江西省文书类电子档案着录与数据格式规范
江西省护理文书书写规范(1)
至少每班记录
病危患者
手术患者
术后至少记录一天 （四班）从出手术室开始记
病情变化
随时记录
• 因抢救急危重患者未能及时书写护理记录的，护士可在抢救结束后6小时内据实补记，
在“病情观察及措施”栏内顶格书写，书写前注明“抢救补记”，记录时间与补记的 实际时间具体到分钟。如：10:00 抢救补记：患者……
理记录单
病情观察及措施
签名
患者精神差，诉感头痛头晕、乏力、口苦, 张 三 纳差，
左2010-10-2-10：00张三 右侧肢体麻木，二便平。
之后修改
张三
老师签名
张三／李 四学
生 签 名
体温单为表格式，以护士填写为主。内容包括患者姓名、科室、床
号、入院日期、住院病历号、日期、手术后天数、体温、脉搏、呼吸、 血压、大小便次数、出入液量、体重、住院日数等。除药敏试验结果 阳性和脉搏绘制用红笔外，一律使用黑色笔书写。
以红虚线与降温前温度相连，体温无变化时在原体 温记录标记处加一小红圈.
40
物理降温后
反而上升
39
○
38
○
突然发热
37
○
物理降温后半小
时
36
●新入院、手术（分娩）患者每天测量体温、脉 搏、呼吸两次，连续三天；一般患者每天一次 （２pm），发热患者（T≥37.5℃）每日测三次, 至平稳三天．若（T≥3８℃）４小时加测一次 , 手术病人术前常规测生命体征一次.
病情观察及措施
签 名
洪婷 ˋˊ 洪婷 抢救补记：患者因头晕恶 洪婷 心呕吐，右侧肢体活动不 ˋˊ 利4小时门诊拟“中风”收 ˋˊ 入院，入院后出现头晕恶 ˋˊ 心加重，呼吸困难，口唇 ˋˊ 轻度紫绀，双下肢轻度水 ˋˊ 肿,大便平，小便少，入院 ˋˊ 后立即遵医嘱予鼻塞法持续低流 ˋˊ
江西省归档文件整理规范
一：江西省归档文件整理规范相关术语解释1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
（有几层意思：文书处理程序已经办理完毕、应作为文书档案保存、纸质文件材料）2、件：归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件的红头正文、定稿、发文稿纸、有领导批示或用处理结果的处理单为一件；正文和附件为一件；转发文和被转发文为一件；原件和复印件为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；（按本来的处理方式作为一件）简报、周报、校报、学报等材料一期为一件；会议记录本一年一本，一本为一件；会议记录的活页以一次会议为一件；3、归档文件的整理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、入库注意：以件立卷4、整理规则：遵循稳健的形成规律、保持文件之间的有机联系、区分不同价值、便于保管和利用5、质量要求（1）归档文件应齐全完整，从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件一个是由其内容完整无缺；已破损的文件要予以修复；应永久、长期保存的文件，用易于退变的材料书写的，要予以复制，复制件附在原件后面一并归档；*重要的归档文件应刻录、扫描、缩微等保存。
（2）整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等腰符合档案保护要求*书写材料：一般碳素墨水，不用含色素、染料的墨水（红、蓝墨水）和圆珠笔，纸张：无酸性的纸张材料；装订材料：棉线和无酸性胶水最好，以件立卷，当文件纸张数小于5时用无酸性胶水粘贴，大于5时用棉线装订；装具：无酸性的档案盒；6、整理要求具体的分类法有如下几种：（1）单位内设机构比较健全，单位职责分工明确的，采用“年度—机构—保管期限”档号组成部分为：全宗号—年度—机构—案卷号如：全宗号—2009—组织部—保管期限—流水号全宗号—2009—党办—保管期限—流水号全宗号—2009—校（院）办—保管期限—流水号全宗号—2009—人事处—保管期限—流水号（2）对于单位内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的，采用“年度—问题—保管期限”如：全宗号—2009—组织人事—保管期限—流水号全宗号—2009—学生工作—保管期限—流水号（3）对于单位规模小、年度形成归档文件数量少的，在经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意的情况下，可采用“年度—保管期限”分类如：全宗号—2009—保管期限—流水号注意：（1）整体原则是按一套材料归在一起，（2）归档文件按形成年度来归类。
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范
江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）江西省档案局二〇一一年十一月目录一、适用范围 (1)二、著录项描述 (2)三、著录项目 (2)四、著录项定义与著录格式 (2)㈠标识项 (2)㈡内容描述项 (6)㈢形式特征项 (8)㈣管理与权限项 (8)㈤附注项 (9)五、文书类电子档案著录项简表 (9)六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。
馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。
本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。
本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录细则：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
江西省档案局关于印发《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》的通知
江西省档案局关于印发《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》的通知文章属性•【制定机关】江西省档案局•【公布日期】2013.03.04•【字号】赣档字[2013]22号•【施行日期】2013.05.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文江西省档案局关于印发《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》的通知（赣档字[2013]22号）省直有关单位：《江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定》已经省档案局局长办公会审议通过，2013年2月18日国家档案局批复，现予公布，请遵照执行。
执行中如有问题请及时向省档案局科教法规处反映。
联系电话：*************2013年3月4日江西省档案馆收集档案范围及档案移交接收工作规定第一章总则第一条为明确省档案馆收集档案的范围，规范档案资料移交接收进馆工作，确保国家档案资源齐全完整和安全保管，更好地为社会各界提供档案信息服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江西省档案管理条例》和中共中央办公厅国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》、国家档案局《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《电子档案移交与接收办法》等有关法律、法规和规章，结合本省实际，制定本规定。
第二条本规定适用于列入省档案馆接收范围的党政机关、人大、政协、审判和检察机关、人民团体、企事业单位以及其它社会组织（以下简称移交单位）、个人依法向省档案馆移交档案。
第三条江西省档案馆是省级国家综合档案馆，是档案永久保管基地和档案资源利用中心。
省档案馆按照统一规划、分级管理的原则，依法收集对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录，以维护党和国家历史真实面貌。
第四条按规定时限和要求向省档案馆移交档案和有关资料是各移交单位和个人的法定责任。
第二章档案收集范围第五条中华人民共和国成立后形成档案的接收范围：（一）下列机构形成的档案1、中共江西省委、省纪律检查委员会及所属各部门；2、省人大及其常设机构；3、省人民政府及其所属各部门和单位；4、省政协及其常设机构；5、省高级人民法院、省人民检察院；6、各民主党派省级机构；7、省总工会、团省委、省妇联等人民团体；8、省属国有企业；9、省属高等教育院校、科研设计院所、医疗防疫单位、文艺团体等事业单位；10、上述机构的下属单位和临时机构。
文书档目录数据交换格式与著录细则
福建省地方标准DB35/T161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则2002-01-25发布 2002-03-01实施福建省质量技术监督局发布前言本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。
为了规范我省文书档案目录数据库，特制定本标准。
本标准对文书档案目录数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。
本标准是根据GB／T 3792．1—1983《文献著录总则》、DA／T18—1999《档案著录规则》的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。
本标准基本上遵循了DA／T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准具有以下特点：规定了文书档案案卷级和文件级目录数据库的基本结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与计算机档案目录数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级目录数据库与文件级目录数据库之间的联系。
本标准在编写格式上采用GB／T1．1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》。
本标准从2002年3月1日开始实施。
本标准由福建省档案局提出。
本标准由福建省质量技术监督局批准。
本标准由福建省档案局负责起草。
本标准主要起草人：刘虹黄建峰。
文书档案目录数据交换格式与著录细则1 范围本标准规定了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。
本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
文书档案文件级目录数据库结构与著录细则
文书档案文件级目录数据库结构与著录细则1 范围本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与著录细则的术语和定义、数据库结构和著录细则。
本标准适用于档案馆、档案室建立中华人民共和国成立以来的文书档案文件级目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的应用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T1988-1989 信息处理信息交换用七位编码字符集GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充DA/T1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则档案出版社中国档案分类法（1997年）档案出版社中国档案主题词表（1995年）国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则（国档发[1987]4号）3 术语和定义DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3.1 著录项目 items of description揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名、文件编号、责任者、密级与保管期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主题词和关键词、人名、附件、提要与附注等。
3.2 著录格式 format of description著录项目（3.1）在条目中的排列顺序及其表达方式。
文书档案目录数据著录项目与著录要求
案卷号
案卷号用3位阿拉伯数字标识。案卷号不足3位的，前面用“0”补足，如“039”。若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）’。如“123(2)”表示123号卷的第二卷。
6
起始页号
起始页号是指一份文件的首页在卷内的页号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的，前面用“0”补足。
7
责任者
机关团体责任者著录单位全称或不发生误解的通用简称；有多个责任者时，居于首位的及立档单位自身必须著录。会议文件未署责任者的，一般以会议主办单位为责任者。个人责任者只著录姓名。多个责任者之间用“；”号隔开。
序号
著录项目
著录要求
1
档案馆代码
依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。
2
文件级档号
文件ห้องสมุดไป่ตู้档号结构为：全宗号-目录号-案卷号-起始页号。
3
全宗号
著录档案馆给立档单位编制的代号。全宗号用四位代码标识，其中第一位代表全宗属性，用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，后三位代表全宗顺序，用阿拉伯数字标识，如“X001”或“1001”。
13
密级
密级是文件保密程度的等级,按GB／T7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级:公开、国内、内部、秘密、机密、绝密。密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。
14
备注
著录案卷中需解释、补充说明的事项。
2、文书档案文件级目录数据著录项目及著录要求（适用于文书立卷改革前文书档案）
11
文件时间
著录文件的形成时间，由8位阿拉伯数字表示，如某文件形成时间为1956年2月18日，应著录为19560218。
江西省档案培训 文档文件整理规范
3.正常收集 （平时办理完毕的文件及时归档，对号入座； 半年或年终集中收集；按收发文全面收集） 4.重点收集 （1）重点对象主要有：领导、主要职能科室 负责人、技术负责人（工程师、经济师、会计 师）； （2）重点岗位：人事、劳资、基建、综合办； （3）重点漏洞：外出开会、参观； （4）重点内容：人员分流、机构改革。
△上级的 上级机关对本单位批复性的文件。 △下级的 1.年度和长远的工作总结； 2.重要的专题报告； 3.重大的案件、事故的调查； 4.年度的、综合性的统计报表。 △同级和非隶属关系的 与本单位往来的文件材料。
（二）不归档的范围： 1.重份文件； 2.无查考利用价值：如召开一般会议 的会议通知、要求上报材料的函、洽谈 工作的介绍信、一般临时工作的通知 （如搞卫生、放假的通知）； 3.上级、同级机关发来的普法性、供 参考不办的文件材料。
4.原件与复制件 5.转发文与被转发文 6.报表、名册、图册等
7.来文与复文
（三）归档文件整理 将归档文件以件为单位进行 装订、分类、排列、编号、编目 、装盒、使之有序化的过程。 归档文件整理是公文处理的 最后一个环节。
为什么要提倡归档文件整理办法？ 1.简化整理环节，提高工作效率。 2.便于管理、方便利用。 3.便于实现计算机文档一体化 4.有利于档案的编研开发工作。
五.划分不同的保管期限：
1.需要永久保管的文件： ⑴上级党政机关和业务主管单位直接针对本单 位颁发的指导性文件； ⑵本单位制定的法规、政策性文件； ⑶本单位召开的党务会议、办公会议的会议记 录、纪要； ⑷本单位有关组织机构成立、演变的文件（包 括组织沿革、大事记）、领导人、干部任免的 文件； ⑸本单位党员、干部、职工花名册； ⑹本单位综合性总结、计划、统计报表（年度 的）。
江西纸质档案数字化管理与技术规范
江西省纸质档案数字化管理与技术规范为规范我省纸质档案数字化工作，保障纸质档案数字副本凭证效力，维护档案实体与档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》以及《文献档案资料数字化工作导则》（GB/T20530-2006）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《信息与文献—文件档案数字化实施指南》（ISO/TR 13028：2010（E））等相关标准，制定本规范。
1 范围本规范规定了纸质档案源版数字副本制作的各项要求，源版数字副本的衍生品制作可参照执行。
本规范所称纸质档案数字副本是源版数字副本及其衍生品的统称。
源版数字副本是指使用扫描仪等数字成像设备对纸质档案进行数字化转换而直接生成的静态图像文件。
对源版数字副本进行压缩、格式转换、识别等处理而生成的静态图像文件、版式文件或纯文本文件等，为源版数字副本的衍生品。
本规范适用于各级国家综合档案馆对馆（室）藏纸质档案进行批量数字化转换，可作为编制数字化工作方案的依据。
机关、团体、企业事业单位纸质档案（含纸质照片档案）的数字化可参照执行。
2 基本原则2.1统筹规划，分步实施应根据馆藏档案重要程度、破损情况、利用需求等，进行统筹规划、分步实施数字化。
馆藏国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的专业档案优先进行数字化。
2.2保障凭证作用，维护档案安全为保证纸质档案数字副本是档案原件真实、完整、可靠与可用的复制件，必须在纸质档案数字化过程中实施全程安全管理。
应建立安全管理措施，对数字化对象实行审批制，数字副本的制作应符合相关标准的要求，采用适合的数字化技术，执行规定的质量控制程序，准确复制档案原件，并捕获必要的数字化元数据。
数字副本制作各环节应有当事责任人的签字，数字化成果按规范要求移交，确保档案原件与档案信息安全。
对进行数字化的档案原件，在拆装、整理、修复等过程中，应遵循最小干预、保持原貌以及适宜性、相似性与可逆性原则，最大限度减少数字化转换对档案原件可能造成的损伤或形制变化。
江西省档案馆电子档案与数据离线备份管理规范
江西省档案馆电子档案与数据离线备份管理规范1、引用标准与资料本规范引用或参考了以下标准、资料：GB/T 17678.2--1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范中国惠普公司支持服务事业部《备份系统管理参考手册》（2007-04-13）2 、名词解释上述引用标准的术语与定义，均适用本规范。
2.1 近线备份指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统或应用系统不可随时读取和修改备份于其中的电子档案和数据，备份策略、恢复方式等通过独立于操作系统、应用系统的存储管理系统实施。
2.2 离线备份指将电子档案和数据存储于可脱离计算机、存储系统保存的存储介质上，如光盘、磁带等。
2.3 在线备份指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统、文件系统或应用系统可随时读取、管理存储于其中的电子档案和数据。
2.4 环码/圈码环码是位于光盘数据区内圈、夹持区外的一串呈环形排列的字符，内含生产厂家、刻录速度、染料、生产批次等重要信息，可直接人工识别。
环码是鉴别正品光盘的重要标志。
圈码，又称为喷码，是位于光盘夹持区内圈的一串圆形字符，常用激光蚀刻而成。
圈码主要表示光盘生产大楼编号、楼层与生产线编号、染料、生产流水号、机器槽位、生产日期、生产时间等重要信息。
3 备份对象及格式3.1 备份对象3.1.1电子档案备份对象为：文书、照片、音频、视频、科技图纸等类电子档案，传统载体档案数字化文件。
数据备份对象为：各类档案资料目录数据库、系统数据。
3.1.2文书类电子档案备份范围：原始格式文件，JPEG或TIFF格式的数字化文件，PDF/A 格式文件，XML封装包。
3.1.3照片类电子档案（资料）备份范围：JPEG或TIFF格式的数码照片文件或数字化文件，XML封装包。
文书档案文件级目录数据库结构和著录细则
一、著录项目
包括题名、文件编号、责任者、秘级与保管 期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代 码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文 档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主 题词和关键词、人名、附件、提要与附注项 等。 对照列表可以看出，这些项目有必著不可为 空、必著可为空和选著项目三种。
二、著录格式
K、脱机载体编号:格式为 组织机构代码——存储载体代码——排列 顺序号 存储载体代码：CD表示光盘，MT表示磁带， MD表示磁盘。 例如：434010-CD-001， 即档案局-光盘第一盘。
8、稿本 指档案文件的文稿、文本。依实际情况 可著录为草稿、定稿、手稿、草图、原图、 蓝图、正本、副本、试行本、修订本、影印 本、各种文字本等。 9、载体形态 以纸质为载体的档案一般不著录。其他 载体类型据实著录。 例：5盘3/4英寸的磁带。是指数量为5、 单位为盘、规格为3/4英寸的载体为磁带的 档案。
本标准适用于建国后文书档案文件级目 录的关系型数据库属性定义与数据采集， 故采用了表格条目格式的表达方法。
让我们先来看一下案卷级的著录页面：
再来看一下文件级的著录页面
三、著录细则
1、题名：是档案馆、档案室的必著项目。通 俗地说就是文件的标题。 2、责任者：是指对文件内容进行创造、负有 责任的团体或个人。 3、文件编号：指文件执法过程中由执法机关、 团体或个人赋予文件的顺序号。 4、密级与保管期限：密级根据文件首页的标 记（秘密、机密、绝密等）；保管期限根 据档案的价值划分为永久、长期、短期， 都据实著录。
文书档案文件级目录 数据库结构与著录细则
为规范做好市直单位到期应进馆档 案接收移交工作，确保馆藏国家档案资 源的质量、完整与安全， 从2007年起市 直各单位所有移交进馆的档案必须在移 交档案实体的同时，移交符合安徽省地 方标准《文书档案文件级目录数据库与 著录细则》的计算机档案条目。
江西省档案馆电子档案编码方案-2016-03-16
江西省档案馆电子档案编码方案1范围本编码方案适用于江西省档案馆，可管理以件、案卷及类别为整理层级的电子档案。
其他各级各类档案馆、机关、团体、企业事业单位和其他社会组织参照执行。
2构成规则、描述2.1档号编码方案档号是以字符形式赋予档案的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
文书类电子档案的档号构成规则：全宗号-档案门类代码·年度-机构（问题）代码-保管期限代码-件号；声像类电子档案的档号构成规则：全宗号-档案门类代码·年度-案卷号-件号，各元素描述如表1。
早期存量电子档案按原规则编制档号，专题电子档案的档号编码另行规定。
表1 档号编码方案规则与描述2.2唯一标识符编码方案唯一标识符用于唯一标识电子档案及其组件，包括文件标识符、文档标识符、文档编码标识符等多种标识符。
2.2.1文件标识符编码方案文件标识符用于唯一标识电子档案实体。
文件标识符构成规则：CN+档案馆代码+全宗号+档案门类代码+年度+顺序号，各元素描述如表2。
表2 文件标识符编码方案规则与描述2.2.2文档标识符编码方案文档标识符用于唯一标识电子档案的文档数据，主要在文书类电子档案中使用。
文档标识符构成规则：文件标识符+D+顺序号，各元素描述如表3。
表3文档标识符编码方案规则与描述2.2.3文档编码标识符编码方案文档编码标识符用于唯一标识电子档案的文档编码数据，主要在文书类电子档案中使用。
文档编码标识符构成规则：文档标识符+E+顺序号，各元素描述如表4。
表4 文档编码标识符编码方案规则与描述2.3档案门类代码编码方案档案门类代码是档案馆赋予档案门类的代号，由字母、数字及连接符构成，编制规则如表5。
其他未列出档案门类代码见《江西省国家综合档案馆馆藏专业档案目录数据库结构规范（一）》。
表5 档案门类代码编码方案规则与描述2.4控制标识编码方案控制标识是用于控制电子档案安全利用的分类标识，可分为开放、控制、待定、绝对控制、互联网公开和其他等几种，具体描述如表7。
文书档案文件级目录数据库结构与著录细则
以纸质为载体的档案一般不著录。其他 载体类型据实著录。
例：5盘3/4英寸的磁带。是指数量为5、 单位为盘、规格为3/4英寸的载体为磁带的 档案。
10、主题词和关键词： 该项为选著项目，现在正式的文件一般在文
件最后都标注有主题词或关键词，照录即可。 例：
11、人名： 这一项的设立主要是用于干部任免、
附注中加以说明。 C、时间表示方法：例——19800721
若时间不详，表示为00000721
7、编号
A、分类号：依据《中国档案分类法》著录。 但目前档案无法利用分类号组成有效的检索 工具，因此该号的实际意义不大，可以为空。
B、档案馆代码：是档案馆必著项目，依据国 家档案局统一编排的代码著录。例如合肥市 档案馆代码为:434010
本标准适用于建国后文书档案文件级目 录的关系型数据库属性定义与数据采集， 故采用了表格条目格式的表达方法。
让我们先来看面
三、著录细则
1、题名：是档案馆、档案室的必著项目。通 俗地说就是文件的标题。
2、责任者：是指对文件内容进行创造、负有 责任的团体或个人。
人员调配、录用、聘任、奖惩（劳模、人 员处分）及专业职务评聘中的人名录入。
许多专题档案如婚姻档案、知青档案、 林业三定档案、人员精简档案、土地改革 档案、土地承包档案、房地产档案等与人 名直接有关的档案著录时，应著录该项。
12、附件：
当正文题名不能揭示附件主题，或附 件具有独立检索意义时，在附件项中著录附 件题名，多个附件之间以“+”号分隔。
F、机构（问题）：应按照类目名称准确著录。 可适用机关内部规范的简称，如“标准化处”， 不可使用“一处”等模糊的简称。该项可以不 著录。
G、盒号：指按照《归档文件整理规则》整理的 档案的档案盒排列顺序号，一般按档案进馆时 要求编制。据实著录。
文书档案目录数据著录项目与著录要求
著录项目
著录要求
1
档案馆代码
依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。
2
文件级档号
文件级档号结构为：全宗号-目录号-案卷号-起始页号。
3
全宗号
著录档案馆给立档单位编制的代号。全宗号用四位代码标识，其中第一位代表全宗属性，用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，后三位代表全宗顺序，用阿拉伯数字标识，如“X001”或“1001”。
4
目录号
目录号是全宗内案卷所属目录的代码。有两种标识方法，一种是以三位阿拉伯数字标识，可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置，如“003”；另一种是由归档年度、保管期限代码2部分组合构成，由4位阿拉伯数字及1位英文字母组成。“Y”、”C”分别代表永久、长期，如“1960Y”、“1970C”。
案卷内成文最早的文件形成时间。由8位阿拉伯数字表示，第1～4位数表示年度，第5～6位数表示月份，第7～8位数表示日期，如19500128。
9
终止时间
案卷内成文最晚的文件形成时间。著录格式同上。
10
保管期限
根据案卷实际保管期限著录，分为“永久”、“长期”两种。
11
页数
著录案卷内文件总页数。
12
控制符
凡控制使用的档案著录汉字“控制”，开放档案著录汉字“开放”。若一个案卷内有一份档案为控制使用，则该案卷著录为控制使用。
文书档案目录数据著录项目与著录要求
一、文书档案目录数据著录项目及著录要求
1、文书档案案卷级目录数据著录项目及著录要求
序号
著录项目
著录要求
1
档案馆代码
依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》赋予的代号著录。
江西省归档文件整理规范
归档文件整理规范(DB36/T 380—2016)1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于江西省各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 22-2015 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件 archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2件 item归档文件的整理单位。
3.3整理 arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.4档号 archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
4.4 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
5 一般要求5.1 组件（件的组织）件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）分开独立成件。
江西省文书类电子档案著录规范
江西省文书类电子档案著录规范————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）江西省档案局二〇一一年十一月目录一、适用范围 (1)二、著录项描述 (2)三、著录项目 (2)四、著录项定义与著录格式 (2)㈠标识项 (2)㈡内容描述项 (6)㈢形式特征项 (7)㈣管理与权限项 (8)㈤附注项 (9)五、文书类电子档案著录项简表 (9)六、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范 (11)江西省文书类电子档案著录与数据格式规范（试行）为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T 380-2002）、《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级党政机关、社会团体与国家综合档案馆，企事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指形成于办公自动化、电子公文传输平台等业务系统，归档后保存于各级立档单位档案室或各级国家综合档案馆的原生文书类电子档案。
馆（室）藏纸质文书档案及其经数字化转换形成的数字副本可按照本规范执行。
本规范适用于我省建国后形成的文书类电子档案的著录与目录数据库建设，各级国家综合档案馆馆藏革命历史档案、民国档案数字副本的著录与目录数据库建设也可参照执行。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，以及每个著录项目的定义、著录细则、约束性、数据类型、数据长度等属性。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。
本规范所称“件”是指单份文书类电子档案或由同一问题往来文书构成的组合件。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性与长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列于本规范范围之内。
江西省归档文件整理规范
江西省归档文件整理规范1 、范围本标准规定了归档文件整理原则、质量要求和整理方法。
本标准适用于江西省各级机关、团体和其他组织。
2、规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 148—1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸（neq ISO 216：1975）DA/T 1—2000 档案工作基本术语3 、术语和定义本标准采用以下定义。
3．1 归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
3．2 件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿、发文稿纸及有关领导批示或有处理结果的文件处理单为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。
3．3 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
4、整理规则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
5 、质量要求5．1 归档文件应齐全完整。
从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以托裱、修复；应永久、长期保存的文件，用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。
5．2 整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具等要符合档案保护要求。
6 、整理要求6．1 分类将归档文件按某些特征分别归类。
归档文件的分类按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类，并保持分类体系的稳定。
凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，采用年度－机构－保管期限分类法；内设机构比较简单或职能交叉不便于按机构分类的，采用年度－问题－保管期限分类法；单位规模小，年度形成归档文件数量少的，经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意，可采用年度－保管期限分类法。
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江西省文书类电子档案著录与数据格式规范为规范、统一我省文书类电子档案著录与数据格式，实现档案检索自动化与共享利用，现依据《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）、《档号编制规则》（DA/T 13-1994）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《江西省归档文件整理规范》（DB36/T380-2002）等标准，制定本规范。
一、适用范围本规范适用于我省各级国家综合档案馆,党政机关、社会团体与企业事业单位及其他社会组织可参照执行。
本规范所称文书类电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的，反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的文书类电子文件。
本规范所称文书档案包括纸质文书档案和原生的文书类电子档案。
本规范规定了单份文书类电子档案的著录项目，对2000年及以前形成的文书档案案卷级著录项不作具体定义和描述，案卷级目录数据库结构及著录的一般要求可参照附录A执行。
确保文书类电子档案真实性、完整性、可靠性和长期可读性的元数据项，按照国家有关规定执行，暂不列入本规范范围之内。
本规范所称“份”是指构成档案的最小管理单元，也称自然件。
二、著录项描述本规范从5个方面对著录项目进行描述，包括：定义：对著录项含义的描述。
著录细则：对该著录项的著录方法、值域等做出的规定。
约束性：由著录项创建的数据库字段是否赋值的强制程度，分“必填”、“选填”。
“必填”表示此著录项必须赋值，不可为空；“选填”表示此著录项目有值则必须赋值，无则为空。
数据类型：该著录项作为目录数据库数据字段的基本属性，分字符型、数值型、日期型、日期时间型等。
数据长度：该著录项作为目录数据库数据字段的长度。
三、著录项目本规范所规定的著录项目主要用于揭示文书类电子档案的内容与形式特征。
著录项共设5个大项、30个小项。
5个大项分别是标识项、内容描述项、形式特征项、管理与权限项、附注项。
四、著录项定义与著录格式㈠标识项1.档号档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的、用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
一个档案馆（室）内不能有重复的档号。
2000年及以前形成的以案卷为单位整理的文书档案档号结构主要有两种：全宗号-目录号-案卷号-页号，如示例1、示例2；全宗号-年度-案卷号-页号，该结构适用于年度下将保管期限为永久、长期、短期的案卷大流水排列的整理体系，如示例3。
2001年及以后形成的，以件为单位整理的文书档案档号结构主要有两种：全宗号-档案门类代码·年度-机构（问题）代码-保管期限代码-件号·子件号，全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号·子件号。
由同一项业务活动中形成的多份档案构成的组合件，件内单份档案应编制子件号，如示例4；一项业务活动仅形成一份档案时，子件号可以不编制，如示例5。
上述档号构成规则如果不能适应馆藏档案已有编目体系需要，应遵循已有档案整理、编目成果，在确保馆内档号不重复的基础上自定义档号构成规则，并正式公布。
档号各构成项的著录格式参见对应的著录项。
档号各构成项之间用半角“-”相连，类别号中各子项之间用位于中间的“·”相连。
示例1：X035-003-005-025示例2：X043-1990Y-001-002示例3:1003-1990-002-096示例4：X043-WS·2011-01-Y-001·01示例5：X068-WS·2010-D30-0262.全宗号全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
全宗号是国家综合档案馆为同级立档单位给定的全宗的规范化代码。
不向国家综合档案馆移交档案的单位由各单位根据本单位法人变更情况自行设定。
全宗号由4位代码构成。
其中第1位用汉语拼音字母或阿拉伯数字标识全宗属性，后3位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
一个档案馆内不能有相同的全宗号。
示例1：X001示例2：10013.档案门类代码档案所属门类的规范化代码。
文书档案门类代码为WS，由“文书”两个中文字的拼音头字母组成。
4.年度文书档案形成年度。
著录文书档案的形成年度，用4位阿拉伯数字标识。
当形成年度无法考证时，著录其归档年度，并在附注项加以说明。
5.机构（问题）代码赋予归档文件分类方案类目的标识符号。
按归档文件形成单位制定的分类方案类目代码表著录。
6.保管期限代码保管期限的规范化代码。
保管期限代码为“Y”、“C”、“D”、“D30”、“D10”，分别对应永久、长期、短期、定期30年、定期10年等五种保管期限。
按文书类电子档案的实际保管期限著录。
7.目录号全宗内案卷所属目录的代码。
目录号有两种构成方法：一是全宗内案卷所属目录的代码或顺序号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位，前面用“0”补足。
二是由文件形成年度与保管期限代码组合构成，如“1982Y”代表1982年形成的、保管期限为永久的一组案卷。
8.案卷号目录内案卷排列的顺序号。
著录档案所属的案卷号，用3位阿拉伯数字标识。
案卷号不足3位，前面用“0”补足，如“003”。
9.页号案卷内文件每页排列的顺序号。
著录每份文件在卷内的起始页号。
页号用3位阿拉伯数字标识。
页号不足3位，前面用“0”补足，如“003”。
10.件号单件文书类电子档案在一个保管期限下排列的顺序号。
件号用3位阿拉伯数字标识。
件号不足3位，前面用“0”补足，如“026”。
11.子件号指组合件内单份文书类电子档案排列的顺序号，如请示、批复分别著录两个子件号。
子件号用2位阿拉伯数字标识。
子件号不足2位，前面用“0”补足，如“01”。
12.盒号文书类电子档案对应的纸质原件或复制件所在档案盒的编号。
可自定义盒号构成规则。
建议盒号构成规则为：全宗号-档案门类代码·年度-档案盒顺序号，档案盒顺序号是在年度下编制的流水号，由3位阿拉伯数字组成，不足3位，前面用“0”补足。
示例：1012-WS·2002-00813.电子档案名在计算机存储器中唯一标识电子档案的一个字符串。
可采用文件级档号或其它命名规则为文书类电子档案命名。
示例：X035-WS·2008-06-Y-102㈡内容描述项1.题名又称正题名，一般指单份文书类电子档案文首的题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。
有题名且能反映文书类电子档案主要内容的，照原题名著录。
没有题名或题名不规范的，须重拟标题，并用“［］”号将重拟题名括起。
题名中出现的年、月、日，统一用阿拉伯数字表示，年度用4位阿拉伯数字标识。
示例：通知［关于首届江西省档案工作者年会征文的通知］2.文件编号文书类电子档案制发机关赋予文件的发文字号。
按照原文著录。
文件上有多个文件编号时，多个文件编号中间用全角的“；”隔开。
对文书类电子档案内容进行创造、负有责任的组织或个人。
责任者为机关团体时，著录单位全称或规范性的通用简称；责任者为个人时著录姓名，必要时姓名后著录职务，姓名与职务间以“，”相隔。
多个责任者之间以全角“；”号相隔。
责任者无法考证时用“□□□”代替。
4.附件题名文件正文后所附材料的题名。
按原文著录具有检索意义的附件题名。
有多个具有检索意义的附件时，应逐一著录附件题名，附件题名之间以全角的“；”相隔。
5.成文时间文书档案的形成时间。
成文时间按照DA/T18-1999 “9.4.1文件形成时间”的规定著录，用8位阿拉伯数字标识。
示例：一份文书类电子档案的形成时间为2011年2月18日，应著录为：20110218。
6.机构（问题）归档文件分类方案类目的名称或规范化简称，用以描述文书类电子档案的来源信息。
按归档文件分类方案类目名称著录。
本著录项与机构（问题）代码著录项是关于同一问题的两种描述方法。
7.主题词能够揭示文书类电子档案主题内容的规范化词，按公文版记中已有公文主题词著录，多个主题词之间以全角的“；”相隔。
文书类电子档案中出现的人物信息，包括在文件上作了亲笔批示的重要领导人、干部任免名单、单位领导班子组成人员名单以及各行各业代表性人物等。
著录具有检索意义的人物姓名，必要时可同时著录人物的职务、出生地、工作简历等信息。
不同人物信息之间用全角的“；”号隔开。
对作出批示的重要领导人，应著录领导人的职务、姓名及批示行为等信息。
示例：中共江西省委书记苏荣作重要批示㈢形式特征项1.页数一份文书类电子档案的页数。
著录每份文书类电子档案的实际页数。
2.语种文书类电子档案正文所使用的语言类别。
著录《语种代码名称第2部分：3字母代码》（GB/T 4880.2-2000）、《中国语种代码》（GB /T4881-1985）中与语种对应的汉语名称。
汉语言不著录。
㈣管理与权限项1.密级文书类电子档案保密程度的等级。
按照文件原文标明的密级或经鉴定变更的密级著录。
《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003）将文献保密等级划分为五个等级:公开、限制、秘密、机密、绝密。
2.保密期限与密级相对应的文书类电子档案保密期限。
依据《文献保密等级代码与标识》（GB/T 7156-2003），除有特殊规定外，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。
3.保管期限根据档案价值确定的档案保存时间。
2000年及以前形成的纸质文书档案保管期限包括永久、长期、短期等三种。
2001年及以后形成的文书档案保管期限有永久、定期30年、定期10年等三种。
按照文书类电子档案的保管期限著录。
本著录项与保管期限代码是有关同一问题的一组著录项。
4.控制标识控制文书类电子档案能够安全利用的分类标识。
根据文书类电子档案三网管理与分级利用的需要，控制标识符的值域有：开放、控制、待定、互联网开放。
“开放”、“控制”表示在国家综合档案馆局域内网的安全利用标识。
“待定”表示文书类电子档案接收进馆后待鉴定，与“控制”的利用权限相同。
“互联网开放”表示可在互联网门户网站利用平台上公开。
5.离线存址文书类电子档案离线备份介质的编号。
著录档案级光盘、磁带等离线备份介质的编号，多个编号之间用“；”隔开。
离线备份介质编号规则按照《江西省数字档案与数据离线备份管理规范》编制。
示例1：X128G2008B0001示例2：436001C2010D00016.电子档案生成方式文书类电子档案的形成方式。
根据电子档案的实际生成方式著录。
文书类电子档案生成方式有：原生、数字化。
示例：一份形成于1978年的纸质文书档案，其数字副本的电子档案生成方式著录结果为：数字化。
㈤附注项附注是指文书类电子档案各著录项需要解释和补充的事项。
附注项的内容依各著录项目的顺序著录。
项目以外需解释和补充的列在其后。
五、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范1、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范(传统)2、文书类电子档案文件级目录数据库结构规范(简化)附录A（资料性附录）建国后文书档案案卷级目录数据库结构。