实物档案管理暂行办法
实物(荣誉)档案管理办法
XX公司实物（荣誉）档案管理办法为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，总公司《档案管理办法》的规定，结合XX公司（以下简称公司）实际，制定本办法。
第一条本办法所称实物档案，是指公司以及员工个人在其工作活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，其中包含公司以及员工个人职务活动而获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉档案。
第二条实物档案的归档范围（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。
（五）公司成立以来使用过的牌、匾。
（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。
（七）其它有保存价值的实物。
第三条实物档案的归档要求（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。
任何部门或个人不得据为已有。
移交接收的办理参见公司《档案管理实施细则》（二）应归档的实物形成后及时归档，随办随归；由建档人向公司档案室移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案室拍照登记，再办理借用手续。
（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。
任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。
（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。
（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。
第四条实物档案的保管期限实物档案的保管期限为永久和定期两种。
永（50年以上）久、定期30年、定期10年。
第五条实物档案的整理（一）归档实物的分类归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。
归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。
实物(荣誉)档案管理办法
XX公司实物（荣誉）档案管理办法为加强实物档案的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规，总公司《档案管理办法》的规定，结合XX公司（以下简称公司）实际，制定本办法。
第一条本办法所称实物档案，是指公司以及员工个人在其工作活动中形成的有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，其中包含公司以及员工个人职务活动而获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉档案。
第二条实物档案的归档范围（一）公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（三）公司对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。
（五）公司成立以来使用过的牌、匾。
（六）员工职务活动中获得的奖状、证书、奖杯、奖牌等，归档员工个人所有；公司档案室留存复印件和照片。
（七）其它有保存价值的实物。
第三条实物档案的归档要求（一）对属于归档范围的实物，各部门应及时向档案室归档，集中管理。
任何部门或个人不得据为已有。
移交接收的办理参见公司《档案管理实施细则》（二）应归档的实物形成后及时归档，随办随归；由建档人向公司档案室移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案室拍照登记，再办理借用手续。
（三）归档的实物要保持完整、清洁，不得有缺损、污染。
任何部门和个人不得擅自将实物档案损坏、私存或转送他人。
（四）归档的实物应当拍照归档并建立目录。
（五）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。
第四条实物档案的保管期限实物档案的保管期限为永久和定期两种。
永（50年以上）久、定期30年、定期10年。
第五条实物档案的整理（一）归档实物的分类归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。
归档实物分为荣誉档案类和其他纪念类两大类，荣誉档案再分为证书、奖状类，奖杯、奖牌、锦旗类，其他类型奖品类。
检察院实物档案管理制度
检察院实物档案管理制度（原创实用版4篇）《检察院实物档案管理制度》篇11. 实物档案是指本机关在工作中形成的有利用价值的各种实物，如奖旗、奖状、锦旗、牌匾、产品证书、奖杯、影集、照片、录像带等。
2. 实物档案应由各科室负责收集，交档案室存档。
3. 实物档案的整理与鉴定，参照文书档案执行。
4. 实物档案的管理按载体形式分为纸质实物档案和声像实物档案，并在此基础上设立专门档案室，实行专柜保管。
5. 实物档案的移交：各科室整理完毕的实物档案交检察院档案室。
6. 实物档案的统计：档案室对实物档案的数量和情况登记造册，做到心中有数，并进行统计，为全院各项工作提供服务。
7. 实物档案的借阅：外单位查阅，由主管领导批准，借阅者不得拆卷、损毁、丢失、转借。
《检察院实物档案管理制度》篇2一、实物档案是指本机关在工作中形成的有利用价值的各种门类和载体的档案，包括奖状、锦旗、奖章、证书、文件、公务礼品等。
二、实物档案的管理由档案室负责。
三、实物档案的收集范围：1.本机关获得的各级各类奖状、锦旗、奖牌、证书、文件；2.本机关领导人和机关工作人员获得的各类社会荣誉称号；3.本机关获得的各类奖励；4.本机关重大活动中获得的奖品；5.其他有意义的礼品。
四、实物档案的归档规定：1.各部门的兼职档案员在每半年将本部门收到的有保存价值的礼品交档案室，并办理交接手续。
2.各部门的兼职档案员在每半年将本部门收到的有保存价值的礼品交档案室，并办理交接手续。
3.各部门年终应整理一次实物档案，对随意分散保存或者已经报废的实物，经主管领导批准后，予以剔除。
五、实物档案的整理：1.根据归档的规定收集来的礼品，首先要挑选出来，确定是否有保存价值，凡有保存价值的礼品，应填写《礼品登记簿》。
2.填写《礼品登记簿》要字迹清楚，并标明礼品保存的顺序。
礼品的外包装上如有铅字标明的获奖单位和个人的名称以及其它有关信息，也必须加以注明。
3.整理时要注意礼品的完好无损，不便拆开的礼品不要拆开，以免损失原来的造型和图案。
实物档案
实物档案的规范化管理实物档案的种类很多，不同性质的单位形成的实物档案种类不尽相同，但它们有一个共同的特点——载体形态各异。
正是由于这一特点，造成实物档案管理的混乱。
据笔者所知，目前还没有一个统一规范的实物档案整理标准。
长此以往，不仅对实物档案的保护不利，而且严重影响提供利用。
为珍藏历史，留住记忆，笔者在工作实践中对实物档案规范化管理做了一些尝试，在此做一交流。
一、实物档案规范化管理的原则笔者认为，实物档案规范化管理应遵循三个原则：一是外观整齐一致；二是档号编制应便于整理、保管和利用；三是大型实物档案一定要有照片，照片编号要与实物编号相一致。
二、实物档案规范化管理的方法本文就各单位最普遍存在的证书类档案、单位证件档案和作废印章档案的规范化管理做一简要介绍。
(一)证书类档案管理方法1、证书类档案管理中存在的问题证书类档案是实物档案家族中的一员，它包括证书、奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗等(笔者权且称之为“证书类档案”，以下同)。
由于载体形态各异、大小不一，以及颁发年度与表彰年度的不一致，给整理、保管和利用带来了极大不便。
突出表现在两点：(1)载体形态各异，难以排列。
小到奖章，大到锦旗、奖杯，不同规格、不同形状、不同质地的奖品，“无矩’’使得它们“无规”。
由于没有统一的装具，长期以来一直处于“混乱”保管状态。
有的单位将其码放在档案柜里，有的任意摆放在桌子上，不仅排列不整齐，而且年代久了即使编了档号也极易混乱，很难做到快速、准确地提供利用。
(2)内外时间不同，难分归属。
证书类档案的“内在时间”即表彰内容所针对的时间，与“外在时间”即颁发证书的时间往往不一致，一般都跨年度，给档案归属带来了麻烦。
比如，“××单位被评为某局2004年度计划生育先进单位”，从内容所针对的时间上看属2004年，但颁发日期却是2005年。
这就引发了一个问题：按常规，各单位的总结表彰都是年底或年初(春节前)进行，一方面把一年来所获得的荣誉进行统计写进全年总结之中，另一方面对获奖人员进行物质奖励。
中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行实物档案管理办法》的通知
中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行实物档案管理办法》的通知文章属性•【制定机关】中国人民银行•【公布日期】2005.07.20•【文号】银办发[2005]182号•【施行日期】2005.07.20•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】银行业监督管理正文中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行实物档案管理办法》的通知（2005年7月20日银办发[2005]182号）中国人民银行各分行、营业管理部，省会(首府)城市中心支行，大连、青岛、宁波、厦门、深圳市中心支行，直属企事业单位：为加强中国人民银行实物档案管理，实现实物档案收集、整理、保管、利用的规范化，使实物档案资源服务于人民银行的各项工作，根据《中国人民银行档案管理规定》，总行办公厅制定了《中国人民银行实物档案管理办法》。
现印发你们，请遵照执行。
一、各单位要根据本办法规定的实物档案归档范围，立刻着手开展实物档案的收集工作。
二、在收集实物档案过程中，对捐赠珍贵实物档案的个人和单位，要给予表彰和鼓励。
对于一些个人收藏的或流失在社会上的确有价值的珍贵实物档案，可采取收购或征购的方式进行征集。
附件中国人民银行实物档案管理办法第一章总则第一条为加强中国人民银行实物档案史料的研究、管理，实现实物档案收集、整理、保管、利用的规范化，使实物档案信息资源服务于中国人民银行的各项工作，。
根据《中国人民银行档案管理规定》(银办发[2004]259号)规定，制定本办法。
第二条本办法所称实物档案是指中国人民银行在各个历史时期的各项工作中产生的具有特殊史料价值、需永久保存的各类物品。
实物档案是中国人民银行历史发展的见证，是进行行史研究的第一手资料，也是中国人民银行档案全宗的重要组成部分。
第三条各单位应重视和加强对实物档案管理工作的领导，保证实物档案收集齐全，归档及时，保管得当，防止实物档案散失。
第四条本办法适用于总行、各分支行及直属企事业单位(以下统称：各单位)。
实物档案管理办法
实物档案管理办法1主要工作依据1.1《中华人民共和国档案法》1.2《企业档案工作规范》DA/T 42-20091.3《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号) 2管理职责2.1档案部门是实物档案归口管理部门。
负责本单位实物档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位相关业务部门实物档案的形成、积累和移交工作。
2.2相关业务部门应负责本部门实物档案的形成、积累和管理，并在档案部门的指导下，完成实物档案的整理和移交。
3归档要求3.1归档范围反映本单位重要职能活动和重要工作成果的实物档案，都在收集范围之列。
3.1.1本单位在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册等;3.1.2公务活动中获赠的纪念品;3.1.3上级领导、知名人士的题词、字画、工艺品等;3.1.4本单位自形成以来使用过的牌匾、各种重大活动中形成的纪念品。
3.1.5其它有保存价值的实物。
3.2归档时间对具有保存价值的实物档案，应及时移交档案部门归档，一般不应跨年度。
由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时间的，应先移交档案部门，再办理借用手续。
3.3归档原则3.3.1任何部门和个人不得将应归档的实物据为己有或转赠他人。
归档的实物要保持干净、整齐、无破损。
3.3.2个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案由个人保管。
3.3.3各业务部门归档的实物应先拍照或者扫描，电子文件对应实物一同移交档案部门。
3.4归档份数归档的实物档案一般一式一份。
3.5移交手续实物档案归档时，移交人填写《实物档案移交(接收)登记表》 (见图1)，注明实物档案的题名、颁发单位、颁发地点、获奖单位、获奖时间、类型、移交时间等相关信息，经档案人员核查后，双方才能办理签字手续。
各留存一份以备查考。
4整理4.1整理原则4.1.1实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
机关实物档案管理规范
1、范围本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。
本规则合用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。
2、定义本规则采用下列定义2.1 归档实物立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
2.2 归档实物整理将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、罗列、编号、著录、上架使之有序化的进程。
2.3 件是归档实物的整理单位。
普通以每件实物为一件。
3 采集3.1 采集范围3.1.1 本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
3.1.2 本单位举办或者承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、记念品、记念邮票、组织机构印章等3.1.3 本单位在各种活动中获赠的具有保存价值的记念杯、记念章、记念册、记念票证、题辞、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。
3.1.4 本单位已宣布住手使用的印信(包括旧印章、印模、徽标)。
3.1.5 其它有重要保存利用价值的实物。
3.2 采集要求3.2.1 归档实物应在形成或者获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或者个人不得将归档实物损坏、私存或者转送他人。
3.2.2 采集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或者个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
3.2.3 归档的实物应保持整洁、无破损。
3.2.4 归档的实物应拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
3.2.5 本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。
3.2.6 归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
3.3 采集时间对具有归档保存价值的实物，单位或者个人应及时整理，交档案室归档，普通不应跨年度。
4 整理4.1 整理规则实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
4.2 整理要求4.2.1 归档实物应齐全完整。
实物档案管理规定
实物档案管理规定第一章总则第一条为加强对本公司实物档案的收集、整理和有效利用，根据《XXXXX股份有限公司档案管理办法》，制定本规定。
第二条本规定所称实物档案是指本公司在各个历史时期及各项业务活动中产生或获得的，具有较高保存价值和特殊史料价值的各类物品。
第三条实物档案具有真实、直观、形象的特点，是进行保险史研究的珍贵资料，是进行爱国爱司教育的生动素材，是本公司档案的重要组成部分，各级机构应加强对实物档案的收集、保管和利用工作。
第二章归档范围第四条实物档案的归档原则。
凡公司在各项工作和活动中获得的荣誉性、证明性、纪念性及有永久保存价值的各种物品均应完整归档。
第五条实物档案的归档范围。
一、党和国家领导人及知名人士给本公司的题词、字画和书信；二、本公司对外交往与公务活动中受赠的有保存价值的礼品、纪念品；三、国内外各级政府或组织授予本公司的各类荣誉证书、奖状、责任状、奖杯等；四、能反映本公司电子化发展进程的、有代表性的退役电子设备；五、本公司曾使用过的、有明显时代特征且具有史料价值的各种办公用品；六、本公司各个历史时期使用过的牌匾或标志（大型的可拍照留存）；七、本公司出版的具有史料价值的各种书刊或出版物；八、其他能反映本公司历史发展足迹的实物。
第三章收集和归档第六条本公司各级机构和个人都有向本公司档案部门移交实物档案或提供征集线索的义务，任何单位和个人都不得私存和占有。
第七条收集实物档案应进行必要的选择和鉴定，要保证质量，避免良莠不分、过多过滥。
第八条接收和移交实物档案必须履行交接手续，填写实物档案接收清单（见附件）一式两份，档案部门与移交部门各保存一份。
第四章整理第九条著录。
对实物档案应逐件进行著录。
著录项目包括：档号、档案名称、移交（捐赠）人姓名、移交时间、件数、接收人、分类号、备注等。
第十条编号。
实物档案的档号用8位阿拉伯数字标注，设置为：SW-----XXXX------XX-----XXX代码----年度--------分类号---序号。
实物档案管理办法(修订)
实物档案管理办法（修订）第一章总则第一条为加强对实物档案的管理，有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》，结合实际情况，特制订本办法。
第二条实物档案是指以物质实体为载体，反映学校教学、科研、管理等职能活动和历史真实面貌的对学校和社会具有珍藏价值的各种有型物品。
第三条实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容，各单位要认真做好实物档案的归档工作，确保学校实物档案完整保存和按时归档。
第二章基本原则和管理要求第四条实物档案实行校档案馆集中统一管理的原则，凡能够反映学校特色并具有保存价值的实物档案，应集中存放在档案馆；具有部门局部特色和保存价值的实物档案，可根据需要，移交后向档案馆办理相关借出手续，可存放在部门管理。
第五条为保证实物档案收集完整、齐全，学校各学院、各部门要负责做好实物档案收集、归档工作，实物档案的归档工作由档案馆进行指导、监督和检查。
第六条实物档案属于学校财产，任何单位和个人不得占为己有。
第七条档案馆对实物档案进行科学管理，有序存放，并编制检索工具和系统完整的案卷目录，便于查找和利用。
第三章归档范围第八条荣誉实物档案。
学校团体和师生员工在教学、科研、外事、体育、综合工作等活动中获得的省部级（含）以上各类奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、荣誉册、光荣册等。
第九条字画实物档案。
上级领导、国内外知名人士来校视察、指导工作、考察、出席在学校召开的各种重要国际、国内学术会议的题词、题字、作画、赠言、手迹、重要会议签到册等。
第十条赠品、礼品实物档案。
境内外友好单位、友好人士及校友赠送给学校的锦旗、牌匾、纪念品等；学校在公务外事（国内外校际交流等）活动中接受的珍贵礼品和纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。
第十一条印信实物档案。
由于机构变更、撤销或者合并而失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等。
第十二条其他实物档案。
实物档案管理办法
实物档案管理办法第一章总则第一条为加强（以下简称“公司”）实物档案管理，有效保护和利用实物档案资源，充分发挥实物档案在公司各项活动中的重要作用，根据国家有关规定，结合实际，制定本办法。
第二条实物档案是公司在生产、经营、管理等各项活动中形成，具有保存价值的以物质实体为载体的物品档案，是公司档案全宗的重要组成部分，主要包括荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、印信、字画及公司发展历程中有纪念意义的物品和有收藏价值的设备设施等。
第三条本办法适用于公司各部门及各单位的实物档案管理。
第四条实物档案是公司档案的重要组成部分，实行统一领导、集中管理。
第二章管理职责第五条公司各部门各单位负责本部门及本单位产生的实物材料的收集、整理、归档和移交工作。
第六条公司档案管理中心负责实物材料收集、整理、归档全过程的指导、监督、检查，并接收保管、提供利用。
第三章实物材料的收集归档第七条归档范围（一）奖品实物材料：公司在重大经济、科学文化等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。
（二）印信实物材料：机构变更、撤销、合并失效的印章（经公安机关审批后制作的）。
（三）纪念品实物材料：1.公司举办重大活动形成的具有保存价值的活动标识、证件、证书、奖章等；2.公司在对外交往中获赠的重要纪念品等；3.党和国家领导人及社会知名人士的题词、作画；4.公司发展历程中具有纪念意义的物品和有收藏价值的设备设施，如使用过的牌匾等。
第八条归档时间实物材料原则上在实物取得一个月内向公司档案室归档，一般不应跨年度。
第九条归档要求（一）归档实物应保持整洁、无破损。
（二）实物档案原则上一件一归，如有同类重复者，只归一件。
（三）各部门各单位应填写《实物档案移交清单》（见附件1），连同实物向档案管理中心移交，档案管理人员检查合格后，双方人员签字确认，完成移交手续。
第四章实物档案整理第十条档案管理中心按实物材料移交归档的先后顺序逐件编制档号，在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，一般立体型实物材料粘贴于底座，平面型实物材料粘贴于背面。
实物档案管理办法
实物档案管理办法为确保要本机关在公务活动中产生的具有保存和参考利用价值的实物档案的齐全完整，根据省、市档案局的有关要求，依据《XX市机关实物档案管理规范》结合实际情况，特制定本制度。
一、归档范围凡是在工作活动中获得的各种奖旗、锦旗、授带、奖状、牌匾、印章、荣誉证书及赠予的纪念品、字画等实物，均属归档范围，具体内容如下：（1）在参加各项比赛、检查、考核等重大活动及工作中获得的各种荣誉证书、锦旗、奖牌、票证、证徽、宣传画、奖杯、牌匾等。
（2）举办或承办的重大活动形成的有保存价值的凭证性实物，包括活动标志、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、画册、赠送的礼品等。
（3）在工作或外事活动中获赠的纪念品、礼品、锦旗等。
（4）上级领导、知名人士的题词或赠送的字画等。
（5）其他有保存利用价值的实物。
二、归档要求（1）实物档案的归档时间应在实物档案形成后及时向档案室移交；（2）移交实物档案时，应对实物档案的内容和时间作明确的文字说明；（3）归档的实物，要保持整洁，不破损；（4）各种实物档案应在包装物上附贴标签，标签内容包括档案名称、顺序号等；（5）实物档案需拍照归档；（6）移交实物档案时应办理移交手续，填写实物档案移交清单，一式两份，移交归档。
三、整理与利用（1）实物档案按实物类别—保管期限分类。
分为证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾、印章、字画、其他（含纪念品）。
（2）实物档案以件为单位，一件一号。
并在实物上粘贴相应的标签，内容包括全宗号、目录号、件号、保管期限、类别、年度。
（3）利用实物档案必须严格履行登记手续，原则上使用实物照片，如确需利用实物档案原件，须写明利用目的，经分管领导批准方能利用。
本办法由XX市市场监督管理局办公室负责解释。
本办法自公布之日起施行，与国家有关规定发生矛盾时，以国家规定为准。
实物档案管理制度
实物档案管理制度篇一：19 实物档案管理办法实物档案管理办法一、本办法所称实物档案，是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。
二、实物档案的归档范围（一）本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
（三）本单位对外交往中获赠的重要纪念品。
（四）本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品。
（五）机构成立以来使用过的牌、匾。
（六）本地区、本企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品。
（七）其它有保存价值的实物。
三、实物档案的归档要求（一）应归档的实物自形成后的次年三月底前向本单位档案管理部门移交；由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。
（二）归档的实物要保持整洁、无破损。
任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。
（三）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
（四）本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。
四、实物档案的保管期限实物档案的保管期限暂定为永久和定期两种。
五、实物档案的整理（一）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。
归档实物可按物品种类分类；实物档案较少的单位，可不分类。
（二）归档实物的排列：归档实物可按种类结合时间进行排列，也可按归档时间顺序排列。
（三）归档实物的编号：归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物品像的合适位置粘贴标签，填写档号。
归档实物的档号一般由全宗号、类别号、件号组成（不进馆单位全宗号不填）。
归档实物的档号有两种格式：格式一：全宗号－类别号－件号格式二：全宗号－件号（四）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。
实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。
实物档案管理办法最新版
附件6：实物档案管理办法1主要工作依据1.1《中华人民共和国档案法》1.2《企业档案工作规范》DA/T 42-20091.3《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》(国家档案局令第10号)2管理职责2.1档案部门是实物档案归口管理部门。
负责本单位实物档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位相关业务部门实物档案的形成、积累和移交工作。
2.2相关业务部门应负责本部门实物档案的形成、积累和管理，并在档案部门的指导下，完成实物档案的整理和移交。
3归档要求3.1归档范围反映本单位重要职能活动和重要工作成果的实物档案，都在收集范围之列。
3.1.1本单位在各种公务活动中所获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、光荣册等;3.1.2公务活动中获赠的纪念品;3.1.3上级领导、知名人士的题词、字画、工艺品等;3.1.4本单位自形成以来使用过的牌匾、各种重大活动中形成的纪念品。
3.1.5其它有保存价值的实物。
3.2归档时间对具有保存价值的实物档案，应及时移交档案部门归档，一般不应跨年度。
由于特殊原因应归档的实物确实需要在有关部门保留一段时间的，应先移交档案部门，再办理借用手续。
3.3归档原则3.3.1任何部门和个人不得将应归档的实物据为己有或转赠他人。
归档的实物要保持干净、整齐、无破损。
3.3.2个人在公务活动中获得的奖杯、证书、纪念品等实物档案由个人保管。
3.3.3各业务部门归档的实物应先拍照或者扫描，电子文件对应实物一同移交档案部门。
3.4归档份数归档的实物档案一般一式一份。
3.5移交手续实物档案归档时，移交人填写《实物档案移交(接收)登记表》(见图1)，注明实物档案的题名、颁发单位、颁发地点、获奖单位、获奖时间、类型、移交时间等相关信息，经档案人员核查后，双方才能办理签字手续。
各留存一份以备查考。
4整理4.1整理原则4.1.1实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
实物档案管理细则范本
工作行为规范系列实物档案管理细则范例（标准、完整、实用、可修改）编号：FS-QG-77893实物档案管理细则范例Sample physical file management rules说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
机关实物档案管理规范1范围本规范规定了市直机关在公务活动中产生的，具有保存和参考利用价值实物的收集、整理、归档和实物档案保管、利用和移交进馆的原则和方法。
本规范适用于青岛市市直机关、团体和其他社会组织，市政府直属工作部门所属的独立承担行政管理职能的机构参照执行，各区(市)可依此制定本区域的管理规范。
2归档2.1归档范围凡是本单位在行使职能活动时，形成、获得或者收集的，对具有长远保存利用价值的实物均属实物档案归档范围，实物档案归档范围如下:2.1.1应进馆实物档案归档范围2.1.1.1本单位获得的省部级(含)以上涉及综合工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
2.1.1.2本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。
2.1.1.3本单位外事活动中获赠的纪念品、礼品。
2.1.1.4其它有重要保存利用价值的实物。
2.1.2非进馆实物档案归档范围2.1.2.1本单位获得的(2.1.1.1.1规定范围之外)各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。
2.1.2.2本单位国内交往中获赠的纪念品、礼品。
2.1.2.3其它有一般保存利用价值的实物。
2.2归档要求2.2.1实物档案应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位、部门或个人不得将实物损坏、私存或转送他人。
2.2.2归档实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
2.2.3归档的实物档案应保持整洁、无破损。
2.3移交接收2.3.1各单位档案部门对应归档的实物档案进行检查，确保实物档案符合归档要求。
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实物档案管理暂行办法
第一章总则
第一条为规范学校实物档案的收集和管理工作，有效保护和利用实物档案，依据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，制定本办法。
第二条本办法所称实物档案，是指学校各单位及个人在教学、科研、管理等职务活动中形成的对学校和社会有保存价值的物品。
第三条档案馆对全校实物档案进行集中统一管理并负责监督、指导、检查全校各单位实物档案工作。
实物产生及收受部门负责实物档案的鉴别、收集和归档工作。
第四条各单位要把实物档案工作纳入本单位管理制度中。
要将实物档案的收集、归档工作纳入本单位各部门的职责范围，明确专人负责，按期向档案馆归档。
个人非职务行为产生的有价值实物实行自愿归档原则。
第二章实物档案的归档范围与归档要求第五条归档范围
（一）上级领导、知名人士、有关单位赠送给学校的题词、题字、画册、签名簿等。
（二）学校及各单位从事教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（不含校内获得的）。
（三）学校及各单位作废的印章。
（四）学校各时期（阶段）的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等样品，校友的录取通知书、信函、明信片等（自愿归档）。
（五）学校各个时期、各单位成立以来使用过的牌、匾。
（六）学校第一批生产的、获奖的及重要的科研、产品样品、用具、教具。
（七）代表学校在国际、国内对外交往中获赠的有保存价值的礼品。
（八）学校组织的各种重大活动中形成的纪念品（如校庆纪念品）。
（九）其它有保存价值的实物。
第六条各单位应归档的实物，于每年的6月或12月向档案馆移交，零散的实物及个人归档可以随时向档案馆移交。
第七条由于特殊原因，应归档的实物确需在有关单位暂时保留或展示的，应先履行归档手续使其转换为档案，再办理借用手续。
第八条归档时要将实物来源、形成（收受）日期、数量等信息记录完整，交接双方办理移交登记手续。
第三章实物档案的保管与利用
第九条档案馆负责实物档案的集中统一保管（有关单位以借用方式长期自存除外），确保实物档案有序存放，专
库或专柜保管，做好防虫、防潮、防尘、防锈蚀的技术保护。
第十条档案馆要编制系统、完整的案卷目录和检索工具，做到查找方便；并将可开放的实物档案电子照片进行网上公布，方便利用。
第十一条因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用手续。
第十二条实物一经转换为档案后，借用或单位自存期间丢失、损毁的，按照国家档案法追究责任。
第四章附则
第十三条本办法自发布之日起实施。
第十四条本办法由档案馆负责解释。