秘书工作的特点与性质

秘书工作的特点与性质
这时秘书小王接到李总的一个老朋友打来的电话，对方要求找李总接电话。

按有关规定，公司领导人在开会时原则上不得接电话，但是，如果小王机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定李总因为想了解某种信息而早就在等对方的电话。

因此，在这种情况下，秘书应该悄悄告诉李总，听听他有什么吩咐。

所以，秘书在平时就应注意熟悉上司的工作内容、社交范围等各种情况。

俗话说留心留学问。

如果你对上司的工作非法了解，即使遇到这种突然的情况，你也能马上判断出来应如何应付，不至于措手不及。

二、工作的内容变化快秘书工作的内容不仅繁杂而且变化快。

比如按原定的日程安排，秘书小钢今天下午2点应陪上司马总去天成公司拜访王总，落实明年销售代理问题，可就在1点半，天成公司王总的秘书小程来电话，说王总今天下午有急事要出门，希望将原定的时间改到明天上午9点半。

如果推到明天上午9点半，那么，原定马总明天去省城跟大地广告公司谈广告的时间就得改期，那么，什么时候再约大地广告公司……面对这种多米诺骨牌效应，小钢又要重新与各方联系协商，及时调整
马总的工作日程;调整之后，又要尽快通知有关部门，如马总的司机。

三、一心几用的时候多秘书工作不仅繁杂多变，而且常常必须同时处理好几项工作。

这天，秘书于雪正在座位上准备给刚刚出差回来的赵总报销差旅费，赵总来电话让她赶紧给他去送一份资料;刚刚把资料找出来，前台又来电话说有一位客人找……哪些工作应该优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清它们之间的轻重缓急，则有可能捡了芝麻丢了西瓜。

四、忙闲不一的情况多秘书经常是忙碌的，但并不总是忙碌的，如遇到上司长期出差或学习等情况，秘书就显得比较清闲了。

忙的时候相当忙，闲的时候也相当闲，这是秘书工作的另一个特征。

领导的职能是决策和宏观管理，而秘书部门的职能则是在决策和管理中给领导当助手和参谋，提供辅助。

秘书工作的内容很庞杂，但其中任何一项工作，都是为领导活动提供直接或间接服务。

没有领导就没有秘书，没有领导的决策和管理活动，也就不需要秘书工作。

秘书部门没有独立于领导工作需要以外的工作任务。

秘书工作对于领导工作的服从性是任何其他工作不可比的，因此可以说辅助性是秘书工作特有的也是最主要的性质。

秘书工作的辅助性要求秘书人员摆正秘书和领导的关系，任何情况下都不能越权行事。

只有领导才有决策权和指挥权，秘书只能给领导当参谋和助手，提供辅助性服务，不能代替领导决断和指挥。

当秘书与领导在某些问题上有不同看法时，秘书在工作上不能按自己的意愿自行其事，只能按照领导的授权和旨意去办文、办会、办事。

秘书无论是办理常规业务，还是完成领导直接交办的事项，都必须准确领会领导的意图，遇事多请示，多汇报，这样才能当好领导的参谋和助手。

2.综合性：秘书工作的综合性首先是由领导工作的综合性决定的，任何机关单位的领导，总是对一个地区一个单位一个部门的全面工作负责，因而领导工作都是综合性的。

秘书工作是直接为领导工作服务的，秘书工作必须与领导工作高度配合，凡是领导工作所涉及的范围，秘书工作也必然要涉及，这就决定了秘书工作也是一项综合性的工作。

其次，秘书工作的综合性是由秘书部门在机关中的分工决定的。

领导机关中的秘书部门和各职能部门的作用是不同的，职能部门的业务比较单一，所谓各司其职，各负其责，而秘书部门则是一个综合性的办事机构，它虽然并不分管某一方面的具体业务，却要和各职能部门发生经常的联系，因为作为综合性的办事机构，它要综合处理
来自各部门各方面的信息，要了解各部门、各个方面的工作情况，要综合协调各部门各方面的关系，还要处理机关的许多行政杂务，包括一些临时性、突发性而又不属于哪个职能部门管的事务。

秘书工作的综合性对秘书提出两方面的要求：第一，秘书工作人员应该具备较广的知识面和多方面的技能，因为在综合处理各种事务时，必然要运用多方面的知识和技能，秘书不仅在文字处理上应该是专家，还应该是一个具备多种知识和技能的“通才。

第二，秘书要善于从领导的角度观察问题、考虑问题，心中要有全局，要对整个机关的总体情况做到心中有数，因此，秘书虽然不必精通各职能部门的业务，但应该熟悉各职能部门的工作内容和特点，这样才能更好地为领导和机关工作提供综合服务。

3.政策性，秘书部门的大多数工作都关系到党和国家的方针政策。

例如，秘书经常为领导起草文件，这些文件的内容必须符合党和国家的方针政策;作为秘书经常性的工作之一的调查研究，其目的主要是为制定政策作准备，或者为贯彻执行政策收集反馈信息;许多文件本身就是发布政策或解释政策的，因此文书处理往往是为贯彻政策精神服务;信访工作必须严格按政策办事，而信访工作中收集到的许多重要信息又是领导制定政策和调整政策的重要依据;信息、督查、协调、会务等项工也都是为了辅助领导制定政策和贯彻执行政策。

不仅党政机关的秘书工作具有政策性，企事业单位包括三资企业、民营企业的秘书工作也都具有政策性，因为企业行为必须符合政府制
定的政策，企业秘书为领导出谋献策就必须熟悉国家的相关政策，如金融政策、拆迁征地政策等等。

国家法律制度和企业内部制度(如奖惩制度)可以说是广义的政策，因此秘书工作具有政策性是没有任何例外的。

秘书工作的政策性要求秘书具有较高的理论水平和政策水平，熟悉国家法律、法规，正确理解执政党和政府的各项方针政策。

4.机要性：机要就是“机密而重要，其意义偏于机密。

因为机密的事项都是重要的，而重要的事项不一定是机密，因此“机要性与“机密性、“保密性是同义词。

秘书的工作内容决定了秘书能够比其他工作人员了解到更多重要的秘密事项，因此秘书工作的机要性程度远远高于其他部门。

秘书工作的机要性要求秘书人员具有高度的责任感、严格的纪律性和牢固的保密观念，秘书对自己所知晓的秘密事项必须做到守口如瓶。

有人认为，只有党政机关的秘书工作才有保密的要求，一般企事业单位无密可保，这是一种糊涂观念，因为任何企事业单位(哪怕是一个小企业、一所小学校)，领导在决策和管理活动中都会有一些暂时不宜公布的事项，如果提前泄露出去，就会使工作陷于被动，给领导工作造成损失。

因此，保守机密是对各类机关单位秘书工作的一项普遍要求，没有任何例外。

5.事务性：秘书部门大多数工作是一些很具体的工作，秘书部门每天都要处理大量繁重而又琐碎的事务。

除了随从、接待、通信、值班、机关事务管理等项明显属于事务性工作外，其他具有政务性和业务性的工作实际上也包含有大量具体事务。

例如，准确的信息是领导科学决策和有效管理的依据，因而信息工作是一项政务性工作，但是，信息的收集、筛选、输出、贮存等等基本环节，又无疑是非常具体的事务。

再如，文书处理是一项需要专门技能的常规业务性工作，而文书工作中许多程序也是非常具体的事务，诸如公文的缮印、校对、用印、分发、签收、登记、保管等，完全是一些琐碎的事务。

秘书工作的事务性是由秘书工作的辅助性和秘书部门的从属地位决定的。

秘书的助手作用主要是通过办理大量的具体事务来实现的，因为领导的决策管理活动中必然有大量的事务性工作，这些事务必须由秘书来处理，领导才能集中精力考虑决策和指挥大事。

秘书工作人员应该充分认识事务性工作的意义，乐于承担繁重琐碎的事务，为领导的决策和管理提供良好的条件。

但时至今日，旧题缘何新做呢?首先，是"性质"同"特点"两个概念重叠混淆，它们的关系没有作出科学的阐释。

再者，"性质、特点"与"作用"相关的提法，也有重叠之感。

出现上述现象的原因何在呢?1.用日常概念或直观感性经验来代替科学的理论概念。

2.从秘书部门的单项任务去相应地提出单个的"性"。

这是一种就事论事的思想方法，缺乏必要的概括和抽象，其结果，秘书工作的"性"自然很多了。

3.对性质、特点的联系和区别及其相互关系缺乏科学的理解，甚至出现了本末倒置的现象。

这里有两个问题，其一，是性质决定特点，还是特点决定性质?其二，"承办事务"是秘书工作的基本性质吗?4.作者的主观随意性，移植管理科学的有关概念，缺乏必要的正确的阐释。

二、旧题新做的基本依据 1.考察秘书工作的性质、特点和作用要以行政组织法为指导。

2.从国家行政机关的系统性宏观地考察秘书工作的性质、特点和作用。

3.要把日常观念或直观经验概念提炼上升为科学的理论概念。