医院行政文件管理制度

医院行政文件管理制度

1．政策

统一收发各类文件时所必须遵守的制度。

2．目的

保证文件／档案按正确程序及时处理。

3．标准 t

3．1医院所有上传下达的各类文件，由行政部按照统一收、发文程序办理登记、分类、拟办、呈批、编号并存档。与各科室业务有关而经常使用的文件，科室可保留副本。

3．2医院人员通过会议、讲座、邮件等途径获得的政策或相关机构给医院的文件资料，必须将原件交行政部登记处理，科室可留副本存查或执行。

3．3格式要求：所有发文，要求使用宋体、小四号字、1．5倍行距，并在页面下端居中位置打印页码，双面打印。特殊情况可例外。

3．4管理要求

3．4．1行政部收文应盖收文日期印、登记、分类并签名。

3．4．2文件呈办时间规定：急件不超过24小时，一般文件原则上在2天内批出，不超过3天。

3．4．3借阅文件，应由部门主管签署后，经行政部审核，必须履行借阅登记手续，原则上3天内送还。未按时送还者，文件管理员应及时催还。未经允许，不得私自复印，如工作需要，由行政部统一登记复印。秘密文档不得外借及复印。 3．4．4过时的、失效的文件由行政部秘书负责将每6个月清出行政部一次，以免被误用。文件集中保存，原则上每5年清理一次，经相关部门核准后销毁。 3．4．5正在使用中的文件的认定和跟踪：各部门的文件由各部门主管负责；医院最高管理层颁发的文件由行政部负责。

3．5拟文和呈批程序

3．5．1拟稿部门、科室和相关负责人签名—→行政部登记—→呈分管院领导审阅—→必要时院长签批—→行政部原件存档并将复印件送达指定部门。

3．5．1．1政府要求上报或对外工作的文件：院长、行政副院长签批。行

政部跟进、督办。

3．5．1．2医疗业务执行类文件：医疗副院长签批，相关职能部门跟进、督办。

3．5．1．3其他文件：相关职能部门沟通成文会签后，交主管院领导签批，行政部跟进、督办。

3．5．1．4特殊文件：院长审批——行政部保存原件——行政部严格按照指定范围将复印件分发至有关科室执行。

3．5．2送政府部门相关机构的对外文件，应由行政部使用规定的红头文件格式，写明主送、抄送、主题等，单面打印。经院领导认可签发后，安排送出，底稿及原件一份由行政部存档备查。

3．6其他要求

3．6．1对收发的各类文件(包括文件传阅夹)和档案，一律存放文件专柜内并锁好，不得随手乱放，以防丢失。

3．6．2 医院统计报表、质控文件等的管理，严格按相关文件规定执行。 3．6．3医院的规章制度管理及操作规程的制定、修改，必须按《医院管理文件控制规程》规定的审批权限进行审批。