博华水泥制品公司行政管理制度

行政管理制度

为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，制定本制度。

一档案管理

公司档案工作，实行集中与分散管理相结合的体制。行政部负责主体档案的管理，设专门档案室，配备兼职人员分管公司主体档案工作。各部门形成的文件材料原则上由各部门负责立卷和归档。

1.归档范围：公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；公司股东大会、董事会、监事会形成的文件材料；财务、会计及其管理方面的文件材料；劳动工资、人事、法律事务管理方面的材料；经营管理、生产技术管理方面的文件材料；产品生产、能源消耗、安全生产、仪器设备方面的材料；基本建设、工程设计、施工、竣工、维修、科研、技术引进、转让方面的材料；教育培训、党工组织方面的文件材料。以上文件材包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结。

2.档案管理：专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

3.档案的借阅：

3.1借阅非密级档案通过档案管理人员办理借阅手续；

3.2借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密。

4.档案的销毁：

4.1按规定需要销毁时，密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档

案，须经主管副总批准后方可销毁。

4.2经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单。

二印章管理

为加强对公司印章的使用及管理，特作如下规定。

1.公司印章由行政部机要室负责保管。

2.公司印章的使用一律由行政部部长许可方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

3.公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

4.公司一般不允许开具空白介绍信、证明。如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

5.因工作需要公司印章需带出公司办理工作事项，必须向行政部部长说明事由，用后及时归还机要室。

6.盖章后出现的意外情况由批准人和承办人负责。

三公文管理

1.行政部是公司公文的管理机构，负责公司及所属部门的行文工作，并配备专职人员负责管理。

2.公文处理必须做到及时、准确、安全、规范。公文由行政部统一收发、分办、编号、传递、用印和销毁，由专兼职人员立卷和存档。

3.公文行文必须做到格式规范，字迹清楚，整洁美观，份数准确。

4.公文必须由发文部门主管副总签发，重要文件由总经理签发。经签发的文稿，不得擅自改动。如确须改动，应报经签发人批准。

5.凡发出的文件，必须打印一份加原稿交机要室存档。

6.办文程序

凡各部门上报、下发的文件，均应按如下程序办理：

拟稿─部门负责人核稿─领导签发─机要室编号、登记─打印清样─拟稿人核对─改正─排版清样─拟稿人再核对─印制─公司或部门用印─归档，并向各部门分发。

7.公文归档和销毁，按公司《档案管理办法》处理。

8.文件编号规定：

8.1涉及公司全局的政策性文件、外送文件、部级领导的任免、组织机构的调整等应以“博华字[年号]文号”形式下发。

8.2涉及员工的奖惩、晋级以及中层以下人事任免、调动的文件等均以“博华行字[年号]文号”形式下发。

8.3涉及技术标准、技术规范、技术考核等属技术性的文件均以“博华技字[年号]文号”形式下发。

8.4涉及生产组织的文件均以“博华产字[年号]文号”形式下发。

8.5没有明确归类的文件均以“博华行字[年号]文号”形式下发。

9.公文的格式如下图：

汝州郑铁博华水泥制品有限公司

博华×字[年号]文号

☆

正

文

汝州郑铁博华水泥制品有限公司

××××年××月××日

主题词：

拟稿：打印：校对：总份数（）

主送：

抄报：

抄送：

10.公文一律采用楷体。

11.公文字型：

①公文名称：小2号字；

②正文：4号字；

③主题词：黑体、3号字；

④文中强调的部分可选用黑体字或其他特别表示。

12.公文一律用A4纸，正反两面使用。

四报刊邮件收发管理

公私报刊、外来邮件由行政部机要室负责收发。

1.外来邮件管理

1.1外来邮件一律经机要室签收分发。

1.2凡挂号信、包裹单、汇款单、货运单等由机要室通知收件人到机要室当面签收。

1.3不论公私邮件机要室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，

如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映查明原因。

2.报刊订购与收发

2.1行政部机要室负责办理有关订购手续。

2.2报刊管理人员每日对邮局送来的报刊应对邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。

2.3负责将报刊进行分类、登记，并及时分送到有关部门。

五图书资料管理

1.公司的图书资料由行政部设立专门的图书资料柜负责管理。

2.各部室需要购买资料时，首先填写资料购买申请，经主管审批，并上交行政部图书资料室保管。

3.机要室在购进资料上贴上标签，进行编号。

4.所有图书资料都必须按要求进行登记，注明购入时间、著作名称、作者姓名、出版社名称、出版时间以及必要项目。

5.所有图书都必须在封面上加盖公司印章。机要室每年对书架上的全部图书进行一次清点与核对。

6.图书资料借阅需办理借阅手续，借阅完毕要及时归还，丢失损坏者按价赔偿。机要室要做好借还登记工作。

六保密管理

1.全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。

2.公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：

2.1公司经营发展决策中的秘密事项；