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材料设备采购管理办法北大纵横管理咨询公司

二零零二年十月

1．目的

通过规范材料设备采购程序，形成各部门和环节的有效制衡和协作，以保证采购活动满足数量、质量、成本、交货期和服务方面的要求。

2. 适用范围

公司确定自行采购的材料设备。

凡是金额达到招标条件的材料设备采购项目必须严格执行《招标管理办法》来选择合格供应商，后续的管理工作按照本办法执行。

3．相关文件

《招标管理办法》

《经济合同管理办法》

《财务管理制度》

公司有关制度

4．执行原则

4．1“检控并重，以控为主”，控制的关键是选择合格的供应商。

4．2体现运作效率与权力制衡。

5. 职责

5.1 材料设备部

5.1.1负责制订和完善材料设备采购管理制度和流程。

5.1.2收集市场信息，建立材料设备和供应商信息库。

5.1.3负责对供应商进行评审、考核，建立供应商档案和合格供应商名册。

5.2 工程管理部

5.3 计划预算部

5.4财务部

5.5主管副总

6．工作程序

6.1 材料设备采购计划

6.2选择合格的供应商

a.对能提供标准产品的，进行样品检测，检测结果作为评价依据。

b.对不能提供样品的，进行厂家或其承包项目的考察，考察结果作为评价的依据。

a.材料设备部要求各供应商，按要求数量送样，并附鉴定书或检测报告；

b.材料设备部收到样品后，立即填写委托单，将样品送到的经过认证的专业检测机构检

测。

c.材料设备部负责取得检测报告，并按检测结果对产品进行质量性能评价。

a.材料设备部组织相关人员参加对厂家或其承包项目的考察。

b.如样品检测合格后，认为有必要对其生产能力和质量保证能力进行进一步的了解，也可

以组织考察。

c.材料设备部提交考察报告，报告的内容应包括：企业规模、生产能力和装备、领导质量

意识、员工素质、质量管理体系建设、售后服务、设计开发能力、顾客满意度反馈等。

a.当供应商样品符合要求或考察合格后，则可通知各供应商报价；

b.材料设备部负责具体的谈判，谈判价格必须经过计划预算部审核。

a.材料设备部负责向主管副总提交材料设备检测报告或考察报告。

b.计划预算部向主管副总提交《供应商报价审核表》。

c.采购金额在万元以下的，由主管副总选定供应商；采购金额在万元以上的，

由主管副总提出选择建议，上报高层领导审批确定。

d.材料设备负责将选择结果通知各供应商，同时要求中选的供应商前来办理有关合同事

宜。

6.3合同谈判与签订

具体的执行程序和规定见《合同管理办法》。

6.4材料设备进场检验

检验和试验的内容、方法和质量标准，执行《建筑安装工程质量检验评定标准》及国家有关建筑施工规范，物资试验的资料管理执行北京市《建筑安装工程资料管理规程》的有关规定。

负责收集、整理材质证明及相关证明资料。

1退货（报废）

当材料设备不合格特性严重，采购专业工程师则通知供应商退货报废。为防止供应商将这类不合格品混入合格品以后再交货，材料设备部应扣留这类不合格品，或在不合格品上作出破坏性标志后再交供应商运回。

2退货（筛选或返工）

a.当材料设备不合格时，材料设备部与供应商谈判后，办理退货手续，供应商将材料设备

运回进行检验筛选或返工，将筛选出的合格品或返工后的合格品再送检。

b.绝对不允许供应商对退回不合格材料设备，不作任何处理，就又送检“闯关”。当遇到

有这样做的供应商时，一旦查实，材料设备部应取消其供应商资格，最低须给予“黄牌”警告和经济扣罚。

3回用

材料设备的不合格特性不会给成品质量带来影响时，公司可以作让步处理。回用有两种处理方法，一种是不降价回用；一种是降价回用。决定是否回用由工程管理部出具意见，决定是否降价由预算合同部出具意见，最终报主管副总审批通过后执行。

4上述几种处理不合格品的结果，材料设备部都应记入《供应商档案》。

6.5 材料设备的使用、标识

材料设备部监督其保管、标识、出入库管理等工作，工程管理部监督材料设备的安装、使用。

6.5.2材料设备部负责监督总包单位作好材料设备的标识。

a.物资的标识方式为标记、记录。

b.物资标记的内容应包括产品名称、型号、规格、供货厂商或产地、数量、批次或出产日

期、检验状态、标识人及日期。

c.物资记录标识用入库验收记录单、试验报告或发料领料单等作为记录载体，标识的内容

应明确该物资所安装或使用的分部分项工程，该记录应予以保存。

d.当工程质量出现问题时，可根据发生问题的工程部位、施工日期、使用材料，按物资的

质量记录、标识及领料凭证追溯；

6.6供应商的考核与评价

7罚则

7.1相关人员在样品检测和考察中接受供应商行贿，但未给公司造成损失时，给予警告处分，调离原岗位，并处以元到元的罚款；

7.2相关人员接受供应商行贿，不能客观公正、公平地评价、选择供应商时，调离原岗位，处以元到元的罚款；给公司造成重大经济损失时，应予除名，并追究其法律责任。

7.3负责材料设备进场检验人员不能严格把关，让不合格材料设备进入现场时，处以元

到元的罚款。

7.4采购的各类记录不齐全，导致重要的过程文件缺失或遗漏的，追究当事人的责任并处以元到元的罚款。

7.5对供应商考核不公正的，追究责任并处以元到元的罚款。

8．附件：

1、材料设备采购管理流程

2、采购过程管理表格