刚接触采购业务可以先把这些事情做好!

刚接触采购业务可以先把这些事情做好！

有些同事刚刚开始从事采购员的工作，起初对采购工作没什么概念，不免会有些手忙脚乱。下面我们来看一下这位采购新手给大家作了以下分享。

小缪（我的同事，也是我的师兄）要离职了，他原来负责的采购业务，除了压铸件这部分，其它的工作暂由我接手。主要就是标准件，轴承，电器件。工作量是大了一点，一方面要做新品开发(NPISourcing)，还要负责部分采购业务。还没正式接手，不知道真正做起来能否应付得了。先接下来，了解一点业务上东西，对新产品开发应该是有帮助的。

这是我又一次开始做一些对我来说全新东西，我打算把这过程中的一些经历，体会写下来，和大家交流。

今天小缪跟我第一天交接，主要教我熟悉了以下这些东西：

1、查库存

库存一般都从K3（ERP系统）里查。我们公司有两个帐套，一个是自己的，一个是总公司的。据说库存在自己公司的那个帐套查比较准，因为总公司帐套只进不出，库存不准的。什么原因我也不知道，反正刚开始照做就是了。

进自己公司的帐套，如果查单个物料的库存：

-->仓存管理-->库存查-->即时库存查询-->物料，然后选你需要查询的物料；

如果查一种整机所有零件的库存情况：

-->仓存管理-->报表分析-->库存配套分析表-->综合展开，然后选你需要查询的机型

这里有一点还要特别注意，就是通用件问题。就是某一部分物料在很多机型中都有用到，某一时刻查到的库存可能在第2天就没了，因为当天生产的机型就要用，当天就领料领掉了。

2、了解物料的生产厂家

国贸部接到订单，评审完以后，生产部下发采购申请单，开发部下发工程BOM，我们根据这两个文件下采购订单。我刚接手，首先要弄清楚，我所需要采购的物料分别是哪些厂家做的。如果有不清楚的，我可以有两个途径查询：

1）K3里查采购检验申请单

2）查开发部的零件确认书台帐

我觉得，每个物料分别是哪些厂家做的，一定要先想办法弄清楚，再说我这边的物料种类应该是最多的了。

3、制定采购计划

不是接到采购申请单和工程BOM就直接下单了。要按出货计划相应的制定采购计划，然后按采购计划下采购订单。采购计划一般按开发部的工程BOM来汇总的，具体怎么做就要看个人的工作习惯了。

这里对我来说有一个麻烦就是：一份工程BOM拿到手，哪些零件是我的，哪些不是，要先弄清楚。一般来讲，长代码06开头（标准件）和07开头（电器件）都是我的，但也有特殊情况，有的是06开头的，但厂家不是我分管的，我就不用采购了，有的是我分管厂家做的零件，但零件长代码不是06和07开头的。这个一定要和其它业务员多沟通，把这些东西要弄清楚。

在采购计划里，对未确认的零件要标注出来，跟踪新品开发员（也就是我自己）沟通零件目前进度到什么程度了，大概什么时候可以确认，以免影响下采购订单，以至影响最终的生产。还有就是每个物料要有签协议的价格，一些新开发的，或技术变更的物料需重新定价的，要向核价员跟踪价格签定情况。还有就是对开发部的修改通知单要特别关注，有的可能是增加或取消某些零件，有的可能是用量的变化等等，一定要随时对采购计划作必要的改动。最后对来料后有退货的也要标注出来，及时补进物料。

4、下采购订单

一般直接关联生产部的采购申请单来下采购订单，但由于种种原因，实际操作中很少这样做，或说很少能完全按采购申请单来下采购订单。

5、来料

一般厂家来料，会附带一份发货清单。首先要做的就是与检验申请单核对，确认实际来料是否与发货清单一致。然后更新到采购计划里。

接下来，就是关注来料的检验情况，有异常的要及时通知厂家。

6、结算

一般每月15/16号在系统里录入。通常的做法是，从系统里把入库单拉出来，然后传给厂家核对，确认没问题，就可以通知厂家开票，然后在系统里录入发票。

这里要注意的一点就是，哪些来料已开票，哪些还没开，什么原因没开，自己一定要搞清楚。

7、资金计划

一般每个月月底要做下个月的资金计划。根据采购计划来做。

九点采购须知，希望对大家有用

在这里学到了不少知识，所以也想把自己看到的一些东西发上来分享下，虽然简短了些，不过还是希望能对大家有帮助！

1、要学会核价，不管采购任何一种物料，在采购前应熟悉它的价格组成，了解你的供应商所生产成品的原料源头价格，为自己的准确核价打下基础。这样谈判时，做到知已知彼，百战百胜。

2、信息来源要广：现今的社会是一个电子化的设备，作为采购人员要由不同的方面收集物料的采购信息，地域差别等。

3、选择适合自己公司发展的供应商，一个好的供应商能跟随着你共同发展，为你的发展出谋划策，节约成本，管理供应商很省心；不好的供应商则为你的供应商管理带来很多的麻烦．（判断一个好的供应商主要从其质量、价格、服务、技术力量、应变能力等多方考虑）。

4、采购人员的谈判技巧也是控制采购成本的一个重要环节（一个好的谈判高手至少会给你的采购带来5％的利润空间）。

5、批量采购的重要性，任何人都懂得道理，批量愈大，所摊销的费用愈低。采购计划人员需把好此关。

6、建立公司的采购信誉。条款必须按合同执行，如付款你可以拖一次、两次，但你决不能有第三次。失去诚信，别说控制成本，可能货都不会有人给你供。（除非你的公司有很大诱惑力）

7、建立月度供应商评分制度（从质量、价格、服务三方面），实行供应商配额制度，会收到你意想不到的效果。

8、建立采购人员的月度绩效评估制度。可以激励采购员的工作积极性。

9、有效的控制采购库存。避免停转产（调整要求）的风险及积压物资的风险，无形中控制自己企业的采购费用。

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