安全保密原则，保障档案信息的安全性，防止档案泄密、篡改等不法行为。
第六条档案数字化管理工作应建立健全档案数字资源管理制度，统一规范档案数字资源的采集、整理、存储和使用。
第七条档案数字化管理工作应合理确定档案数字化的范围和目标，确保数字化过程规范有序、高效快捷。
第八条档案数字化管理工作应注重档案数字资源的保护与利用，充分发挥数字化档案的应用价值，服务于工作和社会公众。
第三章档案数字化管理的组织机构第九条本单位应设立档案数字化管理工作领导小组，负责档案数字化管理制度的制定、实施和监督。
第十条档案数字化管理工作领导小组由主要领导和相关部门负责人组成，设立办公室，配备专业人员，承担日常管理工作。
第十一条各相关部门应建立档案数字化管理工作机构，明确各自的职责和工作程序，加强协调配合，保障档案数字化工作的顺利开展。
第四章档案数字化管理的基本流程第十二条档案数字化管理工作应按照规定的流程和程序进行，包括档案数字化准备、档案数字化采集、档案数字化整理、档案数字化存储、档案数字化利用等环节。
第十三条档案数字化准备阶段，要确定数字化工作的目标、内容、范围和工作计划，做好预算、人员、设备等方面的准备工作。
第十四条档案数字化采集阶段，要采用专业设备和技术手段，将纸质档案转换为电子档案，保证图像和文字的清晰度和准确性。
档案数字化加工管理制度
档案数字化加工管理制度档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。
集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。
对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
数字化基本流程：纸质档案数字化的基本流程包括档案出库、案卷件整理、扫描、图像处理、质量检查、生成文档、存储、装订，回库共八个环节由档案员和数字化处理人员共同完成。
纸质档案数字化基本流程：档案出库，案卷整理，扫描，图像处理，质量检查，生成文档，存储，装订回库。
数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。
数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。
数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。
数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。
数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。
数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。
工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。
工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。
公司档案数字化管理制度
一、总则1. 为规范公司档案数字化管理工作，提高档案管理效率，保障档案信息安全，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
2. 本制度适用于公司所有档案的数字化管理工作。
二、数字化档案的范围1. 公司所有纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等具有保存价值的资料。
2. 公司内部各部门、分支机构产生的各类档案。
三、数字化档案的管理原则1. 完整性原则：确保数字化档案的完整、准确、真实。
2. 安全性原则：加强数字化档案的安全管理，防止档案信息泄露、篡改、丢失。
3. 可用性原则：提高数字化档案的检索、查询、利用效率。
4. 标准化原则：遵循国家档案管理标准，统一数字化档案的格式、命名、存储等。
四、数字化档案的管理职责1. 公司档案管理部门负责数字化档案的规划、组织实施、监督和检查。
2. 各部门、分支机构负责本部门、本分支机构的档案数字化工作。
3. 公司信息部门负责数字化档案的存储、备份、恢复等工作。
五、数字化档案的管理流程1. 档案收集：各部门、分支机构按照档案收集要求，将各类档案收集齐全。
2. 档案整理：对收集到的档案进行分类、编号、编制目录等整理工作。
3. 档案数字化：按照数字化标准，对整理好的档案进行扫描、转换、存储等数字化处理。
4. 档案存储：将数字化档案存储在符合安全标准的存储设备上，并定期备份。
5. 档案利用：提供数字化档案的查询、检索、借阅等服务。
6. 档案维护：定期检查数字化档案的存储设备、软件系统，确保档案信息的安全和完整。
六、数字化档案的安全管理1. 建立健全档案信息安全管理制度，明确档案信息安全的责任主体。
2. 对数字化档案实行分级管理，按照档案密级设置访问权限。
3. 定期对数字化档案进行病毒检测、数据备份和恢复演练。
4. 对数字化档案存储设备进行定期检查、维护和更新。
七、数字化档案的监督与检查1. 公司档案管理部门定期对数字化档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 公司内部审计部门对数字化档案管理进行审计，确保档案信息安全。
档案数字化管理制度
档案数字化管理制度为了更好地管理和利用档案资源，提高工作效率和保护档案安全，我公司决定制定档案数字化管理制度。
本制度旨在规范档案数字化管理的各项工作，并为相关人员提供明确的操作指南和规范。
一、制度目的档案数字化管理制度的主要目的是：提高档案管理效率，减少纸质档案的占用空间，降低档案管理成本，确保档案的安全可靠性，并便于查阅和利用档案资源。
二、档案数字化管理范围本制度适用于我公司所有部门的档案管理工作，包括纸质档案、电子档案和混合档案。
三、档案数字化管理流程1. 档案整理1.1 对于纸质档案，首先进行分类和整理，统一由专人负责，确保档案有序规范。
1.2 对于电子档案，必须按照统一的命名规范和目录结构进行整理和归档。
2. 档案扫描2.1 纸质档案扫描：将整理完毕的纸质档案交由专门的人员进行扫描，生成高质量的电子档案。
2.2 电子档案扫描：确保扫描设备的正常运行，保证扫描的准确性和完整性。
3. 档案索引与归档3.1 档案索引：对于电子档案，根据档案内容，建立相应的索引系统，确保档案的快速检索和查询。
3.2 归档：将扫描完毕的电子档案按照索引系统，存储至指定的档案服务器或云存储平台，确保档案的安全可靠。
4. 档案审查与调取4.1 档案审查：定期对档案进行审查和检查，确保档案的完整无缺、存储正常，并进行修复和备份工作。
4.2 档案调取：根据实际需要，对档案进行调取和借阅，并记录借阅情况，确保档案的使用和保密。
5. 档案销毁与保密5.1 档案销毁：对于已经扫描完成的纸质档案，按照规定的时间和程序进行销毁，确保档案的安全性和隐私保护。
5.2 档案保密：严格遵守档案保密的相关法律法规，确保档案的机密性和安全性。
四、档案数字化管理责任分工1. 部门负责人：负责组织和协调本部门的档案管理工作，确保各项工作按要求进行。
2. 档案管理员：负责具体的档案整理、扫描、索引、归档和审查工作，并定期向部门负责人汇报工作情况。
3. IT管理员：负责档案数字化管理系统的维护和更新，确保系统的正常运行和数据的安全性。
档案数字化管理制度
档案数字化管理制度第一章总则第一条为规范档案管理工作，提高档案管理效率，保护档案安全，促进档案资源的有效利用，根据国家有关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案管理工作，包括电子档案和纸质档案。
第三条档案数字化管理是指将纸质档案或电子档案进行扫描数字化处理，并进行电子化管理的过程。
第四条本制度的宗旨是规范档案数字化管理工作，确保档案的完整性、安全性和可用性，为本单位的科学决策、服务保障和信息公开提供有力支撑。
第二章相关法律法规第五条档案数字化管理必须遵守《中华人民共和国档案法》和其他相关法律法规，确保档案工作的合法合规。
第六条档案数字化管理必须遵守《中华人民共和国电子签名法》，采取合法有效的电子签名、加密保护等措施，保障档案的安全性和真实性。
第七条档案数字化管理必须遵守《中华人民共和国网络安全法》，建立健全档案网络安全保障制度，加强对档案数据的管理和保护。
第八条档案数字化管理必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》，严格按照国家机密级别对档案信息进行保密处理，落实国家秘密管理要求。
第三章档案数字化管理的组织领导第九条本单位应当设立专门的档案管理部门或委派专人负责档案数字化管理工作，明确相关人员的职责和权限。
第十条档案管理部门应当制定档案数字化管理的具体计划和方案，明确数字化工作的时间节点和目标任务。
第十一条档案管理部门应当配备相应的技术人员和设备设施，确保档案数字化工作的顺利进行。
第四章档案数字化管理的内容和流程第十二条档案数字化管理包括但不限于以下内容：（一）文件扫描：将纸质文件进行扫描，转换成可编辑的电子文件；（二）电子文件归档：对扫描得到的电子文件进行归档整理，建立起电子档案库；（三）电子文件管理：对电子档案进行分类、检索和保管，确保档案信息的完整性和安全性；（四）纸质档案处理：对不再需要的纸质档案进行妥善处置，包括销毁、归档等；（五）档案审计：对档案数字化管理工作进行定期审计，保证数字化管理的有效性。
公司员工档案数字化管理制度
第一章总则第一条为提高公司员工档案管理效率，确保档案信息的准确、完整、安全，根据国家有关档案管理法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有员工档案的数字化管理工作。
第三条员工档案数字化管理应遵循以下原则：1. 法规遵循原则：遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案数字化工作合法合规。
2. 安全保密原则：加强档案数字化过程中的安全保密工作，防止档案信息泄露。
3. 效率优先原则：提高档案数字化工作效率，缩短档案查询时间，满足公司业务需求。
4. 规范统一原则：统一档案数字化标准，确保档案数据的一致性和可交换性。
第二章职责分工第四条公司人力资源部负责员工档案数字化管理的组织实施和监督。
第五条人力资源部下设档案数字化管理小组，负责具体实施工作，包括：1. 制定员工档案数字化管理方案；2. 建立员工档案数字化系统；3. 对员工档案进行数字化处理；4. 对数字化档案进行备份和安全管理；5. 对员工档案数字化工作进行培训和指导。
第六条各部门负责提供本部门员工的档案资料，配合人力资源部完成档案数字化工作。
第三章档案数字化流程第七条档案数字化流程如下：1. 档案收集：各部门收集本部门员工的纸质档案，包括人事档案、工资档案、社保档案等。
2. 档案整理：对收集到的纸质档案进行分类、整理，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案数字化：将整理好的纸质档案进行数字化处理，包括扫描、录入、校对等。
4. 数据备份：对数字化档案进行备份，确保档案数据的安全。
5. 系统维护：定期对数字化档案系统进行维护，确保系统正常运行。
第四章档案安全管理第八条员工档案数字化管理系统应设置用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作档案。
第九条档案数字化过程中，应采取必要的安全措施，如数据加密、防火墙等，防止档案信息泄露。
第十条员工档案数字化管理系统应定期进行安全检查，发现问题及时整改。
第五章档案查询与使用第十一条员工档案数字化后，应建立档案查询制度，方便员工和相关部门查询。
数字化档案馆管理制度范本
第一章总则第一条为规范数字化档案馆的管理工作，提高档案数字化水平，保障档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于数字化档案馆的档案收集、整理、存储、利用、保密等各个环节。
第三条数字化档案馆应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保档案安全。
（二）科学管理：运用现代信息技术，提高档案管理水平。
（三）安全保密：加强档案信息安全防护，防止档案丢失、泄露。
（四）方便利用：提高档案利用效率，为社会各界提供优质服务。
第二章档案收集与整理第四条数字化档案馆应按照国家档案分类标准，对各类档案进行收集和整理。
第五条档案收集范围包括：（一）各类文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等；（二）具有保存价值的各类历史资料、实物等。
第六条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类；（二）对档案进行编号、编目，建立档案目录；（三）对档案进行数字化加工，确保档案内容的完整性和准确性。
第三章档案存储与备份第七条数字化档案馆应采用安全可靠的存储设备，对档案进行存储。
第八条档案存储应遵循以下要求：（一）存储设备应具备足够的存储空间，满足档案存储需求；（二）存储设备应具备良好的抗干扰、抗电磁干扰性能；（三）存储设备应定期进行维护和检查，确保档案存储安全。
第九条档案备份应遵循以下要求：（一）对档案进行定期备份，确保档案数据安全；（二）备份介质应选择稳定、可靠的存储介质；（三）备份介质应妥善保管，防止丢失或损坏。
第四章档案利用与保密第十条档案利用应遵循以下要求：（一）档案利用者应具备合法身份；（二）档案利用者应按照规定办理借阅手续；（三）档案利用者应遵守档案保密规定，不得擅自复制、传播档案内容。
第十一条数字化档案馆应加强档案信息安全防护，防止档案丢失、泄露。
第十二条档案保密应遵循以下要求：（一）档案管理人员应树立保密观念，严格执行档案保密制度；（二）档案管理人员应定期接受保密教育，提高保密意识；（三）档案管理人员不得将档案内容泄露给无关人员。
档案数字化项目加工人员管理制度
档案数字化项目加工人员管理制度一、现场安全管理制度（1）严格学习和遵守《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国公司法》等有关法律法规中涉及保密的条款。
（2）所有工作人员不得偷盗档案原件。
（3）所有工作人员不得以任何形式复制、摘抄、抄录客户档案中记载的任何内容。
（4）所有工作人员不得以任何形式向外公布甲方档案中记载的任何内容。
（5）所有工作人员不得以任何形式窃取和向外界发布公司的商业机密，包括公司领导涉及公司发展动向和重大决策的谈话和记录等。
（6）各岗位员工在接触档案实体时均要轻拿轻放，对于纸质较差的档案尽量不进行二次使用，发现档案纸张破损应及时上报，征求用户处理意见。
（7）员工上岗前要保持双手干燥、清洁，工作间隙如果手心出汗或上卫生间后洗过手，应擦干后才能上岗。
（8）档案实体领出时应用专用的推车和周转箱进行运输。
（9）档案实体到现场后集中存放，领用时分批编号、登记工单。
（10）档案实体在整理过程中要保持顺序，防止掉落。
（11）在操作过程中不得损坏档案实体，发现问题及时上报。
（12）档案实体拆、装时不能使用金属装订物，同时不能对档案进行裁剪分离。
（13）每天下班前没有做完的档案应使用标签纸注明工作步骤后插入分离位置再提交下面工序处理。
（14）下班时对每个员工的随身物品进行检查，现场钥匙统一交用户方保管。
（15）凡违反上述规定扣除当月工资，如果后果严重的予以开除并移交公安机关侦办。
（16）工作间隙休息时段员工不允许在现场吸烟、喝水、吃东西。
（17）工作间隙休息时段员工不得喧哗，不得到处乱走动，不得随意外出。
二、考勤制度（1）全体工作人员必须每天准时出勤，指纹打卡，项目经理需另发手机视频记考勤。
（2）工作时间一般为六天制，周一至周六。
每天工作时间8小时制， 8：30-12：00，13：30-18：30；如遇特殊情况由项目经理书面报告交公司批准并交行政部备案。
档案数字化场所管理办法
档案数字化场所管理办法一、目的为规范和加强档案数字化场地管理，防止失泄密事件发生，特制定本办法；二、管理原则档案数字化加工场所按照“谁负责、谁管理、未经批准，严禁入内，既加强安全保证，又便利于工作”的原则进行；三、公司档案数字化加工场所为项目采购方提供的保密室，属公司涉密要害部位四、数字化加工场所应符合以下条件：（一）必须在指定区域内进行，区域划分要相对独立，具有一定的保密措施和条件；（二）配备可覆盖场所全部区域的视频监控系统及防火、防盗等必要设备；（三）数字化加工场所应制作保密安全警示标准，严禁外来人员进入数字化加工场所；（四）按照相关规定安装铁门、铁窗、铁柜和红外线防盗报警器。
（五）安装电子监控装置和门禁装置。
（六）秘密载体必须存入铁皮柜；绝密、机密级秘密载体须存入档案室。
五、数字化加工场所管理（一）严禁无关人员进入和参观，严禁拍照、摄像，确因工作需要，要严格按公司有关保密管理规定执行。
（二）保密办公室不定期地对保密要害部门、部位的防护措施完好情况进行重点巡查，如有异常立即向保密委员会报告。
（三）不得将与工作无关的物品和零食带入数字化加工场所；（四）严禁将非涉密移动存储介质带入数字化加工场所；（五）档案数字化工作人员不得在数字化场所内从事与数字化工作无关的活动，严禁在场所内进食、吸烟、饮水；不得将易燃、易爆及危险物品带入工作区域；（六）场所内不得设有能连接国际互联网的信息接口。
（七）进入数字化加工场所人员严禁携带照相机、摄像机和各类移动存储介质等信息设备及工作无关的物品，未经安全保密管理人员许可，严禁将场所内的任何物品带离场所。
六、人员出入管理（一）出入数字化加工场所人员必须通过保密培训和资格审查；（二）出入数字化加工场所必须进行登记，登记信息必须准确无误；（三）严禁将手机带入数字化加工场所，手机应放置在公司专门配备的手机柜中保存；（四）如遇上级来检查需要进入数字化加工场所的，应由专人陪护，并做好登记管理工作；（五）如遇外来人员参观，必须征得公司保密办同意后，在规定范围内参加，不得随意扩大参观范围；（六）数字化加工场所未经许可，严禁外宾进入；七、数字化加工场所保密管理的监督检查（一）数字化加工场所保密管理的监督检查工作由公司保密办负责。
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档案数字化加工管理制度
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。
集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。
对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。
数字化基本流程：
整理、扫描、图像处理、质量检查、生成文档、存储、装订，回库共八个环节
纸质档案数字化基本流程：档案出库，案卷整理，扫描，图像处理，质量检查，生成文档，存储，装订回库。
数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。
数字化加工场所应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。
数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。
数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。
数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。
数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。
工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所。
工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。
档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。
数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理
档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。
档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI
接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。
档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。
数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。
除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。
档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。
档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。
档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。
档案数字化加工过程中建议由档案部门提供计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备，并逐一进行检查、登记。
数字化工作完成后，这些设备必须交由档案部门统一保管或销毁，严禁擅自带走。
用于档案数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。
档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应由档案部门指定专人保管，并对使用情况进行记录。
档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。
档案部门应
指定专人负责移动存储介质数量的清点，数字化服务机构完成拷贝或刻录的数据介质（包括损坏的数据介质）应及时交接给档案部门指定的人员，并办理交接手续。
档案数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由档案部门人员现场监督。
处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。
档案实体的安全管理
档案部门要对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。
涉密档案要予以筛除，档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，档案实体与文件目录不对应的要进行必要的记录或标示。
档案部门人员应按照工作计划分批调档，并与数字化服务机构的档案接收人员进行清点、核对，双方确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。
档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。
需要拆装档案时，应尽可能地保持档案原貌。