档案全宗的写法

档案全宗的写法

作者：丹心一片

-- 发布时间： 2009/09/07 09:08am

大家都知道，全宗卷是每个单位介绍档案管理情况的档案，而作为全宗卷最重要的一个内容－－全宗介绍，又称全宗指南，更是全宗卷的核心。

有一点大家一定要清楚，全宗指南的写法和我们每年年度整理工作完成后写的归档整理工作小结，其结构是一致的，只是年度整理工作小结是每年写的，而全宗指南是在每年工作小结的基础上，过5－10年将其汇总一下。因此全宗指南不一定每年都要编写。

全宗指南的编制结构，由封页、正文、备注三部分组成。

一、封页项目包括：全宗指南名称、时间、全宗号。

1、全宗指南名称：由全宗构成者的名称加“全宗指南”构成。例：苏州市发展与改革委员会全宗指南；

2、时间：反映全宗管理情况的起止年代，一般采用公元纪年表示。如(1991年—2000年)；

3、全宗号：由档案馆给定的全宗号，不进馆单位也可填写单位代号。

二、正文部分包括：全宗构成者沿革；全宗内档案情况简介；全宗内档案内容与成份介绍。

1、全宗构成者沿革内容包括：（一般按时间顺序依次记叙）。

⑴全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤销时间。

⑵全宗构成者内部机构的设置及重要部门的调整、增设、合并、更名、撤销及上级主管机关变更的历史演变情况。

⑶职能变化情况，主要反映：职权范围、工作任务、隶属关系、组织业务关系变化。

⑷全宗构成者负责人名录，包括全宗构成者正副职负责人姓名、职务、任期时间。(一般写到中层正职)

2、全宗内档案情况简介内容包括：

⑴档案的数量及保管期限

⑵档案的完整程度

⑶档案的利用价值及鉴定情况

⑷检索工具的配置情况

⑸档案的整理情况

3、全宗内档案内容与成分介绍（一般要按分类体系结合问题介绍）

主要包括：⑴反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案；

⑵每个阶段中心工作或特殊工作所形成的档案；

⑶知名人物、历史事件及具有地方特色和重要科研价值的档案；

⑷年代久远和特殊载体的档案。

⑸其他需要专门说明的档案要介绍：档案文件的名称、责任者和文件形成的时间；档案文件的检索要素；内容介绍等。

三、备注部分

包括：1、全宗指南的编制情况；

2、有关全宗内档案的补充说明；

3、全宗指南中需加解释的名词、事件及问题；

4、全宗指南编制后，全宗内档案增加、调整、遗失、销毁等说明。

每年的归档整理工作小结不需要有封面和备注，只要正文。着重介绍当年度整理工作情况和档案的成分介绍，如果当年度没有机构、人员的变化，那么在第一部分全宗构成者沿革当中，只要简单一句：同上年，这样就可以了。

怎样编写全宗介绍

全宗介绍也称全宗指南，是以文章叙述的形式揭示和介绍某一全宗档案内容和成分及其意义的一种检索工具。

一、全宗介绍的主要作用：是向利用者介绍和报道有关某一全宗的立档单位历史、全宗的历史、档案的内容和成分，为利用者提供科学研究，查找档案提供线索，并能帮助档案人员熟悉档案内容，更好地对档案进行科学管理和开展利用工作。

二、全宗介绍基本有两类：一类是介绍机关团体、企事业单位的；一类是介绍人物的。

全宗介绍的内容一般包括：立档单位的简要历史；全宗的简要历史；全宗内档案的内容和成分；全宗介绍的辅助工具等部分。其中重要的是立档单位和全宗的历史简况，全宗内档案和成分是介绍的主体。

1、立档单位的简要历史。包括立档单位成立的历史背景、成立时间、地点、机关性质、任务、隶属关系、所辖区域、组织机构设置及职能的变化、工作发展及文书处理情况，撤销机关还应指出撤销原因及其代行职能或继承单位的机关名称。

2、全宗简要历史。包括档案材料的起止日期、案卷数量、种类、主要内容、完整程度、整理、鉴定、保管、利用、交接情况以及检索工具的种类等。

3、全宗内档案材料和成分的介绍。这是全宗介绍的主体。介绍档案的内容和成分，主要是指明档案的来源、内容、可*程度、形成时间、利用价值等。具体介绍方法常见有三种：

（1）简要介绍，即将案卷内容综合概括地介绍。

（2）详细介绍，是比较详细具体地介绍档案内容，甚至可以详细到案卷逐个介绍，以及注明卷号、起止时间等。

（3）重点与全面相结合的方法，对于全宗中比较次要的案卷作综合概括介绍、对重要案卷或个别价值较大的文件作较详细的介绍，甚至可以注明卷号、起止日期等。

具体采用哪种方法介绍，要根据全宗档案内容和成分、利用价值程度和档案数量等情况确定。

4、全宗介绍的辅助工具。为了便于利用全宗介绍，可以编一些辅助工具。如人名、地名索引、目次、机关通用简称等。

三、全宗介绍的编写

1、编写提纲的拟定

在提纲中要对立档单位历史沿革简介、全宗历史概况的具体写法，对档案内容和成分介绍采用何种体例，是否编制附录等加以明确。

2、材料的收集与分析整理

为了编写全宗介绍，至少要从以下线索收集材料。

第一、查阅全宗卷。全宗卷对编写全宗介绍，特别是对编写立档单位历史沿革简介及全宗历史概况部分有直接凭证与参考作用。

第二，认真分析案卷目录、全引目录及各种检索工具。

第三，具体掌握全宗内档案的基本内容。对于案卷数量较少的全宗，可以采取全面调卷的方法；对于案卷数量很多的全宗，一般只能采取重点调卷的方法。

第四，广泛了解与全宗有关的基他资料。应注意收集社会上的著作、论文、汇编中与所要介绍的全守相关的资料、查阅利用档案的记录。

在收集材料的过程中，要注意对材料的整理分析，收集材料时最好采用做卡片的方法，对案卷数量较少的全宗也可采用在笔记本上分类记录的方法。

3、编写中要注意的问题

（1）立档单位历史沿革简介与全宗历史概况两部分要注意精练、简明。此部分一般占上整个全宗介绍篇幅的三分之一左右为宜。

（2）全宗内档案内容和成分介绍要具体、准确、清晰、如实地进行编写。

（3）要注意不同类型全宗及各自整理状况的特点。

（4）行文要注意繁简得当、保证重点、措词贴切。

编写全宗介绍是一项政治性、科学性很强的工作。为保证质量、编写时必须要充分占有该全宗的有关材料。如：立档单位及全宗历史考证，机关历史与档案情况的有关材料及该全宗的各种检索工具和参考资料等。在编写时要注意全宗名称（内设机构名称）使用准确的全称、档案内容各项数字要反复核对，做到准确无误。