秘书实务试题及答案

一15分

便条

李丽：

公司将针对第三季度的销售工作召开总结会议，届时将有来自全国某个办事处的某名销售主管及经理参加。请你列出选择会址应考虑的因素。另外，新来的秘书小王不太会起草“请示”，请你列出拟写请示应注意的事项（应包括格式和语言方面的内容）。

谢谢

行政经理：苏萌

年月日

参考答案

（一）选择会址应考虑的因素：（6分）

1.交通便利，使与会者便于前往；

2.会场的大小应与会议规模、主题相符，销售工作总结会是小型会议，会场大小应相符；

3.场地要有良好的设备配置，如投影仪、多媒体设备、电子白板、扩音设备等，以便于销售主管汇报时使用；

4.应尽量避免闹市区，场地应不受“外界干扰”，要求会场隔离设备较好；

5.有无停车场；

6.场地租借的成本必须合理

（二）写好请示应注意的事项（9分）

1.要遵守行文规则。

（1）不要滥用请示。

（2）请示应当坚持一文一事。涉及其他部门应当协商，未能协商一致时应当在请示中写明。

（3）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级。

（4）一般不得越级请示，不要多头请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。

（5）受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

2.请示的目的要明确，理由要充分，要求要合理。

（1）陈述理由，主要应说明做某件事的必要性和可行性。

（2）如果是请求帮助的，还要说清楚自己的困难所在。

（3）理由越充分，请示的目的越容易达到。

3.格式要正确，语言要得体。

（1）标题一般用“事由加文种”的形式。

（2）正文按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。

（3）落款。

（4）语言要得体、谦虚、委婉。

二15分

便条

李丽：

公司因为业务发展需要，刚刚招聘来一位秘书，安排其专门负责公司内、外的日常信息传递工作。请你向她提供一份包括以下几个问题的说明。

1．信息分类工作的原则

2．信息传递的基本形式

3．信息传递的注意事项

谢谢

行政经理：苏萌

年月日

参考答案

1.信息分类工作应遵循以下原则（4分）

（1）在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性

（2）要确定分类体系，确定分类层次和各层次的分类标准

（3）要把信息归入最符合其实际内容的类别

（4）子类之间界限要清楚，不互相交叉和包容。

2.信息传递的基本形式是双向的，即内向传递和外向传递。（7分）

（1）信息内向传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等。（2）信息外向传递的形式有信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等。

3.信息传递的注意事项（4分）

（1）区别对象按需传递信息

（2）做好例行信息的传递工作。（3）加强非例行信息传递工作（4）运用现代化信息传递方式

三20分

便条

李丽：

以下是我下星期一年月日要参加的一系列活动：

上午10：15－11：15召开董事会，所有的经理都参加；

上午11：30－12：00给参加员工培训课的新员工讲话；

中午12：30与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；

下午14：00－15：00前往阳光公司拜会市场开发部经理高原；

下午15：45会见丽康公司的销售部经理张建。

请你抓紧时间为我制作一份工作日志。另请向我说明制作工作日志时应注意的问题。

谢谢

行政经理：苏萌

年月日

参考答案

1.苏萌经理下星期一工作安排及工作日志见下表（20分）

2.注意事项（5分）

（1）在早上要预留一小时的时间处理日常工作

（2）应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求。尽量不要在星期一的早上安排上司的约会。

（3）在前往其他公司拜会他人，应该预留半小时左右的时间在路途上。

（4）安排约会时，时间上不要过于紧凑，注意酌留弹性。

（5）应确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅。

（6）要保持自己的工作日志与上司的日志一致和准确，若上司有了新安排，应立即补充，并且每天要进行检查和更新。

（7）秘书应熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息。

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