商务会议策划书

商务会议策划书

一、会议主题

需说明会议召开的背景、目的、意思及所取得的效果，会议的主题是会议的灵魂，会议的各种议题应围绕主题紧紧开展。

二、会议名称

一般按照会议的主题、功能、主办者、与会者、范围等特征的方式提炼会议的名称。

三、会议召开的时间及地点

会议的时间：会议的起讫时间，会期和日程安排。会议的地点：一是按照会议主题要求选择合适的举办地，二是选择合适的场馆（包括会场、宾馆的规格及布置要求等）。

四、会议规模

根据会议的规模即参加会议的人数的多少，包括：会议出席人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、工作人员(包括服务人员)的总体数量，可将会议分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议。五、会议的议程

会议议程是对议题性活动的程序化，即将会议的各项议题按照主次、轻重的原则以及先报告、在讨论审议、后表决的次序编排起来并确定下来。他所涵盖的内容除了足以实现会议目标的各种议案，如主体规则等之外，还包括与会者姓名、会议时间及会议地点等项目。六、会议的筹备分工（详见会议流程及筹备分工草案表）

1．会场布置

会场贯穿了会议全程，必须从多方面考虑以减少纰漏的出现，确保会议摄像机等会议器材的正常使用，准备会议需要的茶水点心，安排好用餐的时间都要在会场布置时就下足功夫。

2．会议通知

会议通知的方式有以下几种：口头通知、电话（传真）通知、书面通知、电子邮件通知及网络通知。

3．交通安排

做好会议的交通安排更加有利于节省时间，是客户更准确方便的到达会场，重点客户可安排专人接送。

4．会议接待

公司应该选出最擅长交际和最有礼貌的员工以进行接待、登记、帮助等职责，迎宾时要清楚的为参会者指明方向，如果请柬上有指明区域，要明确告知该区域的地点以及走向，要求在接待登记时要快，不要磨蹭。负责组织邀约的部门需做好邀约客户名单，方便接单人员快速统计。

5．应急措施

对于会场中可能出现的突发情况，都应该准备好一些应对之策，组织人员必须保持良好的心理素质，尽量把影响降到最低。

七、会议预算费用

1．文件资料费：包括文件资料、文件袋、证件票卡的印刷制作等开支；

2．会议设备和租用费用；

3．会议场所租用费；

4．会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。

5．会议宣传公关费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。

6．会议住宿费用；

7．会议餐饮费用；

8．会议交通费；

9．其他杂费；

八、其他注意事项