非正式组织及其管理和控制

[收稿日期]　2007-02-27

[作者简介]　王利平(1957—

),男,山西柳林人,中国人民大学商学院教授,博士生导师;苏雪梅(1979—

),女,黑龙江佳木斯人,中国人民大学商学院博士研究生。非正式组织及其管理和控制

王利平,苏雪梅

(中国人民大学商学院,北京　100872)

非正式组织是组织理论中的一个重要课题。巴

纳德(Barnard )、梅奥(Mayo )、西蒙(Simon )等人的组织管理著作,奠定了正式组织和非正式组织的基础理论,但后续的深入具体的研究甚少。国内部分学者近年来就组织的非正式方面对组织的影响进行了一些相关研究,据此提出了一些管理方法。但这些研究对非正式组织的分析并没有深入到深层次的作用机理。无论是理论上,还是实际的管理过程中,对非正式组织作用机制的认识仍然非常有限。本文意在深层次挖掘非正式组织的作用机制,探求发挥非正式组织的正面作用的管理机制。

一、非正式组织含义及存在基础

正式组织是两个或两个以上个人有意识地协调的行为或能力的体系,[1]通常表现为一系列正式规定的、明确的、形式化、结构化了的目标、制度、结构、流程、规范等,是理性的系统。相对而言,非正式组织是两个或两个以上个人之间无意识地协调的行为的体系,是包含有多种心理因素的系统,而尚未上升为形式化、制度化、结构化的组织规范,它是组织中潜在的并在组织运转实践中有自身作用的规范和作用机制。

非正式组织在两个层次上存在:其一是作为一般组织形成的基础;其二是在组织中相对于正式组织的存在。

在社会生活中,人与人之间即使不在一个组织内,仍会发生大量的各种各样的接触和交往,这是人的社会性的伴随物。这种社会化过程使人与人之间形成了共同的习惯、风俗、道德观念和社会规范,形成了同质性的心理状态,对人的行为方式赋予了一定的组织化和体系化特征,这就是基础层次、广义上存在的非正式组织。这个层次上的非正式组织是所有组织存在的基础。

正式组织是在这个基础上,目标明确化、具体化和结构形式化的产物,是共同的、理性的、超越了任何独立个体的系统。由于其表现为形式化、制度化和结构化,已经和每一个个体的具体需求和个性相去甚远,正式组织再完美,也不可能把每个组织成员的目标、需要、兴趣都包容进去。组织成员个人的不能或未被正式组织包容的部分或有差异的部分,仍然是一个客观的存在,仍然会寻求正式形式之外的表达或实现途径。这种正式组织不能或未能包容的部分,就是组织中的第二层次———非正式组织存在的基础。

个体的需要、目标和个性追求,被正式组织包容或者满足的程度,从根本上决定了组织中非正式组织生存的基础和状态。

首先,组织目标不能囊括所有成员的个别追求,一般不会与个人目标完全一致,即使对于那些

以实现组织目标为个人利益的参与者也是如此。[2]

从自然系统的角度看,个人目的是复杂的、分散

的、各不相同且易于变化的,组织中参与者的自身利益不能被忽视,他们总是寻求多重利益的实现。同时,组织目标本身围绕组织生存和延续的需要存在一种适时调节机制,组织目标的调整会改变组织成员个人目标被实现、被满足的程度。另一方面,个人的目标本身也在发生变化,而这种变化与组织共同目标的变化常常是不一致的。

其次,个人需要不可能被正式组织提供的诱因充分满足。不同个体在组织中的需求是有差异的,不同时期的需求结构也是不同的,而且需求随着条件的变化而逐步改变。形式上统一的、公平的激励报酬体系不可能顾及每个人的需求特点。从根本上说,组织中个体的需求始终存在未被满足和未得到充分满足的部分,这部分需求正是滋生非正式组织的温床。

由此可见,组织中正式组织本身的存在形式造就了非正式组织形成和存在的条件。正式组织没有把组织成员的观念、思维方式和行为规范全部“正式化”,未被“正式化”的部分仍然会支配人们的思维和行为,非正式组织形成和存在的一个基础就是这个部分。另一方面,组织正式化的过程发展、强化了其中一部分共同的价值,从而限制、约束了那部分没有“共同化”的需求、目标、个性追求的实现和满足,这是非正式组织存在的另外一个基础。

综上所述,非正式组织在组织中产生、存在和发展有其客观必然性。第一,非正式组织是组织的基础;第二,正式组织的形成造就了非正式组织存在的基础;第三,正式组织在相当程度上制约、影响着非正式组织。其根源在于正式组织永远无法完全满足、包容成员的目标、需要和个性追求。

二、非正式组织对组织的作用

(一)非正式组织的层次

组织中的非正式组织通常表现在两个层次上。

第一个层次是组织成员在工作之中和工作之余发生的大量接触和交往,积累形成的共有观念、思维方式和行为规范。这是非正式组织最初级、最松散、最简单的形态,并形成了基础层次的组织文化。

组织中更普遍现实是,人和人之间的非正式接触交往是不均等的,会形成小的群体或团伙,这是非正式组织的第二个层次。人际关系的任何纽带,都可能在适当条件下发展成为非正式群体产生的基础。这种群体或团伙可能体现为一般的情投意合、哥们儿义气,也可能形成某种利益团体,甚至可能发展为与正式组织搅合在一起的帮派势力,滋生出组织内部的潜规则。

非正式组织自身存在的基础和层次性决定了它对正式组织的作用具有两面性,即在合理范围内的积极作用和超出合理限度的消极作用。

(二)非正式组织对组织作用的三种途径

借用巴纳德正式组织三要素分析框架,可以从共同目标、协作意愿、信息沟通三方面分析非正式组织的作用途径。

11协作意愿。组织提供给个人的诱因和能够从组织成员身上获得的协作的意愿永远是有距离的。首先,组织特定时期具体的诱因组合是受当时组织成员的需要和追求制约的。其次,正式组织能够作为激励手段使用的诱因类型是有限的,很多存在于心理层面的因素不可能像报酬、地位那样能够被正式组织运用。很多正式方式不能直接取得的效果,通过非正式的方式往往能够达到。企业组织结构方式中的团队结构制,在其形成过程中,非正式组织的作用往往是不可或缺的。总体来看,对于协作意愿,正式组织以纵向的激励为主,非正式组织则以横向的影响为主。

21组织目标。首先,正如我们反复强调的,组织目标是在不同的个人目标基础上综合提炼、上升而成的,首先是非正式的,然后才是正式的。其次,组织目标调整和改变,直接来自于大部分组织成员观念和追求的改变,间接地来自于时代变迁和社会一般价值观念的影响。非正式组织正是这种变化的中介。再次,个人目标与组织目标永远存在差异,在正式组织中未能实现的个人目标可以在非正式组织中找到合适的方式体现出来,正如有领导欲望的个人可能在某种非正式群体中成为部分人的领袖,从而实现正式组织中未能体现的价值,找到实现某些个人目标的途径。