记录控制程序(091208)
记录控制程序
记录控制程序
1 目的
为确保体系的有效运行，并为提高记录文件管理，使产品符合顾客及适用的法律法规要求，使质量责任具有可追溯性，特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于我公司对管理体系运行所发生的各种记录的控制。
3 术语
3.1产品检验记录：通过观察和判断，适当的结合测量所进行的符合性评价的文件。
3.2产品监视记录：对影响产品性能形成的因素进行适时观察、测量和评价的文件。
3.3管理体系过程运行记录：描述管理体系过程运行的文件。
4 管理职责
4.1质保部负责公司质量记录的归口管理，记录文件最终归档到综合管理部。
4.2技术中心负责建立、确定产品关键和重要质量特性监控点及检验标准。
4.3各职能部门、生产车间负责本部门、车间记录的管理。
4.4记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰完整负责。
5 工作流程
6 工作描述
7 相关记录
8 相关文件
9 衡量过程的有效性和效率指标。
记录控制程序
记录控制程序
1.目的
本控制程序规定了本公司质量环保记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理要求，以保证为质量改进、产品追溯、质量体系有效运行提供见证。
2.适用范围
适用于本公司产品质量环境记录和质量环境体系运行记录的管理。
3.职责
3.1公司管理部负责编制《受控文件一览表》。
3.2产品质量记录由本部门主管审定，质量体系运行记录管理者代表审定。
3.3各部门主管负责本部门质量记录的编制、填写、收集保管。
4.工作程序
4.1公司管理部负责将受控质量记录依照《质量文件编号和格式规定》做好编号和格式化管理。
4.2各部门主管应指导、督促本部门员工及时、准确、完整地填写质量记录，字迹要清晰，不能涂改（必要时须盖更正章）。
4.3每月末各部门将有关质量记录收集交公司管理部，由资料室保管。
4.4资料室对受控质量记录负责做好标识、编目、归档保管。
公司办公室负责编制《受控文件一览表》，印发给各部门主管。
需要时每年做一次修改。
4.5表格的更改、新置和失效处理参照《文件和资料控制程序》执行。
4.6本公司受控的质量环境记录文件保存期一般为三年，供方质量记录保存期为二年，特殊需要时经部门主管批准可以继续保存或销毁。
4.7已满保存期的质量记录经部门主管批准后予以登记销毁。
4.8在合同有要求时，经有关部门主管批准，可提供顾客查阅有关质量记录。
记录控制程序
二、记录控制程序1 目的确保生产过程和管理体系运行过程中规定的体系记录（以下简称记录）予以控制。
2 范围适用于本公司管理体系运行时所产生的各类记录的控制。
3 职责3.1 人事财务部负责汇总和编写公司的记录清单并保存各类记录的样本。
3.2 相关部门负责本部门使用的记录格式编制、填写、收集、归档和保存。
4 工作程序4.1 记录的设置、格式及编号4.1.1 各部门按照三体系标准的要求、公司体系文件要求、相关法律法规要求确定所需设置的记录，并负责设计其记录格式，报总经理审批后交人事财务部登记备案。
若顾客或法律法规规定了记录格式，则相关部门必须采用其格式。
4.1.2 记录格式如需更改，由原编制部门填写《文件更改申请单》，经总经理批准后，由编制部门更改后使用，同时报人事财务部备案。
4.1.3 人事财务部根据三体系标准的要求及各部门设置的记录，负责汇总和编写公司的《记录一览表》，并汇集和保存各类记录的样本。
4.1.4 本公司记录编号规定为：JL-条款号-流水号（条款号主要以15版标准为主）其中：JL表示“记录”，条款号为该记录适用的标准条款，流水号依次为01、02、03、……。
条款号以3位数表示（如管理评审使用的记录，其条款号为9.3），同一记录编号可采用在No：后加“年-月-顺序号”或“年-顺序号”予以区分，以确保记录唯一可追溯。
4.1.5 人事财务部按以上规定，确定每一记录表格的编号（但法律法规规定的记录除外）并填写在《记录一览表》中。
4.2 空白表格由人事财务部统一管理和发放，相关部门根据需要到人事财务部领取。
4.3 记录的填写、更改4.3.1 记录的有关内容由直接执行者使用钢笔、签字笔如实填写。
4.3.2 记录填写应及时、字迹清晰、准确，签名要签全名。
除备注栏外其他栏目不能出现空格，如有不需填写的栏目应以自左至右的一条斜线“∕”代替填写内容。
4.3.3 记录不可随意更改、涂抹。
如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正并签名、注上日期，确保更改后的记录符合原设计的要求，且不能影响其他填写内容。
记录控制程序
1、目的对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2、范畴适用于为证明工程项目符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3、职责3.1质管部负责监督、管理各部门的记录。
3.2各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。
3.3档案室负责保管超过一年的记录。
3.4各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。
4、程序4.1各部门资料员负责收集、整理、储存本部门的记录。
4.2记录的标识编号记录的标识编号按《文件控制程序》实行。
4.3记录填写4.3.1记录填写要及时、真实、内容完全、字迹清楚，不得随便涂改；如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去；各相干栏目负责人签名不答应空白。
4.3.2如因笔误或运算错误要修改原数据，应采取单杠划去原数据，在其上方写上更换后的数据，加盖或签上更换人的印章或姓名及日期。
4.4记录的储存、保护4.4.1各部门的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于透风、干燥的地方，所有的记录保持清洁，字迹清楚。
各部门按规定的期限储存记录，对于储存一年以上的记录交档案室储存。
4.4.2质管部将公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号（版本）、储存期、使用部门等内容，交管理者代表审批，并聚集备案记录的原始样本。
各部门应将本部门使用的记录清单作为部门工作手册的附录，并汇总本部门的记录原始样本。
4.4.3质管部每三个月检查一次各部门记录的使用、管理情形。
4.5记录发放、借阅和复制4.5.1各部门保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经相应部门负责人批准，由记录管理人登记备案。
4.6记录的烧毁处理记录如超过储存期或其他特别情形需要烧毁时，由档案室主管填写《文件烧毁申请》交质管部审核，报管理者代表批准，由授权人实行烧毁。
4.7记录格式4.7.1各部门的记录格式，由各部门经理负责组织编制，部门经理审批，交质管部备案。
4.7.2各相干部门可根据工作需要提出记录格式设计更换，实行《文件控制程序》有关文件更换的规定。
记录控制程序
5.5.1 各部门的记录表格在使用前均须经过主管级批准并交文控中心登记于《记录清单》。
5.5.2 在使用过程中,若发现表格不适用,则可向主管级提出修改，并通过总经办审批。可按《文件控制程序》的有关要求执行修改。
5.5.3 表单每修改一次,应更新表单的版本,新表单正式使用时须将旧表单全数收回。不可新、旧表单一起混用。为节约成本起见,根据必要性，选择直接禁用旧表或将旧表先用完后,再使用新表单。
5.2 记录的归档管理:
5.2.1 责任部门应对各自部门的记录分类后装订成册，避免出现记录遗失的现象。
5.2.2 较繁杂的记录表单编制存档目录以便查阅及取放。
5.3 记录的储存与维护:
5.3.1或打包装箱,并予以适当的标识.如:注明年月日、部门、品质记录名称等相关内容。
5.5.4旧版空白表单由使用部门自行处理，操作方法按照5.6.2执行。
5.6 表单的标识
5.6.1 参与质量管理体系的表格应按要求制作编号与版本号，并通过文控中心发行方可使用。编号方式详见《文件编号作业指导书》。
5.6.2 已报废的品质记录若需要更改作其它用(如用于复印),则应在已报废表格的正面打上“×”作标识。
3.2部门负责:保管、维护本部门的记录文件。
4.定义
无。
5.作业内容
5.1 记录的填写规定:各记录人员需依据以下要求进行填写记录:
5.1.1 依据表格的格式及实际运行状况如实填写。
5.1.2 须填写记录日期与签核日期。
5.1.3 依权限签名、审核与批准。
5.1.4 不可以用铅笔填写品质记录表格。
5.1.5 书写错误后,要求采用划线修正并签名,不得使用修正液涂改。
5.3.2 存放处须保持干燥干净，注意防火防损。
记录控制程序
记录控制程序1 目的通过对质量、环境、职业健康安全管理体系记录进行控制和管理，为质量、环境、职业健康安全管理体系符合标准要求、法律法规要求及有效运行提供客观证据，为产品质量及环境改善、职业健康安全管理采取纠正及预防措施提供依据。
2 范围适用于本公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行的所有记录。
3 术语解释记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，如成品检验记录、内部审核记录、管理评审记录等，记录应保持清晰，易于识别和检索。
4 职责4.1 品控中心文控室负责对公司所有记录表格进行汇总及保存各部门的《记录报表清单》。
4.2 各部门负责设计出本部门的记录表格，建立本部门的《记录报表清单》，负责本部门记录的收集、归档、标识、贮存、保管、检索、保留期限和处置等工作，并保证记录存放整齐、标识准确，防止损坏、变质、丢失，若发现失落应及时补上或修复。
5 工作程序5.1 各部门根据本部门的需要以及《文件管制程序》对表单的要求设计出本部门的记录表格，经部门主管审核后交文控室，文控室将表单编号登录在《文件管理总清单》，同时将表单受控后发受控表格至各使用部门，正本表单留文控室存档。
各部门的记录表格内容若有变动，经部门负责人批准后，立即将记录表格交文控室备案。
5.2各部门的记录资料汇总登记在《记录报表清单》中，最少保存两年，若有需求要延长保存时间，提交申请经管理者代表批准后，在《记录报表清单》中另行规定。
各使用部门每月月底根据实际情况更新《记录报表清单》，并提交至文控室。
5.3 文控室根据各部门所提交的《记录报表清单》，进行综合汇总及保存。
5.4 记录表格的编号，参照《文件控制程序》执行。
5.5记录的填写，公司各部门必须按以下规定填写记录：5.5.1记录必须及时、准确、真实、清晰。
5.5.2不得使用铅笔，必须用不易擦写的记录笔。
5.5.3用统一、规范、合理、受控的记录表格。
5.5.4字迹清晰，不能随意涂改，没有发生的项目记“无”或作“∕”标记，有关记录人员应签全名，确保记录能够容易识别。
记录控制程序
记录控制程序1. 目的为了对与质量体系、其它体系等及产品控制有关的记录进行管理，为评价质量管理、其它体系运作及产品控制提供客观依据，以证明其具有持续有效性和产品符合法律法规，特制定本程序。
2. 范围适用于公司所有与质量管理体系、其它管理体系等及产品控制运作有关的资讯记录。
3. 定义记录：证明满足要求的程度，或为管理体系要素运行的有效性，提供客观依据（如：检验和测试结果、内部审核结果、主文档记录等），以便于采取证实、可追溯性、纠正措施和预防措施，并据以衡量体系运作的有效性。
4. 职责4.1 质量管理部负责质量记录编号的控制，并编制质量记录清单。
4.2各部门做好本部门质量记录的编制、使用、收集整理和保管。
5. 程序5.1记录的标识5.1.1记录用唯一的编号予以标识，便于查阅。
5.1.2记录的编号方法规定如下：XW-SC-001-A01版本号表单序列号部门代码公司代码5.1.3记录序号代码由至少3位组成，由001，002------999↗5.1.4 文件版本号正式发行后的新文件版本号为01，每更新一次递增一，依次为02，03等。
5.2 记录的编号、检索、保护和保存期限5.2.1质量管理部负责记录的编号控制管理，收集保存与产品质量和过程相关的记录样张并编制“受控文件清单”，清单至少包括记录名称、记录编号和版本号、受控日期、发行日期、作废日期。
5.2.2各使用部门指定专人根据记录清单、分类存档，各部门的记录应按照时间和记录名称分类整理、标识和存放，根据产品实现到交付的流程和可追溯性的范围确定质量记录的关联性，便于存取和检索、查阅。
5.2.3记录的保管场所干燥、通风和安全，防止记录受潮、霉变、虫蛀、丢失。
5.2.4如记录和凭证是机密的，应做好标识并上锁保存，由专人负责管理，不得随意外传。
5.2.5记录的保存期限至少相当于公司确定的产品保质期限，与产品相关的各种记录保存期限为产品失效后1年，确保在合同有效期内，质量记录可提供顾客查询。
记录控制程序
8、
4.1品质部：负责本程序的制定，负责记录的统一标识和管理控制，使记录得以切实提供追溯、检查、分析与改善之用。
4.2各部门：本部门记录的格式设计、填写、储存、保管和销毁，以及所接收记录管理控制；
9、作业流程：
10、
5.1 记录格式的设计：
各部门自行设计记录格式，经本部门负责人审批后，提报品质部文件管理人员确认与登记备案于《记录清单》上，并将旧版本进行电子档更换或纸档记录限制使用等处理。
5.2 记录的标识：
5.2.1记录应能识别涉及的产品或作业，并且能显示发生的时间、报告者或审核者的签署；
5.2.2所有记录应清晰易于阅读，所书写记录应不易擦拭，如须修改时，应在涂改处划线并签章；
5.3.3应建立、保持和维护记录文件，以证实体系符合要求，并有效运行；
5.3编制索引和归档
5.3.1各部门将记录按其内容、时间顺序装订成册，如果需要可按年、月、季度编制索引，分类归档，
合同的生产已告结束，为将来可能使用而保管，一般经汇整后以固定案卷的方式，置放于
文件柜或库房内。
5.5.3记录的保存期限在文件控制程序中予以规定，记录于备用期限终了后，可以销毁或继续保存。
5.6外来记录管理：
5.6.1外来的记录（如供方提供的原材料出厂检验报告、计量检定报告、环境监测报告、行政决定、司法判决、律师函件等）由相关
1、
2、
1、目的：
2、
通过控制记录作业，以提供质量、环境、知识产权体系符合要求和有效运作的证据。3、 Nhomakorabea用范围：
4、
适用于记录的识别、收集、编制、索引、归档、储存、维护、保存期限及处理作业的相关部门和个人。
5、定义：
6、
记录控制程序
记录控制程序1.目的对质量管理体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程和质量管理体系符合要求及质量管理体系有效运行的证据。
2.范围适用于为证明过程和质量管理体系符合要求及有效运行的记录。
3.职责3.1.质量部对本程序进行归口管理, 负责与质量管理体系相关的记录目录、样表的受控管理、识别有效版本和日常使用的检查。
3.2.各部门负责本部门质量记录的管理工作,指定专人负责收集、整理、保管。
4.工作程序4.1.记录控制范围为产品符合要求及质量管理体系有效运行提供证据的记录均应控制。
质量部负责归档公司内与质量管理体系有关（除批生产、检验记录）的记录。
4.2.记录的标识、编号、形式及归档要求4.2.1.记录的编号按《文件控制程序》执行；4.2.2.每份记录均应用适宜的方式进行标识，如记录名称、编码、编号、批号、合同号、年号等，确保记录易于识别和检索，并具有可追溯性；4.2.3.记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告，也可以是照片、硬盘或胶片等；4.2.4.记录的样式及内容由使用部门进行规定，应符合相应的质量管理体系文件中规定；4.2.5.各部门每年应将质量相关的记录报质量部进行归档。
4.3.记录的填写4.3.1.记录填写要准确、及时，内容完整、字迹清晰，易于识别；使用黑色签字笔填写。
4.3.2.记录不得随意涂改。
如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单扛划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名及日期。
必要时，应当记录纠正原因。
4.3.3.记录中如因某种原因不能填写的项目应将该项划上“/”标示，若有需要时，在备注栏补充说明情况。
4.4.记录的审核4.4.1.各记录使用部门应确认记录是否正确，规范；不符合要求，则指导修正。
如需修正的，纠正内容应有修正人签名和日期；适当时，需注明记录纠正原因。
4.4.2.新编制的记录样表执行《文件控制程序》。
4.5.记录的收集、贮存和保护4.5.1.各部门应及时收集、汇总本部门所使用各类记录，保持顺序号或日期，并根据记录间的联系（如类别、批次或日期等）进行整理，使之有序化。
记录控制程序
记录控制程序1目的对管理记录进行控制，确保管理记录的真实、完整、有效，以提供产品符合规定要求和质量/环境/职业健康安全/两化融合管理体系（以下简称管理体系）有效运行的证据。
2适用范围适用于对本公司为证明产品符合要求和管理体系运行有效的记录控制。
3职责3.1品保中心——是管理记录归口管理部门，负责汇集和审核与管理体系运行有关的记录表式,确保其规范化、格式化和标准化。
3.2各职能部门——负责收集、整理、保管本部门产生的或与本部门有关的记录。
3.3授权的文件批准人负责批准与该文件相关的记录表式。
3.4记录填写人员对记录的准确性、及时性和真实性负责。
4工作程序4.1记录的产生4.1.1记录是根据实际工作需要及文件的要求而设置的，文件中一般规定了记录的填写部门、内容、记录传递过程等。
4.1.2授权人员在审批文件的同时，批准与此文件相关的记录名称、内容和格式，记录格式的编制应简洁明了，内容完整。
4.1.3各部门在实际运行过程中，应严格按要求填写管理记录，确保记录的真实性和准确性，及时传递记录。
4.2记录表式的设计、编号标识4.2.1记录表式设计⑴文件编制部门负责文件要求的各种记录表式的设计，授权人员在审批文件的同时，批准与此文件相关的记录名称、内容和格式，由品保中心形成附件1《管理记录表式汇集》，使用时，各部门从中选择所需要的记录表式。
⑵管理记录表式是文件的一种，表式的修改按照《文件控制程序》执行。
4.2.2记录表式的编号标识管理记录表式的编号标识是记录受控的标志，凡管理体系涉及到的记录必须按规定统一编号标识，由品保中心/信息部负责，编号标识方法详见《企业管理标准化管理制度》。
4.3记录的范围4.3.1与产品质量有关的记录，如各种设计开发记录、供方评价记录、测量设备校准记录、检验和试验报告、不合格品记录、产品标识及追溯记录、顾客服务投诉处理记录等。
4.3.2体系运行记录，如审核报告、管理评审记录、文件控制记录、过程控制和纠正预防措施记录、人员资格培训记录、信息反馈记录等。
记录控制程序
记录控制程序1目的对记录的标识、贮存、检索、保存期限和处置进行控制，以提供产品、过程符合要求及质量管理体系有效性的证据，同时也为产品的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。
2范围适用于质量管理体系运行中各种质量记录的控制。
3定义3.1记录：是一种特殊类型的文件，通常指在质量管理体系运行过程需要保留的成文信息。
这种特殊性表现为：在记录尚未填写时，一张空白的表格仍属一般的文件，一旦填写完毕就起到了提供所完成活动的证据作用，这时就转变为记录的范畴。
4相关文件4.1文件控制程序。
5职责5.1档案馆负责记录的归档管理工作，并指导各部门建立、保存和管理有关的记录。
5.2各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的控制。
6流程图7工作程序7.1记录表格标识与发放7.1.1记录的标识由“编号”和“序号”组成，有序号要求的记录应在表格右上方设置“序号”一栏。
“编号”指示表格，“序号”指示记录的顺序。
7.1.2序号的填写可按照“年－质量活动序号－流水号”方式填写，如：2002年、第1次内审、第5张检查表，可表示为“2002-1-5”。
7.1.3产品记录的序号可按照“年－产品序号”或“统一流水号”方式填写，如：2002年、第2套产品，可表示为“2002-2”或总第10套，可表示为“10”。
7.1.4发放记录表格时，文件管理员做好标识，签字领用。
7.2记录填写7.2.1记录表格由各主管部门组织设计，一般应作为相应的程序文件或作业指导书的附件。
表格应由标准化部门审核，主管部门负责人批准，交文件管理人员登记发放；格式的更改应由表格编制部门执行《文件控制程序》，履行相应的手续。
表格的设置应能清楚地证明产品满足规定要求的程度。
7.2.2记录应能提供产品实现过程的完整质量证据；记录的填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰；记录应按照设置的表格逐项填写，如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用“／”划去。
记录控制程序
1、目的对记录进行控制和管理，确保记录的完整性、真实性及可追溯性，为采取纠正措施和预防措施提供依据，也为质量管理和HACCP体系运行的有效性提供证据。
2、适用范围本程序适用于本公司质量管理和HACCP体系文件规定的记录。
3、职责3.1质量管理部是记录控制的管理部门，负责记录样表的审核、备案存档，并对记录进行监督检查。
3.2 质量管理部负责检验有关记录的填写、收集、保管贮存和管理工作。
3.3 各部门负责本部门记录的编制、编号、填写、收集、保管和贮存工作。
4、工作程序4.1 记录：作为符合性证据保留的成文信息，公司为保证其信息真实可靠，应采用适当的方式防止其非预期的更改。
4.2 记录可以采用不同格式，如：表格、文字；不同的形式，如：文字、图片、实物、音频、视频等；不同类型的媒介，如：纸张、光盘、网盘等；公司记录以纸质版表格为主，鼓励无纸化办公。
如：供应商资质及检测报告保存其扫描件、采购申请网上审批等。
4.3 记录表格的控制4.3.1记录表格的格式由各职能部门按相关程序文件要求设计编制，列出清单，由质量管理部负责人审核后进行登记编目。
4.3.2各职能部门若需要更改或增加记录时，需填写文件更改单，经质量管理部审核同意后，才能更改或增加。
4.3.3在使用设计好的表单前，应进行必要的填写培训，确保使用者能正确使用表单。
4.4 记录的填写4.4.1记录的填写，内容要真实、完整、准确、及时，所有项目不得有所遗漏，并有负责人签字及记录填写日期。
4.4.2归档的记录用钢笔、圆珠笔、签字笔填写。
4.4.3记录应字迹清晰，不允许涂改，只能杠改，杠改后能清楚看到杠改内容，并在相应位置鉴章或签字。
4.5 记录的编号为了保证记录的唯一性，每种记录的表格均应有唯一性的编号，所有与质量管理和HACCP 体系有关记录的编号按《文件控制程序》规定执行。
4.6 记录的传递、保管、标识4.6.1记录由记录填写部门收集、分类、整理、装订成册、编目、标识；4.6.2各部门应编制本部门的《记录清单》，并复制报质量管理部存档。
记录控制程序(091208)
1．目的对记录的标识、收集、编目、查阅、保管和处理进行有效的控制，为质量体系有效运行和产品质量符合规定要求提供客观证据。
2．适用范围适用于产品实现过程及质量管理体系运行中记录的控制。
3．职责与权限3.1 文控中心归口执行本程序，负责质量表单的受控编号、登记和归档。
3.2 使用部门负责表单的正确填写和使用，定期对质量记录收集、整理及保管。
3.3 管理者代表负责质量表单的使用审批，质量表单的标准化和规范化。
4．定义4.1质量表单：本公司仅指质量管理体系运行所使用的空白表格（含电子表格），包括客户提供要求填写的表单。
4.2 质量记录：本公司仅指质量表格填写后有文字或数据信息记录。
5．工作程序5.1 基本原则5.1.1 无论质量表单（电子或纸质）以何种形式存在，必须保持原有状态，包括编号、版本号、字体、格式、页面大小等，保持表单的标准化和规范化。
5.1.2 所有记录必须保证其真实性、准确性和完整性。
5.1.3 公司对质量记录实行“分级管理，统一归口”原则进行管理，使用部门及时整理、编目，移交文控中心归口存档。
5.1.4 若客户要求必须采用客户单位表单时，按客户提供的表单使用。
5.2 质量表单设计、编号5.2.1 质量表单的设计原则上由使用部门自行设计，其格式应简明、清晰、完整，内容应满足所记录的质量活动的要求。
5.2.2 质量表单的增加或修正：由提出人填写【文件更改通知单】同时附上更改后的质量表单，报管理者代表审准后，由文控中心按《文件编号规定》进行编号，并在【质量表单受控总览表】中予以登记、备案。
5.2.3 所有修正后的质量表格，保留原有编号，修正版本号。
5.3 记录的填写规定5.3.1质量记录应按表单格式要求填写，内容真实、正确、完整，字迹清晰易辨。
5.3.2质量记录作为客观证据，内容不允许随手涂改，如属笔误，更改应采用划改，并注明更改人与更改日期，必要时应重新书写。
5.4质量记录的存档、保管与检索5.4.1公司对质量记录实行“分级管理，统一归口”的原则实行管理。
记录控制程序
目的用以客观证明产品质量是否符合规定要求及质量体系是否有效运行。
并且为了便于有追溯和采取纠正与预防措施时提供证实。
2. 适用范围适用于与质量体系有关的记录，包括顾客、本公司及供应商的相关记录。
3. 职责3.1行政部负责质量记录的归口控制。
3.2行政部负责对保存期三年以上质量记录的控制。
3.3行政部负责对员工培训记录的控制。
3.1业务部负责对所有顾客采购订单和外部质量信息反馈记录的控制。
各部门负责本部门质量记录的控制，按照程序文件的规定，属于自己部门保管的质量记录，必须进行标识、收集、编目、查阅、归档、存贮、保管和处理，属于定期上交的质量记录，要做好收集、归档工作。
4. 工作程序4.1标识质量记录是通过编号进行标识的，编号方法参见要素4.5《文件控制程序》。
4.2质量记录的收集4.2.1各部门质量记录责任人将每次完成的质量记录及时收集、整理、归档。
4.2.2各部门负责人每月底检查本部门质量记录收集情况。
4.3质量记录的编目按文件编写说明编写。
4.4分类归档性质、时间4.4.1员工培训记录上交到行政部。
4.4.2质量记录按《文件控制程序》、《记录总清单》执行。
4.5质量记录的查阅质量记录是受控文件，本公司人员若需查阅，必须按《文件控制程序》规定进行，当合同规定时，在商定期内可提供给顾客或其代表评价时查阅，但必须经公司主管领导的确认。
4.6质量记录的贮存质量记录可以呈现任何媒体形式，可以是磁带、磁盘等电子媒体形式或照片、胶卷。
所有的质量记录应清晰，保管方法应便于存取和检索。
质量记录的贮存环境应防火、防磁、防潮、防虫蛀、防鼠咬，方便查阅。
4.7质量记录的处理4.7.1 对已过期的质量记录，经管代批准后自行销毁，、原保管部门如无异议，则由行政部统一销毁，并予以记录。
所有已处理的质量记录应在公司质量记录总清单中分别说明。
4.8质量记录的保存时间4.8.1关于产品质量运行状态记录，在其产生的当年和下一个日历年予以保留。
记录控制程序
XXX科技股份有限公司记录控制程序文件编号：1 .目的为保证产品、服务符合规定要求，以及客户服务管理体系有效运行，保证与产品服务的可追溯性，为采取纠正预防和改进措施提供依据。
2 .范围适用于对公司客户服务管理体系运行记录及管理活动记录的控制和管理。
3 .职责3.1 客户服务部门负责客户服务记录的归档管理。
3.2 各职能部门负责指导、检查各服务部门所收集的记录的履行情况，做好检查记录，并督促实施。
4 .工作程序4.1 记录的范围为符合要求管理体系有效记录的运行。
4.2 记录的形式及要求4.2.1 记录的形式可以是报告、图表、表格，也可以是录像、磁带。
4.2.2 记录填写要求：填写及时，内容正确完整，字迹应清晰，能准确识别，签全名；不得随意更改、涂抹，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并签全名、注上日期。
4.3 记录的管理4.3.1 各部门针对实际情况，规定与本部门有关的记录（包括公司内部记录和外来记录）的分类、标识、检索、保存期限、处置方式。
应明确记录的使用范围，记录需要交付的人员、方式、时间要求、查阅和借阅办法等，记录实施、配合管理部门与归口管理部门的记录递交方式等。
4.3.2 客户服务部门负责客户服务相关记录的收集、归档、贮存。
注意保持顺序号、日期、页码的连续，采用的归档方式应便于存取检索。
4.3.3 记录的保存期限为三年。
4.4 记录的编码所有记录文件都需要编码，编码的方法见《文件控制程序》。
4.5 记录的保护4.5.1 记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作；对于保存在磁带、软盘、硬盘中的记录还要做好防病毒、防压、防磁、防晒，并及时备份，防止贮存的内容丢失等；对于保存在光盘中的记录要防刮花、弄脏等。
4.5.2 记录不得随意销毁，过期的记录须经所在部门经理核实后，填写《记录销毁登记表》，方能处置。
4.6 记录的检索、查阅、借阅4.6.1 各部门编写《记录一览表》，《记录一览表》应便于对记录检索和查阅。
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1．目的
对记录的标识、收集、编目、查阅、保管和处理进行有效的控制，为质量体系有效运行和产品质量符合规定要求提供客观证据。
2．适用范围
适用于产品实现过程及质量管理体系运行中记录的控制。
3．职责与权限
3.1 文控中心归口执行本程序，负责质量表单的受控编号、登记和归档。
3.2 使用部门负责表单的正确填写和使用，定期对质量记录收集、整理及保管。
3.3 管理者代表负责质量表单的使用审批，质量表单的标准化和规范化。
4．定义
4.1质量表单：本公司仅指质量管理体系运行所使用的空白表格（含电子表格），包括客户提供要求填写的表单。
4.2 质量记录：本公司仅指质量表格填写后有文字或数据信息记录。
5．工作程序
5.1 基本原则
5.1.1 无论质量表单（电子或纸质）以何种形式存在，必须保持原有状态，包括编号、版本号、字体、格式、页面大小等，保持表单的标准化和规范化。
5.1.2 所有记录必须保证其真实性、准确性和完整性。
5.1.3 公司对质量记录实行“分级管理，统一归口”原则进行管理，使用部门及时整理、编目，移交文控中心归口存档。
5.1.4 若客户要求必须采用客户单位表单时，按客户提供的表单使用。
5.2 质量表单设计、编号
5.2.1 质量表单的设计原则上由使用部门自行设计，其格式应简明、清晰、完整，内容应满足所记录的质量活动的要求。
5.2.2 质量表单的增加或修正：由提出人填写【文件更改通知单】同时
附上更改后的质量表单，报管理者代表审准后，由文控中心按《文件编号规定》进行编号，并在【质量表单受控总览表】中予以登记、备案。
5.2.3 所有修正后的质量表格，保留原有编号，修正版本号。
5.3 记录的填写规定
5.3.1质量记录应按表单格式要求填写，内容真实、正确、完整，字迹清晰易辨。
5.3.2质量记录作为客观证据，内容不允许随手涂改，如属笔误，更改应采用划改，并注明更改人与更改日期，必要时应重新书写。
5.4质量记录的存档、保管与检索
5.4.1公司对质量记录实行“分级管理，统一归口”的原则实行管理。
由各部门按月或按季整理，装订成册（可活页装订、也可固定装订），并形成目录，以便查询。
5.4.2每年底各部门及各车间将所使用的质量记录移交文控中心归口存档，并在【质量记录存档登记表】上签名。
5.4.3质量记录应妥善保管，储存时应选用适当的储存工具，需用包装箱贮存时，应在外包装箱醒目位置贴上标签，便于识别。
储存环境应适宜，注意防火、防潮、防虫蛀、防霉变等，以防丢失或损坏。
5.4.4电子表格及记录的保存、使用等要求按《电子文档管理规范》相关规定执行。
5.5质量记录保存期限与处理
5.5.1各类质量记录的保存期限详见附录A。
5.5.2保存期满后，由文控员填写【质量记录销毁申请表】经质量记录产生部门进行确认，管理者代表批准后，实行销毁处理。
5.5.3严禁将已过期的记录当再生纸在生产现场或办公室使用。
5.6质量记录的查阅
5.6.1当顾客或供应商或第三方认证机构需查阅记录时，由相关人员陪同，质量记录负责人应能迅速提供相关记录。
5.6.2 移交文控中心储存的质量记录，使用人员需查阅时，须经使用部门主管审批，管理者代表批准后方可查阅。
5.6.3 涉及公司机密的质量记录，任何人都应遵守保密规定，不得擅自带出公司。
6．引用文件
6.1 《文件编号规定》
6.2 《文件控制程序》
6.3 《电子文档管理规范》
7．表单记录
7.1.【质量表单受控总览表】
7.2.【质量记录存档登记表】
7.3.【质量记录销毁申请表】
7.4. 附录A：质量记录档案、归档及保存限一览表。