浅谈编写全宗卷的心得及体会

浅谈编写全宗卷的心得及体会

摘要：全宗卷是档案馆对相关资料进行整理优化的过程，通过全宗卷能够对

历史的过往情况进行详细的了解，也能够对全宗的管理状况进行全面的掌握。档

案馆是对全宗进行收纳的地方，每一个企业单位都需要设立专门的档案室，将企

业的相关历史经营状况编辑成专门的全宗，将所有的全宗整理到一起，形成全宗卷。全宗卷能够直接反映出一个企业档案管理水平的高底，所以企业单位都需要

对全宗进行准确的编辑，并对全宗卷进行安全的保管，这样才能够想企业单位的

重要材料存储起来。本文相对全宗卷的作用进行介绍，并对全通卷的编写心得和

体会进行概述，给予相关读者编写全宗卷的一些方法和注意事项，使得编写者能

够正确的编写企业单位的全宗卷，并能够进行妥当的管理。

关键词：全宗卷；心得；体会

指定机构的档案便于称作为全宗，其基本含义为全宗必须是一个有机整体、

在过去的历史活动当中所形成，以企业、单位、机构等为基础而建立构成的。各

个特定的单位需要派用专业的人员来履行管理全宗的职责，在对档案馆的全宗进

行分类整理的过程当中，不得将不同类别的全宗进行混杂摆放。全宗卷是维护国家、企业真实历史面貌的档案，能够充分地反映单位在历年之内的经营情况、人

员变动情况、一年工作发展进程等一系列信息。所以，在进行全宗卷的编写过程

当中，需要保持小心谨慎的原则，将企业的相关信息详细的写入其中，并做好分

类和标记，这样才方便人员的查阅。

一、全宗卷介绍

全宗卷是记录企业相关经营过程的档案材料，需要企业建立专门的档案室，

将全宗卷进行合理的保存。全中卷被分为以下九个类别：一个类别是对全宗介绍，又被称作为全宗指南，第二个类别为大事记，对于企业内部所发生的具有强烈影

响的事件进行详细的记录，或对企业具有意义重大的事件进行记录。第三个类别

为对档案收集工作中所需要的材料进行记录，主要的材料有各项档案之间的交接

文据、档案的移交目录、接收目录、档案价值来源说明等一系列的内容。第四大

类是整理档案当中的材料，主要的材料有对全宗进行分类的方法、全宗目录编制

说明、全宗整理工作小结等[1]。第五大类为档案鉴定工作中所需要的材料，其中

所需要保管的材料为鉴定材料小组人员构成名单、限定档案保管期限时间表、销

毁档案审批表、销毁档案清册等。第六大类为档案统计工作当中所需要用到的材料，主要包括档案材料统计表、档案基本状况统计表、档案收入借出统计表等一

系列内容。第七大类为档案保管工作当中所运用到的材料，其中主要有档案的检

修记录、重点档案的保护措施记录、档案的定期检查记录等。第八大类为档案工

作当中所运用到的材料，主要有档案对社会当中产生经济效益的典型事例、档案

编制出版说明和审批文件。第九大类为档案管理新技术应用材料，主要包括计算

机辅助管理技术、缩微复制管理技术等各项文字说明。

二、写全宗卷的作用

全宗卷是对全宗内容进行管理的重要方法，能够对全宗的内容进行合理的完善，并掌握全宗的编写方式。通过对全宗进行收集能够让后续新人了解该单位的

光荣历史，对于新人来说有引领的作用。编写全宗卷能够让档案管理人员对于档

案室中所收藏的档案更加的熟悉，为全宗的管理提供必要的依据，提高档案管理

人员的工作效率[2]。

全宗卷能够对全宗的历史面貌进行真实的还原，反映了单位从建立开始到当

下档案工作的全部过程，记录了单位所经历的各种辉煌时刻。全宗卷能够对企业

各个时期所发生的各个事情进行详细的概述，对全宗进行进一步的总结和补充，

将不足之点进行优化。编写全宗卷能够对档案室当中的全宗进行科学合理的管理，当人们需要查阅档案时，档案管理人员能够在众多文件之内花费最少的时间找到

所需要的档案，为工作人员提供了极大的便捷。全宗具有零散的特点，若没有经

过恰当的管理，就会使得档案出现不翼而飞的状况，导致企业内部的重要文件散失。企业编辑全宗卷还需要向上级档案馆进行相关档案的移交，而全宗卷对档案

之间的信息记录的较为详细，更加有利于相关工作人员的研究，为档案事业的发

展提供了重要的基础保障[3]。

三、全宗卷编写心得及体会

（一）全宗卷进行编写的措施原则

全宗卷在进行编写的过程当中，需要遵循以下两个原则：需要遵循实事求是

的原则，保证全宗的真实性和完整性，编写的全宗卷要具有很强的可操作性；对

于全宗卷应该进行及时的收集和整理，真正的做到及时归档的原则。在对全宗卷

进行编写的过程当中，经常会出现内容不齐全、不完整的现象，这是因为全宗卷

的编写人员没有对全宗卷内部所需要记录的材料进行清楚的认知，对于部分档案

管理者来说全宗卷是一个十分陌生的名词，不知道全宗卷当中应该记录着什么样

的内容，所以各个企业单位需要派出专门的档案指导人员来是企业内部的档案管

理人员进行专业化的培训，提高企业内部管理人员对于全宗卷的认知和了解，这

样才能让档案管理人员做好后续的工作[4]。同时，企业还需要加强对全宗卷的管

理工作，长期以来档案部门在对全宗卷进行编写的过程当中经常会出现缺胳膊少

腿的现象，这种现象的出现就是因为企业缺乏了对管理部门的监督，为了避免此

种问题的出现，需要将全宗卷的编写管理过程纳入到企业的日常考核当中，将工

作与绩效相互挂钩，才能够让档案管理人员意识到全宗卷的重要性。

（二）把握全宗卷的详略程度

档案人员之间对于编写全宗卷的基本框架和写作方法已经达成了共识，但是

在编写规则方面，并没有准确的规定，所以在编写的过程当中，所具有的伸缩性

较大，操作起来较为麻烦，会给编写全宗卷的工作当中带来众多的麻烦。在编写

全宗卷的时候要对其详略程度进行很好的把握，这样才能够规范的编写全宗卷[5]。首先要对全宗卷的历史概述进行简写，将其大概的内容进行简单的概述，详细的

内容可以进行省略，因为在进行历史概述的写作过程当中，其主要目的是通过对

全宗卷的介绍来让查阅者翻看是否有其所需要用到的档案内容，但对查阅档案的

人来说，并没有很强的参考价值。对于企业单位的概述也需要进行简单的概述，

需要将内部机构的设置情况、部门人员的隶属关系、主要人员的职能写清楚即可，对各个时期领导之间的职能演变可以省略不写。对于全中的整体内容介绍是需要

进行详写的，需要将较为重点的地方运用大量的笔墨描绘出来，对于反应单位职

能和活动的档案可以进行简写。这是因为每个单位在每年工作的过程当中所侧重

的点不同，若对每一个职位的职能进行详细的介绍，将会增大查阅者的阅读时间，