社会保险电子档案管理暂行办法——人社险中心函〔2020〕16号

社会保险电子档案管理暂行办法

人社险中心函〔2020〕16号

第一章总则

第一条（目的依据）为规范社会保险业务电子文件归档、电子档案管理和应用，维护电子档案的真实、完整、可用和安全，提高管理效率，促进信息共享，便于长期保存，根据《中华人民共和国档案法》和社会保险相关法规，制定本办法。

第二条（适用范围）依法经办养老保险、失业保险、工伤保险等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构），管理社会保险电子档案，适用本办法。

第三条（概念界定）本办法所称电子文件是指社会保险经办机构履行法定职责和办理业务过程中，通过计算机、扫描仪等电子设备形成、传输和存储的字符、图形、音频、视频等各种信息记录。

本办法所称电子档案是指社会保险经办机构接收和产生的具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

第四条（法律效力）来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第五条（管理原则）社会保险业务电子文件归档和电子档案管理坚持统一管理、安全保密、规范标准、便于利用的原则，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第二章收集与归档

第六条（电子文件收集）社会保险经办机构、信息化综合管理机构共同推进业务信息系统与电子档案管理信息系统一体化建设，在业务办理过程中实现系统数据互联互通，具有保存价值的电子文件能够实时导入电子档案管理系统，包含电子文件及其过程信息、背景信息等元数据。

电子文件应当采用符合国家安全规范的认证或加密技术手段。

第七条（电子文件归档）社会保险经办机构根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016)、《社会保险业务档案管理规范》（GB/T31599—2015)等标准规范，确定电子文件归档范围、电子档案分类和保管期限。

第八条（清点检测）电子文件归档时，按照《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70—2018)对其进行真实性、完整性、可用性和安全性方面的检测。对需要归档的电子文件进行清点、整理、编号、编制索引目录和归档。

第三章保存与利用

第九条（存储备份）社会保险经办机构应当按照国家信息安全等级保护标准，配备与电子档案管理系统相适应的在线存储设备，用于电子档案的安全存储。

社会保险电子档案实行备份制度，重要电子档案应当进行异地备份保管。

第十条（档案服务）社会保险经办机构依法为参保单位、参保个人及行政机关、社会组织提供电子档案信息查询、制发证明、信息共享等服务。

电子档案的使用，应严格遵守国家有关信息安全和保密的规定，保护相关权利人的合法权益和个人隐私。

第十一条（业务经办利用）社会保险经办机构在业务办理过程中，应充分利用电子档案及共享获取的电子证照、电子材料提取业务数据。

（一）能够通过提取内部电子档案数据、外部数据共享能够获得的信息，不再另行要求参保单位或个人提供相同的证明材料。

（二）对于参保单位或个人发起的即时业务，可以根据参保单位或个人在线申报的信息数据直接办理。

第十二条（稽核风控利用）社会保险经办机构应当将电子档案作为内部稽核和事后监管的重要资源，纳入稽核及防范社会保险基金安全风险管理。

第四章移交与销毁

第十三条（档案移交）社会保险经办机构按照有关规定，通过符合安全管理要求的网络或者存储介质，向国家综合档案馆按时移交电子档案。

第十四条（鉴定销毁）社会保险经办机构定期对已到保管期限的电子档案进行鉴定，提出续存或销毁意见。社会保险业务电子档案的销毁参照国家关于档案销毁的有关规定和程序执行。

第五章统计与元数据管理

第十五条（档案统计）社会保险经办机构对电子档案的归档、保管、利用、销毁等情况进行统计，编制统计报表。

第十六条（元数据管理）社会保险经办机构应当加强电子档案元数据管理，能够在电子文件收集、归档和电子档案保管、统计、利用等过程中完善各类元数据。

第六章附则

第十七条（执行管理）本办法由人力资源社会保障部社会保险事业管理中心、信息中心负责解释，未尽事宜参照国家其他关于电子档案的制度规定。