高速公路档案管理办法

档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在**高速公路***办各项工作中的作用，特制定本办法。

第二条本办法所指的档案，是指过去和现在驻地办在监理工作和社会活动中产生的各种具有保存和参考价值的文字、图表、声像等资料。

第三条档案管理的范围及分类

(一)归档范围为驻地办在监理工作活动中直接形成和收集到的(包括上级文件、本级文件、下级文件、随机文件、荣誉档案、会议资料等)，具有保存和参考价值的各种文字、图表、声像等资料。

(二)分类按照交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、****办《***高速公路工程竣工资料编制管理办法》、《***高速公里工程档案预立卷制度》和***办“鲁*****﹝2009﹞98号”文等有关文件规定与要求，将其分为综合管理资料、工程质量、工程进度、工程费用、廉政建设、安全环保、创新创优文件材料等七大类别。

第四条综合档案室负责驻地办所有档案的集中统一管理工作，监督、检查和指导各科室的档案资料收集、整理工

作及预立卷制度落实工作。

第二章工作职责

第五条主管领导档案工作职责

(一)依照国家的有关法律法规，对综合档案室实施行政管理，定期检查各项规章制度落实情况，对工作进行全面检查和指导。

(二)协助档案室落实“三参加”、“四同步”管理工作。

第六条综合档案室的主要工作职责

(一)认真执行国家《档案法》、《档案管理实施办法》、交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》和****办《***高速公路工程竣工资料编制管理办法》，建立健全驻地办档案工作各项规章制度，并做到模范遵守、认真落实。

(二)接受各科室移交的档案资料，对所保存的档案进行科学的整理和保管，发现问题及时报告并处理解决。

(三)完成档案立卷归档工作。按照档案管理规范进行细致的科学分类立卷，案卷质量应符合《***高速公路工程竣工资料编制管理办法》、《***高速公里工程档案预立卷制度》要求，对室存档案实行数字化管理，建立档案目录数据库，实行机读目录检索，便于查阅使用，为中心提供方便快捷的服务。

(四)对各科室的文件资料管理，开展经常性的检查、监督和指导工作。

(五)加强驻地办档案领导小组组建，组织专职、兼职档案员的业务学习和培训工作，不断提高档案业务工作水平。

(六)采取多种形式，开发档案信息资源，为驻地办****办以及社会提供服务。

(七)负责各科室、部门引进、购进固定资产项目千元以上的车辆、办公用品、仪器设备开箱验收工作，收集随机文件装箱单、合格证、使用操作维修说明书、结构图纸和线路图，备件规格，验收清单等，建立仪器档案，并在发票上签收，否则不予报销。

(八)参加工程竣工验收工作，按工程建设阶段进行资料收集、整理、归档。

第七条科室资料监理员的主要工作职责

(一)认真执行驻地办档案文件资料管理的各项规章制度，做好文件资料的收集、整理和保管工作。

(二)认真履行工作职责，加强责任心，完成中心下达任务及科室各项工作中产生档案资料的收集整理工作，落实预立卷工作制度。

(三)应该移交的档案资料，按照本年度工作方案进行分类移交。

(四)经常进行业务学习，不断提高自己的资料管理水平，虚心接受档案管理人员的检查、指导及培训。

第三章档案的移交

第八条科室档案资料的移交工作，由本科室兼职档案员负责办理。科室所有的文件资料，均属于应移交的范畴，任何科室和个人均不得据为己有或者扣留。

第九条科室应做好档案移交前的准备工作，资料收集齐全，分类整理形成预立卷，经各科室主任和监理组长审核，确认正确无误后，再进行移交。收发文等档案资料一月移交一次，抽检资料文件可一季度移交一次，一般采取一次性交接清楚的方法。

第十条档案室负责接收各科室移交的档案资料。在接收案卷时，管理人员按照档案管理制度工作方案和各科档案分类表，一丝不苟，认真检查验收，并进行复核，合格后方可归档。接收的案卷一般应该是原件，对不应该归档的资料文件予以剔除，不规范或不符合规定的案卷拒绝接受。

第十一条移交案卷时，应办理好交接手续，交接双方在《档案移交清册》上签字认可。《档案移交清册》由档案室留存，以便于日后工作查询利用。

第十二条各科归档工作全部完成后，由档案室进行统计，统计结果纳入驻地办年度工作考核。

第十三条档案鉴定工作应成立“档案鉴定组”，鉴定组由驻地办档案管理领导小组组成。职责是：依据档案鉴定标准，对过期档案进行鉴定，对当年档案进行质量评估。档案

的鉴定可参照国家有关规定进行。在鉴定档案时，鉴定组成员应认真检查，反复核对，严格把关，保质保量的对档案进行鉴定，并对鉴定的档案完全负责，鉴定后应分别进行签字。

第十四条对超过保管期限的档案，经过鉴定后，有利用价值的，重新制定保管期限。确定无保管价值的，档案室工作人员应详细填写《档案销毁清册》，报档案管理领导批准后方可销毁。档案销毁工作由档案室人员参加的二人以上人员负责实施。

第四章档案的管理

第十五条档案管理工作实施科学化、规范化、制度化的管理模式，建立科学的管理制度，培养优秀的管理人才，配备实用的基础设备和高新技术设备，吸收先进的管理经验，推行高效的管理方法，采取有力的管理措施。

第十六条档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，熟悉档案专业知识和本单位业务工作，主动热情，诚恳耐心的进行服务。综合档案室及各科室的档案工作均应做到收发登记清楚，传阅运转快捷，交接手续齐全，分类统一标准，整理符合要求，存放井然有序，保管完整无损，调阅方便迅速，回归一步到位。

第十七条档案工作人员应充分提高对档案管理的安全防范意识，严格遵守安全制度和保密制度，对档案采取有效

的措施加以保护，防止损毁、丢失或泄密。在工作中应经常检查核对档案，维护档案的完整性，发现损毁或变质的档案应及时修复或复制，发现由于保管条件或其它原因可能导致档案损毁和不安全的因素，应立即报告。同时，并做出相应的应急处理措施。在工作中应做好防潮、防霉、防虫蛀、防鼠、防晒、防高温、防尘、防火、防盗等9项安全防范措施，确保档案的绝对安全。

第十八条加强档案的规范性管理工作，各科室的资料、文件应入柜、落锁，办公桌上及办公室内暴露部位不得随意堆放文件资料，尤其是涉及保密性质或重要的文件资料，如各种文件、通知、报告、文书及报表等。文件柜内的文件、资料应随时拿放，随时落锁。

第十九条档案室应严格执行档案阅制度。借阅档案者需履行借阅手续，按要求填写《借阅档案登记表》，并注明借阅的是原件或复印件，归还时间以及其它应该填写的内容，经签字后方可借阅。查阅档案时，由管理人员从库房内提出，在阅览室进行查阅，闲杂人员不经允许不得进入库房。本中心人员因工作需要可随时查阅档案，科室借阅、复印档案需经科长同意批准；外单位使用档案需持单位介绍信，并经主管领导批准签字。涉及机密的档案原则上一般不外借，特殊情况须经驻地办领导批准签字。

第二十条档案在借阅后，借阅人应及时主动的交还档案