秘书学概论复习资料

秘书学概论1、秘书的涵义（1）宫中秘藏之书：在我国古代，秘书是指皇宫里秘密珍藏的图书资料（2）辅臣（3）行政职位（4）社会职业，属于第三产业（限服务性行业）秘书：是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。

他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

秘书服务的根本对象是领导者。

秘书活动的基本方式是处理信息和事务。

秘书活动的根本性质是辅助性。

秘书实务:秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程2、秘书的职业特征（1）服务的直接性：秘书服务一种是群体为群体服务，一种是一对一的服务形式。

服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关（2）服务的稳定性：秘书与其服务对象之间有相对的固定性。

秘书这种服务的稳定性，再加上秘书与其上司全面合作，朝夕相处，就使得秘书与其服务对象在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”（3）知识化：秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。

秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于白领阶层（4）年轻化：秘书工作繁忙，对脑力、体力要求都较高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等（5）女性化：由女性的心理素质决定，女性秘书在人数上占绝对优势。

心理学家研究表明：大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维3、秘书工作的内容（1）文书撰写：上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等（2）文书制作：打字、复印、编排、装订等（3) 文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等（4）档案管理：归档、鉴定、管理、提供等（5）会议组织：准备、记录、文件、善后等（6) 调查研究：计划、实施、分析、研究等（7）信息资料工作：收集、整理、提供、储存等（8）信访工作：群众来信来访、或顾客投诉处理等（9）接待工作：日常来访与计划来访接待、安排、服务等（10）协调工作：政策、工作、地区、部门、人际关系等（11）督察工作：政策推行、或决议实施的督促、检查等（12）日程安排：为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等（13）日常事务：通讯、联络、值班、生活、管理等（14）办公室管理：环境、设备、经费等（15）其他临时交办事项4、秘书工作的要求（1）“四个转变”：A、由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策B、由单纯地传递信息转变为综合处理信息C、由被动服务转变为主动服务D、由凭老经验办事转变为科学化管理（2）“六个强调”A、强调调查研究工作B、强调信息工作C、强调信访工作D、强调协调工作E、强调督察工作F、强调党务、政务服务工作5、秘书的工作性质与特点（1）辅助性：辅助是相对主导而言的，辅助，既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。

辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。

地位再高的秘书官员也终究是比他更高一级的领导的助手（2）综合性：所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。

秘书工作就明显地具有综合的性质。

秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发性的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。

他们门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任（3）机密性：善于保守秘密是秘书人员的首要职业道德（4）服务性：除之前所提服务的直接性、稳定性外，秘书服务还具有广泛性中央提出秘书工作要做到“三个服务”：为本机关和领导和上级机关服务、为本机关其他平级的职能部门服务、为下级机关和人民群众服务。

认清秘书工作的四个性质，或称职业的四个特点，秘书人员才能摆正自己在机关、单位中的位置，摆正自己自己在社会上的角色地位，才能具有正确的角色意识和角色行为，才能自觉的做好各项工作6、秘书工作的作用（1）助手作用（2）参谋作用（3）协调作用（4）信息枢纽作用（5）公共关系作用8、秘书工作职能的转变（1）支持决策，由提供信息转变为既提供信息，又拟制方案（2）辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督查转变为重在服务、协调、控制（3）处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息（4）计划工作，由重在层层传达计划转变为重在独立企划9、我国秘书工作方式的转变（1）服务对象、服务形式，由“三个服务”，转变为既为上司服务，又为社会服务（2）办公形式，由封闭式、窗口式办公转变为开放式、透明式办公（3）会务工作，由单纯组织会议转变为既办会议，又办会展会展需要秘书的表现：会展的联络、协调和组织工作，会展的会议组织工作，会展的文书工作（4）操作方式，由手工操作转变为电子操作10、古代的秘书工作制度（1）三省制魏晋开始形成，唐朝确定：即：中书、门下、尚书三省共同负责朝廷的秘书工作，“中书出令，门下审议，尚书执行”，既互相分工、配合，又互相监督、牵制（2）贴黄制、引黄制A、魏晋以后，公文多用黄纸书写B、唐代规定：公文如有个别文字更改，可另写小块纸补贴，称为“贴黄”C、此后又将文书内容要点另写于黄纸，贴于封面或正文之前，称为“引黄”，也就是公文摘要的由来（3）条旨制明朝规定，百官奏章先由内阁大学士用小纸条写上初步处理意见，贴在文书上供皇帝参考，又称“票拟”（4）催办制度：A、宋代中书省、尚书省下设“催驱房”，专事催办B、元代特设急传铺，遍布全国，加快了公文传递速度，同时也实行限期催办（5）文书制度：A、秦汉时，对公文的名称、用途即有严格规定B、唐代开始，对公文的用纸、折叠、誊写、收发、登记、移交又有明确的细则C、元朝又规定了公文的署押、照刷（检查有无稽迟、失错、遗漏、违枉、埋没等）、磨勘（检查卷宗是否改正、齐全等）、注销等制度D、清朝则进一步实行全国统一的奏本格式，限定题奏本章及贴黄的字数，还制定了严格的书写规则（6）一文一事制、文书立卷制、限期承办制11、我国秘书工作展现新局面的主要表现（1）秘书工作的正常化、制度化（2）文书工作、档案工作的加强（3）大兴情况调查、注重政策研究（4）信访工作发挥重大作用（5）科学、系统地培养秘书人才，开展秘书学理论研究（6）走向办公自动化和秘书工作的科学管理12、外国秘书工作的特点和趋势（1）特点A、就全世界而言，秘书工作的显著特点是它的普遍化、年轻化、女性化B、秘书工作普遍化的原因在于它的另一个特点，即辅助功能强，工作适应面广（2）趋势A、由事务性转化为智能型B、秘书工作日益专业化C、秘书人员的高学历、秘书工作的永业化13、秘书工作机构的设置原则（1）精简原则（提高工作效率，避免人浮于事）（2）纵向层次尽量少（上下沟通方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义）（3）横向幅度可适当加大（秘书工作涉及面广、头绪多、事务繁杂）这是由秘书工作的特点决定的，也是由国家行政机关明文规定的14、秘书工作机构的性质（1）机密性：秘书部门处于行政组织中领导部门之下的中枢地位，又掌管机密文件，组织和参加各种会议，承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全、保卫工作（2）辅助性：秘书部门相对于领导部门而言，是直接辅助领导工作的。

办文办事办会，通讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手（3）综合性：书部门相对于其他职能部门而言，其工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性（4）服务性（本质特征）：秘书部门相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其他部门、全体成员服务。

又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务这是由秘书工作机构的能决定的15、秘书工作机构的职能（1）助手职能：表现在帮助或代替领导部门处理日常文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的精力与时间；帮助领导管理和维持下属部门和人员各项日常工作的正常运转；承领导之命检查和督促下属部门和人员的工作情况；经领导授权调查或处理突发事件或完成特殊使命；还表现在会议、文件、廉政等方面为领导把关。

（2）参谋职能：表现在调查与提供领导决策所需要的信息资料，支持领导决策；参与研究情况，提出分析或预测意见；应领导要求参与讨论或制定工作计划或实施方案；对下属组织或部门各种文件中的问题或差错提出解决建议或修改意见；对领导未能顾及的突发事件或工作缺陷提出应变计划或弥补措施；收集并研究反馈信息，为领导再决策提供依据。

（3）枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽职能。

这主要表现在：向下级传达领导部门各种书面指示、计划、批示、通知以及口头指令；向下级转发上级领导和政府机关及有关部门的政策、法规、指令性文件；向下级转发相关地区、单位、部门的有参考价值的文件；向领导部门呈报下级的书面请示和报告（4）协调职能：秘书部门还负有在上下左右之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。

具体表现见书（5）保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能，主要表现见书（6）公关职能：在不设公关部门并无专职公关人员的组织中，秘书部门还承担着处理公关关系的职能。

秘书部门应本着“广结良缘、内求团结、外求发展”的原则处理好各种公共关系负责政府机关内外工作联系、友好访问的联络与接待事宜负责企业与政府部门之间的工作联系和关系处理做好政府机关的人民群众来信来访工作处理好组织与社区公众的关系处理好组织与新闻媒介的关系沟通、联络、协调企业与股东之间的关系主动收集、接受并处理内部员工对组织的反映、意见和建议等处理好顾客或客户对企业的投诉、批评等根据组织规定或主管授意，做好对员工的祝贺、探访、慰问等工作16、秘书工作机构的工作原则与要求（1）明确职责、权限、目标、任务（2）制定秘书工作的各项制度和标准（3）分清主次，有条不紊（4）科学地安排工作程序（5）准确细致，切实无误（6）迅速果断，讲求实效（7）忠于职守，安于职分（8）加强教育、管理，不断提高素质、能力18、秘书的知识结构（基础知识、专业知识、行业知识、相关知识）（1）秘书的能力要求：写作能力、口头表达能力、听知能力、阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力（2）使用先进办公器械的能力：诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等。

凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。