样品送样管理办法(201103291506336562)

文件号：XYHHZ-GX-05第1/6页1.目的

加强样品提供过程的管理，使样品提供过程控制程序化、规范化。2.适用范围

本办法适用于公司销售公司（包含内外贸）为客户提供样品过程的管理和控制。

3.职责

3.1销售公司职责

a负责对客户的样品需求进行记录，并组织评审（公司现有的产品可直接填写《样品单》，特殊情况下呈送总经理签批），填写《样品单》；

b负责《样品单》的传递；

c负责样品的催踪；

d负责样品数量和规格的确认；

e负责样品的邮寄或发运；

f负责就样品检测和试用情况向客户进行联络和沟通；

g负责向客户收取适当的样品费用（需要时）。

3.2品管部职责

a负责按照样品单的要求对打样过程的半成品质量进行控制；

b负责按照《样品单》的要求对样品数量进行验证；

c负责按照《样品单》的要求对样品的有关参数进行逐项检验和测量；

d负责按照《样品单》的要求对样品的标识和包装进行验证；

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文件号：XYHHZ-GX-05第2/6页e负责就有关样品质量问题向供销公司进行有关事宜的沟通和联络。

3.3生产部、分厂和仓库职责

a负责提供符合要求的样品；

b负责向供销公司、品管部提供有关样品的信息；

c负责按照工程技术部的要求试制或开发新品；

d负责就有关事宜向供销公司、工程技术部、品管部保持沟通

4.流程（见下图）

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文件号：XYHHZ-GX-05第4/6页5.控制要求

5.1公司现有产品的样品提供控制要求

a销售公司接到顾客样品需求以后，有关人员应当就样品需求的数量、规格以及相关参数要求进行初步地评审，以确定公司现有产品是否能够满足客户要求，并就付款事宜向客户进行沟通（样品费在销售费用中扣除），样品要求评审通过以后，销售公司负责根据客户要求填写《样品单》并签名，然后送达仓储签认；

b仓储对样品单签认以后，将样品单分发至生管部、生产部和品管部：

a)仓库若有现货即可按照样品单的要求准备样品，并通知品管部对样品

进行逐项检验；

b)经过检验，样品符合样品单的要求以后，品管部门开具《成品性能检

测报告单》一式三份，交仓库一份、随货同行一份(暂存仓库，提货时

交销售公司)，品管部存根一份；

c)仓库对检验合格的样品按照要求通知相应的分厂进行包装，并通知销

售公司提货，同时办理提货手续（说明：仓库提供样品时所导致的库

存包装内产品数量短缺的情况，仓库可根据包装上的编号或标识，通

过生管联络并协调相应分厂在适当的时间补充、封装、标识并入库，

补充入库的数量计入分厂的生产产量，但入库之前必须通过品管部的检验）；

d)仓库若无现货，则与生管部沟通，生管部通知生产部安排分厂按照样

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文件号：XYHHZ-GX-05第5/6页品单的要求打样并包装，品管部门负责打样过程有关质量参数的测量和检验；

e)打样（并包装）完成以后，分厂通知品管部对样品进行检验；

f)经过检验符合样品单的要求以后，品管部门则开具《成品性能检测报

告单》一式三份，交分厂一份（入库时作为样品合格的凭证交予仓库）、随货同行一份(暂存仓库，提货时交销售公司)，品管部存根一份；

g)样品检验合格以后，分厂将样品转交给仓库，仓库则凭分厂提供的《成

品性能检测报告单》并与样品单要求核对，一致后为样品办理入库手续，同时通知通知销售公司提货且办理提货手续。

c如果销售公司接到的样品单是公司目前尚未生产过的产品，需要组织开发，销售公司则应当将顾客需求信息整理以后交总经理签署有关意见：

a)总经理同意以后，销售部门将样品单发至技术部并签认；

b)技术部将样品单转发给品管部、生产部和仓库；

c)工程技术部负责组织品管部、生产部等有关部门对新样品的设计开发

方案进行策划（按照《设计与开发控制程序》执行）并向生产部下达《样品生产单》，同时对整个试制（打样）过程进行指导。

d)样品生产完成以后，参照b款第e)、f)、g)项执行；

d销售公司将样品发向客户以后，应密切关注顾客对样品质量等有关要求符合性的反馈或投诉，并主动与客户沟通，就有关问题向顾客加以说明，同时启动《纠正措施和预防措施控制程序》加以改进，且将改进的过程

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文件号：XYHHZ-GX-05第6/6页和结果记录于《纠正措施实施通知单》、《预防措施实施通知单》之中，涉及法律法规要求的按照法律法规执行；

e销售公司按照一般的催款要求对样品款项进行催踪。

6.涉及文件

a《设计与开发控制程序》

b《纠正措施和预防措施控制程序》XYHHC-PZ-11-2010

7.涉及记录

a《纠正措施实施通知单》XYHHJ-PZ-18

b《预防措施实施通知单》XYHHJ-PZ-19

c《成品性能检测报告单》XYHHJ-PZ-01

d《样品单》XYHHJ-GX-19

e《样品生产单》XYHHJ-GC-01

8.记录保存

执行本办法所形成的记录：

a《纠正措施实施通知单》、《预防措施实施通知单》、《成品性能检测报告单》、《样品单》由品管部保存，存期三年；

b《样品生产单》由工程技术部、生产部保存，存期三年。

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