公司来访接待管理办法

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中京复电（上海）电子科技有限公司文件

中字【2017】08号

关于公司来访接待管理办法的通知

各部门:

为进一步规范公司来访接待管理，加强接待工作的计划性和规范性，现将有关办法公布如下，请认真遵照执行。

附件一：简明流程图

附件二：来访接待通知单

中京复电（上海）电子科技有限公司

二O—七年四月十七日

公司来访接待管理办法

一、目的与原则

为树立公司良好形象，扩大公司对外联络和交流，来访接待工作应遵从“热情周到、首问负责、善始善终”的原则。

二、适用范围

本办法适用于公司业务工作发生的各种接待工作。

三、职责分工

（一）办公室为公司接待工作的归口管理部门，统一协调相关部门接待工作的安排和管理。

（二）各部门配合落实相应业务接待，及时反馈沟通。

（三）作为来访单位或个人首个联系人，在接待过程要自始至终在位, 与办工作做好协调配合。

四、流程

（一）报批

各部门在接到来访预约后，首先填写《来访接待通知单》（附件二）报总经理审批后，送办公室备案，并协助办公室拟定接待计划。需公司领导出面、办公室协调的重要接待，应提前2天告知公司领导和办公室。

（二）拟制计划

办公室拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供全程后勤保障，落实具体接待陪同人员。

（三）相应准备工作

1、办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，应提前了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要

求等。

2、办公室根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人员，落实会晤时间及场所。

3、办公室根据来宾情况，提前做好相关接待准备工作。主要包括：预定住宿酒店，接送站车辆，宴请来宾酒店和用餐标准，会议室相关设备（桌签、投影仪、照相、录音、笔、本、茶水等）准备，会议材料准备等。

五、相应要求

（一）会议室

1、办公室负责准备安排会场、事项。

2、对口接待的业务部门负责准备安排会议材料以及会议所需的电脑、音响设备、投影设备等。

（二）宴请

1、办公室负责预订餐厅、预点菜品、烟酒准备、车辆安排等事项。

2、对口接待部门负责引导来宾等事项。

（三）住宿

1、办公室负责预订酒店、车辆安排等事项。

2、对口接待部门负责联络来宾等事项。

（四）其他

1、如有需要办公室根据情况配合安排来宾游览、购物等其他项目，请提前告知办公室，便于安排和协调。

2、根据接待要求，办公室安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从办公室和接待人员协调安排，统一调度。

3、办公室根据情况和要求提前购买车票及机票。

4、接待中涉及机要事务、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

（五）陪同人员

公司对外接待采取对等原则，办公室会同业务部门按照公司领导要求，合理安排相对应职务、相关业务的人员进行接待；陪同人员应按照公司要求，注重礼仪，尽职尽责，全程参与，并注意保守公司的商业机密。

六、附则

1、本制度由办公室制定，报总经理批准后执行。

2、本制度未尽事宜由办公室负责解释并修订。

3、本制度自下发之日起实施。

附件一

来宾接待简明流程

附件二:

中京复电（上海）电子科技有限公司

接待申请单