商务代表岗的工作流程及规范

商务代表岗的工作流程及规范

1

1、商务代表岗岗位要求

1.1 每位商务代表须遵循国家法律法规及股份公司的各项规章制度,严格按GSP管理规范的要求开展各项经营活动。

1.2 每位商务代表必须熟悉所销售品种的相关知识,了解国家相应的政策法律法规,掌握市场动态及发展趋势。

1.3 每位商务代表须与相关部门(采购部、储运部、财务部、医院部等)保持良好沟通协作关系,了解整个业务流程的相关信息,保证工作质量。

1.4 每位商务代表应熟悉了解所管辖区域客户的情况,包括:信用额度、品种渠道、销售价格、应收帐款是否超期、正常进货量等,能有效审核并进行合理销售。

1.5 每位商务代表应严格遵守销售协议中对产品销售区域的规定,符合品种渠道的管理要求,不得进行跨区域销售。

2、商务代表岗流程作业指导

2.1 商务代表处理日常的销售工作,当商业客户经过电话或传真的方式订货时,首先应在<商务部订货记录评审表>(编号:GYGFB-07-R02)中准确记录商业客户名称、品种名称、规格、数量、到货要求等,并对客户销售资格和定货产品要求进行审核。

2.2 对于新增的商业客户,对方必须提供其合法资格,盖有公司原印章的<药品经营许可证>复印件和工商部门颁发的<营业执照>复印件。商务代表应认真审核其资信、法定资格及履行合同的能力,

并填写<顾客资料档案卡>,报部门经理签字。将签字批准的<顾客资料档案卡>与客户其它资料交质量管理部经理审核签字后,在公司业务系统中增加新客户,方可开始开展正常的销售业务。(详细步骤见”新增客户/客户资料变更流程图”编号:GYGFC-SW-04-P01) 2.3 商务代表应在如下方面对客户定货产品要求进行审核(见公司程序控制文件GYGFB-07中的规定):客户是否有超期应收款、是否超商业客户自身信用额度、是否超过公司对商务代表合同签定的授权额、是否低于正常供货价格、是否是客户销售的新增品种、公司是否有能够满足客户要求的商品库存。

2.4 如为常规合同,商务代表可与商业客户直接签订购销合同,将签订的合同传真至商业客户,要求对方尽快审核确认并盖章签字后传真回我公司。

2.5 如为特殊合同(客户有超期应收款、总应收帐款超商业客户信用额度、合同标的超过公司对商务代表授权额、低于正常供货价格、品种为商业客户新增销售品种等)时,如依然进行销售,应向大区经理解释说明,并报部门经理签字审核。低于正常价格和新增销售品种的还需填写<商业客户变更申请表>(编号:GYGFC-SW-04-R01),报经理签字审核。将批准的购销合同传给商业客户,经对方确认签字盖章后传回。

2.6 商务代表将合同原件和商业客户签字盖章后的传真件一起交内务组下定单出库。

3

2.7 对于由现款商业客户转为赊销商业客户商务代表也应填写<商业客户变更申请表>(编号:GYGFC-SW-04-R01),向大区经理及经理提交书面申请,审核批准后方可执行。

2.8 由于业务原因需要调整商业客户信用额度的,商务代表应填写<商业客户资信额度申请表>(编号:GYGFC-SW-04-R02),向大区经理及经理提交书面申请,审核批准后方可调整。

2.9 如遇到商业客户名称、税票资料、通讯地址、发货地址、收货电话和联系人有变更的,商务代表需填写”客户资料档案卡”,经部门经理签字后,交质量管理部经理审核签字,在业务系统中进行资料变更。若客户营业执照和许可证有变更的,需提供新的证照交质量管理部备案。(详细步骤见”新增客户/客户资料变更流程图”编号:GYGFC-SW-04-P01)

2.10 市内商业客户的发货,商务代表应在当日内查询货物的到货情况;外埠商业客户的发货,商务代表应该在五个工作日内查询货物的到货情况(具体内容包括是否与发货品种、规格、数量相符,到货破损情况等)。

2.11 商务代表应在每日下班前认真查询商业客户货款的到帐情况,而且应在货款到帐2个工作日内与公司财务部门相关人员进行沟通勾对业务系统帐款,并勾对手工和电子帐本。

2.12 商务代表在1个工作日内将发货情况通知外埠商务代表,以便外埠商务代表及时查询到货情况。

4