“工作记录”专项检查实施方案

“工作记录”专项检查实施细则工作记录广义上来讲是一切与工作相关的记述性资料，如外出考察学习汇报、工作报告、工作日志、检查表格等；狭义上是记录单位日常的物（设施、物品等）的状况及人员在时间范围内的工作情况等；是如实反映工作人员的工作状况和实际工作情况的一种基础工作方法，是细节化的工作开展记述，便于作为细节管理和量化绩效。它能为工作建立系统化可追溯的工作经验总结，因此建立工作记录是一个部门的管理基本要求，和管理长效的有力工具，是培养部门工作人员素养的一种整顿方式。结合公司当前管理水平逐步提升的趋势，为促进部门基础管理工作的能效，以此进行“工作记录”专项检查。

一、目标任务

“工作记录”专项检查工作，是为了促进公司各部门规范现有的工作记录形式，健全各项工作记录；使工作记录切实地成为一种工作管理方式，并能准确、及时地记录实时状况，成为经验总结的工具和分析事物的有力数据。

最终安全生产质量管理办公室以“完成一览表、制定一标准、进行一次培训”的有形形式来体现，使此项检查工作以实效的方式推行工作记录。

二、工作要求

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1、要正确认识工作记录对实际工作的重要性和必要性，切实增强工作责任心和使命感。

2、要依据实际工作需要对工作记录进行实时设计并实施。

3、应对实际工作流程进行重新审视，使工作记录全面体现出工作流程的细节和关键环节。

4、工作记录的实际记录人要正确认识工作记录的意义，使工作记录建立在真实的数据之上。

5、工作记录规范是体现在填写认真，注重检查，适时存档。

6、工作记录要和绩效管理相联系，使工作各项要求落实到实际。

7、作为检查实施部门安全生产质量管理办公室的“工作记录”报备到人力资源部并由其检查和更正。

三、工作步骤

“工作记录”专项检查分为四个阶段来进行。

1、报备阶段（5月12日—18日）

公司各部门将现在使用的工作记录样式以电子文档或纸质文本的形式，报备到安全生产质量管理办公室；公司对工作记录进行初步的备案存档工作，同时也作为检查工作的依据。

报备要求：

①对设施设备运行状况及物品消耗使用记录。

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②对工作流程、工作状况记录。

③对人员工作动态情况记录。

④部门各岗位通用、功能相同的记录报备一份即可。

以下材料不在报备范围：

①财务报表及相关的财务账目之表格和记录不报备。

②个人工作日志、外出学习考察报告、工作报告、及专项请示等不报备，作为存档项目在检查之列。

2、自检阶段（5月19日—25日）

公司各部门要认真结合工作实际重新审视以下几个方面，建立健全工作记录各项。

①对设施设备运行状况及物品消耗使用的记录；便于对设施设备及物品等正常维护和监控；

②对工作流程、工作情况的记录，主要是为了理顺工作程序，维持正常经营活动；

③对人员工作动态情况的记录，便于在绩效管理中发挥人员的主动性促进人员工作综合能效的提升；

④工作记录是否设计随意，缺乏系统的项目内容，不能全面体现出工作流程的细节和关键工作环节；

⑤工作记录填写、保管、传递、收集是否整洁、有序、检查；

⑥工作记录是否有丢失、涂改、该填不填、错别字、语言表

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达不清现象；

⑦对关键性工作记录是否建立相关制度条款或规定。

3、检查阶段（5月26日—6月1日）

安全生产质量管理办公室以高标准、严要求，积极查漏补缺对公司各部门各种工作记录进行全面检查，促进部门工作记录的建立健全。在检查方面要进行以下几个方面：

①对应检查：依据部门报备资料，进行逐项对应检查。

②项目检查：参照部门工作流程、设施设备、工作时间及人员管理等方面，检查细节及关键环节是否建立工作记录。

③规范检查：检查工作记录形式、填写、归档等方面的规范。

④制度检查：已建立的工作记录有无相应制度条款和规定。

⑤检查结果在《安全质量简报》中进行通报。

4、更正阶段（6月2日—6日）

公司各部门要认真对待检查工作，对发现的问题要查原因，找办法，积极解决。

①更正规范：对已检查的工作记录，要结合实际工作情况进行项目内容的更正，对不规范的填写、传递、归档要整改。

②记录在案：对规范的工作记录，要作为一种日常稳定的工作方式进行，后期制定的工作记录应及时报备，安全生产质量管理办公室将其列入《公司工作记录一览表》档案中。

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③绩效管理：对列入一览表的工作记录，应适时检查，联系绩效管理。

④制度建立：对关键工作环节的工作记录建立相应的制度条款或规定，使之管理长效化。

5、总结阶段（ 6月9日）

公司各部门对工作要及时总结经验，查找问题，制定解决方法。安全生产质量管理办公室要针对检查中普遍问题和部门的工作意见进行综合，适时开展培训课程，要在认识上、方法上、规范标准上和部门探讨解决问题。

最终，安全生产质量管理办公室要完成“完成一览表、制定一标准、进行一次培训”的任务。即整理一套完整的档案---《公司工作记录一览表》；制定出一个关于工作记录规范化的标准；针对建立工作记录的方法和标准进行一次以上的培训，以标准化的形式建立管理的长效性。

安全生产质量管理办公室

2014年5月7日

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