中小型超市进销存系统解决方案

中小型超市进销存系统解决方案

张梅横 郑　伟 曹　禹

【摘　要】　通过详细介绍进销存软件的功能,提供一套中小型超市进销存系统的解决方案。【关键词】　W indows NT　局域网　网络拓扑结构　字段

0　概述

超市以其灵活的经营方式和廉价的销售价格,日渐深入到百姓的日常生活中。超市这种经营观念被认可以来,各种超市如雨后春笋纷纷建立起来。由于受资金所限,大部分都是中小型超市。

超市商品少则几千种,多则上万种,传统的手工管理会给经营者带来许多困难。采用计算机来完成这项工作,不但能够作到数据准确、条理清晰,而且能对整个超市运作过程进行实时监控。经营者通过计算机可以完全了解超市的经营情况,并能对客户需求进行分析,及时调整经营策略,为公司的下一步发展打下基础。进销存系统就是在此基础上编制的专门软件。

1　网络拓扑与布线方案

1.1　网络拓扑

从中小型超市的规模来看,采用小型局域网技术无论从成本还是技术要求来说都是合理的。现今的局域网技术发展的非常成熟,分为以太网、令牌环网、FD DI(光纤分布式数据接口)三种。从局域网类型又分为对等网、基于服务器的网络,以及这两种网络的混合。

网络的拓扑结构描述网络连线和硬件的物理布局,它包括总线、环型、星型和星型总线(也称为交换式)四种类型。

其中以太网发展的最早,相对也发展得最成熟。星型拓扑结构是目前采用最普遍的布线结构,采用这种结构的网络,除非集线器故障,否则单台工作站故障不影响整个网络的运行。基于服务器的网络有称客户机/服务器网络,虽然它的实现和操作的成本比对等网络高,但是客户机服务器网络可以配置得比对等网络安全得多。首先,在集中管理安全性方面,网络资源不在受制于对等网络中的“链条中的最弱环节”论。在网络中所有用户帐号和密码被集中管理,用户访问资源之前进行验证。每个客户机减轻了处理其他客户的请求的负担,客户机/服务器网络中的每个客户机只需响应其只要用户的请求。在W indows NT服务器环境中,客户机/服务器资源链接到一个逻辑驱动器,在建立网络驱动器链接后,存放在服务器上的远程资源,可以像用户机上的本地资源一样容易地访问。并且客户机/服务器网络是可扩展的,完全可以满足公司未来的发展要求。建议采用星型结构基于服务器的10M～100M以太网。服务器运行W indow s NT网络操作系统,后台采用W indows98操作系统,POS机以W indow s95为操作平台。

1.2　布线方案

进销存系统是一个包括多个子系统的软件包。分为:信息管理、进货管理、销售管理、应收应付管理、库存管理、财务帐款管理等子系统。采用Sybase 关系数据库用P ow erBuild6.5编制而成,具有界面友好、操作简单、功能强大、可扩充等特点。中心数据库放在主服务器上,用户只能看到一个数据库文件,而不能对其进行操作,安全性强。布线方案见图1。2　进销存系统的功能

无论大型超市,还是中小型超市其管理都包括进货、销售、库存、报表、收银等方面。进销存软件对这些方面完全实现了电子化,提供了对销售、收银的实时监控功能,解决了人为管理过程中存在的种种不足。基于收银过程中存储的数据形成的各种业务报表,为超市经营者作出正确及时的决策,提供了有力的信息保证。

　业务前的准备工作

超市进销存系统原始数据处理的业务操作流程如图所示。

/ 2.1

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图1　布线图

图2　业务操作流程图

系统选项设置包括:日期格式、数量格式、货币格式、公司信息、进入口令保护时间、采购订单有效天数、查询时日期的跨度、商品默认有效期等。此外,还需要设置用户与角色,若是网络版,还需要设置用户权限。这是系统开始正常运行的前提。基础数据是整个系统数据信息的基础,所以在开始业务操作之前,需要将目前业务所需要的所有商品信息录入到进销存系统中,其中包括目前仓库已有的商品以及将来需要的商品,同时要对本位币等进行设置。注意:所添加的信息中商品编码是定义为8—13位的阿拉伯数字串,是商品的唯一代码,也是冲

减库存的决定因素,决不可漏输或错输。遵照上面

的流程图,将以前的业务数据输入进销存系统后,就可以按照正常的业务完成必要的操作。

2.2　采购管理

(1)开采购单。输入采购单的内容,确认存盘。(2)修改、审核采购单。只能修改未审核的采购

单;修改相应的内容,修改完毕后由具有审核权限的操作员对该单进行审核。3　进货处理

根据超市进货的实际情况,来开进货单或者订货单,可对该单进行修改、审核、删除、退货等处理。

确认存盘后,系统自动修改应付帐或生成应收帐。进货入库类报表:可根据用户需要定时或随时输出打印下列报表:

按商品进货入库汇总报表按商品进货入库明细报表按商品类别进货汇总报表按仓库的出入库明细报表商品进销存汇总商品报表商品进销存明细商品报表

2.4　销售管理

处理销售过程中的所有业务,如开销售单、销售

查询、销售审核,根据用户需要定时或随时输出打印下列销售报表:

全部商品销售汇总报表

全部商品销售明细报表全部商品分类销售汇总报表全部商品分类销售明细报表按客户的销售汇总报表按客户的销售明细报表按业务员的销售汇总报表按业务员的销售明细报表

除上述报表外,用户可根据自定义报表生成其

2.

他所需报表。

2.5　库房管理

用户通过设置仓库、货位、货位商品、库存的最高及最低储备,可以设置自己的库存结构。用户通过录入调拨单来完成库存商品的仓库、库位之间的调拨业务。系统根据调拨单自动调整库并生成调拨记录。出入库开票实现非经营性出入库业务。根据录入盘点单的实盘数量,系统自动产生盘亏、盘赢结果,调整库存并生成盘点记录。系统通过用户录入的报损单,自动调整库存并生成报损记录。用户可以按单据、时间、商品对库存商品、货位商品、报损、调拨、非经营性出入库进行查询。

2.6　前台收银管理

前台收银状况直接反映了超市的经营状况,前台数据及时、准确的反馈,是产生各种销售报表的基础,所以一定要保证系统的稳定性和安全性,前台P OS在网络故障时,应能独立销售,并在网络正常时,将数据回传给服务器,以免数据丢失造成损失。本模块主要完成功能;零售、退货、整单打折、商品打折、管理促销、会员销售、换班结算、挂单等,支持多种付款方式,支持条码设备、电子称等外设。

2.7　后台零售管理

本模块对前台销售进行实时管理和监控。主要功能:收款员管理、零售信息管理、前台信息查询、零售报表管理、收款员收款管理。

系统提供报表查询接口,如:(1)零售日报表;

(2)收款员日报表;(3)销售综合月报表。

2.8　帐本管理

应收帐管理对销售生成的应收帐本分别进行统计查询和综合统计查询,并生成应收报表。应付帐管理对进货生成的应付帐本进行统计并生成应付报表。除此以外,用户可以设置自己的报表来管理进销存外的流水帐。

以上功能基本解决了超市管理过程中所有可能出现的问题,大大地提高了公司的工作效率和经营效益,为公司的未来发展提供了有力的信息保证。

2.9　联营专柜模式

它是由超市为生产厂家提供专柜以销售其产品的一种营销形式。柜员由厂方人员担任,采用销售额扣点的分配方式,按照自愿结合,互利互惠,共同发展的原则论定。它使生产厂家的产品找到销路,减少中间环节,直接与顾客见面。又使超市合理分配流动资金,使闲置柜台得以充分发挥作用。

具体操作:利用进销存系统可扩充(二次开发)的特点,设联营产品类别,录入基本信息并修改备注以满足实际需求,注意报表和单据处理时与其它类别分开进行。也可为联营产品单独建库,使它有独立的进销存系统。

3　结束语

本文提出的是对于中小型超市进销存系统的解决方案,与大型超市相比具有优良的性能价格比、二次开发的可扩充性、数据的断点续传性等优点。它不仅具备大型超市进销存系统的全部基本功能,还可利用自身灵活的可扩展性(二次开发)输入特定的字段、条件创建出适合自己超市特点的单据和报表。本系统的另一大特点是在服务器出现异常的情况下前台可脱离服务器单机运行,待服务器故障排除后再重新启动前台利用断点续传功能将数据回传给服务器,保证数据包的连续性和完整性。

在信息化数字化的时代,销售模式正在发生根本性的变化,网上购物将成为一种时尚和趋势。中小型超市可利用靠近居民区的特点在原有的局域网基础上,通过电话线I SD N D DN从服务器连接到Internet网上,建立自己的W eb网站,可以把超市信息发布到各地,也可以在当地建立为客户提供一对一的服务网,这样不但扩大了公司的销售范围,也为公司的未来发展提供了无限的空间。我们希望通过对中小型超市进销存系统解决方案的提出,为中小型超市在销售系统中的广泛运营开拓一条新路。

作　者　简　介

张梅横:牡丹江师范学院,讲师。邮编:157000

郑　伟:黑龙江省计算机总公司,技术员。邮编:150001

曹　禹:黑龙江省计算机总公司,技术员。邮编:150001

(收稿日期:2000—06—27)

责任编辑:杨立民以国产软件武装数控机床

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