分公司档案管理暂行规定

分公司档案管理暂行规定第一章总则第一条为了加强中国石油天然气股份有限公司华东销售分公司（以下简称公司）的档案管理工作，有效地保护和利用档案，为公司的经营和企业的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规、制订本规定。

第二条本规定所称档案的范围是公司在各项活动中形成的全部档案的总和，包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品销售、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等方面的档案。

本规定所称档案是指公司在生产、经营、科研、管理活动中直接形成的，对机关、企业和国家有保存，查考利用价值的文字、图表、声像和存贮在磁带、磁盘、光盘等介质上的各种形式的历史记录。

它是公司的无形资产，是公司科技资源储备的一种形式，是提升公司价值，宣传公司形象的必要条件和依据。

第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作，也是国家档案工作的重要组成部分。

公司档案工作实行集中统一管理的原则，以维护档案的完整与安全，便于企业各方面利用。

第四条本规定适用于辖区内各单位。

第二章档案管理体制与职责第五条档案工作由分管党委副书记领导。

第六条公司经理（党委）办公室是档案管理工作的职能机构，负责档案管理工作的统筹、协调、组织工作，管理企业档案，其主要职责：（一）贯彻执行党和国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立、健全档案管理制度。

（二）实行档案综合管理，综合档案室负责收集、整理和保管各门类档案。

（三）对各单位、部门文件材料的形成、积累、归档工作进行指导。

（四）对各单位档案工作检查监督与指导。

（五）参加科研成果、产品试制的鉴定和基建、技改工程竣工验收及大型设备开箱验收。

（六）组织对档案的鉴定，承办档案销毁事宜。

（七）应用现代管理技术辅助档案管理，提高工作效率。

（八）开发档案信息资源，为企业各项工作利用服务。

第七条档案工作实行集中领导，分级管理，凡公司工作活动，具有查考利用价值的档案由档案管理科（综合档案室）集中管理和保管。

各单位工作活动中形成的档案，由本单位档案管理机构或档案人员保管。

第八条各单位档案管理工作应有一位分管领导主管，办公室负责统筹、协调、组织、管理本单位档案。

第九条建立综合档案室，对本单位档案实行综合管理。

其主要职责：（一）宣传贯彻《档案法》和有关国家法律、法规和方针、政策。

（二）贯彻实施中国石油天然气股份有限公司华东销售分公司档案工作规章制度和完成档案工作目标任务。

（三）收集、整理和保管本单位各门类档案；（四）对本单位职能部门和所属单位档案的形成、积累、归档进行监督和指导；（五）积极做好档案信息开发利用，为本单位各项工作服务。

第十条各部门文件材料的形成、积累和归档，由本部门分管领导负责，按规定向综合档案室归档。

第十一条档案管理工作应配备与档案工作相适应的专职或兼职档案管理人员。

有计划地对档案人员进行业务培训和职业教育，提高业务素质。

第十二条档案人员应忠于职守，维护史实，遵纪守法，并具有档案专业知识，持有岗位资格证书。

第十三条专职档案管理员属于档案专业技术人员应与其他专业技术人员同等待遇。

第十四条档案管理工作应列入企业发展规划和年度计划。

落实档案工作必需的经费，以保障档案机构、人员编制和经费，适应档案工作发展的需要。

第三章档案的形成与归档第十五条凡应归档的文件材料，必须由档案形成部门按规定收集、整理、立卷后，定期移交给本单位档案管理机构或者档案管理人员进行集中管理。

任何部门或者个人不得据为已有和拒绝归档。

第十六条各管理职能部门工作活动中形成的文件材料，按其职责业务范围，由档案管理员、兼职档案管理员或指定专人负责积累、整理、立卷后按期归档。

第十七条职能部门应把文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入生产、科研、基建、经营管理等项活动的工作程序和工作计划；列入本部门的职责范围和有关人员岗位责任制，并予以考核。

第十八条产品试制和定型，科研成果鉴定，基建技改工程竣工验收，必须有档案部门参加。

凡文件材料（包括图纸）不符合归档要求，不能进行鉴定、验收，项目不算完成，财务不能结算。

第十九条文件材料归档的基本要求：（一）归档文件材料必须完整、准确。

（二）归档文件材料必须反映工作活动的真实内容和历史过程。

（三）所立案卷必须层次分明，符合其形成规律。

一般卷内文件排列批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后，文字材料在前，图纸在后。

（四）归档文件材料必须符合文件的格式标准，禁用铅笔、红笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔书写。

（五）归档的底图必须符合国家制图标准，底图标题栏要逐栏填写，签署全名，注明日期、图号。

第二十条文件材料的归档范围和保管期限按《中国石油天然气股份有限公司华东销售分公司档案归档范围和保管期限表》执行。

第二十一条归档时间（一）产品试制、科研、基建技改工程等在任务完成或告一段落时应将文件材料立卷，由项目负责人审核，再经档案部门审查和验收合格后办理归档。

（二）设备仪器和引进项目的文件材料，在开箱验收时，由档案部门接收归档。

如安装设备需要，由使用单位办理借用或复制。

（三）党群、行政、经营、生产技术工作活动中形成的管理类文件材料，由各职能部门将应归档的文件材料组成案卷，在次年一季度前向档案部门移交归档。

（四）财务管理中形成的文件材料，由财务部门立卷后在次年一季度前向档案室移交归档。

（五）会计档案（凭证、帐薄、财务报告及工资单等），按国家财政部规定隔年第一季度前向档案室移交归档。

（六）照片、声像（包括录音、录像、计算机软件等）、实物荣誉档案（包括产品实样、奖品、奖杯、奖旗、证书、印章、著名人物题词等）在工作活动结束后，向档案部门移交归档。

（七）电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档实时进行，物理归档按纸质文件的规定定期完成。

第二十二条各类文件材料一般归档一式一份，（竣工图一式二份，电子档案按有关规定一式三份）。

第二十三条归档时应填写移交清单一式二份，签名盖章。

档案部门按移交清单验收归档。

第二十四条产品和工程创优、科研成果评奖，归档文件不完整、不准确、不系统，档案部门不签署意见，不能申报优秀成果奖。

第二十五条外出学习、考察、参加会议, 收集获得的文件材料应向档案部门归档，否则不予报销资料费。

第二十六条干部人事档案按《干部档案工作条例》的有关规定由组织部、劳动人事部门保管。

第四章档案管理第二十七条建立、健全档案管理各项制度（包括档案保密、借阅、库房管理、统计、鉴定等制度及其基建技改、设备仪器、产品试制和科研成果管理、电子档案、荣誉声像档案管理等专项档案管理制度和工作标准。

第二十八条档案分类编号按《中国石油天然气股份有限公司华东销售分公司档案分类编号办法执行》第二十九条档案的编目和检查工具（一）档案部门要编制档案总目录、全引目录、各类档案分类目录、文档对照表、纸质档案与声像档案、纸质档案与电子档案等档案互见号等索引。

（二）档案检索工具除电脑外，可采用薄式和卡式两种，字迹工整、整洁。

第三十条档案保管（一）接收档案必须认真验收，并办理交接手续。

（二）存放档案必须有专用档案装具，档案排架有序，便于查找。

档案柜、架和案卷，从左到右依次排列，注明档案门类或年代，库房内张贴档案存放示意图。

（三）底图应踏边平放，严禁折叠，零号图可卷放，竣工图按手风琴式折叠，盒装保存。

（四）特种载体档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等介质的档案）应在适宜的环境中单独保管。

（五）库藏档案每年年底查核一次，做到帐物相符，对破损或载体变质档案要及时修复。

因移交、作废、遗失注销账卡时要说明原因，并保存依据。

（六）档案库房一般要求1．保存档案必须有专门库房，并且具备防盗、防火、防潮、防尘、防蛀、防晒的“六防”设施。

２．库房严禁吸烟和存放任何易燃易爆物品。

３．档案库房保持整齐清洁、定期检查和清扫卫生，保持良好环境。

第三十一条图纸的修改与补充（一）修改已归档的图纸要填写图纸修改通知单，经修改部门分管领导批准。

（二）修改内容少时，可直接在图纸上“杠改”、“括改”，或发送“变更通知单”，并在修改处注“修改标记”。

（三）修改内容较多时，应另出新图代替，原图作废，新图列入原图目录，并且注明所代替的原图图号。

作废的图纸根据需要另行保管备查。

（四）整个保管单位图纸作废，由新图代替时，应重新编制案卷号，并注明原案卷号。

原案卷图纸根据需要另行保管。

第三十二条电子档案的保管（一）档案部门要检查验收承办（业务）部门的电子文件，做到外观完好、整洁无损，记录的字迹数、检索条目等著录与登记一致，确保上机测试无病毒和100%的准确率。

凡检验不合格的由形成部门负责重新制作。

（二）接收入库的电子档案，每年机读抽查一次，抽查率不低于40%, 发现问题及时补救。

（三）随着计算机技术和设备的发展更新，库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制。

复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

（四）磁性载体相关的归档电子文件，一般情况下，每4年复制一次，需要抢救的光盘应及时复制，原载体仍需保留时间不少于四年。

（五）保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术等手段：归档电子文件载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在14°C一24°C；相对湿度控制在45％一60％；距离磁场10米以上，要隔离有害气体。

第三十三条档案鉴定（一）根据档案保管期限，定期进行档案鉴定。

（二）鉴定工作要组织有关领导、专业人员和档案管理人员参加鉴定小组，直接对档案进行鉴定，每次鉴定写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定负责人签名，并且注明鉴定日期。

（三）被鉴定为销毁的档案，要造具清册，提出销毁报告，经分管领导审批，加盖单位印章，并报送上级主管部门备案、审批，销毁时应有二人监销，并在销毁清册上签字，销毁清册应归档。

第三十四条档案统计（一）档案部门要建立健全统计台帐，要有月度、年度统计报表。

（二）统计数据做到准确、可靠。

（三）开展统计分析，揭示档案和档案工作的现状和发展，提出改进意见。

（四）建立档案统计网络，用计算机进行档案统计。

第三十五条档案管理现代化（一）档案管理现代化是企业管理现代化的组成部分，应列入企业现代化管理的整体发展规划中统筹规划。

（二）档案管理部门要应用现代化管理方法，逐步应用电子计算机、光盘、扫锚技术和先进监控装置，通风设施等先进技术管理档案。

（三）档案部门要应用计算机进行档案的登记、检索、统计、编纂。

第三十六条档案管理经费按财政部、国家档案局（1980）财字第629号文《关于企业档案库房建设和购置设备所需费用如何列支的规定》执行。

第三十七条国有企业资产与产权变动过程中的档案及档案的处置，按国家和总公司的有关规定办理。