9办公室礼仪认知

指正上司的方法与技巧
一是在引述、认同上司的某些观点上提出自己的 看法。 二是不要站在对立面说话。 三是不要在公众面前指出上司的错误。
礼仪体现细节 细节体现素质
Fra Baidu bibliotek
（二）与同事相处的礼仪
1、尊重同事。 ①不背后议论和窥探同事的隐私或秘密。 ②不轻易翻动同事的东西。 2、对待同事要真诚谦逊。 3、透明竞争。 4、摒弃个人好恶。 5、语言要得体。 6、经济往来要AA制。
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项目任务
假如你是任明纹，你该怎么办？ 假如你是星盛商业集团旗下星盛物流公司秘书， 应该如何对待办公室工作？
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任务分析

任明纹准时到达办公室，虽说没有超越规定的 上班时间，但作为一名称职的秘书，应该提前做 好各项准备工作。不能让客人久等，不能让客人 看到不整洁的工作现场，这是秘书最起码的工作 职责。她的指导老师朱慧始终如一地做好每一天 上班前的准备，让上司及同事们能够在一个整洁 舒适的办公环境中开展工作，这种行为看似简单， 但能够坚持，实属不易。说明她是一个做事认真 负责、踏实肯干，有责任心的优秀秘书。
礼仪体现细节
细节体现素质
正说得起劲儿，陆经理突然推门进来了，坐在自己的位置 上。只见他一边用手捂着自己的腮帮子，一边愤愤不平地 说：“看看到底是你厉害还是我厉害？让你再疼，我把你 拔了，看你再疼？哼！” 请谈谈你看完这则案例后，有什么感想？
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综合情景训练

小宋是某公司的秘书，他一向谦虚谨慎、勤奋好学、踏实能干而得到公司 上下的一致好评。一天，他和往常一样，不到上班时间就来到办公室，开始 了一天的紧张工作。这时，一位与他们有长期业务往来的文印室人员来找他， 要求结清去年的打印费用。小宋热情地接待了他，在认真核对记账单证后， 填写了一份财务报销单，并让他下午来取钱。 下午上班时间到了，办公室主任叫小宋有事，细心的小宋就把报销单一同 带上，顺便请主任签批报销。正当主任审批时，分管财务的办公室副主任也 来到主任室，看到桌上的报销单，劈头就问：“我在家，你为什么找主任 批？”问得小宋张着嘴说不出话来，在场的财务处长也为之感到惊诧，是小 宋不懂规矩，无意所为，只为图个方便吗？不像，小宋一向都是非常谨慎小 心的；是明知故犯，无视副主任的存在吗？也不像，小宋不是个不按程序办 事的人；是与副主任有过节而有意回避吗？更不像，他们之间的关系历来很 好。那是什么原因造成这种情况吗？ 原来，在此之前，主任曾对小宋说过副主任是协助主任工作的，主任分管 秘书工作，今后需要添置设备、购买物品等，可向他请示并签批。
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办公室是一个单位对外联络沟通的纽带和桥梁， 是树立组织良好形象的窗口。办公室礼仪反映的 不仅仅是个体的礼仪修养，更多的是通过个体反 映出整体良好的精神面貌。如果是肮脏混乱的办 公场所，使人感到的不仅仅是员工个体素质较低， 同时表明该组织管理和经营方面也一定有问题了。 因此，每一个文秘人员都应该重视办公室礼仪， 营造一个干净整洁、轻松舒适的工作环境。
办公室礼仪
秘书礼仪实务
情景导入
任明纹是星盛商业集团旗下星盛物流公司办公室秘书， 朱慧是她的指导老师。平时，朱慧每天早上总是提前10 分钟到公司。把上司办公室的窗帘拉起，窗户打开，桌面 上的文件按照柜架上贴的标签分类码摆好，整理一下电脑 桌，还把上司要审阅的重要文件放在办公桌中间。然后擦 拭办公桌上的电话话筒、传真机磁头，清洁自己办公区域 的卫生等等。做完这些，上班的上司和同事也陆续来到公 司，开始一天的工作了。 一天，朱慧因事请假，任明纹准时到达公司时，发现客户 已经来了，她急忙把客户引进会客室，却发现前一天客户 喝剩的茶水还留在桌上，杂志也乱乱地堆在报架上。任明 纹急忙整理好会客室，再给客户沏上茶水，这时客户已经 干坐了好一会儿。
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办公环境 1.办公室保持窗明几净，空气清新，及时清 理废弃物，经常拖扫擦洗办公物品，经常开窗通 风，非特殊情况，不拉窗帘； 2.个人办公桌位保持整洁，非办公用品不外 露，桌面资料码放整齐； 3.不在办公设施上乱乱写画乱贴，需要在办 公室内张贴的文件纸张等应固定贴在某一块区域， 保持整齐美观， 4.办公室的绿色植物可以净化空气，调节情 绪，定期浇水，保持葱绿茂盛。 5.不在办公区吸烟、扎堆聊天、大声喧哗；
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6. 不随便耽搁、拖延同事或者访客的时间。对其 他同事的访客也要积极热情； 7. 进入其他办公室时须敲门并获许可，不擅自带 外来无关人员进入办公室； 8. 不在办公时候嗑瓜子、修指甲或者对着镜子梳 妆打扮。 9. 尊重同事，当面批评，背后表扬。不搬弄是非， 不谈论隐私或工资等； 10.集体办公时，为方便同事进出，当有事离开自 己的座位时，请主动将座椅推回办公桌内。
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放松一下
微笑训练
“笑”应该贯穿礼仪行为的整个过程!
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三、工作环境的布置
办公室设备陈设和摆放 办公室整个空间环境的布置：随时保持清洁、舒 适。 办公室的绿化：不选用盛开的鲜花装点办公室。 办公室的空气：有一定的时间打开窗户。 办公室的光线：自然采光和照明光。 办公室的声音：交谈、对器械的操作尽量轻柔一 些，不穿带钉的高跟鞋。
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六、办公室礼仪中的忌讳
不在办公室谈论薪水问题 不在办公室谈论自己的私人生活 不要过分地开玩笑 不要不拘小节、懒散拖沓
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实践训练
（一）情景训练 场景一： 分别把教室当作上司办公室、一般办公室和会客室，请合理规划， 得体布置。 实训要求： 根据不同要求，合理安排、布置办公室。 场景二： 公关部谷部长到庞总经理办公室汇报本周的工作日程安排，并送 审一份文件。 实训要求： 1.分组训练，两人一组，一人扮演谷干事，一人扮演庞总经理； 2.要求衣着得体，行为规范，言谈有分寸。 礼仪体现细节 细节体现素质
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注意事项
打断会议不要敲门，进入会议室将写好的字条交 给有关人员； 当来访者出现时应由专人接待，说“您好，我能 帮您做些什么吗？”； 办公时间不大声笑谈，交流问题应起身走近，声 音以不影响其他人员为宜； 当他人输入密码时自觉将视线移开； 不翻看不属于自己负责范围内的材料及保密信息； 对其他同事的客户也要积极热情； 在征得许可前不随便使用他人的物品； 同事之间相互尊重，借东西要还，并表示感谢。
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15、最后离开办公室时，请自觉关闭所有电器，关好门窗； 16、办公期间需紧急外出时应向直接主管请示，告知外出 事由，用时多少，联系方式等。若主管不在，可请同事代 为转告； 17、出差在外时，应与主管保持联系。如遇到住址、电话 等相关信息变动时，请及时告知主管和人力资源部。 18、冒犯了别人要真诚地道歉，然后继续工作。不必太动 感情，将你所犯的错误当成件大事只会扩大它的破坏作用， 使得接受 道歉的人更加不舒服。
（2）在工作方面的相处礼仪
①汇报工作时应该注意以下几个方面： ◆遵守时间。 ◆在汇报工作时注意自己的仪态。 ◆汇报的语言上，要尽量自然朴实、言简意赅。 ◆汇报的语气上，要充分表现出对上司的尊重。 ◆汇报结束后，上级如果谈兴犹在，不可有不耐烦的体态语产生， 应等到由上级表示结束时才可以告辞。 ②执行工作时要注意以下几个方面： ◆上司在安排工作或布置任务时，要专心致志、洗耳恭听。 ◆当实在无法完成上司交待的任务时，或出现比较棘手的问题时， 要及时通报，并说明缘由。 ◆工作中做错了事，要学会自我检讨，不要找借口，推辞责任， 更不能说“是您叫我这样做的呀”等。受到上司批评时，要态度诚恳， 虚心接受。 ◆指正上司要讲究方法。 礼仪体现细节 细节体现素质
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二、办公室的个人礼仪
仪表端庄、整洁。服装要庄重、正规，不可以标 新立异，奇装异服。 行为举止。行为要分寸得当，举止稳重、自然、 大方、有风度。
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办公室行为规范
1. 随时使用礼貌用语“您好”、“请”、“谢 谢”； 2. 办公时间不大声笑谈，交流问题请起身走近， 声音以不影响其他人员为宜； 3. 不在办公室堆放自己的私人物品，占用公共空 间； 4. 不随意探视他人案头的工作，擅自动用同事的 电脑，不翻看同事的资料及其他保密信息； 5. 当他人输入密码时请自觉将视线移开；
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一、办公室礼仪的基本内容
办公室个人礼仪。着装礼仪、行为方面的礼仪规 范。 办公室环境礼仪。指办公室的工作环境的布置。 办公室人际交往礼仪。主要指办公室内部成员之 间的人际交往关系。 办公室公务往来礼仪。主要包括在办公室进行公 务活动过程中所应遵循的礼仪规范。
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案例分析
星盛商业集团旗下望旺商业物流公司业务部办公室里，陆经理早上一 进办公室就脸色铁青，十分严肃，似乎还有一股无名的怒气。“陆经 理怎么了？”小李、小徐和小罗彼此交换了一下眼神儿，暗中传递了 一个信息：今天陆经理不高兴，小心，别惹他生气。办公室里一下子 安静了，静得让人紧张，小李没敢像平时一样开电脑上QQ，小徐也 赶紧把手机关掉，小罗随手拿起放在一旁的业务资料，假装阅读…… “唉！”陆经理叹了口气，把胳膊支在办公桌上，显得心事重重。 大家静静地坐了半个小时之后，陆经理默默地走出了办公室，其他几 个人才算放松下来。小李说：“陆经理一定是受了嫂夫人的气了，你 没看见昨天我们一起陪漂亮的客户潘小姐吃饭的时候，让嫂夫人撞见 了。嫂夫人的脸色顿时变绿了，经理一个劲儿地向她解释呢。听说他 们一直闹矛盾，现在正闹离婚呢。”小罗接着说：“陆经理真不容易， 小孩儿今年高三，要考大学了。但听说他的小孩儿迷上了网络，一天 到晚泡在网吧里，成绩一落千丈，让陆经理两口子急死了。你们说陆 经理能不烦吗？唉，也是没办法儿，家家有本难念的经啊！”小徐抢 过话茬儿：“就是，就是，我还听说他儿子早恋呢……”
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11、饮水时，如果不是接待客人，建议使用个人水杯，减少 一次性水杯的浪费。饮用水不作其他用途； 12、不干扰同事工作，不占用办公电话聊天，不在办公室 毫无顾忌的接听私人电话； 13、坐着办公时姿态要端正，给人精神饱满之感，不在办 公室脱鞋或把脚翘在抽屉或板凳臂上，打哈欠要用手遮住 嘴巴； 14、借同事的钱物要及时归还，可以记录下来或打个欠条 便于提醒自己，不能按期归还请说明原因，并表示歉意；
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四、公用设备使用礼仪
传真机的使用 电脑的使用
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五、办公室人际关系的处理
（一）与上司相处的礼仪 （1）在日常交往方面的礼仪： 主动打招呼。 礼貌进门。 与上司保持适度的距离。 不要当上司的面议论是非。
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场景三： 同在业务部工作的小宋和小姚两个人都业绩斐然，表 现优异。他们既是同事，也是工作中互相比拼、暗中竞争 的对手。一天，小宋正在写一份销售计划时，突然接到一 个电话就匆匆离开座位，走出了办公室。这时，小姚正巧 从小宋的办公桌旁边路过，看到摊开的销售计划，心中不 禁怦然一动……过了好一会儿，小宋回来了，他心里好像 有点不安…… 实训要求： 1.分组训练，两人一组，一人扮演小宋，一人扮演小 姚； 2.假如你是小姚，这时你该怎么做？假如你是小宋，你又 该怎么做？请演示出来。
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个人办公区
○ 办公桌位清洁，非办公用品不外露，桌 面码放整齐。
○ 当有事离开自己的办公座位时，应将座椅 推回办公桌内。 ○ 下班离开办公室前，使用人应该关闭所用 机器的电源，将台面的物品归位，锁好贵 重物品和重要文件。
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个人外出
需要离开办公室时应向主管上级请示，告知因何 事外出，用时多少，联系方式； 若上级主管不在，应向同事交代清楚； 出差在外时，应与主管领导保持经常联系； 如遇到住处变动，手机不通，E-mail无法联系时， 应及时告诉公司以提供其它联系方式。