汇博通文档借阅管理组织系统软件使用使用说明

汇博通文档借阅管理系统使用说明书
汇博通知识管理系统的属性管理，实际上已提供了借阅与归还功能，但那是针对每一份文件
或档案而言的。

这里，为客户提供一款专门用于文档的借阅与归还的软件，不但可办理一份文件的借阅或归
还手续，只要有需要，也可批量办理借阅与归还，另外，还提供了与借阅有关的一系列统计
报表。

发放功能与借阅类似，所不同的只是发放不必归还，如将购买的资料、图书发放给职员学习
等。

注：借阅与归还模块的操作，需要获得以下三种权限中的一种：
系统管理员
归档授权（档案管理员）
编号授权（文件管理员）
与借阅与归还模块相关的系统参数的设置说明如下：
首页
汇博通主页的模块工具条上，有一个借阅与归还的按钮，单击它即进入借阅与归还首页。

借阅（发放）
前面已经介绍过，借阅与发放的区别在于，借阅需要归还，发放则不必归还，从某种意义上
来说，发放实际上已将所有权（或有条件的所有权）转移给接收者。

借阅界面包括左右两个子窗体，左侧子窗体用于显示可供借阅（发放）的文档，其上部有搜
索关键词输入框，输入相应关键词即可查找出可供借阅的相应文档，如果要借阅的文档已经
在操作者手上，并且，标注有条形码或电子标签，操作者可直接通过条码阅读器或电子标签
阅读器读取相应编码直接获取到该文档。

根据实际需要，通过点选左侧的复选框，选择具体文档，然后，通过点击两个子窗体中间的箭头，即可将选中的文档添加到右侧子窗体的列表中，即可直接办理借阅或发放手续。

可供借阅（发放）检索列表待选区。

借阅（发放）选择勾选列表区。

可供借阅（发放）
输入文件名称、编号、责任者或主题词等属性，点击【检索】按钮进行查找，如下图：
勾选确定后点击该按钮，即可添加到已
选择列表区中。

点击每份文档名称前的图标，可展开或隐藏文档的份数清单，还可通过点击表头的图标来展开或隐藏所有文档份数清单，办理借阅手续时，可针对每一份文件进行，以方便一式多份文件的管理，如合同、资料、图书等，勾选（取消）具体目标可通过份数序号前的复选框实现，对应文档的所有份数操作只需通过文档图标前的复选框实现，同理对列表所有文档操作亦如此。

勾选确定后，点击列表右侧按钮，把所选择的文档及份数清单添加到已选择列表区中进行后续操作。

已选择借阅（发放）
从可供借阅（发放）列表区中，勾选添加后即进入已选择借阅（发放）列表区中（如下图）。

若列表中存在比较多的冗余数据，可点击列表上方左侧的【清空所有】按钮，对列表区内的所有信息清除，若只对部分冗余文档取消操作，可通过取消勾选对应文档，并点击【清除未选】按钮对冗余文档进行清除。

由于汇博通容许对一式多份文件进行管理，所以，当一种文件存在多份时，将以序号分别显示，你可对不同序号的文件分别办理借阅手续，该功能对于合同、保密文件、资料以及图书等的管理非常有用。

点击借阅或发放按钮时，若列表中存在未勾选的文档，系统会弹出下图提示：
此时，请根据实际情况，点击确定或取消。

借阅操作：
点击列表上方右侧的借阅按钮，系统会弹出借阅手续办理操作页面，见下图：
双击借阅人、批准人输入框时，将弹出组织框架，操作者可根据需要，展开并点击选择姓名即可：
用途，可按实际输入文本信息。

经办人实际上就是当前操作者。

借阅人，可直接输入，也可双击弹出组织框架选择输入。

批准人，可直接输入，也可双击弹出组织框架选择输入。

到期日期，借阅期限缺省为一个月，若不同，可直接修改。

到期提醒的各种方式，可根据需要选用。

点击下一步，系统弹出借阅确认单，见下图：
如需要打印，点击打印按钮即可。

若信息有误，可点击上一步返回修改。

确认无误后，点击确定完成借阅。

发放操作：
点击列表上方右侧的发放按钮，将弹出发放手续办理操作页面，见下图：
其操作方法，与借阅手续办理类似，完成后，系统弹出发放确认单，见下图：
如需要打印，点击打印按钮即可。

若信息有误，可点击上一步返回修改。

确认无误后，点击确定完成发放。

归还
借阅的文档，使用完毕或到期后，就需要归还。

归还界面，同样有左右排列的两个子窗体，左边的子窗体用于查找要归还的文档，窗口标题
为“正在借阅”，右边的子窗体则用于显示选定归还的文件和办理归还手续，标题为“已选择归还”。

正在借阅检索列表待选区。

归还选择勾选列表区。

正在借阅
可根据借阅人姓名、借阅号或电子标签查找出相关文档，如下图：
具体的列表操作可参看借阅（发放）的可供借阅（发放）说明。

已选择归还
从正在借阅列表区中勾选添加后即进入本列表区中（如下图），具体的列表操作可参看借阅（发放）的已选择借阅（发放）说明。

选择确定后，点击列表上方右侧的归还按钮弹出归还确认单，见下图。

如需要打印，点击打印按钮即可。

确认无误后，点击确定完成发放。

借阅统计
针对文档的借阅、发放与归还，设计了一系列满足不同需要的与借阅有关的报表。

由于电子文档依据授权可直接阅读，有权限阅读的电子文档不必再需要办理借阅手续，登录
后可直接根据需要查找阅读，所以，也专门设计了电子文档的阅读统计报表。

对于没有权限阅读内容的电子文档，如果有权限查看属性（即条目），亦可发送专门的电子申
请流程，申请阅读文档内容，获得批准后，则可在流程邮件中直接阅读文档内容，系统亦提
供了专门的电子文档阅读申请登记与统计报表。

所以，借阅与归还，原则上，是指实体文档（一般指纸质文档）的借阅与归还，这一点，望
管理者认真理解和把握。

第一步，选择报表，见下图。

由于报表众多，为便于操作，系统按报表性质特点分为了登记类、排序类和统计类。

第二步，设置报表统计条件，见下图。

完成统计条件设置后，点击统计按钮即可生成报表。

若需选择其他报表，点击报表名称后的重新选择返回报表选择操作。

上图以《文档资料借阅登记表》为例，其他报表除统计条件有别外，操作相同。

文档资料借阅登记表
文档资料发放登记表
电子文档借阅登记表
文档打印（复印）登记表
文档资料利用情况
注：默认情况下显示的是列表形式的《利用文档登记表》，导出Excel可选择卡片形式的《文档借阅及利用效果登记表》。

文档资料借阅情况统计表
文档资料发放情况统计表
电子文档阅读情况统计表
文档资料借阅次数排序
文档资料发放数量排序
文档资料按借阅者借阅次数排序
文档资料发放按收件人领取数量排序
电子文档按文档资料阅读次数排序
电子文档按读者阅读次数排序
注：以上报表均可通过报表上方右侧的功能按钮实现打印预览和导出Excel。