公文写作步骤与操作

  1. 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
  2. 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
  3. 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
提出问题:
某市人民政府关于
严厉打击加工销售注水猪肉非法行为的通知
当前加工、销售注水猪肉不法行为十分猖獗 ↓ 加工、销售注水猪肉不法行为危害极大 ↓ ↓ ↓ 侵害群众利益 破坏川猪声誉 扰乱市场秩序
分析问题:

解决问题: 采取有力措施坚决打击……的不法行为 ↓ ↓ ↓ ↓ 加强领导 综合治理 舆论监督 严禁加工…… 等7项措施
企业公文讲座专题二
公文写作步骤与操作
四川大学公共管理学院 杨戎教授 Rongyang68@163.com
主要内容
一、写作第一步—— 交拟 二、确立主旨 三、选择材料 四、安排结构 五、草拟审核公文应注意的几个规则 六、发文的审核与签发
公文写作步骤
写作准备
交 拟 确立主旨 确定文种 选择材料 公文语言
4. 文字欠简洁
一般20——30字
《 XX关于给不顾个人安危与盗窃犯顽强搏斗的XXX同志 记功表彰的通报》 改为:《 XX关于给予XXX同志记功奖励的通报》 报请性词语“上报、呈报、申请、请示、请求“与相关 文种重用 5.批转转发性公文标题的简化
(1) 省略: 省去中间环节,尽量直转而避免层层转发
(3)公文开头常见问题分析
开头不简 【案例】 XX关于XX单位工会委员会委员分工的请示 XX工会工作委员会:
XXXX年X月X日, XX单位召开了第X届会员、
职工代表大会,经民主推荐,充分酝酿,采取差额选 举办法,无记名投票方式,选举产生了XX单位第X届 工会委员会。闭会后,党委书记XXX同志主持召开了 第X届工会委员会第一次会议,进行了各委员的分工, 并采取举手表决方式,推选XXX同志为第X届工会委 员会主席。各位委员分工如下:…… 评析:无需将整个换届选举情况交代
二、确立主旨
(一)涵义(1)写作目的、意图和主张; (2)主要内容(短小公文仅此); (二)作用 (三)要求 在文稿构思写作中起着纲领作用。 (1)正确 (2)鲜明 (3)集中
(四)确立主旨一般以论点句的形式出现,准确、 鲜明、深刻、简练。
(五)公文主旨的显示方式(综合使用)
1.标题点旨

公文式三要素标题:发文机关——事由(Subject)— —文种 第一,显示主旨(点明行文目的主要内容)
(2)新闻式标题 单标题《药品销售中回扣现象严重》;
双标题《艰苦的拼搏 丰硕的成果——XX2013年
工作总结》 (3)四项式标题 发文机关—时限—事由—文种 《XX公司2014年某某工作要点》 《XX市公司2012年内训工作总结》
(4)规范性文件标题
施行范围—事由-文种
《上海XX股份有限公司董事会章程》
递进式: 按事理内在联系和逻辑发展顺序,或对于事物的认识 过程来安排层次,每层之间是纵深关系。请示、报告、 总结、计划、会议纪要常用此形式。 叙事——说理——结论


提出问题——分析问题——解决问题
重点在结论或解决问题部分。 按先果后因—— 按先因后果——
因果式:
(2)横向结构
3. 段落
段落要求:单一、 完整、 有序、 合理
段旨句 (条旨句) 说明段落中心思想(一般是段落的第一句
或最后一句话)。支撑句用来描述、解释或强化主题。 【案例】
一个社会审计报告是关于公司表现的报告(段 旨句)这样的报告可以公司自己写或由外部组织来 写。许多公司在他们的年报上发布他们的社会审计 结果。再有,审计报告还描述工作环境的安全、工 作平等和项目合理。 (支撑句)
4. 层次(意义段)
(1)纵向结构
按时间或事理、内容深化的过程,常见三种情
况: 直叙(连贯)式 : 按事情发生时间或发展经过体现事物的过 程性。如内容单纯、叙事性强、时间性强的调
查报告、事故报告、批评表彰通报等。
【案例】
某公司关于 “4.12”汽车相撞事故的报告
事故发生经过,抢救乘客、财产 及现场处理情况 ↓ 造成的损失统计 ↓ 事故原因、责任 ↓ 善后工作及采取的安全措施
【案例】四川省××科学院关于 开展2012年度院目标绩效考核工作的通知 院属各单位、机关各处室: 经研究,院2012年度目标绩效考核工作,定 于2012年12月18—19日,在院机关多功能厅集中 考核院属各所(中心)、处(室)2012年度目标 绩效任务执行情况,并衔接2013年目标绩效任务。 现将有关事宜通知如下。
三、重点突出,方法得当,检查工作不搞形式
四、政策逗硬,奖惩分明,树立样板促优扶劣 五、建章立制,综合治理,推动环境保护工作
总分式
先总后分,或先分后总,全文眉目清楚,
条文辐射式展开,体现领属关系或整体与 部分的关系。如通知、会议纪要、工作总 结、综合性报告等常用此结构。
(3)纵横综合结构
【案例】
6. 避免错误的表现方式:“以后后悔也来不及了”;“我 的公司是位在城东的公司” 。
7. 正确使用标点符号——有国家标准。
8. 有效使用连接词:越少越好,是撰文的基本原则。
9. 先从结论写起。
10.事实与个人意见要划分清楚。 11.正确使用表示区间的用语(界限阈)(未满、超过、 以外、以上、以下、之前、之后) 12.准确使用公文用语,如“遗憾的是,尽管 … 也无法达 到本公司的要求”;“很难得、如蒙……”。
(2) 压缩:
压缩介词“关于”和重叠文种
(3) 摘要: 《 XX科技集团公司第四研究院转发XX科技集 团公司转发国防科工委关于航天四院XXXX项目的批 复的通知》——《 XX科技集团公司第四研究院转 发航天四院XXXX项目批复文件的通知》
《国务院办公厅转发人事部财政部关于调整机 关、事业单位工作人员工资标准和增加离退休人员 离退休费三个实施方案的通知》
分析:大帽子太多。可改为 为贯彻公司××会议精神, 经公司党委研究决 定,在全公司开展“关爱职工”活动。
逻辑不严 【案例】 XX关于调整XX工作领导小组成员的通知 根据院实体化改革的需要,因院机关机构调 整,为加强对XX工作的领导,现对XX工作领导 小组成员调整如下……
评析:这里“院实体化改革”和“为加强对XX工作 的领导”不是调整XX工作领导小组成员的直接原 因,没有内在逻辑关系,应改为: “鉴于院机关机构调整,现对XX工作领导小组 成员调整如下”
按照事物空间位置的变换,或材料的性质或内 容特点的不同来排列的层次。 并列(简单例举)式
将全文内容分成若干层次,并列分条列项。
一般条文式规范性文件、合同、综合性总结、报 告、计划等公文常用此结构。
【案例】某单位关于环保检查工作的报告
一、领导重视,各方配合,检查力量组织落实
二、广泛宣传,重视舆论,强化全员环保意识
【补充】 撰写简洁明了的公文的要点
1. 主语与宾语分明:二者之间的距离越近,文章越简洁 有力。(单句) 2. 呈现具有视觉效果的内容(人工语言:图表类、照片、 插图)。 3. 以文献作为说服他人的依据(引用方式,简化注释方 式用夹注;充分利用附件)。 4. 条列式撰写:不仅是美观,而是简明的公文的最佳表 现方式,将重点逐一列出,注意作好归纳工作。注意 序号规范。 5. 避免模棱两可的措辞:如“住在市中心的职员以及特 约人员务必提出报告”可有几种理解。
撰拟文稿
安排结构 草拟文稿 审
修改定稿
核 发 核 印 签 复 缮
(会议批准)
确定表达方式
盖印、签署
发 出
Hale Waihona Puke Baidu
一、写作第一步—— 交拟
交拟:即领导人向文件撰稿者交代以下事项: 1.为什么写(目的、背景); 2.主要写什么(主要观点、意见、办法; 领导思路,对文稿框架的大体设想); 3.该怎样写(写作要求:包括文种、起草方 式、撰稿时间和程序、提供必要参考资料)
2. 开头
(1)写明本文主旨确立的途径
来自于机关单位领导 :经研究决定……
来自于工作实践 :最近…… 来自于党和国家以及上级文件和贯彻落实有关会 议精神 :文件名称和文号、会议名称及主题
(2)公文开头常见形式——开门见山,简洁为佳
1.说明根据: 根据 \按照\遵照:根据……文件精神, 现将XX报告如下: 2.直陈目的: 为了\为 3.交代原因: 鉴于厅机关机构变动,现对XX领导小组成 员进行调整…… 4.概述情况: 简明扼要按时间顺序或事件发展介绍 5.引述来文: 答复性公文的开头需要先引来文标题, 后引发文字号 6.表明态度(阐明观点):针对转发性公务文书或有关 事项、会议表明态度,作出评价,提出看法和要求。
6.公文标题中的标点符号的正确使用 (1)公文标题一般不用标点符号, 但以下情况应该 使用: 法律、法规、书刊名称用书名号; 某些表示特定意义的缩略语、专用词语用引号; 须加注释或补充词语的地方使用括号。 (2)可以不用标点符号的情况: XX关于印发XX院2005年质量工作要点的通知 关于下发XX院2005年质量监督实施计划的通知
三、选择材料
1.涵义
2. 选材要求 确凿 切题 典型 新颖
3. 材料处理方法
(1)类化法(案例报告)
(2)筛选法
(3) 浓缩法(压缩材料 去粗取精) (4)截取法
四、安排结构
(一)涵义 即是公文的谋篇布局. (二)法定公文正文结构的总要求 是以标准程式结构为基础,辅之以段式结 构、层次(逻辑) 结构和文面结构等形式的综合 运用。总要求: 层次清晰、段落分明、 主次恰当、详略适宜、 开头简洁、结尾明确、 过渡自然、呼应紧密。
《某公司关于解决XX经费问题的请示》 《凉山州人民政府关于我州连续遭受大暴雨、泥石流灾 害的情况报告》;
第二,点明文件内容涉及范围
2. 开门见旨

通知、报告、通告正文常用此法
3.篇末点旨:一般正式公文少用,其他公务文书, 如工作研究、市场预测报告、调查报告等可 用。 4.呼应显旨:首尾呼应。 5.要处揭旨:在内容重大转换处揭示主旨, “立片言以居要,乃一篇之警策”。 6.小标题显旨:主旨分解,用小标题(段旨句、 条旨句)显示,一线贯通。
公务文书文面层次(文面结构类型)
篇段合一式
分段(两段、三段、多段)式
条文式 (章断条连 )
总分条文式 分部式 贯通式(如礼仪性文书)
5. 结尾 常用体现文种要求的公文专用语
(1)自然式:意尽文止。 (2)号召式:讲话稿 (3)祈使式: (4)强调式:对文中阐述的措施、意见提出具体落 实意见。 (5)总结式:综上所述…… (6)补充说明式:生效时间、细则制定、有关文件 的关系等的说明等。
《河北省城乡规划监督管理文书格式的规定》
《党政机关公文处理工作条例》
《某公司办公电脑管理与使用办法》
【补充】公文标题拟制中常见问题
1. 表示事由的用词涵盖范围太宽或太窄
补充企业流动资金的通知——补充企业资金的通知
向灾区捐赠物质的通知——向灾区捐赠衣物的通知 2.文种使用存在的问题 案例 缺少文种 对外正式行文使用非法定文种 文种重叠\生造\错用\混用
评析:以上内容与下文重复,可以简化为: 经研究,我院2012年度目标绩效考核工作定 于2012年12月18—19日进行。 现将有关事宜通知 如下。
【案例】
XXXX关于在全公司 开展“关爱职工”活动的通知
为认真贯彻公司××会议精神,坚持以人为 本,进一步落实群众观点,充分关爱职工,不断 调动职工的积极性和创造性,构建和谐企业,促 进公司各项任务的全面完成,经公司党委研究决 定,在全公司开展“关爱职工”活动。
(三)公文结构的基本内容
1.标题 (通常有四种形式) (1)公文式标题 发文机关—事由—文种 国家测绘局关于北京P公司制作销售非法 导航电子地图事件的通报 国家经委印发《 关于贯彻〈 中华人民共 和国优质产品奖励条例〉的补充规定》的 通知 四川××药业股份有限公司关于在2011年 ××省基层医卫生机构基本药物集中采购 中对××系列产品进行分组议价的请示
文种作为公文标题
3. 用语不规范 (1)搭配不当
《 XX关于坚决制止和清理公路两侧违章 建筑物的通知》 《 XX关于开展会计工作标准化技术考核 制度的通知》
(2)语序不当 《 XX关于组织青少年支援甘肃采集树种 的通知》
(3)成分残缺 《 XX关于切实做好接收安置灾民的通 知》 ——缺宾语 (4)成分多余 《 XX关于做好安全生产各项准备工作若干 问题的通知》——完整的述宾词组; 《 XX关于开展评选XX先进的通知》 ; (5)介词“关于”“对”重用;
相关文档
最新文档