员工出差报销制度

员工出差报销制度

一、目的

为规范化员工出差管理的各项工作，加强出差预算、结算的管理，特制定本制度。

二、职责划分

1、行政部负责公司员工出差的记录统计工作，前台文员做好出差前、后汽车公里数的记录。

2、财务部负责出差费用的发放和报销审核工作。

三、适用范围

本制度用于规范员工出差的申请、出差费用报销等工作。

四、出差申请与报告

1、出差之前，出差人员必须提交《出差申请表》，注明出差的时间、地点和事由，出差员工填写“出差申请单”，提出出差申请，派遣部门经理按实际需要确定出差期限。

2、出差人员应将《出差申请表》送行政部留存、记录考勤。

3、出差回来后应立即到前台进行出差后汽车公里数抄表，若晚上回来的则第二天早上进行抄表。如出差人员不及时进行出差后汽车公里数抄表的则不予报销。

五、报销流程

填写报销单→部门领导签字→财务审核→总经理签字→财务处报销

报销时间：每周星期二上午、星期五上午

业务员的费用报销须附明细表，说明费用发生的原因及相应的项目名称，无特殊原因不能跨周报销费用

六、出差借款与报销

1、借款的首要原则是“前帐不清，后帐不借”。

2、出差人员在出差返回后3天内，到财务部结算还清出差借款。无正当理由过期不结算者，延迟发放借款人工资。

3、出差借款额度与借款人工资挂钩，原则上不得超过借款人的月基本工资。

4、各项报销凭证，必须附明细表、报销数额及内容真实、项目清楚、粘贴整齐，不得弄虚作假，如发现弄虚作假者，不予报销外，并处以相应金额2倍的罚款，发现两次以上者，直接辞退。

七、差旅费用报销规定

A．业务员自备汽车补助标准：

1、公司为主管级销售人员报支车险、第三责任险、座位险。

2、业务员出差前与回公司后立即抄表按实际出差公里数计算，高速公路与进入目的城市至工地现场按0.8元/公里核算。实际过路过桥费用按凭据实报实销。

3、市区、县区住宿餐饮标准为130元/天。

4、电话通信补助：销售主管200元/月，销售业务员100元/月，销售主管每月享有约500元的招待用烟待遇。

B、乘坐交通工具的差旅费用报销标准

1、出差往返交通费实报实销，必须凭往返有效车票方能作为报销的依据。

2、员工出差级别及包干标准如下图（标准含住宿、餐费及短途市内交通费）：

备注：以上费用为员工出差所在地的包干费用标准，经部门领导审核确认签字后按流程报销。员工驾驶非本公司车辆出差，凭有效凭据报销，出差途中油费、过桥过路费补贴按无住宿补给。

3、出差人员处理完事情可以当天返回的，停滞第二日返回，按当天返回计算差费，往返车费公司实报实销，其余费用出去住宿费，实行余款包干。

4、出差人员出差须经领导审批，如属临时出差，由当事人向总经理汇报同意，回公司后在2个工作日内补办手续，否则视员工自动放弃差旅费用报销。

八、其他费用报销规定

（一）交通费

为方便业务有效开展，公司每月根据业务人员的具体情况给予交通补贴：

1、业务员遇大型工程送样、送货，可向公司申请货车，但必须提前一个工作日填写

“用车申请单”，经储运部主管审核签字后方可派车；见重要客户需申请公司小车，须提前一个工作日填写“用车申请单”，行政部主管同意后方可派车；派车原则上优先给提前申请用车的员工出车，特殊情况下由业务经理根据事情的轻重缓急进行协调派车。

2、业务员跟进业务或用电动车跟进业务的，交通补贴费已全部包含在个人工资里面；电动车在跟进业务的途中所产生的各种费用则由业务员自行承担。

（二）市内交通车费

因特殊原因急需用车且公司车辆不能协调的情况下：

1、需提供有效票据，一般不允许打出租车，特殊情况除外，如出租车车费报销需在票据背面注明办事原因和目的地

九、客户信息费用规定

业务员给客户的信息费用，由业务员提供客户的卡号，办好相关的手续由财务直接汇往对方账户。（客户名与合同签订人相符）

十、所有现金支出，必须提供对方账户，统一由财务转账，特殊情况由财务特批。