招待用品管理规定

招待用品管理规定

1.目的

强化招待用品管理，规范领用制度,提高接待水平，控制招待费用。

2.范围

涉及公司业务招待所用的各类饮料、茶叶、香烟等物品，及各类礼品的申购、领用、管理。

3.职责

3.1总经办负责本规定的制定和修订。

3.2各部门主管负责本规定的遵照执行。

3.3采购部或行政部负责相关物品的采购。

4.内容

4.1申购

A.总办人员负责公司所有招待用物品的申购。

B.每月初，总办人员须根据月度盘点之结余库存，依据安全库存要求填写《申购单》，由本部主管签字确认后方可传递采购部或行政部执行采购。

4.2采购

每月初，采购人员依据获准之《申购单》进行物品的采购。

4.3入库

由总办人员建立《招待用品台帐》，采购物品入库前必须提供《申购单》发票，由总办人员验收后开具《物资入库单》后方可入库。

4.4 报销

遵照《采购管理规定》，采购人员须将《申购单》、《物资入库单》及相关发票备齐方可到财务部报销。

4.5领用

A.总经办招待用香烟的领用数量在5包之内时,须填写《招待用品领用登记

表》;领用超过5包以上,须填写《物资出库单》并由领用人之直属领导签字确认。

B.总经办招待用饮料的领用须填写《招待用品领用登记表》。除召开大型会

议或活动外，需以箱为单位领用矿泉水时，必须开具《物资出库单》并填

明相关事项。

C.各部门因业务招待需要领用相关物品时，必须填写《招待用品领用登记

表》，由总办人员进行发放。

4.5盘存

A. 每日下班前，总办人员须依据《招待用品领用登记表》之记录检查库存并

登记于《招待用品台帐》上。

B. 每月末，总办人员须对照《招待用品台帐》进行月度盘点和清帐，必须做

到帐物相符，出具《招待用品盘存报告》，报批存档并抄送一份财务部。

5.相关文件：

5.1《采购管理规定》

5.2《仓库管理规定》

6.相关记录：

6.1《申购单》

6.2《招待用品领用登记表》

6.3《物资入库单》、《物资出库单》6.4《招待用品台帐》