海典软件操作手册

海典软件操作手册Revised on November 25, 2020上海海典软件使用手册上海海典软件有限公司版本：2013年12月19日前言欢迎使用上海海典软件！使用本产品前，请您务必仔细阅读本使用手册。

您能成为我们的用户是我们莫大的荣幸,为了使您尽快掌握上海海软件的操作方法，特为您备此资料。

我们对使用手册的编排力求全面而简洁。

从中您可以获得有关系统配置、安装步骤、基本操作及报表填写等方面的知识。

我们强烈建议您在使用上海海典软件之前，务必先仔细阅读所有资料，这会有助于您更好的使用它。

我们已经尽最大的努力避免人为的失误，以确保本操作手册中所提供的信息是正确可靠的，但我们不能完全保证不会在印刷之前有未曾发现或检查出的差错，以及那些我们无法控制的印刷、装订等环节的疏漏，请您多加包涵！本操作手册的所有版权属于上海海典有限公司。

未经本公司明确的书面许可，任何人不得为其他任何目的、以任何形式或手段使用、复制或传播本操作手册的任何部分。

上海海典软件有限公司简介上海海典软件有限公司，是专业从事医药流通行业软件研发的软件供应商，自2004年成立以来，始终专注于医药流通行业信息化，并迅速成长为该专项领域的领先者。

公司客户分布于全国各地，其中包括众多业界知名公司和优秀企业。

海典软件采取“版本统一、永久免费升级”的方式，保证产品能充分融合每位客户的优秀管理手段，并将这些最好的管理方法作为一种共享资源，在海典的客户群中共享和流通。

以软件产品为载体，海典软件借助专业的实施、售后团队，来协助客户群发掘、整理和传播这些资源，并帮助客户群充分利用好这些资源。

这种独特的运营模式正被越来越多的客户群认可和推崇，海典软件客户群规模不断扩大，公司在保持销售额逐年高速增长的同时，客户总流失率始终保持在1%以下，远远低于行业水平，彻底突破了医药行业软件使用寿命宿论。

海典拥有一支精干、敬业、充满活力的团队，其中大多数员工具备多年医药行业信息管理从业背景，有着丰富的行业咨询顾问及软件实施经验。

海典软件产品功能丰富、灵活。

主要涉及的业务形态包括医药连锁、医药批发、医药超市、医药物流、药店，以及上述业态的综合体甚至跨区域多业态综合体。

针对不同的业态和企业特性，海典软件总能提供优秀的配套解决方案和产品功能，并具备快速交付的能力。

海典的目标：做一流的医药流通行业软件供应商；海典的经营理念：只有信赖，没有依赖。

越来越多的客户正在见证海典产品的不断创新和发展、见证海典客户群的不断壮大、见证海典软件与客户群的共赢！目录1 系统介绍系统背景中国现在正在进行医疗体制的改革，从体制上来保障市民的健康和医疗体制的合理性。

为了适应和促进医疗体制的改革，药店的经营也本着利民、便民的宗旨出发，利用现代信息社会中各种先进的高科技手段，来更好的为社会服务。

为了适应这一新的历史形势，必然对药店的管理以及辅助管理的计算机系统提出了新的要求。

本系统主要是引进先进的信息处理技术，提高企业的自动化程度和信息共享度，提高工作效率，降低成本；更重要的可以从根本上改变企业的战略发展，在经营和管理上更上一个台阶。

系统需求系统总体目标是为企业实现六统一建立一套高效可行的信息管理系统，六统一指的是：统一品牌；统一进货策略；统一配送策略；统一财务结算；统一价格策略；统一管理流程。

具体在设计上应满足下列需求：●各独立核算企业均要实现信息管理系统，并完成有关财务、业务数据的核算，汇总和集成●通过有效的网络体系实现各企业间的信息共享、信息交换、信息监控●能为各个业务环节提供快速的信息分析决策功能●能为各个独立核算企业中的工作人员提供有效的绩效评价●实现进、销、调、存各业务环节全过程的监控和信用管理●满足行业规定和国家规定（如GSP管理要求）●建立物流配送体系和电子商务平台●企业科室办公自动化●满足企业不断扩张和快速发展在信息管理上的需要系统应用环境系统应用主体业务分为连锁业务和批发业务；企业业务系统已经使用了计算机管理，因此新系统的应用必须保证企业的原业务运作的连续性；新系统的使用除了保证原业务的开展之外还需要拓展一些新业务（如配送系统），除了保留原来高效的处理流程和处理功能之外，必须对原业务流程进行合理整合和重组，使之符合系统的最终需求；新系统的使用必须采取合理的扬弃和有效的继承（如最大限度使用原有硬件投资，只是极小部分地更新硬件资源）。

用户业务特点●药品的管理：由于药店内药品的种类繁多，连锁分店的数量大，手工的管理模式难以收集到有关药品的准确信息，因而也不能对药品进行科学的管理。

在药品管理上系统均对药品的品名、规格、生产批号、生产单位、批准文号、经办人、购销对象、检验记录、退换货记录及有关质量方面的内容作详细的记录；●物流的管理：由于药店数目多，药品在仓库、药店内的流动量大，手续繁琐，手工管理容易出错，并且商流与物流没有分开，影响药品的流通；●分店的管理：药店的数目多，面积小，地理位置分散，分店人员素质低，现行管理不能满足对人员、销售、商品进行有效监控；●与供应商的结算：和供应商之间的结算要按照批号，按批次，分品种进行算。

系统设计所遵守的原则●总体可行性原则总体可行性原则包括实用性、可靠性、可推广性、可扩充性、先进性等。

对所有这些性能的综合考虑，并将实用性放在首位，以保证系统能够达到预期的目标。

●有限合理性原则我们一方面应看到，信息技术的应用将不可避免地需要对企业中一些沿袭已久的观念和思想、工作程序和方法，甚至责权关系和组织结构做一些必要的调整；另一方面也应看到，信息技术只是一种手段，因此，对企业及业务流程的重组和调整要结合实际情况有条不紊地进行。

●柔性组合原则按信息系统的功能来设计功能子系统，用功能子系统来组合符合业务要求的部门职能子系统，以提高系统的柔性，使其能够适应职能部门的改变和用户的业务变化。

这也是开放系统的概念（应用级的开放和组件设计方法）。

系统业务目标海典公司药业管理信息系统的总目标是：把企业总公司、批发公司、分公司、配送中心和分布在各地的仓库、连锁分店连成统一的计算机网络系统，做到信息传递顺畅，数据高度共享，以提高办公效率和决策科学性；及时采集企业经营活动中的各种信息并及时有效的处理，增强经营机制和及时决策能力，控制经营活动中的人、财、物和进、销、调、存，提高企业的现代化管理水平，达到全面提高企业的经济效益的目的；在条件许可时与社保局和医院连网，允许医疗卡在国家政策许可的范围内适度消费，积极配合及促进医疗体制的改革。

这一总目标主要体现在以下几个方面：●加强对药品的管理本系统将药品的基本信息，药品供应商信息，药品的购进、调拨、销售等物流信息以及有关的统计分析报表融为一体，使管理人员能够随时掌握有关药品的全面信息，从而对企业的经营管理及时作出科学的决策。

●加强物流的管理改进药品的流通环节，规范和明确每一环节的任务和要求，使药品在企业各部门之间的流动更合理、更快捷；对药品的流通环节进行监控，对药品库存及配送进行科学的管理，以提高经营管理水平，减少企业的经营成本。

●加强对分店的管理加强对分店药品销售及公司库存的管理，并在此基础上实现公司库存的自动订货，公司对分店的自动调拨以及分店之间的药品调配，缩短订货周期，增强送货的及时性、可靠性，并最大程度地减少库存的积压。

●加强和供应商之间的结算把供应商结算同供应商的药品销量情况两者紧密地结合起来，使和供应商之间的结算更科学、准确；同时记录每一笔和供应商之间的往来明细帐，做到帐目清楚，避免混乱，减少差错。

●提高管理科学化的水平提供分店销量统计、药品销量统计、分店销量排行榜、药品销量排行榜等统计分析报表，对企业的经营管理提供辅助决策支持，以不断提高管理科学化的水平。

系统实行单品核算、批次管理，符合药品GSP规范各分店实行严格监督机制，防止虚假数据企业内部使用电子单据，增加效率，提高工作质量，减少人手，降低成本，提高效益联系各部门，减少重复劳动，节省人力、时间，提高数据准确性和共享性系统采用轨迹法进行业务跟踪，减少差错，阻塞漏洞，杜绝物品、药品的丢失，节省人力，提高财、物管理水平，增加经济效益，提高服务效率和服务质量。

系统使用目标界面友好，操作方便快捷，通过基本计算机操作培训的人员可上机操作。

功能齐全，各子系统配置灵活。

经济实用，在贴近各类具体需求的同时，在让使用者少敲一个键、少费一遍事、少用一寸纸、少上一台设备上下了苦功。

高效运行，突出一个“快”字。

对简化操作、提高系统运行速度、提高打印速度等进行特殊设计。

扩展性强，系统具有与其它数据库的接口。

对社会医疗保险进行了专门设计，预留了相应接口。

考虑了与影像等设备的数据接口。

集中设计，从基础数据入手，充分考虑了数据一致性，数据逻辑性，数据安全性，及数据标准化，为数据信息共享奠定了基础。

异地维护，可实现远程异地维护及软件升级，远程数据查询。

采用的技术与模型传统的通过电话线拨号、专线方式，要支持上百家连锁药业的正常业务运作，费用极其昂贵，或者是不可行的。

我们采用基于INTERNET的解决方案，解决了以上问题，以低成本支持几千家甚至上万家连锁药业的正常高效运作。

该解决方案是针对医药行业的业务特点和商业模式，首先建立起满足管理需求、符合市场客观规律、适应以“客户”为中心要求的企业管理模型，然后按照客观市场环境的要求，根据有效地实现对药业供应链的管理、有效缩短各环节响应时间、有利于降低成本、有利于提高服务质量的指导思想，并采用现代先进信息科技建立起来的、实用而有效的信息系统。

该系统使用了如下一些先进的软件与管理技术：引入工作流管理，实现了数据流驱动业务流将数据库技术和基于电子邮件的流程管理技术结合起来，利用电子邮件来串联一项工作的不同阶段。

各种单据完成后，系统自动生成邮件发送到下一阶段的工作人员的邮箱中；下一阶段的工作人员将会在他们的邮箱中看到自己所负责工作的当前状况，并且可以选择其中任意一项工作(邮件)切换到相应单据进行处理。

采用轨迹跟踪技术对药业供应链全过程进行监控管理按照GSP标准，在采购批发、配送中心及各零售门店等业务部门的日常业务过程中，系统均对药品的品名、规格、生产批号、生产单位、批准文号、经办人、购销对象、检验记录、退换货记录等有关质量的内容作详细记录采用配伍禁忌策略对药品进行安全性检查，以求最大限度的降低经营的风险在前台销售系统中，会自动对销售的药品组合进行校验，对有禁忌的药品组合进行报警提示（配伍禁忌）采用三层权限控制技术力求数据安全而不降低系统的运行速度系统具有全方位的严格的权限管理（物理层，网络层，用户层），可以控制用户对每个功能模块的操作权限。

独特的授权机制，使管理人员可以真正控制住一般用户对系统的使用。

日常的营业数据分两级存放于网络内，为保证数据安全，系统还专门提供数据备份和历史数据转存的功能2 基本操作图标说明：说明：使用说明，帮助用户正确高效的操作说明：下一步操作说明3 通用操作【说明】：系统具有风格统一的界面，[通用操作]将向用户介绍贯穿整个系统的具体功能，是在整个系统中都能运用得上的基本操作。