零配件采购与管理制度-20101222

汽车公司零配件采购及仓库管理制度

第一章总则

第一条为加强公司内部采购管理，规范采购程序，统一验收标准，严格控制成本，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二条本制度内容包括总则、职责分工、采购工作、仓库管理工作、、旧件管理、结算、奖惩细则。

第三条本制度作为公司零配件采购、仓库管理的规定和要求，司属各单位应遵照执行。

第二章职责分工

第四条采购中心为公司采购执行部门，主要负责零配件招标与采购的实施、质量与价格的监控、资料登记及按需配送以及配件管理的考核工作。

第五条财务部为公司职责主管部门，主要负责采购结算、制定相关会计管理制度、审核票据合法性、合理安排资金使用及库存控制管理。

第六条一、二分公司为零配件使用部门，主要负责对零配件使用需求的申请、出入库台账登记及实物盘点，并对零配件使用情况进行监督。

第七条修理厂暂不列入本方案，但要专人参与采购中心各项工作流程，为下一步整合公司采购资源、优化成本控制提供参考意见。

第三章采购工作

第八条采购工作流程

配件采购分为两种：月度采购和临时急件采购

1、月度采购计划形式

由一、二分公司填写月度采购计划表，每月的26日前填报下个月的零配件采购计划，并对所需配件的品种、型号等采购所需资料详细、准确填写或备注，由其分公司领导签章后报公司采购中心，采购中心根据一、二分公司上报的月度采购计划表进行汇总，报公司分管副总经理进行审核，经公司总经理签字同意方能在定点供应商采购。

定点采购的供应商资质以及供应商的选定由公司集中采购领导小组进行审查，集中采购领导小组主要成员包括公司班子成员、一、二分公司相关负责人以及经管部、车安部管理人员，在公平、公正的前提下，采取招投标方式、商务谈判的方式进行筛选。确认供应商，签订合同后方能成为定点采购供应商。

2、非定点采购

遇到月度计划外或突发急件需求时，可以启动简易程序，由急件需求单位凭急件申请单向采购中心提出购件要求，由采购中心进行购买。（申购申请单的审批权限为：每单金额为1000元以下的，由其分公司经理、采购中心经理签名确认；金额为1000元以上，5000元以下，由其分公司经理、采购中心经理签名确认后，报主管副总经理审批；金额为5000元以上的，由主管副总签名确认，报公司总经理进行审批）

第九条采购人员根据经营部门提交的月度采购计划或已获分公司领导审批的“急件申请单”进行采购，其中月度采购计划必须向定点供应商进行比价采购，急件需求应优先选择向定点供应商进行采购，确定没有的，则可选择非定点供应商进行采购。

第十条采购中心必须随时掌握配件各经营部门配件的库存情况，为合理采购和配置存货做好准备。当配件为突发需求时，采购中心在确认审批后必须马上组织采购。

第四章仓库管理工作

第十一条仓库管理工作流程

账账相符

（1）、零配件由采购中心统一采购，采购中心负责对采购的零配件进行统一的验收、登记，并按照各经营部门月度采购计划进行分配。

（2）一、二分公司配件管理部门应根据其采购的零配件的数量进行实物入库登记管理，并办理相关零配件出库使用工作。

（3）财务部负责每月31日前与采购中心及一、二分公司配件管理部门进行盘点，做到帐帐相符、帐实相符。

第十二条仓库管理人员应确保配件的安全、完整，将验收合格的各种配件分类整齐摆放，填制进仓单（一式三联：仓库一联、采购中心一联、财务记账一联），数目与账面一致。

第十三条仓库管理人员在配件出库时应对配件完好进行检查，并填写发料单（一式四联：仓库一联、领料部门一联，采购中心一联、财务记账一联）。

第十四条仓库管理人员应每天将当天的收、发料情况送达采购中心及财务部，并整理收、发料资料，按日期顺序分别对收、发料进行装订和归档，与此同时，每周必须打印进、出仓明细表，送采购中心核对，采购中心核对完毕后送财务部。

第十五条财务部会计人员负责每月31日前与仓库管理人员进行实物数量盘点，做到账实相符，财务部会计人员应该将盘点结果与采购中心进行对照，做到账账相符。

第十六条出现盘盈或盘亏时，由财务部责成仓库管理员对盘盈或盘亏情况进行说明，并由财务部作出意见，报送公司相关领导审批。

第四章旧件管理

第十七条严格执行零配件交旧领新制度。领料人申领新零件的同时，必须交回旧零配件。（废旧零配件价值多少才必须交回入库需要讨论）

第十八条车辆维修完工后，司机或修理工必须将旧零配件进行清点，做好清洁，打好包，交由其分公司仓库管理人员，由其填写清单：如车牌、车型、旧零配件名称、数量等。

第十九条旧零配件必须在仓库里统一存放，对可利用的旧零配件，

要造册登记，进行统一分类管理，不能利用的则作为废品处理。

第二十条采购中心每月31日前对一、二分公司废旧零配件进行盘点，并会同财务部、经管部等相关部门对一、二分公司废旧零配件进行统一处理，其他人员一律不得擅自处理。

第五章结算工作

第十七条采购中心应根据合同规定和每月实际配件用量每月及时与供应商进行对帐，并根据实际领料情况与使用部门核对。

第十八条财务部每月根据采购中心与供应商核对的购件清单及进仓单，确认无误后，及时上帐。

第十九条财务部每月根据采购中心与使用部门核对的领料清单及领用出仓单作出成本分配和帐务处理。

第二十条采购中心应按合同规定的付款期限递交请款单及相关资料，财务部复核后，送公司领导审批，公司领导审批后方能办理相关款项结算手续。

第六章奖惩细则

第二十一条由于月度采购计划错漏致使采购错误且无法退货或使用而造成资金浪费的，按该配件购入价格的10%-50%扣罚月度计划申购人，最低不得少于50元，造成费用损失的，列入其经营部门成本

费用；

第二十二条当定点供应商有所需配件，而采购中心向非定点供应商进行采购，每发生一次，扣罚采购部门100元、扣罚当事采购员50元。

第二十三条采购中心在进行采购时必须在保证质量的前提下进行价格比较，以合理降低配件成本，揭示公司应享有的折扣或折让。采购人员不得私自放弃低价而高价购入配件或私吞折扣；如发现采购人员上述行为，每发现一次以高价采购的，按差价的100%扣罚当事人；每发现一次私吞折扣的，扣罚当事人当月工资的50%；若发现采购人员有严重贪污行为的，解除当事人的劳动合同并追究相关法律责任。

第二十四条仓库管理人员应确保配件的安全、完整，对配件保管不善，致使配件损坏、丢失的，除照价赔偿外，扣罚仓库管理人员100元。

第二十五条仓库管理人员对废旧零配件负有保管及监督责任，对废旧配件保管不善，致使其丢失的，除按该废旧零配件原价值20%进行扣罚外，扣罚仓库管理人员100元。

第二十六条一、二分公司人员不得擅自处理废旧零配件（包括废旧轮胎），经检查盘点发现类似情况的，按第二十五条规定对仓库管理人员进行扣罚外，对擅自处理废旧零配件人员按照其擅自处理的废旧