西软酒店管理系统前台收银系统使用手册

西软酒店管理系统前台收银系统使用手册

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西软酒店管理系统前台收银系统使用手册

前台收银系统使用说明

FOXHIS前台收银系统主要由帐务处理、其他业务、交班报表、信息查询、报表系统等部分组成。前台收银系统的主窗口如图（1-1）

第一节 帐务处理

一、前台帐务

选择”帐务处理”?”前台帐务” ，屏幕弹出宾客列表窗口（如图1-1）。

（一）、前台帐务的介绍，我们的系统把酒店的前台帐务分成以下几种

1、 房间帐，指需要住店客人自付的费用，如散客的费用，团队成员自负的杂费

等

2、 团队、会议的公付帐务，因为对于团队来说它的费用一般分成两种a 、由团队

统一支付的费用如个房费、餐费、会议室的租金等，称为公付帐。b 、各个房

间发生的杂费如房间的电话费、客人的购物费等，称为自付费用，自付费用

归在（1、房间帐）里面。

3、 宾馆工作帐，顾名思义就是宾馆为了工作需要，或财务审计为了帐务上的特

殊处理的需要而设立的帐户，称为宾馆工作帐。如酒店有一项非住店客人的

停车费要录入电脑系统，就可以在宾馆帐里录入，又如财务的审计审核出前

天的报表数据有错，因为报表一经生成后就不能再修改了，所以就可已在宾

馆帐里输入数据进行调整，保证报表的累计数是正确的。

在这个窗口我们根据帐务的不同分成4种

a 、散客&的成员（1）

b 、团队主单（2）

c 、会议主单（3）

d 、宾馆工作帐（4）

(二)、怎样查找—客人的帐务(主要有二种方式)

1、方法一：在图（1-1）中， 逐个找到客人的记录，双击就可以进入客人的帐务主菜

下拉菜

单

快捷图

标 当前操作员及日期

了。

图（1-2）

在这个窗口系统默认以房号顺序排列，如果想改变排序方式，单击标题栏中的任一项目就可以改变列表的排列方式。在列表窗口中，拖动右边的滚动条可以对屏幕翻页。单击右边功能按钮中的‘Q.查询’（快捷方式-空格键或直接按字母（Q ）也可以），系统会弹出另一窗口（如图1-3

），输入相关的条件按回车键或点击确定按钮可以快速定位到客人帐务。一般情况下，我们总是通过输入相应的房号进入客人帐务，这也是系统推荐的进入宾客帐务的方法；

图1-3

2、方法二：如你正在处理一个客人的帐务，此时如需处理另一宾客帐，则直接按Enter 回车键，屏幕将弹出一查询窗口（如图1-4），可以输入房号或帐号而直接切换到另一个宾客帐务。当然在这里你要根据实际的情况，选择主单类别和主单状态。系统默认的类别是“房间帐”，默认的状态是“在住”，支持对姓名和单位的模糊查找功能。第二种方法为在进行帐务处理时，几个宾客帐间切换提供了方便；

标题栏

功能按

钮

图1-4

(三)、有关客人的帐务信息

在进入了客人帐务以后，系统如图(1-2)所示，它主要分为三个区：

有下拉

菜单可

图（1-5）

●A区：登记的客人信息，主要包括帐号(帐号后I-主单状态在住)，其它状态详见附录，主单标志、客人姓名、房价等信息，这些信息是由接待员录入的。

●B区：帐务分类汇总显示。如果房间住两人以上这里还可以分不同的客人显示各自的帐务。当然前提是在输入客人帐务的时候必须输入不同的的人里面，对于电脑房费和电话费则无法归入哪个客人，因此显示在房间公付帐里面。

●C区：明细帐务信息，显示的方式主要由屏幕的右上端的选项而有所不同，目前主要有五种显示方式，而默认的方式为有效帐目。它在帐务信息栏中一屏能显示15条记录，也可通过Pgup、Pgdn或拖动右边的状态条来实现移动记录。在这个屏幕里你可以对帐务进行选择（如图1-5所示），打上勾的就是被选中的帐务，这样你就可以对这几行帐务进行转帐、结帐等操作了。在这里支持多选（CTRL+鼠标逐个选择）和连选（先用鼠标选择一行，然后按住SHIFT键再用鼠标去选另外一行，那么在这两行之间的内容就全被选种）。

日期：帐务发生的实际日期

帐次：它表示客人的第几笔帐。

工号：对该笔帐目进行操作的操作员工号。

班号：进入模块时输入的班号。

项目：费用的名称

摘要：费用的说明及传票号码。

代码：营业费用码，一般在系统初始设置中。

转帐信息：为转帐帐务，则显示相应的对方帐号。

房号：发生该笔费用的原始房号，对于转帐的帐务查原始房号非常有用。

金额：

营业日期：系统的日期。

发生时间：帐务发生的实际时间。

标志：帐务的标志，主要有以下几种：

NR（在标志一格不显示）：正常发生的帐务。

C 原为NR的帐务用冲帐功能冲掉则原NR?C

CO 由冲帐功能自动生成的和原被冲帐目金额向反的帐

AD 用调整功能输入的帐标志为AD

CA 原调整的帐务用冲帐功能冲掉标志由AD?CA

LT按行转帐转进和转出的帐

●D区：功能区(也是我们下面要着重讲解的)，它还包含右下角一些工具按钮，你可以把鼠标指向某一按钮，就可以知道它的功能了。

（四）、功能按钮

帐务里

的功能

图1-6

图1-7结帐功能里的按钮

功能按钮分为两组，见图1-6，1-7，我们分别介绍这两组按钮

a、帐务里的功能按钮

收款（D）快捷键为ALT+D ，押金为现金的输入

宾馆在客人入住后，为避免或减少逃帐，一般要求客人预付一定数目的定金。

操作方法：鼠标点击功能区中的‘收款（D）’或用快捷键ALT+D也可以，系统

会弹出定金输入的窗口，付款方式为RMB，输入金额、流水单号(如押金单

号)，选择’确认（O）’或ALT+O。这里可以对押金单进行电脑打印。

其它方式预付押金：在窗口的A区中用鼠标双击结算的空格，系统会跳出付款

方式让你选择，你只要选择相应的付款方式就可以了。也可以由前台接待的系

统输入结算方式。

信用（S）快捷键为ALT+S ，押金为信用卡的输入（如图1-8）

信用卡授权记

录

图1-8

在图1-8的窗口里面，你只要输入相应的内容，然后鼠标点“确定”，这次输入的信用卡授权就会显示出来。如果你不想要这次授权记录，也很简单，用鼠标双击这次授权记录（如图1-8），系统会提示你是否确信要删除记录，选择“是(Y)”系统就会把选种的记录删除掉，“否（N ）”的话就不删除。

费用（C），本功能完成费用的输入和调整（如图1-9）

①费用输入

一般宾馆在各营业点的费用都可以在各营业点自己的电脑上进行处理，而有

些未配电脑的营业点(如商场等)则需有前台收银员帮助输入电脑

小框打上

勾为调整

图（1-9）

图例中‘50A’指洗衣费用。

费用代码由3位数组成，前2位表示营业点代码，一般根据各酒店的实际情况设置，第3位为服务码，是系统内定的。费用码按F1可以得到帮助。

在费用输入的时候，除了服务码H---优惠、S---逃帐两种情况金额可以输负数，其余都不能为负数。

图1-9说明给周海这个客人输入了一笔商场费用‘288元’，日期是‘2002-9-29’，

单号为‘023564’

②费用的修改

有时因为各种原因，我们需对客人帐务做相应的修改，如上例中，误输了商场费用288元，而实际费用为260元，我们有二种调整方法：

方法一：在图（1-9）中我们把（A调整）前面的小框打上勾，则进入费用调整。

再输入商场代码50A，在金额处输入-28，选择‘O确认’，系统生成一笔标志为“AD”的金额为-28的调整帐务，这样在客人的帐务上最终洗衣费用为260元。费用调

整中的金额没有负数的限制。

方法二：利用冲帐功能，先把蓝色的光条定位在那笔商场费用上，使其被选中，再选择功能区上’冲帐（A）’，系统会弹出图（1-10）的窗口。把帐务冲掉后，再重

先输入一笔帐即可。

注：冲帐功能的特点

a、只能冲当天发生的帐，如果用该功能去冲以前发生的帐或别的营业点

（如

餐饮、娱乐等）转过来的帐，系统则自动转化为调整功能

b、在图1-10中“调整为”这列中输入你想把这笔帐冲成多少，如果输入

“0”则全部冲掉，那么这笔帐在有效帐务里就不显示了。如果输入金

额，系统会自动转化为调整功能。因此帐务调整也可以通过这个方式

来实现，就可以不用前面的调整功能了。

c、如果帐目被完全冲掉的话，系统会给帐目加上标志，原来的帐标志为

“C”，系统自动生成的调整帐标志为“CO”。如果

d、如果转化成调整功能则帐务的变动同调整功能。

图1-10

转帐（T），顾名思义就是把客人的帐务从原来的地方转移到另外一个地方。

转帐有二种方式：1、按行转帐2、部分转帐

1、按行转帐：选择‘转帐（T）’，并选中按行转帐方式，屏幕如图(1-11)

图（1-11）

a、上半部分的窗口显示待选帐目，你可以从这里选择需要转帐的帐目。这里支持多

选（CTRL+鼠标逐个选择）和连选（先用鼠标选择一行，然后按住SHIFT键再用

鼠标去选另外一行，那么在这两行之间的内容就全被选种）。

b、中间为功能按钮，两个箭头键分别为上下选中按钮。‘全选’和‘反选’只对上

半部分窗口有用，即全部选中窗口里的帐目，或反向选择窗口里的帐目。

条件按钮也只对上半部分窗口有用，即按指定条件选择帐目如图（1-12）。

你可以选择费用类型，房号、费用日期等等。

打印按钮只对下半部分窗口有效，把已选窗口里的内容生成帐单打印出来可

以给客人签字。

c、下半部分窗口显示已选帐目。

d、窗口的底下一行输入目的房号，确认好目的客人后，按人头图像左边的箭头，完

成转帐，系统会告诉你成功了几行。

图1-12

2、部分转帐：选择‘转帐（T）’，并选中部分转帐方式，屏幕如图(1-13)

图1-13

部分转帐其实是一种金额方式的转帐，在代码处输入相应的代码，金额处输入转帐的金额，选择’O.确认’。这样系统就完成了以一种费用代码的金额转帐，它是一种汇总转帐的方式，只是在目的帐务中是以转过的费用的代码来体现的。

两者的区别

1.按行转帐只能转已发生的费用。

2.部分转帐通过金额方式进行转帐，可以转任意金额的费用。

结帐（P），结帐退房

选择’结帐（P）’，屏幕弹出选择一起结帐客人的窗口如图(1-14)所示：（1）、如果房间有留言备注，系统则先跳出留言备注窗口。（留言备注可以记录该宾客的一些特殊情况，比如上一班收银员需告诉下一班收银员对该宾客结帐是

要注意的一些事情，就可已写在备注里，这样下一班收银员对该客人结帐时，

系统就会自动跳出备注窗口，提醒当班收银员。）对于这种备注操作员要灵活

应用起来，对日常工作会有很大的帮助。

图（1-14）

（2）、图（1-14）窗口中间显示了当前可能需要结帐的房间（有联房的话就会出来多行）供你选择，绿色的一行为当前结帐的房间（这一行帐是必须被选中的），其余的结帐栏的勾可以被选上（一起结帐）或去掉（暂时不结帐）。中间加收房费一栏，系统会根据日租加收时间设定（这个时间由工程师根据酒店的具体情况设

定），默认跳在半日或全日租上，当然最后还是可由操作员根据实际情况选择是

否要加收半日还是全天房租。例如：酒店设定在12∶30以后退房要加收半日房

费，如客人在下午13∶00退房，则加收房费栏中系统默认“加收半天”的选项被

选中，一旦选择确定，系统会自动加收半天房费。

（3）结帐方式

系统有三种结帐方式

图1-15

a、选择“C.结帐退房”

进入结帐退房状态（如图1-15），窗口类似前面介绍的（图1-5），

选择“收款（D）”在结算款录入窗口中，选择宾客的付款方式并输入客人的

欠款额（系统会根据宾客当前的余额自动显示，你也可以修改这个数字），

输好金额后，按“确认（O）”。这个过程我们也称它为平帐过程，因为客人

要结帐退房的话必须得把他的帐结平，系统才允许你做退房。在你看到客人

的余额等于0后你就可以选择“确定（O）”，系统就自动把房间退掉，并显

示如图（1-16）的帐单。

在这个帐单里你可以选择多种方式打印。

图（1-16）

b、选择“P.部分结帐”，屏幕如图（1-17），你可以根据客人的要求给他做部分结帐。

指定金额

结帐输入

图1-17

在这里你可以按行选择帐务（方法同按行转帐）进行结帐，你也可以指定金额结

帐见上图。确定后就进入部分结帐功能如图（1-18）。

图1-18

收款（D）就是结算款输入

转销（Z）把客人原来交的押金转成这次的结算款

费用（C）费用输入

帐单（P）打印帐单

确定（O）平帐后，最后的确认

退出（X）终止结帐

c、选择“T.提前结帐至”，如果客人要求把明天或以后的房费提前在今天就先结

算掉，你就可以选择“T.提前结帐至”。输入日期，系统会计算出需预收的

房费，自动转入部分结帐功能。

注：在“结帐（P）”的按钮上点右键有右键功能，具体的操作和上面所讲的一样。

补救（R），屏幕如图（1-19）

1、撤消（R），撤消前面的结帐或部分结帐。如果客人有多次结帐，系统会有

一个列表让你选择。如果客人已经结帐退房，必须先撤消结帐退房，才可以

撤消前面的部分结帐。

2、重建（B），重先从客人的明细帐务计算客人的当前余额。

3、帐单（P），补打各种帐单

4、定金（E），补打定金单

图（1-19）

其他功能如图

在屏幕的右下角有六个按钮，把鼠标停留在某一个按钮上，就会显示该按钮功能。

1、修改电话等级（快捷键F2），通过这个按钮可以给客房开关线。

2、定义允许记帐费用（快捷键F3），这里定义允许客人住店期间在那些营业点

消费时可以把帐挂房间。定义可以按部门，也可以按营业点。单击该按钮，你可以选择允许签单记帐的营业点，被选中的营业点在其复选框中有’√’标志。

3、通知查房（快捷键F4），通过电脑向客房中心发查房请求，减少部门间电话联系。

4、留言备注（快捷键F5），留言和备注的输入。

5、联房管理（快捷键F6），设置联房（界面如图1-20）

图1-20

把两个房间关联起来，对以后结帐，查找都有好处，可以联房结帐，联房查找。

通过“增加（A）”、“删除（D）”完成联房，“切换（S）”联房之间的切换

“定义转帐（T）”定义联房之间帐务的自动转移（不建议操作）。

6、其他功能（快捷键F7），界面如图1-21

图1-21

（1）、显示帐目：显示帐目能为我们分类查看帐务信息提供方便，如我们需查看客人电话详细信息，我们就可以使用此功能。

（2）、主单日志：查看客人主单的操作日志，操作员对客人主单的修改，系统都会有日志记录，已备查询。

（3）、团队主单：快速从成员房间切换到团队主单。

（4）、团队成员：列出团队成员列表，可以在这里快速选择成员，进入成员房间帐。

（5）、自动转帐帐务：查询自动转帐转出去的帐务。

（6）、房价方案：查询房价方案。房间的房价方案提供了对包价、服务费与城建费费率及优惠计算方法等房价参数的定义

（7）、协议签单人信息：如果房间为协议单位的用房，通过这里可以查询到协议单位相关人员的照片和签字笔迹的图片。

（8）、费用快速查询：通过简单的条件输入，快速查询客人的帐务（注：这里的日期为帐务发生的实际日期）。

（9）、换房和改房价：如果本房间有换过房或改过房价的话，通过这里可以查询原来的房号和房价信息。

二、前台团队帐务处理

团体的结帐相对散客帐务处理要复杂一些，因为团体帐务是由二个部分组成，团体公费部分和团体成员自费部分，也即我们系统内的团体主单和团体成员主单。团体的结帐过程首先必须把每一个属于该团队的成员帐结清也即成员主单状态由‘I’→‘O’状态，最后才能结团体主单。只要有一位成员还在住，就不能为团队主单结帐。

(1)查找一团体主单帐务

团体主单帐务的查找方式与散客帐务查询基本一致，进入前台客人帐务列表，选择团体主单标签，选中某一团体。团队帐务显示的窗口和房间帐务显示的窗口大同小异。

(2)团体付费的查询与设置

由于团体帐分为团体帐务和成员帐务两部分，而这两者之间通过团体付费的设置实现自动转帐，所以团体付费的设置是否正确就会关系到最终的结帐速度，通常团体付费的定义是由前厅接待员在预订或登记时完成的。在此我们只需查询就可以了，具体操作如下：

在主菜单中找到’交班报表’→’定义转帐’，如图(1-22)

图（1-22）

上图中左边是团体信息列表框，列出了当前所有未进历史档案的团体帐号、团名及标志。

×——本费用为成员自负付费。

√——由团体付的费用(详细的可见右边费用列表框内标志’√’的费用，它会自动转帐到团体主单帐务中)。

如我们要修改团体付费的定义，可以选择’S.设置’。

用鼠标单击某项费用，使费用复选框中出现’√’标志，选择’O.确认’后，团体付费的有关定义就完成了。

(3)团体结帐步骤：

1、选择其他功能中的团体成员列表（F7?F5）如图（1-23）

打勾对已结

帐房间就不

图1-23

在图1-23中会显示出当前这个团队所有未结帐的房间，这时你可以选择那些余额

不为0的房间进行逐个结帐（这个结帐就是前面讲的房间结帐）。把余额不为0

的房间全部结掉后，通过其他功能（F7?F4）切换到团队主单。

进入团体主单帐务后，单击‘结帐（P）’，如图(1-24)：

图（1-24）

在此窗口中列出该团队所有未结帐的成员，前面已单独结帐的房间这里就不显示了。在这个窗口的上面有三个选择项，你选择“所有帐务”，然后点“确定（O）”进入团队结帐，“收款（D）”?“确定（O）”,这样团队结帐就完成了,而剩下的房间系统会自动退房。

同样，你也可以通过‘转帐（T）’，把帐转到后台应收。待余额为0时，选择‘确定（O）’。