合同评审管理办法

合同评审管理办法

1、目的

在本公司向顾客做出提供产品承诺之前,对顾客提出产品的各项要求进行充分识别和评审，确保供需双方对合同规定的内容理解一致,以保证有足够能力履行合同的全部条款。

2、范围

适用于本公司与顾客签订的所有销售合同或订单的确定和评审控制。

3、职责

3．１业务部负责组织确定和评审顾客对产品的要求以及销售合同的签订、修改和监督实施,保持合同确定、评审、签订的记录;

3．2技术部、质管部、生产部负责参与特殊合同有关内容的确定和评审;

3.3总经理负责特殊合同的终审和批准。

4、工作程序

4．1 对顾客要求的识别

４．１．1业务部应对订货信息进行认真识别,属常规合同的由业务员负责识别，属特殊合同的由业务部视需要会同技术部、质管部、生产部进行识别。

4.１.２识别内容

识别内容包括,产品的货号、款式、产品技术质量的特殊要求、价格以及交付和交付后的要求，如包装方式、运输方式等。

4.2 合同的形式和类型

４.2．1 常规合同

合同内容所涉及产品在本公司的产品样本范围之内,其性能指标或测试方法、价格均在本公司规定之内,且数量和交货期也在本公司综合生产能力之内。

４.2．2 特殊合同

a）超出本公司产品样本规定的产品销售合同；

b）性能指标或测试方法超出本公司规定的产品销售合同；

c）批量大且交货期短（超过本公司综合生产能力)的产品销售合同；

d)产品价格低于本公司规定的范围的产品销售合同；

ｅ)标书。

4.2.３口头合同

a）面谈订货;

b)电话订货;

c)无书面合同购买现货。

４.2.4 要货通知(订货单)

事先已签订除供货量和交货期以外内容的合同，然后由用户逐批提出相应型号的供货量和交货期的通知（订单)。

４.3 合同内容

4.3．1 合同或订单应具备合同主要条款，如:产品名称、货号、规格、数量、技术标准或要求、价格、结算办法、交货期、运输方式及费用承担，交货地点，并要求顾客确认。

４．3．２争议的预防和处理

按解决合同的纠纷方式及其他有关条款处理。

4．4 合同评审和签订

4.4．1 常规合同的评审和签订

对于书面订单由业务部人员，按4．1.2和4．3条款的内容审核后,由业务部经理（或其授权人)终审、签字即完成合同评审。对于口头或电话订单应做好电话记录,按4.1.２条款的内容进行确认评审,能满足顾客要求的则由业务部（或其授权人)电话记录中签名确认即可,必要时传真给顾客确认。原则上合同一式两份，原件存档,复印件交财务部开票,如客户需合同原件，按客户需求制定后寄发。

４.4.2 特殊合同评审和签订

由业务部门根据合同内容,必要时组织技术部、生产部、采购部进行评审确认。业务部确定为特殊产品时，应组织技术部、质管部、生产部、采购部对其技术要求、产品标准、测试方法等特殊要求进行评审确认,以确保:

a)顾客各项要求都有明确规定。

ｂ)与合同或订单不一致的要求已经得到解决。

ｃ)本企业有能力达到下列要求:

①能生产满足顾客所需质量的产品。

②根据合同要求,能按时交货。

③产品价格能使企业获得合理的利润。

错误!外购产品产品的质量满足客户所需。

经评审确认并填好《合同评审单》报总经理审批后,由业务部经理负责签订合同。

4.５．1 合同一经签订，即具法律效力，业务部按合同要求和库存情况转化为《生产通知单》后转发给生产部实施，以保证合同的执行。

4.５.2 履行合同时,业务部负责跟踪合同的执行情况，如发生与合同的规定不一致时,业务部要及时与顾客联系，协商沟通和解决,以使顾客满意。在包装和发货前,业务部应制定《包装清单》和《装箱清单》,指导现场包装和发货。

4．6 合同的修订

合同的修订必须符合法律规定或合同约定的变更条件。当需要对合同进行修订或更改时,根据合同性质分别按４.4.1或4.４.２条款重新评审。合同更改结果由业务部书面通知相关部门。

４.７合同确认和评审应详细记录,合同、合同评审、合同修订记录，由业务部按《记录控制程序》执行。５、相关文件

4.2.4 《记录控制程序》

6、质量记录

《合同评审单》《生产通知单》《装箱清单》